Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Medemblik houdende regels omtrent de informatievoorziening

Doelstelling van dit beleid

Dit beleid:

1schetst de relevante ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, ambities en technologie die van invloed zijn op de gemeentelijke informatievoorziening.

2stelt strategische kaders voor de wijze waarop de gemeente de komende jaren haar informatievoorziening inricht en omgaat met informatie.

De detailuitwerking van het informatiebeleid vindt plaats in het informatieplan 2019-2022. Dat geeft concreet antwoord op de vraag: “wat gaan we doen?”.

Leeswijzer

In dit informatiebeleid vermelden we eerst de context van Medemblik (hoofdstuk 1). Hoe digitalisering ingrijpt op de maatschappij en op onze rol als overheid beschrijven we (hoofdstuk 2). We schetsen de algemene trends en ontwikkelingen op het gebied van technologie en digitalisering (hoofdstuk 3). 3

We geven aan welke belangrijke wetten er worden ontwikkeld die van invloed zijn op onze informatievoorziening (hoofdstuk 4). Vervolgens stellen we een aantal strategische kaders vast die gelden voor alle digitale ontwikkelingen en vernieuwing in onze gemeente (hoofdstuk 5). Daarbij gaan we ook globaal in op wat voor Medemblik het speerpunt is bij een kader.

Tot slot geven we op hoofdlijnen aan welke consequenties we voorzien (hoofdstuk 6).

1.1 Relatie met ICT beleid en SSC DeSom

Om dit beleid goed te kunnen duiden is het belangrijk eerst aandacht te schenken aan de positie van dit beleid. Informatiebeleid is geen ICT-beleid en ICT-beleid is geen informatiebeleid, maar deze twee beïnvloeden elkaar wel. En ze zijn beiden van belang.

Hoe liggen de verantwoordelijkheden?

De gemeente Medemblik heeft een eigen verantwoordelijkheid naar de inwoner om goede dienstverlening te leveren, een veilige woonomgeving te bieden en zorg op maat waar nodig. Daarvoor voeren we een veelvoud aan primaire en ondersteunende processen uit. En gebruiken we veel informatie en applicaties. Vernieuwing, digitalisering en beheer hiervan is onze verantwoordelijkheid. Dit moet allemaal gebeuren binnen de kaders van dit informatiebeleid.

Daarnaast is Medemblik één van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom. Zij leveren ons een stabiele ICT omgeving waarmee we ons werk kunnen uitvoeren. Richten zich op de werkplek, besturingssystemen, telecommunicatie en infrastructurele componenten. Zij stellen hiervoor ICT beleid op maar dat doen ze in opdracht van de deelnemers, dus ook namens ons. Onze Raad stuurt op doelmatigheid van deze ICT samenwerking.

1.2 Wat is er al gebeurd?

De afgelopen jaren zijn al enkele stappen gezet. In 2017 is het team Informatiemanagement gevormd die zich voornamelijk heeft gericht op de relatie en de processen met SSC DeSom. Gevolgd door formatie voor informatieveiligheid. Daar is in 2018 de invulling van de Functionaris Gegevensbescherming in KOM verband aan toegevoegd.

In 2018 hebben we deelgenomen aan de ICT Benchmark. Deze wijst uit dat landelijk de ICT kosten per inwoner zijn gestegen naar €82 per inwoner. Medemblik is daarop geen uitzondering. De Benchmark spreekt ook de verwachting uit dat de kosten zullen blijven stijgen.

De gemeenteraad heeft in 2018 een budget beschikbaar gesteld voor Blockchain. Hiermee hebben we een pilot ingericht voor het digitaal waarmerken van sloopvergunningen. Als de pilot succesvol blijkt, overwegen we een uitbreiding van deze toepassing.

Met de begroting 2019 van SSC DeSom is akkoord gegaan met de transitie naar een Cloud-infrastructuur en het ontwikkelen van een nieuwe werkplek. Dit is van invloed op de gemeentelijke informatievoorziening.

In 2019 vullen we het beheer van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) structureel in en hebben we geld beschikbaar gekregen om onderzoek te doen hoe we het stelsel van basisregistraties goed kunnen laten functioneren in onze organisatie.

3.1 Snelle ontwikkeling en opkomst technologie

Door de toegankelijkheid, betaalbaarheid en de snelle ontwikkeling van moderne digitale technologie zijn er grote veranderingen in bepaalde bedrijfstakken. Denk aan nieuwe technologieën zoals AI (artificial intelligence), blockchain, robotisering en nieuwe manieren van communiceren (sociale platforms) en werken (‘in the cloud’). Hele sectoren verdwijnen of krijgen een andere rol. De technologische innovatie komt niet meer van de traditionele en ‘logge’ multinationals en hun Research &Developmentafdelingen, maar van startups en particulieren, die samenwerken in netwerken, bijvoorbeeld via crowdfunding.

3.2 Commoditisering

Wat is ‘commoditisering’? Het Engelse ‘commoditisation’ is de naam voor het proces waarbij goederen die te onderscheiden zijn als ‘economisch uniek’ uiteindelijk voor de consument goederen met eenvoudige eigenschappen worden. Commoditisering is heel duidelijk zichtbaar op het gebied van hardware en sofware voor bedrijven. Lange tijd werd voor ieder probleem een apart hardware- of softwaresysteem op maat gemaakt. Nu is voor steeds meer digitale toepassingen een standaardoplossing te koop. Of is deze als ‘open source’ gratis via internet te downloaden. Saas (Software-as-a-service) stelt organisaties in staat om in hoger tempo tegen geringe kosten hun doelen te realiseren. Dankzij deze ontwikkeling kan iedere organisatie een traditioneel groot bedrijf het nakijken geven.

3.3 Circulaire economie

De ‘circulaire economie’ is ontstaan door de behoefte aan een beter milieu en kostenverlaging in combinatie met technologische mogelijkheden. Het is een economisch systeem gericht op hergebruik van diensten, producten en grondstoffen. Bedrijven als Uber, AirBnb en autodeelorganisaties zoals Greenwheels en Car2Go laten zien dat mensen graag willen delen als ze dat kosten bespaart en ze zo minder het milieu belasten. Traditionele tussenpersonen verdwijnen en bedrijfstakken veranderen hiermee. Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod wordt steeds makkelijker dankzij online dataplatforms en sociale media. Het maatwerk en gemak staan centraal, waarbij de klant co-creëert.

3.4 De netwerksamenleving

Inwoners en bedrijven kunnen en willen steeds meer meedoen, meebeslissen en meepraten. Dit past bij de terugtrekkende, faciliterende beweging die de overheid maakt. Nieuwe wetgeving legt een deel van de verantwoordelijkheden terug bij de inwoner, bijvoorbeeld door de afstemming met belanghebbenden in het kader van de omgevingswet. Door toegankelijke nieuwe technologieën en de groeiende hoeveelheid beschikbare gegevens (big data en open data), ontstaan initiatieven en samenwerkingsvormen van participerende inwoners en bedrijven die een massapubliek bereiken. Sprekende voorbeelden als waarstaatjegemeente.nl, amberalert.nl en verbeterdebuurt.nl tonen de toegevoegde waarde aan. Doordat steeds meer initiatieven plaatsvinden buiten de gemeentelijke organisatie, vraagt dit meer van onze informatisering en automatisering. We zullen ons informatielandschap anders in moeten richten: flexibeler, meer op samenwerken gericht, en sneller veranderbaar.

3.5 Datasturing

De overheid heeft heel veel data tot zijn beschikking. Data die traditioneel alleen gebruikt werd voor de uitvoering van 1 of enkele processen. Meer en meer worden deze data beschikbaar gesteld als open data. Dit biedt inwoners en ondernemers de mogelijkheid om gebruik te maken van deze data voor innovatieve oplossingen. Maar het biedt ook de overheid zelf mogelijkheden om data van verschillende bronnen slim te combineren en zo tot nieuwe inzichten te komen. We kunnen als gemeente bijvoorbeeld gegevens gebruiken om het gedrag van onze inwoners te beïnvloeden. Maar deze nieuwe mogelijkheden vragen van ons als overheid wel dat we voortdurend ethische afwegingen maken en de rechten en privacy van mensen blijven beschermen.

3.6 Steeds digitaler, steeds persoonlijker

Inwoners verwachten van de gemeente vergelijkbare dienstverlening zoals die ze gewend zijn van webwinkels als Zalando en bol.com. Deze digitale ontwikkeling zorgt voor nieuwe eisen aan de gemeente. Alles moet snel, simpel en makkelijk toegankelijk zijn op ieder apparaat. Inwoners willen maximale transparantie van de overheid. Ze willen weten welke gegevens we hebben, gebruiken en vooral aan wie we deze gegevens verstrekken, voor welk doel. Alle gegevens van de gemeente moeten continu beschikbaar en up-to-date zijn en inwoners verwachten dat diensten steeds flexibeler, goedkoper en makkelijker aangeboden worden door de gemeente. De menselijke interactie blijft voor complexe dossiers van inwoners noodzakelijk. Maar voor de overige communicatie geldt dat inwoners en gemeente steeds vaker met elkaar communiceren via social media. Dus de ‘webcare’ via sociale media wordt een steeds grotere taak voor het klantcontactcentrum, die de plaats inneemt van communicatie de balie of via de telefoon.

3.7 De nieuwe medewerker

Omdat onze medewerkers privé steeds meer online aanwezig zijn, zijn steeds meer collega’s bekend met digitale apparaten en online platformen en applicaties zoals WhatsApp, en cloudoplossingen. Dit wordt steeds meer de norm, die de ontwikkelingen in de werkomgeving sterk beïnvloed. Het gebruiksgemak en de mogelijkheden van nieuwe technologie zorgen ervoor dat de verdeling tussen werk en privé anders ingericht kan worden. Werken kan nu overal, dankzij de cloud en de remote desktop. En met videoconferencing kunnen we thuis of op locatie met collega’s praten met elk type apparaat. Dit vraagt wel een bepaald basisniveau digitale vaardigheden van onze medewerkers en in sommige gevallen zal aanvullende training hiervoor nodig zijn.

4.1 Wettelijke verplichtingen

4.1.1Wet Digitale Overheid

De wet regelt dat gemeenten verplicht zijn om, waar nodig, identificatiemiddelen van het betrouwbaarheidsniveau ‘substantieel’ of ‘hoog’ te gebruiken om toegang te geven tot online diensten. Dat gegevens uit de basisregistraties en stelselvoorzieningen verplicht gebruikt worden. De wet stelt daarnaast open standaarden verplicht. Hiermee implementeert Nederland de EU richtlijn over toegankelijkheid van overheidswebsites en apps.

4.1.2Wet Open Overheid (ca 2020)

1Er bestaat brede consensus over het belang van de Open Overheid, maar nog niet over hoe daar invulling aan te geven.

Met het wetsvoorstel Open overheid (Woo) wil de overheid op den duur de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Wob regelt dat de meeste overheidsinformatie openbaar is en hoe men deze informatie kan opvragen. De Woo gaat een stap verder. De wet verplicht overheden om informatie die openbaar is, rechtstreeks toegankelijk te maken. Opvragen met een Wob-verzoek is dan niet meer nodig. Dit stelt eisen aan de wijze van digitaal werken en onze informatiehuishouding.

4.1.3Omgevingswet (2021)

In 2021 treed de Omgevingswet in werking. Digitalisering is een belangrijk instrument voor de ondersteuning van de Omgevingswet. Het digitaal stelsel Omgevingswet moet hierin voorzien. Het digitaal stelsel brengt alle gegevens over de fysieke leefomgeving bij elkaar zodat ze gebruikt kunnen worden. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van onze gegevens. Overheden moeten werken conform het digitaal stelsel en aansluiten op de voorzieningen.

4.2 Landelijke ambities

4.2.1Agenda Digitale Overheid

Met de Agenda Digitale Overheid werken overheden aan maatschappelijke uitdagingen, waarbij de behoeften en rechten van burgers en ondernemers centraal staan. Digitalisering wordt ingezet bij het oplossen van de vraagstukken. De introductie van de digitale identiteit. Inzicht hebben in geregistreerde gegevens over jezelf. De mogelijkheid om zelf jouw persoonlijke gegevens aan te passen. Het toestemming kunnen geven voor gebruik van je persoonlijke gegevens, het beheer van je digitale identiteit en je digitale inlogmiddelen. Allemaal ontwikkelingen die van invloed zullen zijn op de dienstverlening van de gemeente.

4.2.2VNG – Samen Organiseren

•Common Ground

De afgelopen jaren is het applicatielandschap van gemeenten en overheid steeds complexer geworden. Dit is ontstaan door de noodzaak vaker gegevens met elkaar te delen (koppelingenproblematiek) en de macht van leveranciers. Met als resultaat een duur, moeilijk te beheren en steeds lastiger te beveiligen informatielandschap. Om dit te doorbreken is een koerswijziging nodig.

Als onderdeel van ‘Samen Organiseren’ geldt ‘Common Ground’ als de drijvende kracht achter de noodzakelijke vernieuwing. Met de uitgangspunten en principes van ‘Common Ground’ wordt een fundamentele stap gezet voor zowel een andere techniek als anders organiseren van de informatievoorziening van gemeenten. ‘Common Ground’ biedt hiermee een nieuwe, toekomstbestendige informatietechnologie. De opzet is niet helemaal nieuw, maar is vergelijkbaar met de al jaren goed werkende digitale infrastructuur van Estland.

•Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en Gemeentelijke Telecommunicatie (GT)

GGI en GT zijn programma’s van het de VNG met als doelstelling om (infrastructurele) voorzieningen waar vrijwel elke gemeente gebruik van maakt tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden af te nemen. Door op landelijk niveau afspraken met leveranciers te maken of aanbestedingen voor potentieel 380 gemeenten uit te schrijven, zijn hogere eisen te stellen en betere voorwaarden af te spreken dan op het niveau van individuele gemeenten.

4.2.3Oproep aan bestuurders : Maak Waar!

De Studiegroep Informatiesamenleving & Overheid doet in haar rapport ‘Maak Waar!’ een dringend beroep op bestuurders van overheden, op politiek en ambtelijk niveau om werk te maken van digitalisering. Digitalisering biedt namelijk veel kansen voor betere dienstverlening, meer economische groei en een open, transparante overheid; maar ook omdat er grote risico’s ontstaan voor het functioneren van de overheid bij verwaarlozing van vitale digitale infrastructuur. Zij roept de overheid op om een fundamenteel andere omgang met digitalisering te ontwikkelen. Het is volledig onderdeel van de primaire processen. En dus van strategisch belang.

4.3 Regionale ambities

4.3.1Pact van West-Friesland 2.0

Het Pact van West-Friesland is geëvalueerd. Het blijft de ambitie om tot de top 10 van meest aantrekkelijke regio’s van Nederland te behoren. Samenwerking in de West-Friese regio is de norm.

4.3.2Harmonisatie Informatielandschap West-Friesland

De West-Friese gemeenten en hun GR’en streven naar harmonisatie van het informatielandschap. In het harmonisatieprogramma worden zoveel mogelijk initiatieven samen opgepakt. Kernapplicaties worden vervangen op regionaal niveau, waarbij elke gemeente binnen 4 tot 7 jaar overstapt.

4.3.3Convenant Open Source ontwikkelingen

In 2018 is door de gemeentesecretarissen van West-Friesland een convenant ondertekend met een aantal andere gemeenten. Intentie van dit convenant is om toepassingen, ontwikkeld met behulp van Open Source software, waar mogelijk samen te ontwikkelen en vervolgens voor hergebruik beschikbaar te stellen.

4.3.4De Digitale Werkomgeving

Een belangrijke stap in het harmonisatieprogramma wordt het vernieuwen van de digitale werkomgeving voor onze medewerkers (de ICT-werkplek). Deze nieuwe werkplek zorgt voor een digitale, veilige samenwerkingsomgeving waarbij medewerkers, collega’s en samenwerkingspartners efficiënt kunnen samenwerken en communiceren. De implementatie van de Digitale Werkomgeving kent een technische kant, maar een veel groter organisatorische component.

4.3.5Cloudbeleid West-Friesland

Op dit moment zijn veel vak-applicaties lokaal geïnstalleerd op hardware van DeSom. Deze infrastructuur raakt de komende periode afgeschreven. De trend is dat steeds meer vak-applicaties als Software As A Service (SAAS) worden aangeboden. Ditzelfde gebeurt op infrastructuur (IAAS). Om ons hierop voor te bereiden is de benodigde investering opgenomen en vastgesteld in de begroting 2019 van DeSom. Dit ICT-beleid is van grote invloed op de aanschaf van applicaties door de gemeente.

6.1 Financiële consequenties

In zijn algemeenheid is de verwachting dat de kosten van ICT bij de overheid de komende jaren stijgen. Dit geldt ook voor de gemeente Medemblik.

De kosten nemen toe door te nemen maatregelen om informatieveiligheid te waarborgen, noodzakelijk blijvende vernieuwing van ICT voorzieningen, digitalisering, nieuwe wetgeving en data gedreven werken. Deze stijgende ICT kosten worden deels veroorzaakt door maatschappelijke ontwikkelingen en zijn daarmee onontkoombaar. We zullen bewuste keuzes moeten maken welke technologie het best bij onze doelstellingen past en ons helpt om de grip op de ICT kosten te houden. Daarnaast willen we ook zoveel mogelijk gebruik maken van voorzieningen die landelijk of door andere gemeenten zijn ontwikkeld (Samen Organiseren).

De dekking van de kosten verschuift van investeringen naar een jaarlijks exploitatiebudget. Dit wordt veroorzaakt doordat nieuwe ICT voorzieningen aangeboden worden als een dienst waarvoor abonnementskosten worden betaald. Kapitaliseren van deze kosten is niet mogelijk.

6.2 Organisatorische consequenties

Informatievoorziening is de afgelopen jaren een kritisch bedrijfsmiddel geworden. We zijn er van afhankelijk voor de uitvoering van onze processen en dús voor de dienstverlening aan onze inwoner. Het is tegelijkertijd ook complexer geworden en er worden hogere eisen aan gesteld. Er zijn veel nieuwe technieken bij gekomen die nieuwe mogelijkheden bieden maar ook nieuwe uitdagingen meebrengen. Voor het beheer en de vernieuwing van onze informatievoorziening is dus expertise nodig. We voorzien dat we hier de komende jaren nog een aantal verbeteringen moeten doorvoeren.

Digitale ontwikkeling of transformatie van de gemeentelijke organisatie begint bij de ontwikkeling van de organisatie zelf. De organisatie moet digitaliseringsmogelijkheden herkennen en inzetten bij het realiseren van haar doelstellingen.

Voor alle medewerkers van de gemeente Medemblik betekenen de ontwikkelingen dat meer en andere digitale vaardigheden worden verwacht: 21e-eeuwse vaardigheden.