Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent het Treasurystatuut

Artikel 1.

In dit statuut wordt verstaan onder:

-Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

-Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar;

-Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

-Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning;

-Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. In de Wet Fido wordt de gemiddelde korte financiering (de netto vlottende schuld) per drie maanden getoetst aan de kasgeldlimiet.

-Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

-Liquiditeitenbeheer Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

-Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

-Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

-Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

-Renterisiconorm De renterisiconorm wordt berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. Het renterisico met betrekking tot de renterisiconorm heeft betrekking op de contractuele renteherzieningen en de aflossingen op de vaste schuld. Het renterisico wordt in een jaar getoetst aan de renterisiconorm.

-Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

-Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

-Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

-Schatkistbankieren Het door decentrale overheden verplicht aanhouden van hun overtollige middelen in de schatkist bij het Ministerie van Financiën.

-Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

-Uitzetting Het tijdelijk uitzetten van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Artikel 2.

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

1Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

2Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

3Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

4Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

Artikel 3.

1De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

2Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden, zoveel mogelijk, zekerheden of garanties geëist.

3Het verstrekken van leningen evenals het verlenen van garanties en borgstellingen is alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Het zogenaamde in- en doorlenen met het enkele doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten is verboden.

4Bij het afgeven van garanties wordt primair gebruik gemaakt van de bestaande waarborgfondsen, zoals het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), de Stichting Waarborgfonds voor de Zorgsector (WFZ). Daarnaast bestaan ook waarborgfondsen voor instellingen in het onderwijs, kinderopvang en sportaccommodaties.

5Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Artikel 4

1De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Fido;

2De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet Fido;

3Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

4De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

5Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.

Artikel 5

Bij het uitzetten van uitgezonderde middelen worden slechts verbintenissen aangegaan met financiële ondernemingen die voldoen aan de bepalingen uit de wet ‘Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden’(Ruddo):

Artikel 6.

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot maximaal één jaar).

Artikel 7.

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro.

Artikel 8a.

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

2Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, commercial paper (CP) en medium term notes (MTN);

3De gemeente vraagt bij een geplande financiering offertes op bij minimaal 3 instellingen. Deze aanvragen worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Artikel 8b.

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode korter dan één jaar, maar langer dan één maand gelden de volgende uitgangspunten:

1Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

2Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, kasgeldleningen en commercial paper (CP);

3De gemeente vraagt bij een geplande financiering offertes op bij minimaal 2 instellingen. Deze aanvragen worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Artikel 9

1Uitzettingen van tijdelijke overtollige financiële middelen vinden in het kader van het Geïntegreerd middelenbeheer (GMB) uitsluitend plaats bij het Agentschap (schatkistbankieren). Op deze hoofdregel bestaan enkele uitzonderingen, zoals vermeld in de wet ‘Financiering decentrale overheden’ (Fido)

2De gemeente hanteert bij haar tijdelijke uitzettingen uit hoofde van treasury de instrumenten die het ministerie van Financiën aanbiedt. Deze instrumenten zijn: het aanhouden van middelen in de rekening courant en het aanhouden van middelen in deposito’s.

3Uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning.

Artikel 10.

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

1Bankrelaties en hun bancaire condities worden tenminste ééns in de 6 jaar beoordeeld;

2Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan een A-rating.

3Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht

1Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

te vallen, zoals De Nederlandsche Bank (DNB) en de Europese Centrale Bank (ECB).

4Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Artikel 11.

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

1Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau waar mogelijk op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

2Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank;

3Contante geldstromen zoveel mogelijk beperkt.

Artikel 12.

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

1De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

2Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en de kredietfaciliteit op rekening courant;

3De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens middelen worden aangetrokken met een looptijd korter dan één jaar en langer dan één maand. Deze aanvragen worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Artikel 13.

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

1De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

2Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

3Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a.iedere betalingstransactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

b.de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

c.de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

4Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van kapitaal- en kasgeldtransacties te versturen naar de afdeling Financiën & Control, zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

5De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

Artikel 14.

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

De administrateur

•Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer.

•Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

•Het beheren van de geldstromen;

•Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

•Het voorbereiden van het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;

•Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier;

•Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;

•Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;

•Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

•Het afleggen van verantwoording aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering.

De kassier

•Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

•Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;

•Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

•Het rapporteren aan de administrateur.

Afdeling Financiën & control

•Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie;

“Controller”

•Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering;

•Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren betreffende de feitelijke naleving van het treasurystatuut.

De Gemeenteraad

•Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening;

•Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;

•Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid;

•Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten, middels het treasurystatuut;

Het college van B&W

•Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

•Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.

De portefeuillehouder Financiën

•Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

•Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;

•Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

•Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;

Afdelingshoofden/ Budgetverantwoordelijken

•Het verstrekken van correcte en volledige informatie aan de afdeling Financiën & Control met betrekking tot toekomstige geldstromen;

Artikel 15.

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven evenals de daarbij benodigde fiattering. Hierbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met functiescheiding.

Voor betalingen geldt het volgende: facturen worden betaalbaar gesteld door de budgetbeheerder en getoetst door een medewerker van de financiële administratie, niet zijnde de persoon die een 1e/2e handtekening kan zetten.

Bevoegd functionaris

(eerste handtekening)

Autorisatie door

(tweede handtekening)

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

1Het aantrekken van middelen met een looptijd tot één jaar

Medewerker financiën & control

Consulent afdeling bedrijfsvoering

2Het afsluiten van deposito’s in het kader van schatkistbankieren

Medewerker financiën & control

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

3Versturen Betalingsopdrachten

Medewerker financiën & control

College van B&W*

Bankrelatiebeheer

4Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Medewerker financiën & control

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

5Bankcondities en tarieven afspreken

Medewerker financiën & control

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

Risicobeheer

6Het afsluiten van derivatentransacties

n.v.t.

n.v.t.

Financiering en uitzetting

7Het aantrekken van leningen met een looptijd langer dan één jaar uit hoofde van treasuryfunctie

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

College van B&W

8Het vervroegd aflossen van leningen of uitzettingen

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

College van B&W

9Het uitzetten van gelden conform de regeling Schatkistbankieren

Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

College van B&W

10Het verstrekken van leningen en/of garanties uit hoofde van de publieke taak

College van B&W

Gemeenteraad

* Via mandaatregeling gemandateerd aan Portefeuillehouder Financiën

Plaatsvervanging: Bij afwezigheid of verhindering van het afdelingshoofd bedrijfsvoering worden de verleende bevoegdheden uitgeoefend door een ander afdelingshoofd van de gemeente.

Artikel 16.

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatie-verstrekker

Informatie-ontvanger

Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning.

Jaarlijks

Budgetbeheerders

Afdeling Financiën & control

Beleidsplannen treasury in Treasuryparagraaf van begroting

Jaarlijks

College van B&W

Gemeenteraad

Evaluatie treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening

Jaarlijks

College van B&W

Gemeenteraad

Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet Fido

Jaarlijks

College van B&W

Derden

Artikel 17.

Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 28 maart 2019