Aanhef
“Zorgen voor een goede balans tussen levendig en leefbaar”
6.1 Koesteren van huidige evenementen
De evenementenkalender is redelijk gevuld met vooral kleinere evenementen of evenementen die slechts één dag of een weekend plaatsvinden. Bestaande evenementen worden vaak in een lange traditie hetzelfde georganiseerd.
Samen met de stakeholders wordt gekeken om de grotere traditionele evenementen een nieuwe boost te geven. Een upgrade van huidige evenementen en/of een combinatie daarvan zou een waardevolle aanvulling op het evenementenaanbod zijn.
6.2 Versterken van het evenementenaanbod
De gemeente koestert de (bestaande) evenementen en ondersteunt evenementen die passen bij de visie. Dit betekent overigens niet dat huidige evenementen blijven bestaan of dat de gemeente die blijvend subsidieert. Innovaties en (maatschappelijke) ontwikkelingen volgen elkaar in een rap tempo op. Daarom is het belangrijk dat evenementen continu in beweging blijven en blijven vernieuwen.
Door evenementen een (extra) kwaliteitsimpuls te geven, kunnen ze toekomstbestendiger worden. Dit sluit ook aan op de uitkomsten van de participatie, waarin de kwaliteit van de evenementen veelvuldig aan bod kwam. Kwaliteit is echter meer dan een goede programmering. De beleving en waardering van en door de bezoeker staan steeds meer centraal.
Wat is kwaliteit?
Wanneer de verschillende definities van kwaliteit vertaald worden naar evenementen, dan kan kwaliteit worden omschreven als de combinatie van:
-Een aansprekend en onderscheidend programma
-Aansluiting op de identiteit, profilering en kernwaarden van de gemeenschap
-Het verbinden van de kernwaarden van de gemeente
-Aantrekkelijke sfeer op het evenemententerrein / locatie
-Goede uitstraling en duurzame aankleding
-Aantrekkingskracht op lokale, (eu)regionale en/of landelijke bezoekers
-Er wordt samengewerkt met (lokale) partners, ondernemers, veiligheids- en hulpdiensten
Meer samenhang in organiseren!
Door meer samenhang op de evenementenkalender te creëren, kunnen evenementen nog waardevoller worden. Een voorbeeld hiervan is het (thematisch) clusteren van evenementen, zoals bijvoorbeeld activiteiten die rond het Octaaf zouden kunnen plaatsvinden. Samen maken evenementen immers meer impact. Meerdaagse evenementen zouden versterkend kunnen bijdragen aan de verblijfseconomie. Zeker in de periode waarop de campings open zijn.
In 2026 wordt het initiatief genomen voor het opstarten van structureel overleg met de organisatoren en andere stakeholders voor wat betreft evenementen. Naast informatieverstrekking over nieuwe en aangepaste regelgeving, vergunningaanvragen en -verlening, wordt het overleg ook gebruikt om te onderzoeken waar spreiding van evenementen en/of samenwerking door aankoop, inhuren, programmering vrijwilligers etc. mogelijk of nodig is.
6.3 Aantrekkelijk en gevarieerd
De ambities van dit evenementenbeleid staan centraal voor de gemeente Meerssen in de toekomst: een vitale, levendige en leefbare gemeente met een aantrekkelijk, inspirerend en gevarieerd jaarrond evenementenaanbod voor iedereen. Om deze ambities waar te maken zijn er niet alleen organisatoren nodig die met enthousiasme en creativiteit hun evenementen organiseren, maar ook inwoners in alle kernen die evenementen verwelkomen.
6.4 Aantrekken beeldbepalend cultureel evenement
De ambitie is om een meerdaags cultureel festival met aanbod van onder meer muziek, dans en beeldende kunst aan de evenementenkalender toe te voegen of een bestaand evenement uit te bouwen. Denk aan een evenement als de Beeldententoonstelling Proosdijpark op meerdere locaties in de gemeente en tijdstippen, uitbreiding van de festiviteiten rond het Octaaf of een nieuw meerdaags evenement tijdens de winterperiode. De gemeente zal niet uitvoerend of organiserend hierin optreden maar wel initiërend en ondersteunend.
7.1 Verbeteren continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren
De gemeente streeft naar een toekomstbestendig evenementenaanbod. Dit is noodzakelijk, omdat ook de evenementen in de gemeente Meerssen onder druk staan. Dit geldt met name voor de gratis toegankelijke evenementen en evenementen georganiseerd door vrijwilligersorganisaties. En daarvan heeft de gemeente Meerssen er relatief veel. Het merendeel van de evenementen is gratis toegankelijk en veel van de evenementen worden door een vereniging of stichting georganiseerd.
Organisatoren doen regelmatig een beroep op de gemeente waardoor evenementen afhankelijker worden van een gemeentelijke financiële bijdrage. De ambitie is om de continuïteit en toekomstbestendigheid van organisatoren te verbeteren door het versterken van de onderlinge samenwerking en kennisdeling. De gemeente zal organisatoren gaan stimuleren om zich door te ontwikkelen en te professionaliseren, zodat de organisatiekracht van de evenementen sterker wordt. Daartoe zullen in de planperiode diverse workshops gepland worden die tot doel hebben bepaalde thema’s op organisatiegebied uit te diepen. De gemeente neemt hiertoe het initiatief. Denk daarbij aan thema’s als veiligheidseisen, hoe duurzaamheid en inclusie toe te passen bij een evenement, communicatie en promotie. Afhankelijk van het thema wordt de organisatie voorbereid.
7.2 Stimuleren verduurzaming evenementen
De gemeente Meerssen zet zich in voor een leefbare en betere wereld. De notering in de top 100 van “Green destinations” geeft aan dat de gemeente een van de duurzaamste gemeenten in Nederland is.
Het is goed om te zien dat organisatoren de afgelopen jaren eerste aanpassingen hebben gedaan om hun evenement te verduurzamen. Samen met organisatoren wordt dit komende jaren verder uitgebouwd. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de Duurzaamheidsladder Evenementen (DLE), www.greenevents.nl.
7.3 Inclusie en toegankelijke evenementen
Toegankelijke en inclusieve evenementen zijn belangrijk omdat zij gelijke kansen bieden voor iedereen om deel te nemen en te genieten, ongeacht fysieke, mentale of sociale beperkingen of persoonlijke voorkeuren of overtuigingen. Evenementen bevorderen sociale cohesie en zorgen ervoor dat alle leden van de gemeenschap zich welkom en gewaardeerd voelen.
Door toegankelijkheid en inclusie centraal te stellen, kunnen organisatoren een breed scala aan perspectieven en talenten aanspreken, wat leidt tot rijkere en meer dynamische evenementen. Het is belangrijk dat er goed wordt nagedacht over het gehele evenementenbezoek, wat al begint bij de online toegankelijkheid van informatievoorziening en informatieverstrekking over de aanwezige voorzieningen. Maar ook moet de gemeente haar informatie hierover verbeteren en toegankelijker maken.
Door kennisdeling en het stimuleren van samenwerking tussen organisatoren, sociale partners en de gemeente kunnen de evenementen inclusiever en toegankelijker worden.
8.1 Spreiding
Het merendeel van de organisatoren wil hun evenement in de lente en/of zomer organiseren. Daarnaast is ook de Markt als evenementenlocatie populair. Veel kleinere evenementen vinden in de diverse kernen plaats. Vaak wordt daar door inwoners en bedrijven minder overlast door ervaren.
De herfst en de Kerst zijn periodes waar nieuwe evenementen zouden kunnen plaatsvinden. Dit draagt ook bij aan de ambitie om de gemeente Meerssen jaarrond aantrekkelijker te maken als toeristische bestemming.
8.2 Beperk hinder van evenementen
Duidelijk is dat de impact van en ervaren (geluids)overlast door evenementen zoveel mogelijk beperkt moet worden. Daarom is het goed om al bij de voorbereiding van (grotere) evenementen aandacht te hebben voor de mogelijke (geluids)overlast die veroorzaakt kan worden én de wijze waarop organisatoren daarmee om kunnen gaan.
Samen met organisatoren blijft de gemeente zich dan ook inzetten op het beperken en waar mogelijk voorkomen van (geluids)hinder. Dit geldt onder meer voor hinder van afval, gedrag van bezoekers, geluid, bereikbaarheid en parkeren.
Communicatie in het voortraject met de organisatoren en andere betrokkenen is dan ook erg belangrijk. Niet alleen communicatie maar ook het openstaan voor het aanpakken van uitdagingen.
8.3 Communicatie is erg belangrijk
Vooraf communiceren leidt in veel gevallen tot een beter begrip en betere acceptatie van de mogelijke overlast die zou kunnen ontstaan. Het heeft een positief effect op de betrokkenheid van inwoners en bedrijven. Communicatie dient tijdig te gebeuren zodat uitdagingen tijdig worden opgepakt. Uit de gesprekken die ter voorbereiding op de evenementennota gevoerd zijn en de diverse vergunning trajecten in de laatste jaren, is gebleken dat tijdigheid en volledigheid van communicatie nu niet altijd het geval is. Daarom wordt de komende jaren ingezet op een verbetertraject met betrekking tot de omgevingscommunicatie en zullen daarover regels in de vergunningsvoorwaarden opgenomen worden. Zo worden bijvoorbeeld eisen gesteld aan tijdige informatie voor omwonenden, een algemeen mail- en/of telefoonnummer voor informatie en klachten tijdens een evenement. De verdere strategie komt terug in een nog op te stellen communicatieplan dat in het 1e kwartaal van 2026 zal worden opgesteld.
BIJLAGE 1 EVENEMENTENCATEGORIËN
Soort evenement
Voorbeeld(en)
Aanvraag methode
Tijdigheid
Categorie 0
Kleine evenementen met een heel laag risico (maximaal 250 personen)
Buurt, straat- en wijkfeestjes
Melding
Minimaal 8 weken voor het evenement
Categorie A
Laag (regulier) risico-evenement, met beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen
Braderie, muziekoptredens
Vergunning
Minimaal 16 weken voor het evenement
Categorie B
Gemiddeld (aandacht) risico-evenement, met grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen
Festivals, schuttersfeesten
Vergunning
Minimaal 16 weken voor het evenement
Categorie C
Hoog (risicovol) risico-evenement, met grote impact op de gemeente en/of regionale gevolgen
OLS
Vergunning
Minimaal 24 weken voor het evenement
BIJLAGE 2 HET BEGRIP “EVENEMENT”
De begripsomschrijving in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Meerssen is bepalend voor wat betreft een eventueel benodigde vergunning voor het organiseren van een evenement.
In artikel 2.2.1 van de APV wordt onder evenement verstaan “elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van bioscoopvoorstellingen, markten, kansspelen, dansen in een horecagelegenheid, betogingen, samenkomsten en vergaderingen.” (APV Gemeente, artikel 2:24). Onder evenement wordt tevens verstaan een herdenkingsplechtigheid, een braderie, een optocht, feest, muziekvoorstelling of wedstrijd aan of op de weg, een straatfeest of buurtbarbecue (APV Gemeente, artikel 2:25).”.
Daarnaast worden in de APV ook voorwaarden opgenomen voor het indienen van vergunningaanvragen en het organiseren van evenementen.
Maar ook buiten de APV zijn er nog een aantal wettelijke regelingen van toepassing. Dit zijn onder andere de Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet, Alcoholwet, Dienstenwet, Wet Bibob, Wet natuurbescherming, Wet veiligheidsregio’s, Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (BGBOP), Besluit activiteiten leefomgeving (Bal), Zondagswet en de Wegenverkeerswet. Met al deze wetten en regelgeving moet rekening gehouden worden bij de vergunningverlening c.q. organisatie.
De in de APV genoemde omschrijving dekt niet helemaal de lading zoals die nodig is voor de omschrijving van evenementen in onze beleidsnotitie. Voor niet alle evenementen hoeft immers een vergunning te worden aangevraagd. Als inhoudelijke definitie voor een evenement in deze beleidsnota hanteren wij:
Wat is een evenement?
Een evenement is een georganiseerde en tijdelijke gebeurtenis die plaatsvindt op een vooraf vastgestelde locatie en tijd, gericht op een specifieke doelgroep of voor een breed publiek. Het doel kan variëren van vermaak, ontmoeting en sport tot herdenking, promotie of educatie.
Kenmerken zijn:
•Tijdelijkheid: het evenement heeft een duidelijk begin en einde.
•Organisatie: er is sprake van voorbereiding, coördinatie en uitvoering door een verantwoordelijke partij.
•Publieke dimensie: het vindt plaats in de openbare ruimte of trekt bezoekers die invloed hebben op de omgeving.
•Impact: het kan gevolgen hebben voor openbare orde, veiligheid, verkeer, milieu of het gebruik van voorzieningen.
BIJLAGE 3 TERMIJNEN VERGUNNING AANVRAAG
Aanmelden van het evenement
Om te komen tot een goede spreiding door het jaar heen en goed verdeeld over de kernen stelt de gemeente jaarlijks een evenementenkalender op die maandelijks wordt geactualiseerd. De eerste evenementenkalender van enig jaar wordt in een gezamenlijk overleg met de organisatoren in het derde kwartaal van het jaar ervoor, besproken en ingevuld. De evenementenkalender wordt gebruikt voor planning, coördinatie en afstemming met organisatoren zelf, hulpdiensten, bedrijven en andere gemeenten. Vooraankondigingen dienen vóór 15 september voorafgaand aan het jaar van aanvang te worden gedaan. De ins en outs van het evenement hoeven dan nog niet volledig concreet te zijn, maar het grote plaatje wordt wel al voor aangekondigd. Alle (spontane) evenementen die ná de indientermijn worden aangekondigd/aangevraagd zullen per geval en in relatie tot de reeds vastgestelde evenementenkalender worden bekeken en afgestemd met de hulpdiensten.
Termijn aanvragen vergunning
De evenementenvergunningsaanvraag dient uiterlijk 16 weken voorafgaand aan het evenement te worden ingediend, om tot een goede besluitvorming te kunnen komen. Voor de complexere C - evenementen geldt een periode van minimaal 24 weken voorafgaand aan het evenement. Ten opzichte van het oude beleid is dit een aanmerkelijke verkorting van de termijn en hebben organisatoren dus meer tijd een aanvraag voor te bereiden. Wel moet duidelijk zijn dat deze termijn vanaf 2026 strikt gehandhaafd wordt. Méér tijd bij de organisator geeft de vergunning verlening minder tijd de aanvraag te behandelen. Met respect voor elkaars taken en verantwoordelijkheden moeten termijnen door beiden (organisator en gemeente) in acht genomen worden.
Termijn voor de omgevingsvergunning
Een omgevingsvergunning heeft geen minimale indieningstermijn. Wettelijk is de beslissingstermijn 8 weken, maar door de vraag naar aanvullende stukken (waardoor de termijn wordt opgeschort), wordt deze termijn vaak langer. Ook hier wordt aangesloten bij de minimale indieningstermijnen van de evenementenvergunningen.
Termijn voor evenementensubsidies
Voor subsidies gold dat initiatiefnemers een evenementensubsidie konden aanvragen vóór 1 juli voorafgaand aan het jaar waarin het evenement zou plaatsvinden. Dit bood weinig flexibiliteit en maar weinig organisatoren konden hieraan voldoen, waardoor ook aanvragen ná deze datum in behandeling werden genomen. Vanaf 2026 wordt deze termijn gelijk getrokken met het aanvragen van de vergunning. Dat wil zeggen dat voor een groter evenement (C) de aanvraag voor een subsidie 24 weken van te voren gedaan moet worden en dat de aanvraag voor de overige evenementen uiterlijk 16 weken voor de datum van het evenement gedaan moet zijn.
BIJLAGE 4 EVENEMENTENLOCATIES
Het behouden van voldoende fysieke ruimte voor evenementen is een belangrijke randvoorwaarde om een gastvrije gemeente te kunnen zijn. Zeker in Meerssen waar een locatie voor grotere evenementen zeer beperkt voorradig is. Het enige plein dat grotere evenementen (tot 5.000 personen) aan kan is de Markt in het centrum. Dat is dan wel meteen een zeer mooie locatie met historische gebouwen, de Basiliek en een veelzijdig aanbod aan horeca.
In kernen is in het algemeen te weinig openbare ruimte om er grotere evenementen te kunnen organiseren. Daarnaast liggen de kernen veelal in omgevingen met een schat aan natuur waardoor het lastig is een evenement van meer dan 1.000 personen te organiseren. Daarvoor wordt de belasting op de natuur vaak te groot. Uiteraard behoren doortochten van evenementen zoals wielertochten en wandelingen wél tot de mogelijkheden en zijn tussenstops een welkome aanvulling op het evenementenaanbod in de kern. Willen we proberen een goede fysieke spreiding te creëren van evenementen, dan is het nodig om te inventariseren welke locaties in aanmerking kunnen komen, welke mogelijkheden deze locaties hebben en hoe we organisatoren kunnen helpen de betreffende locatie zo goed en veilig mogelijk in te richten.
Evenementenlocaties
Het aantal evenementenlocaties voor grote evenementen in onze gemeente is beperkt. De meeste locaties zijn te klein om er grote evenementen met meer dan 5.000 bezoekers te kunnen huisvesten. Dit zijn de volgende:
Meerssen:
-Markt centrum
-Binnenplaats bestuurscentrum Meerssen (met beperkingen, alleen kleine evenementen, gemaximeerd aantal personen)
-Sporthal Marsana (alleen in combinatie met vrije parkeerplaats en gemaximeerd aantal per jaar. Mag ook sport- en schoolactiviteiten niet in de weg staan)
-Ligweide zwembad (met voorwaarden: maximaal aantal keren per jaar, maximale geluidsnormen vanwege 1 toegangsweg, alleen als parkeerplaats vrij is)
Bunde:
-Multifunctioneel centrum (Agnespoort) Bunde
-Agnesplein
-Burchtstraat
Geulle:
-Zwembad Sauerlaan parkeerterrein (alleen nu geen voorzieningen aanwezig)
-Camping Boskant (alleen als particuliere eigenaar dit wil en aanvraagt)
-Marktplein
Ulestraten:
-Terrein van Kasteel Vliek zou geschikt kunnen zijn maar particuliere eigendom en onbekend of er behoefte is.
Daarnaast zijn een aantal locaties geschikt om maatschappelijke evenementen te organiseren, omdat de bestemming van de locatie maatschappelijk is. Voorbeelden hiervan zijn:
-Gemeenschapshuizen in alle kernen
-Leopoldskerkje (nu particulier eigendom) Meerssen
-Voormalig Synagoge Meerssen
-Kerken en Basiliek in alle kernen
-Wilgenhof parkeerplaats Pastoorslaan
De infrastructuur beperkt de gemeente dan ook in het verwerven van evenementen die duizenden bezoekers op één locatie trekken. Anders is het met wielertochten waar duizenden bezoekers verdeeld over de gemeente hun weg langs het parcours kunnen vinden.
Locatieprofielen zijn wenselijk
Een locatieprofiel biedt een solide basis voor het plannen en beoordelen van evenementen binnen de richtlijnen van de Omgevingswet. Het locatieprofiel dient te worden opgenomen in het Omgevingsplan van het betreffende gebied en krijgt daarmee de status van gemeentelijk ruimtelijk beleid.
De rol van locatieprofielen in vergunningverlening
Een van de grote voordelen van locatieprofielen is dat ze een belangrijke rol spelen in het versnellen van het vergunningstraject. Door vooraf inzicht te krijgen in de kenmerken en beperkingen van een locatie, kan de gemeente sneller bepalen of een evenement past binnen de kaders van het Omgevingsplan. Dit voorkomt niet alleen vertraging, maar zorgt ook voor een efficiëntere afhandeling van aanvragen en voorkomt mogelijke conflicten met omwonenden of andere belanghebbenden.
Daarnaast helpen locatieprofielen om te toetsen of een evenement voldoet aan de noodzakelijke veiligheidseisen. Dit sluit aan bij de ambitie van de Omgevingswet om een gezonde en veilige leefomgeving te waarborgen.
BIJLAGE 5 VACATURE: SENIOR VERGUNNING VERLENER (1,0 fte)
De functie van APV-vergunningverlener wordt momenteel vervuld door één (junior) medewerker, parttime (0,6 fte). Dit is onwenselijk, omdat deze rol een spilfunctie binnen de organisatie heeft. Bij ziekte, verlof, overbelasting of andere uitval is er geen vervanging beschikbaar. Naast vergunningverlening omvat deze functie ook operationele taken, waardoor 0,6 fte onvoldoende is, zeker als de ambitie is om de kwaliteit, tijdigheid, structuur, pro-activiteit en klantvriendelijkheid te verbeteren. Het advies is om een (senior) APV-vergunningverlener aan te stellen die de huidige junior kan ondersteunen, helpen het werkproces te optimaliseren en kennisoverdracht te waarborgen. Dit biedt tevens de mogelijkheid om de eerder genoemde speerpunten te verbeteren en continuïteit in communicatie naar organisatoren te borgen.
Opdracht
De ervaren vergunningverlener evenementen is verantwoordelijk voor het beoordelen, coördineren en verlenen van vergunningen voor uiteenlopende evenementen binnen onze gemeente. Hij/zij speelt een sleutelrol in het waarborgen van veiligheid, leefbaarheid en naleving van wet- en regelgeving. Daarnaast levert hij/zij een actieve bijdrage aan het verbeteren van interne processen én ondersteunt hij/zij bij de ontwikkeling van toekomstgericht evenementenbeleid.
Taken
-Beoordeelt en behandelt aanvragen voor evenementenvergunningen, van risico-inschatting tot uiteindelijke vergunningverlening.
-Speekt een actieve rol bij de begeleiding van organisatoren met betrekking tot de vergunning aanvraag, procedure en uitvoering
-Stelt risicoanalyses op en zorgt voor een zorgvuldige afweging van belangen op het gebied van openbare orde, veiligheid, gezondheid en milieu.
-Onderhoudt intensief contact met interne en externe partners, zoals politie, brandweer, GHOR, organisatoren en collega’s van andere afdelingen.
-Bewaakt de volledigheid van aanvragen en zet tijdig adviezen uit naar betrokken deskundigen.
-Opstellen van kwaliteit goede en heldere besluiten met betrekking tot vergunningen.
-Signaleert knelpunten in het vergunningenproces en initieert en implementeert verbeteringen om de dienstverlening efficiënter en effectiever te maken.
-Levert een inhoudelijke bijdrage aan beleidsontwikkeling op het gebied van evenementen en vergunningverlening, bijvoorbeeld door het aandragen van praktijkervaring en verbetervoorstellen.
-Evalueert samen met de hulpdiensten en organisatoren evenementen en doet zo nodig voorstellen tot verbetering.
Werk- en denkniveau
Minimaal HBO met enkele jaren ervaring
VACATURE: EVENEMENTENCOÖRDINATOR (0,8 fte)
De afgelopen 1,5 jaar is de functie van evenementencoördinator tijdelijk en via een externe ondersteuning ingevuld. Deze invulling en de in dit evenementenbeleid omschreven visie en ambities laten zien dat een structurele invulling van deze taak met 1 fte dringend gewenst is. Alleen dan kan aan de visie en ambities worden voldaan.
Opdracht
De evenementencoördinator is de schakel tussen de gemeente en de organisator en werkt aan een klantgerichte benadering. De opdracht omvat het faciliteren en coördineren van evenementen, zowel groot als klein, en het onderhouden van contacten met organisatoren en belanghebbenden.
Taken
-Uitrollen en blijvend borgen van het nieuwe evenementenproces
-Zorgdragen voor samenwerking tussen de gemeente en evenementenorganisatoren.
-De verenigingen ondersteunen in het werven van extra middelen en in het opzetten van een communicatie/marketingplan
-Begeleiden van het proces van evenementenvergunningen en fungeren als contactpersoon voor interne en externe belanghebbenden.
-Evalueren van evenementen met organisatoren en implementeren van verbeteringen.
-Bijdragen aan de evenementenkalender en acquisitie van nieuwe evenementen.
-Risico’s inventariseren bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen.
-Organiseren van evaluaties met belanghebbenden en coördineren van gemeentelijke faciliteiten.
-Voorzitter zijn van het integrale evenementoverleg en deelnemen aan het Limburgs Evenementen Overleg (LEO).
-Behandelen klachten of meldingen rondom evenementen.
Werk- en denkniveau
Minimaal HBO opleiding, liefst event management
BIJLAGE 6 VACATURE: EVENEMENTENCOÖRDINATOR (0,8 fte)
De afgelopen 1,5 jaar is de functie van evenementencoördinator tijdelijk en via een externe ondersteuning ingevuld. Deze invulling en de in dit evenementenbeleid omschreven visie en ambities laten zien dat een structurele invulling van deze taak met 1 fte dringend gewenst is. Alleen dan kan aan de visie en ambities worden voldaan.
Opdracht
De evenementencoördinator is de schakel tussen de gemeente en de organisator en werkt aan een klantgerichte benadering. De opdracht omvat het faciliteren en coördineren van evenementen, zowel groot als klein, en het onderhouden van contacten met organisatoren en belanghebbenden.
Taken
-Uitrollen en blijvend borgen van het nieuwe evenementenproces
-Zorgdragen voor samenwerking tussen de gemeente en evenementenorganisatoren.
-De verenigingen ondersteunen in het werven van extra middelen en in het opzetten van een communicatie/marketingplan
-Begeleiden van het proces van evenementenvergunningen en fungeren als contactpersoon voor interne en externe belanghebbenden.
-Evalueren van evenementen met organisatoren en implementeren van verbeteringen.
-Bijdragen aan de evenementenkalender en acquisitie van nieuwe evenementen.
-Risico’s inventariseren bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen.
-Organiseren van evaluaties met belanghebbenden en coördineren van gemeentelijke faciliteiten.
-Voorzitter zijn van het integrale evenementoverleg en deelnemen aan het Limburgs Evenementen Overleg (LEO).
-Behandelen klachten of meldingen rondom evenementen.
Werk- en denkniveau
Minimaal HBO opleiding, liefst event management
BIJLAGE 7 BEREKENING FTE EVENEMENTENCOÖRDINATOR
Een evenementencoördinator bij een gemeente is meestal de ambtenaar die:
-alle evenementenvergunningen coördineert,
-beleid opstelt of uitvoert,
-voorzitter is van het integraal evenementenoverleg
-de jaarlijkse evenementen overleggen organiseert,
-zorg draagt voor workshops.
Uitgaande van 85 evenementen kan de volgende onderverdeling worden gemaakt:
Categorie
Aantal
Omschrijving (volgens landelijke indeling)
C
5
Grote/risicovolle evenementen (veiligheidsplan, multidisciplinaire inzet)
B
30
Middelgrote evenementen (verkeersplan, beperkte inzet hulpdiensten)
A/Meld
50
Kleine evenementen (kennisgeving of lichte vergunning)
Totaal
85
◆ Inschatting werkdruk per type evenement
Op basis van ervaringen binnen Meerssen en andere gemeenten is een gewogen gemiddelde van het aantal benodigde uren per evenement als volgt te maken:
Type
Gemiddelde ambtelijke inzet per evenement
Toelichting
C
± 25–35 uur
Afstemming met politie/brandweer, veiligheidsplan, multidisciplinair overleg
B
± 8–12 uur
Interne afstemming, verkeersplan, APV-vergunning, toezicht
A
± 1–3 uur
Kennisgeving of eenvoudige vergunning
◆ Berekening (conservatief gemiddeld)
Type
Aantal
Gemiddelde uren
Totaal uren
C
5
30
150
B
30
10
300
A
50
2
100
Totaal
85
—
≈ 550 uur/jaar
Daarnaast is de evenementencoördinator onder andere voorzitter van het evenementenoverleg, verzorgt hij/zij de afstemming tussen de afdelingen en houdt hij/zij zich bezig met de communicatie intern en extern. Het aantal uren voor deze taken wordt geschat op 450 (50 weken x 9 uur). Totaal 1.000 uur per jaar. Afgerond: 0,8 fte
BIJLAGE 8 BEREKENING FTE SENIOR VERGUNNING VERLENER
Een senior vergunning verlener bij een gemeente is meestal de ambtenaar die tot taak heeft:
•Intake & overleg met organisator.
•afstemming doet tussen afdelingen (zoals veiligheid, verkeer, milieu, communicatie),
•Opstellen vergunning & voorwaarden.
•Controle/afhandeling na afloop.
•Begeleiding van junior medewerkers.
Uitgaande van 85 evenementen kan de volgende onderverdeling worden gemaakt:
Categorie
Aantal
Omschrijving (volgens landelijke indeling)
C
5
Grote/risicovolle evenementen (veiligheidsplan, multidisciplinaire inzet)
B
30
Middelgrote evenementen (verkeersplan, beperkte inzet hulpdiensten)
A/Meld
50
Kleine evenementen (kennisgeving of lichte vergunning)
Totaal
85
◆ Inschatting werkdruk per type evenement
Op basis van ervaringen binnen Meerssen en andere gemeenten is een gewogen gemiddelde van het aantal benodigde per uur evenement als volgt te maken:
Type
Gemiddelde ambtelijke inzet per evenement
Toelichting
C
± 50 - 60 uur
Afstemming met politie/brandweer, veiligheidsplan, multidisciplinair overleg
B
± 20 - 25 uur
Interne afstemming, verkeersplan, APV-vergunning, toezicht
A
± 3 - 5 uur
Kennisgeving of eenvoudige vergunning
◆ Berekening (conservatief gemiddeld)
Type
Aantal
Gemiddelde uren
Totaal uren
C
5
60
300
B
30
25
750
A
50
8
400
Totaal
85
—
≈ 1450 uur/jaar
1450 uur per jaar = ± 1 fte (1440 uur per jaar), Afgerond: 1,0 fte