Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik,
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening,
overwegende, dat de bewaartermijnen van informatie die door de gemeente is ontvangen of opgemaakt is bepaald in Selectielijsten als bedoeld in artikel 5 Archiefwet,
dat de Selectielijsten van 2017 en 2020 mogelijkheden geeft om informatie aan te wijzen als hotspot en te waarderen als te bewaren informatie,
dat het regionale Expertteam Informatiebeheer en Kwaliteit voorstelt een aantal procestypen van de Selectielijst aan te wijzen als ‘proactieve hotspot’ en deze informatie blijvend te bewaren,
dat de proactieve hotspot akkoord is bevonden door het strategisch informatie overleg (SIO) én de regionale Adviescommissie Gemeentesecretarissen in de vergadering van 16 april 2021,
besluit onderstaande proactieve hotspot vast te stellen:
Proactieve hotspot
Tekst
Procestype
Procestype nr.
Afwijking
Bewaartermijn
Nieuwe bewaartermijn
Grondslag
Instellen en inrichten organisatie
1.1.2 Selectielijst 2017 en 2020
Toevoegen: gemeentevlag, logo en –beeldmerk.
Bewaren
Geen wijziging
1.3.2
Evaluatie uitvoeren
4.1.6 Selectielijst 2017 en 4.1.13 Selectielijst 2020
Functioneringsgesprekken burgemeesters
10jaar lijst 2017 en 5 jaar lijst 2020
Bewaren
1.3.3
Verzoeken behandelen
6.1.6 Selectielijst 2017 en 2020
Predicaat Koninklijk of hofleverancier
5jaar
Bewaren
1.3.2
Verzoeken behandelen
6.2 Selectielijst 2017 en 2020
Afgewezen moties
1jaar
Bewaren
1.3.2 en 1.3.6
Status toekennen
9.3 Selectielijst 2017
Beëindiging markt
1jaar
Bewaren
1.3.2
Toestemming verlenen
11.1.5 Selectielijst 2017 en 2020
Toevoegen: samenvoeging van panden
Bewaren
Geen wijziging
1.3.2
Overeenkomsten aangaan
16.1.1 Selectielijst 2017 en 2020
Bijzondere objecten zoals ambtsketen en kunstobjecten
7jaar
Bewaren
1.3.2
Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken
19.1.6 Selectielijst 2017 en 2020
Toevoegen: presidium en seniorenconvent
Bewaren
Geen wijziging
1.3.2
Inwerkingtreding en citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregels proactieve hotspot Medemblik 2021
en treedt in werking na de bekendmaking van dit besluit en werken terug tot en met 01-01-2017