Aanhef
De Raad van de gemeente Meerssen in vergadering bijeen 19 mei 2020;
Constaterende dat de Coronacrisis ook invloed heeft op de vergaderingen van de gemeenteraad;
Gelet op het inmiddels in werking getreden wetsvoorstel dat digitaal vergaderen voor onder andere de gemeenteraad mogelijk maakt;
Overwegende dat het wenselijk is om t.b.v. het digitaal vergaderen door de gemeenteraad een aanvulling op het Reglement van Orde vast te stellen, zodat dit bijdraagt aan een goede vergaderorde;
B E S L U I T :
het “Aanvullend Reglement van Orde t.b.v. digitaal vergaderen door de gemeenteraad van de gemeente Meerssen 2020” vast te stellen.
Hoofdstuk 1 Algemeen
Artikel 1 Digitale vergadering
1Indien een vergadering van de Raad door omstandigheden niet fysiek kan plaatsvinden, bestaat de mogelijkheid om de raadsvergadering per video-verbinding te doen plaatsvinden.
2Ingeval een vergadering van de Raad door omstandigheden niet fysiek kan plaatsvinden, besluit het Presidium of er al dan niet per video-verbinding wordt vergaderd.
3Voor zover niet strijdig met dit reglement en de Spoedwet digitale besluitvorming decentraal bestuur, blijven de bepalingen uit het vigerende Reglement van Orde van toepassing.
Artikel 2 Facilitering en ondersteuning
1Er is een instructie beschikbaar waarin wordt uitgelegd met welke applicatie(s) en/of hulpmiddelen digitaal wordt vergaderd en op welke wijze deelnemers aan de video-vergadering kunnen deelnemen.
2Raadsleden kunnen een beroep doen op de griffie voor ondersteuning en facilitering. Indien nodig wordt op grond van de Verordening op de ambtelijke bijstand vanuit de ambtelijke organisatie bijstand verleend.
Hoofdstuk 2 Digitale raadsvergadering
Artikel 3 Openbaarheid
1De vergadering van de Raad per video-verbinding is openbaar en is publiekelijk te volgen via een livestream.
2In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen. Indien burgers hierover vragen hebben, kunnen zij informatie inwinnen bij de griffie.
Artikel 4 Voorbereiding van de digitale raadsvergadering
1Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie door:
a.een afmelding voor de vergadering, of (mogelijk) verlaat deelnemen aan de vergadering;
b.welke raadsleden het woord willen voeren in 1e termijn over een agendapunt;
2Indien het college een uitnodiging ontvangt voor een video-raadsvergadering, geeft het college uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de raadsvergadering aan de griffie door welke collegeleden deelnemen aan de video-raadsvergadering.
3Informatieve en technische vragen worden zo veel mogelijk in het voortraject kenbaar gemaakt. Het college streeft er naar om de beantwoording zo snel mogelijk per mail aan de griffie ter beschikking te stellen. De griffie draagt zorg voor verspreiding van de beantwoording aan de gemeenteraad en plaatst de beantwoording in het openbare raadsinformatiesysteem.
Artikel 5 Aanvang digitale raadsvergadering
1Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit van een raadslid zonder twijfel kunnen vaststellen.
2Van raadsleden wier identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.
3De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wier identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. Op deze presentielijst wordt nadrukkelijk vermeld dat het om een digitale vergadering gaat. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.
4De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien is vastgesteld dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de video-vergadering.
Artikel 6 Vergaderorde
1De voorzitter is belast met het handhaven van de orde.
2De agendapunten die op basis van de aangeleverde informatie vanuit het Presidium als een hamerstuk worden benoemd, worden als eerste behandeld.
Artikel 7 Spreekregels
1De voorzitter geeft in 1e termijn als eerste het woord aan de raadsleden die voorafgaand aan de vergadering kenbaar hebben gemaakt dat ze gebruik willen maken van de 1e termijn.
2Raadsleden die voorafgaand aan de vergadering niet kenbaar hebben gemaakt het woord in 1e termijn te willen voeren, maar dat toch graag doen, maken dit voor de opening van de 1e termijn kenbaar aan de voorzitter.
3Na afronding van de 1e termijn, inventariseert de voorzitter welke raadsleden het woord willen voeren in de 2e termijn.
4Deelnemers van de vergadering zetten bij aanvang van de vergadering de microfoon uit (mute-functie, zie instructie). De voorzitter kan, ten behoeve van de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers uitschakelen.
5Indien een deelnemer het woord wenst, maakt hij dit kenbaar door zijn microfoon te activeren. De voorzitter krijgt dan een signaal en kan het woord aan de verzoeker verlenen.
6Raadsleden kunnen hun inbreng schriftelijk voor, tijdens of na afloop van de videovergadering bij de griffie aanleveren. De griffie plaatst deze in het openbare raadsinformatiesysteem.
Artikel 8 Schorsing van de vergadering
1Op verzoek van een raadslid of op voorstel van de voorzitter kan de vergadering tot nader order geschorst worden. In dit geval wordt er een duidelijk tijdstip van hervatting van de vergadering afgesproken.
2Tijdens een schorsing in een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de videovergadering. Dat wil zeggen: deelnemers loggen niet uit en verbreken op geen manier de verbinding.
3De voorzitter schakelt alle microfoons uit.
4Indien een deelnemer dat wenst, kan deze voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen. Voordat de schorsing voorbij is, schakelt de deelnemer de camera weer in zodat de identiteit door de voorzitter en griffier weer kan worden vastgesteld.
Artikel 9 Besluitvorming
1Na afloop van de 2e termijn inventariseert de voorzitter of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsvoorstel of motie), een raadslid (persoonlijk of namens de fractie) een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk.
2Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan een hoofdelijke stemming. Indien er geen behoefte is aan hoofdelijke stemming is het voorstel automatisch aangenomen.
3Bij hoofdelijke stemming roept de voorzitter de leden van de Raad op alfabetische volgorde bij hun naam op en start bij de eerste stemmer die bij aanvang van de vergadering wordt bepaald. Bij het noemen van de naam schakelt de betreffende persoon zijn microfoon in.
4Het raadslid maakt zowel visueel als mondeling zijn stem kenbaar. Visueel doet hij dat door in beeld zijn duim omhoog (voor) of omlaag (tegen) te steken. Mondeling doet hij dat door ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken.
5De voorzitter gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de mondelinge en visuele wilsuitdrukking van het raadslid.
Artikel 10 Storing bij stemming
1Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid.
2Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook dan de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.
3Indien de voorzitter de wilsuitdrukking van een raadslid door technische redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de stemming.
Artikel 11 Schriftelijke stemming
1Een geheime stemming (over bijvoorbeeld de benoeming van personen) verloopt schriftelijk.
2Raadsleden ontvangen een stembriefje. De stembriefjes worden bij ieder raadslid afzonderlijk door een bode opgehaald en vervolgens ingeleverd bij de griffie tijdens of na afloop van een vergadering.
3Bij stemmingen over benoemingen van personen zal de voorzitter van de gemeenteraad gezamenlijk met de griffier optreden als commissie geloofsbrieven en het geloofsbrievenonderzoek verrichten. Vervolgens wordt hier advies over uitgebracht aan de Raad.
Artikel 12 Moties en amendementen
1Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangeleverd.
2Indien moties en amendementen ter vergadering worden aangeleverd, stuurt de indiener de ondergetekende motie of het amendement zo spoedig mogelijk per mail naar de griffie.
3De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk na indiening in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Vooraf aangereikte moties en amendementen worden met toestemming van de indiener per mail aan de gehele gemeenteraad en college gestuurd.
Artikel 13 Technische aspecten
1Raadsleden maken gebruik van ICT-middelen die in bruikleen zijn gegeven door de gemeente. Deze voorzieningen bieden voldoende technische mogelijkheden om volwaardig deel te kunnen nemen aan een video-vergadering.
2Deelnemers aan de video-vergadering zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding.
3Indien een deelnemer onverhoopt een technische storing heeft, laat hij dit zo snel mogelijk (per sms, WhatsApp, email of chatfunctie) aan de griffier weten.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 14 Uitleg Reglement
1Dit reglement dient als aanvulling op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Meerssen 2016.
2In gevallen waarin dit reglement of het vigerende Reglement van Orde van Meerssen niet voorziet, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.
Artikel 15 Inwerkingtreding
1De in deze aanvulling opgenomen bepalingen zijn met onmiddellijke ingang van kracht, na de vaststelling van deze aanvulling op het Reglement van Orde door de gemeenteraad.
2Deze aanvulling blijft van kracht gedurende de periode waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is.