Regeling bevoegdheden waardedocumenten 2026 – 2029

1.1 Algemeen

Voor de processen rondom het aanvragen, verstrekken, beheer en uitreiken van waardedocumenten is informatieveiligheid cruciaal. Met waardedocumenten worden de Nederlandse documenten paspoorten, identiteitskaarten en rijbewijzen bedoeld.

1.2 Doel

Het doel van deze regeling “Bevoegdheden Waardedocumenten” is om met het vastleggen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van het proces en de waardedocumenten te borgen.

1.3 Scope

In dit document zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschreven van de beveiligingsfunctionaris en autorisatiebevoegden die een rol hebben in het beheer van en toezicht houden op de (processen van) waardedocumenten.

Deze regeling onderkent de volgende bevoegden binnen het proces van reisdocumenten en rijbewijzen: beveiligingsfunctionaris, autorisatiebevoegde, aanvraagbevoegde, verstrek- en beheerbevoegden, ontvangstbehoefte en uitreikbevoegde. Bij reisdocumenten zijn ook nog aanvraagbevoegde aangewezen voor het mobiel vingerafdrukopnameapparaat.

De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is in lijn met de organisatiebrede afspraken. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn bepalend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd zijn.

1.4 Grondslag

Deze regeling is vanuit de paspoortregelgeving en vanuit de rijbewijzenregelgeving verplicht. De grondslag voor de totstandkoming van deze beheerregeling is artikel 79, 80b en 93 van de PUN 2001 en artikel 119 en 128, lid 6 van het Reglement Rijbewijzen. Hierin is vermeld dat de burgemeester de volgende functionarissen aanwijst:

-Beveiligingsfunctionaris waardedocumenten, die voor reisdocumenten en rijbewijzen belast is met het beheer van en het toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedure;

-Aanvraag-en ontvangstbevoegden reisdocumenten en rijbewijzen, die belast zijn met de aanvraag, ontvangst en beheerprocessen van deze waardedocumenten;

-Autorisatiebevoegden reisdocumenten, die zorgdragen voor het autorisatiebeheer binnen Paspoorten en Nederlandse Identiteitskaarten;

-Uitreikbevoegden reisdocumenten en rijbewijzen, die belast zijn met het uitreiken van deze waardedocumenten;

-Medewerkers mobiele vingerafdruk opnameapparaat, die belast zijn met het aanvragen van reisdocumenten via dit mobiele apparaat;

-medewerkers die bevoegd zijn met de taken van het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS)/Reisdocumenten Informatiesysteem (ReIS).

1.5 Vaststelling

De burgemeester stelt deze beheerregeling vast en wijst hiermee de functionarissen en bevoegden aan zoals opgenomen in de bijlage 2.

Hoofdstuk 1 bevat de inleiding op deze beheerregeling. De hoofdstukken 2 tot en met 13 omvatten de werkzaamheden, met taakomschrijving en verantwoordelijkheden, en de bevoegdheden per rol.

In de bijlage zijn de aanwijzingsbesluiten door de burgemeester opgenomen.

2.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris waardedocumenten zijn:

1Controle (steekproefsgewijs) op de naleving van de beveiligingsprocessen, -procedures en instructies betreffende reisdocumenten mede aan de hand van de normeringen uit de Zelfevaluatie Reisdocumenten;

2Controle op een juiste afhandeling van de Zelfevaluatie Reisdocumenten;

3(Laten) verrichten van onderzoek bij beveiligingsincidenten met het doel dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen;

4Naar aanleiding van onderzoek/controles en/of incidenten signaleren van knelpunten/tekortkomingen in de beveiligingsvoorzieningen;

5Bewaken van uit te voeren acties voortkomend uit onderzoek, incidenten of naar aanleiding van de jaarlijkse actualisering van het beveiligingsplan of beveiligingsrichtlijn;

6Toezicht houden op de actualiteit van de beveiligingsrichtlijn waardedocumenten, de beveiligingsprocessen, -procedures/afspraken en instructies;

7Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de burgemeester en het directieteam (DT) over verbeteringen ten aanzien van de beveiliging;

8Adviseren bij het ontwikkelen van nieuwe beveiligingsprocedures en onderhouden/aanpassen van bestaande beveiligingsprocedures;

9Bevorderen van eenduidigheid, efficiëntie en effectiviteit ten aanzien van beveiligingsaspecten door het ten minste eenmaal per jaar geven van voorlichting en instructie aan medewerkers en het toetsen van de bestaande beveiligingsprocedures;

10Toezicht houden of (nieuwe) medewerkers worden geïnstrueerd en bekendgemaakt met de beveiligingsprocedures en –processen met betrekking tot reisdocumenten;

11Registreren van de meldingen van beveiligingsincidenten;

12Rapporteren aan de burgemeester betreffende de stand van zaken van beveiliging, eventueel naar aanleiding van bijzonderheden/incidenten;

13Rapporteren van de uitkomsten van controles en onderzoeken aan de burgemeester.

2.2 Bevoegdheden

Om aan bovenstaande te kunnen voldoen heeft de beveiligingsfunctionaris waardedocumenten de volgende bevoegdheden:

1De beveiligingsfunctionaris waardedocumenten voert zijn taken onafhankelijk van de uitvoering van taken en werkprocessen met betrekking tot het aanvragen, beheer en de uitgifte van reisdocumenten uit.

2De beveiligingsfunctionaris waardedocumenten legt rechtstreeks verantwoording af aan de burgemeester zonder tussenkomst van de leidinggevenden in de lijn.

2.3 Positionering in de organisatie

Gezien de benodigde onafhankelijke positie is de functie gepositioneerd bij de specialist informatiebeveiliging die valt onder de teammanager team Realisatie. Als plaatsvervangende beveiligingsfunctionaris is de implementatiespecialist aangewezen. Deze is gepositioneerd onder teammanager Team Techniek.

De beveiligingsfunctionaris waardedocumenten wordt krachtens artikel 93 lid 8 PUN 2001 en artikel 128 lid 6 Reglement Rijbewijzen door de burgemeester aangewezen.

3.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de Autorisatie Bevoegde Reisdocumenten/ Aanvraagstations zijn:

1Toekennen van autorisaties voor de reisdocumentenmodules (RAAS en aanvraagstations);

2Beëindigen van autorisaties voor de reisdocumentenmodules (RAAS en aanvraagstations);

3Melden van de autorisaties en wijzigingen daarin bij Identiteit en Diensten, het bedrijf dat in opdracht van de minister van BZK-reisdocumenten produceert;

4Registreren aan wie, wanneer deze autorisaties zijn verstrekt en beëindigd;

5In ontvangstnemen van identificatiekaarten en daarop betrekking hebbende codes;

6Toezicht houden op het zorgvuldig gebruik van deze autorisaties, d.w.z.

7Toezien op het wijzigen van de pincode behorende bij de persoonsgebonden identificatiekaart, bij de eerste uitgifte;

8Erop toezien dat de persoonsgebonden identificatiekaarten en pincodes worden nooit uitgeleend of bekend gemaakt aan anderen;

9Toezicht houden op dat persoonsgebonden identificatiekaarten bewaard worden in een beveiligde ruimte.

10Bijdrage leveren aan de periodieke controle en rapportage over de noodzakelijke beheeraspecten (logische toegangsbeveiliging, back-up).

3.2 Bevoegdheden

Om aan bovenstaande te kunnen voldoen, heeft de autorisatiebevoegde eisdocumenten/aanvraagstations de volgende bevoegdheden:

1Uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het gebruik van de autorisaties

2De autorisatiebevoegde reisdocumenten/aanvraagstations legt verantwoording af aan de burgemeester met tussenkomst van de manager in de lijn.

3.3 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de vakspecialisten die vallen onder de teammanager van team Reizen & Documenten.

4.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de aanvraagbevoegden reisdocumenten zijn:

1Opstarten van het aanvraagstation en reisdocumenten module;

2Volledig en juist identificeren van de aanvrager (identiteit en nationaliteit);

3Aanvraagproces voor reisdocumenten doorlopen (conform de procedure aanvragen van reisdocumenten);

4Beslissen op de aanvraag en de vastlegging van gegevens in het reisdocumentenstation;

4.2 Bevoegdheden

Aanvraagbevoegden zijn door de burgemeester aangewezen om aanvragen van reisdocumenten in behandeling te nemen en handelingen te verrichten die nodig zijn om het aanvraagproces te voltooien.

4.3 functiescheiding

Aanvraagbevoegden zijn gebonden aan strikte functiescheiding. Deze functiescheiding moet geborgd zijn tussen het aanvraag- en verstrekproces, het ontvangstproces en het uitreikproces.

4.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de medewerkers en ambtenaren van de teammanager Reizen & Documenten.

5.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de verstrek- en beheerbevoegden reisdocumenten zijn:

1Opstarten van het reisdocumenten aanvraag- archiefstation;

2Controleren van de aanvraag;

3Verzenden van de aanvraag naar de leverancier van reisdocumenten;

4Beheren van de aanvraagformulieren;

5Ontvangstnemen van de reisdocumenten van de ontvangstmedewerker;

6Controleren van de verwachte ontvangsten, reisdocumenten, en personalisaties;

7Inklaren van de reisdocumenten.

5.2 Bevoegdheden

Verstrek- en beheerbevoegden zijn door de burgemeester aangewezen om aanvragen te beoordelen te verzenden en handelingen te verrichten die nodig zijn om het aanvraagproces te voltooien.

5.3 functiescheiding

Aanvraagbevoegden zijn gebonden aan strikte functiescheiding. Deze functiescheiding moet geborgd zijn tussen het aanvraag- en verstrekproces, het ontvangstproces en het uitreikproces.

5.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de ambtenaren van de teammanager Reizen & Documenten.

6.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de ontvangstbevoegden reisdocumenten zijn:

1In ontvangstnemen van de reisdocumenten; en

2Op een beveiligde manier afgeven aan de medewerker verstrekken- en beheerbevoegde.

6.2 Bevoegdheden

Ontvangstbevoegden reisdocumenten zijn aangewezen om reisdocumenten in ontvangst te nemen.

6.3 functiescheiding

Ontvangstbevoegden reisdocumenten zijn vastgelegd in het formulier ‘Machtiging tot ontvangstneming documenten’.

6.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de ambtenaren van de teammanager Postbehandeling en Archivering.

7.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de uitreikbevoegden reisdocumenten zijn:

1Volledig en juist identificeren van de aanvrager (identiteit en nationaliteit);

2Uitreikproces voor reisdocumenten doorlopen (conform de procedure uitreiken en vernietigen van reisdocumenten);

3Juist registreren van de uitreiking;

4Vernietigen van ingenomen (vervallen) reisdocumenten;

7.2 Bevoegdheden

Uitreikbevoegden reisdocumenten zijn door de burgemeester aangewezen om reisdocumenten namens de burgemeester te mogen uitreiken.

7.3 functiescheiding

Aanvraagbevoegden zijn gebonden aan strikte functiescheiding. Deze functiescheiding moet geborgd zijn tussen het aanvraag- en verstrekproces, het ontvangstproces en het uitreikproces.

7.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de medewerkers en ambtenaren van de teammanager Reizen & Documenten.

8.1 Werkzaamheden

De taken en verantwoordelijkheden voor de aanvraagbevoegden mobiel vingerafdrukopnameapparaat zijn gelijk aan de aanvraagbevoegden reisdocumenten (zie hoofdstuk 4).

8.2 Bevoegdheden

De aanvraagbevoegden mobiel vingerafdrukopnameapparaat zijn specifiek voor de uitvoering van deze werkzaamheden aangewezen door de burgemeester.

8.3 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder ambtenaren van de teammanager Reizen & Documenten.

9.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de Autorisatiebevoegde rijbewijzen zijn:

1Toekennen van autorisaties voor de rijbewijsmodule;

2Beëindigen van autorisaties voor de rijbewijsmodule;

3Melden van de autorisaties en wijzigingen daarin bij RDW;

4Registreren aan wie, wanneer deze autorisaties zijn verstrekt en beëindigd;

5Toezicht houden op het zorgvuldig gebruik van deze autorisaties, d.w.z.

6Toezien op het wijzigen van de pincode behorende bij de persoonsgebonden smartcard, bij de eerste uitgifte;

7Erop toezien dat de persoonsgebonden smartcard en pincodes worden nooit uitgeleend of bekend gemaakt aan anderen;

8Toezicht houden op dat persoonsgebonden smartcard bewaard worden in een beveiligde ruimte;

9Zorgdragen voor terugzending van de persoonsgebonden smartcards, indien deze niet meer worden gebruikt;

10Bijdrage leveren aan de periodieke controle en rapportage over de noodzakelijke beheeraspecten (logische toegangsbeveiliging).

9.2 Bevoegdheden

Om aan bovenstaande te kunnen voldoen, dient de autorisatiebevoegde rijbewijzen/aanvraagstations de volgende bevoegdheden te hebben:

1Het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het gebruik van de autorisaties;

9.3 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de vakspecialisten gepositioneerd onder de teammanager van team Reizen & Documenten.

10.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de aanvraagbevoegden rijbewijzen zijn:

1Volledig en juist identificeren van de aanvrager (identiteit);

2Aanvraagproces voor rijbewijzen doorlopen (conform de procedure aanvragen van rijbewijzen);

3Beslissen op de aanvraag en de vastlegging van gegevens

10.2 Bevoegdheden

Aanvraagbevoegden zijn door de burgemeester aangewezen om aanvragen van rijbewijzen in behandeling nemen en handelingen te verrichten die nodig zijn om het aanvraagproces te voltooien.

10.3 functiescheiding

Aanvraagbevoegden zijn gebonden aan strikte functiescheiding. Deze functiescheiding moet geborgd zijn tussen het aanvraag- en uitreikproces.

10.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de medewerkers en ambtenaren teammanager Reizen & Documenten.

11.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de verstrek- en beheerbevoegden reisdocumenten zijn:

1Opstarten van het rijbewijs aanvraagstation;

2Controleren van de aanvraag;

3Verzenden van de aanvraag naar de RDW;

4Beheren van de aanvraagformulieren;

5Ontvangstnemen van de rijbewijzen van de ontvangstmedewerker;

6Controleren van de verwachte ontvangsten, rijbewijzen en personalisaties;

7Inklaren van de rijbewijzen.

11.2 Bevoegdheden

Verstrek- en beheerbevoegden zijn door de burgemeester aangewezen om aanvragen te beoordelen te verzenden en handelingen te verrichten die nodig zijn om het aanvraagproces te voltooien.

11.3 functiescheiding

Verstrek- en beheerbevoegden zijn gebonden aan strikte functiescheiding. Deze functiescheiding moet geborgd zijn tussen het aanvraag- en verstrekproces, het ontvangstproces en het uitreikproces.

11.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de ambtenaren van de teammanager Reizen & Documenten.

12.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de ontvangstbevoegden reisdocumenten zijn:

1In ontvangstnemen van de reisdocumenten; en

2Op een beveiligde manier afgeven aan de medewerker verstrekken- en beheerbevoegde.

12.2 Bevoegdheden

Ontvangstbevoegden rijbewijzen zijn aangewezen om rijbewijzen in ontvangst te nemen.

12.3 functiescheiding

Ontvangstbevoegden rijbewijzen zijn vastgelegd in het formulier ‘Machtiging tot ontvangstneming documenten’.

12.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de ambtenaren van de teammanager Postbehandeling en Archivering.

13.1 Werkzaamheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de uitreikbevoegden rijbewijzen zijn:

1Volledig en juist identificeren van de aanvrager (identiteit);

2Uitreikproces voor rijbewijzen doorlopen (conform de procedure uitreiken en vernietigen van rijbewijzen);

3Juist registreren van de uitreiking;

4Vernietigen van ingenomen (ongeldig geworden) rijbewijzen;

13.2 Bevoegdheden

Uitreikbevoegden rijbewijzen zijn door de burgemeester aangewezen om rijbewijzen namens de burgemeester te mogen uitreiken.

13.3 functiescheiding

Uitreikbevoegden zijn gebonden aan strikte functiescheiding. Deze functiescheiding moet geborgd zijn tussen het aanvraag- en uitreikproces.

13.4 Positionering in de organisatie

Gezien de aard van de werkzaamheden is de functie gepositioneerd onder de medewerkers en ambtenaren van de teammanager Reizen & Documenten.