Kadernota Subsidiebeleid Maastricht 2025

In dit hoofdstuk worden de verschillende rollen en verantwoordelijkheden beschreven van bestuur en gemeentelijke organisatie bij het subsidieproces.

4.1 Kaderstellende rol raad versus uitvoering college

De gemeenteraad stelt de algemene kaders voor het subsidiebeleid en subsidieverordeningen vast en stelt gelden beschikbaar voor de uitvoering van het subsidiebeleid. In algemene zin controleert de raad het college op de uitvoering van het gemeentebeleid, en dus ook het subsidiebeleid.

Het college geeft uitvoering aan het subsidiebeleid enerzijds door het stellen van nadere regels (subsidieregelingen) en nader beleid (beleidsregels) anderzijds als bestuursorgaan dat subsidies formeel verleent en vaststelt. De praktische uitvoering is voor een groot deel gemandateerd aan de ambtelijke organisatie. Het college blijft eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het subsidieproces en dus ook voor het zorgvuldig beleggen van het proces binnen de ambtelijke organisatie. Tot slot neemt het college zelf een besluit over het verstrekken van incidentele subsidies (art. 4.23 lid 3 sub d Awb).

4.2 Wat doet de ambtelijke organisatie?

Het college heeft de feitelijke subsidieverstrekking voor een groot deel gemandateerd binnen de gemeentelijke organisatie. Mandaat is bedoeld voor vaak terugkerende gevallen. Op die manier wordt het besluitvormingsproces rondom individuele subsidies versneld. Het college blijft echter eindverantwoordelijk voor een goede uitvoering van het subsidieproces en daarmee voor toepassing van de Asv (of specifieke verordening) en toepassing van het merendeel van de in deze nota opgenomen kaders.

In onderstaande tabel is uitgewerkt hoe de beschrijving van formele rollen en verantwoordelijkheden zich vertaalt naar de drie basiselementen van het proces van subsidieverlening (aanvraag, verlening en vaststelling).

Entiteit

Rol algemeen

Rol bij de subsidieaanvraag

Rol bij subsidieverlening

Rol bij/na vaststelling

Raad

Stelt kaders subsidiebeleid, Asv en budget vast

Controleert college

Geen formele rol of verantwoordelijkheid

Geen formele rol of verantwoordelijkheid

Geen formele rol of verantwoordelijkheid

College

Nadere regels stellen aan subsidiebeleid

Zorgdragen voor zorgvuldige uitvoering van het subsidieproces

Geen formele rol of verantwoordelijkheid

Formele subsidieverlener

Kan nadere regels omtrent verplichtingen stellen aan individuele subsidieontvanger

Mandateert budgethouders voor subsidieverlening

Het college verstrekt zelf incidentele subsidies.

Formele subsidievaststeller

Mandateert budgethouders voor subsidievaststelling

Vakinhoudelijke afdeling

Inhoudelijk adviseur

Verantwoordelijk voor inhoud (eigenaar subsidieregeling) en budget

Adviseur op inhoud en budget

(Al dan niet) Inhoudelijk accorderen verleningsbesluit

Tekeningsbevoegdheid is gestaffeld naar analogie van gunningsbrieven bij team Inkoop

(Al dan niet) Inhoudelijk accorderen besluit tot vaststelling

Team Subsidies

Uitvoering subsidieproces

Adviseur bij opstellen subsidieregelingen

Controleert de aanvraag op tijdigheid, rechtmatigheid en volledigheid

Communiceert met de aanvrager over het subsidieproces

Informeert de aanvrager over beoordeling van de subsidieaanvraag

Informeert bij positieve beschikking over na te komen verplichtingen

Controleert tijdigheid, rechtmatigheid en volledigheid van het verzoek tot vaststelling (inclusief financiële verantwoording)

Toetst op gemaakte afspraken

Informeert subsidieontvanger over de uitkomst subsidievaststelling

Terugvordering van teveel verstrekte subsidiegelden.

4.3 Team Subsidies

Het team Subsidies vervult in de gemeente een centrale adviserende, controlerende en ondersteunde rol in het subsidieproces. De adviserende functie heeft betrekking op het opstellen van subsidieregelingen, op de subsidieverlening en –vaststelling per gesubsidieerde instelling en op preventief en reactief onderzoek (scans naar de financiële gezondheid van instellingen en bij vermoedens van oneigenlijk gebruik van subsidies). Een afzonderlijke kwaliteitsmedewerker stelt rapportages op en dashboards samen ten behoeve van stakeholders/subsidieregeling-eigenaren. De ondersteunende functie heeft vooral betrekking op het beheren van informatie op de website www.maastricht.nl/subsidies, de centrale brievenbus/vraagbaak, coördinatie en publicatie van het subsidieregister, configureren van subsidieregelingen in het systeem, up to date houden van de website en het workflowsysteem en het geven van trainingen aan medewerkers en externe subsidieaanvragers.

4.4 Overige relevante functies/rollen

Concerncontrol

Onafhankelijk toezicht vindt eveneens plaats door Concerncontrol. De rol van concerncontrol is tweeledig: vanuit de wettelijke controletaak van de jaarrekening en onderzoek op specifiek verzoek van het college of de raad.

-Bij de wettelijke controle van de jaarrekening wordt de financiële rechtmatigheid en de getrouwheid van de jaarrekening gecontroleerd. Zoals het naleven van relevante wet- en regelgeving, het Misbruik en Oneigenlijk beleid (M&O) en de begrotingsrechtmatigheid. Onderdeel van deze controle zijn steekproefsgewijze reviews op de kwaliteit van de werkzaamheden van instellingsaccountants waar de gemeente in belangrijke mate op steunt voor subsidievaststellingen.

-Op verzoek van het college of raad kan concerncontrol financiële reviews uit bij gesubsidieerde instellingen. In de praktijk gaat het via beleidsafdelingen van diensten, ondersteund door het team Subsidies. Bijvoorbeeld ingeval van financiële problemen of vragen ten aanzien van het naleven van subsidieverplichtingen.

De Rekenkamer

De Rekenkamer Maastricht tot slot, is onafhankelijk en onderzoekt of het college de feitelijke subsidieverstrekking binnen de kaders - die door de raad zijn gesteld - uitvoert. De Rekenkamer kan nagaan

of het college het geld van de gemeente goed besteedt. Ook kan zij kijken naar de bedrijfsvoering van bijvoorbeeld een Maastrichtse welzijnsinstelling. De Rekenkamer rapporteert de uitkomsten van het onderzoek aan de Raad. Die kan dan besluiten nemen of maatregelen treffen.

Raad

In de raadsvergadering van 20 december 2022 heeft de raad besloten de aanbevelingen in dit rekenkamer­rapport over te nemen.

Aanbeveling 1 aan het college

Aanbeveling is om kaderstellende beleidsdocumenten op te stellen die het subsidiebeleid van de gemeente op hoofdlijnen beschrijven (waar onder de afweging tussen outcome/output/throughput en input van de subsidie én een duidelijke beleidsregel hoe te handelen als de doelstellingen niet worden bereikt) en waarmee tevens de instrumentafweging expliciet kan worden gemaakt en deze voor te leggen aan de raad.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Met de vaststelling van deze Kadernota Subsidiebeleid (en de beleidsregel), tezamen met de huidige Asv wordt voldaan aan deze aanbeveling. Daarmee zijn de spelregels inzake de gemeentelijke subsidieverstrekking actueel, volledig en duidelijk.

Aanbeveling 2 aan de raad

De aanbeveling aan de raad is om het college te verzoeken om jaarlijks verslag te doen aan de raad over het subsidiebeleid, zowel financieel (begroot, realisatie, afwijkingen) als inhoudelijk (resultaten versus doelstellingen) en deze informatie meerjarig op te laten bouwen, zodat vergelijking met eerdere jaren inzichtelijk is (gaat het beter, gaat het minder en waar komt dat door?). Laat het college naast de presentatie van de ‘harde’ feitelijke informatie (zowel financieel als inhoudelijk) ook duiding geven aan deze informatie. Vraag dit bij voorkeur in de vorm van een afzonderlijk verslag (en niet als onderdeel van de begroting of jaarstukken) zodat de raad hier op een gepast moment gericht aandacht aan kan besteden en ook meerjarig inzicht kan worden gedeeld.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling aan het college.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Met de Commissie Begroten en Verantwoorden willen we afspraken maken over de wijze van verslaglegging en de frequentie daarvan. We willen dit in de loop van 2026 gaan bespreken. In de Kadernota is opgenomen dat alle regelingen om de 5 jaar geëvalueerd dienen te worden (dit staat overigens ook in art. 4:24 Awb). Op basis daarvan besluit het college over wel of niet continueren van subsidieregelingen.

Aanbeveling 3 aan het college

Aanbeveling is om een set indicatoren te ontwikkelen, afgeleid van de maat­schappelijke doelstellingen uit de begroting, die als hulpmiddel kunnen dienen om de doeltreffendheid van de subsidies te kunnen monitoren, vergelijken en beoordelen. Zodoende kan worden vastgesteld wat de bijdrage van (een) subsidieontvanger(s) is aan de door de gemeente geformuleerde maatschappelijke doelstelling en of een of meer subsidieontvangers meer of minder bijdragen dan een ander.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling aan het college.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Het is wenselijk dat bij iedere nieuwe subsidieregeling een aantal inhoudelijke indicatoren door de vakafdeling wordt bepaald, zodat de doeltreffendheid van de subsidies kan worden gemonitord.

Aanbeveling 4 aan het college

Aanbeveling is om in de werkproces­sen van de subsidie­verstrekking periodieke evaluatie­momenten in te bouwen waar beoordeeld wordt of met het subsidie-instrument de doelen bereikt worden.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling aan het college.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Zie reactie bij aanbeveling 2 aan de raad.

Aanbeveling 5 aan het college

Aanbeveling is om bij de verdere inrichting van een centraal subsidiebureau rekening te houden met een verdere uniformering, regulering en structurering van de subsidieprocessen. Betrek hierbij de volgende punten:

a.Centraliseer het opstellen van het beleid inclusief de instrumentkeuze en zorg voor een taakscheiding tussen beleid en uitvoering/verantwoording en borg de afstemming hiertussen.

b.Maak één portefeuillehouder overkoepelend verantwoordelijk voor het subsidiebeleid en beleg de verantwoordelijkheid voor de uitvoering/verantwoording bij (een) andere portefeuillehouder(s).

c.Beleg de verantwoordelijkheid voor het subsidie-verbetertraject bij één portefeuillehouder.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Punt a

De werkprocessen inzake subsidies zijn ten behoeve van het voornoemde subsidiesysteem standaard en uniform ingeregeld met de benodigde functiescheiding en beheersmaatregelen. Met accountant zijn afspraken gemaakt omtrent de te trekken steekproef.

Punt b en c

De wethouder bedrijfsvoering is en blijft overkoepelend verantwoordelijk voor het algemene subsidiebeleid (Asv) en –processen inclusief de (doorontwikkeling van) advisering, ondersteuning/administratie en bewaking hieromtrent.

De inhoudelijke afdelingen en in het verlengde daarvan de portefeuillehouders zijn en blijven inhoudelijk verantwoordelijk voor de afzonderlijke en inhoudelijke subsidieregelingen en verordeningen. En dus ook voor het realiseren van de beoogde doelen en effecten. Zij stellen de regelingen op samen met de jurist van het team subsidies. De budgethouder/manager van de inhoudelijke afdeling ondertekent de verlenings- en vaststellingsbeschikkingen.

Het team subsidies als uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor een correcte, doelmatige en rechtmatige afwikkeling van de verlenings- en vaststellingsaanvragen en ontzorgt daarmee de inhoudelijke afdelingen.

Aanbeveling 6 aan het college

Aanbeveling is om een subsidieregister te ontwikkelen dat voor iedereen (raad, burgers, bedrijven, instellingen) inzichtelijk maakt welke subsidies door de gemeente worden verstrekt en voor welke activiteiten. Het verdient daarbij de voorkeur dat de informatie op een zodanige manier wordt gepresen­teerd dat deze ook be- en verwerkt kan worden. De rekenkamer verwijst hierbij ook naar de op 1 mei 2022 in werking tredende Wet open overheid (Woo) die de mogelijkheid geeft om de informatie over beschikkingen inzake subsidies aan anderen dan natuurlijke personen openbaar te maken in een voor personen elektronisch raadpleegbaar overzicht.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Om inzichtelijk te maken welke subsidies verstrekt zijn aan wie, beschikt Maastricht over een subsidieregister dat staat gepubliceerd op https://subsidieregister.maastricht.nl . Het geeft een overzicht van subsidies die zijn verstrekt vanaf Q2 2024.

De voorwaarden van de Woo omtrent het openbaren van subsidies zijn nog niet definitief vastgesteld. Ook is de ingangsdatum voor deze categorie nog niet bekend. Wij blijven de landelijke ontwikkelingen volgen.

Als de criteria bekend zijn, zullen we hiermee aan de slag gaan.

Aanbeveling 7 aan het college

Aanbeveling is om een overzichtelijke ‘subsidie-pagina’ op de website te maken en ervoor te zorgen dat deze goed vindbaar is met voor de hand liggende zoektermen. Gelet op de informatiebehoefte van mogelijke subsidie-aanvragers en met het oog op transparantie voor de burger pleit de rekenkamer er voor om de op te zetten subsidiepagina, al dan niet stapsgewijs, te verbreden zoals in dit onderzoek geschetst.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Er is een inmiddels een gemeentelijke website actief waarop alle actieve subsidieregelingen en verordeningen zijn gepubliceerd. Voor alle aanvragers wordt duidelijk ‘of en zo ja’ onder welke voorwaarden men in aanmerking komt voor subsidies. Aangevraagde subsidies kunnen worden gevolgd met een eigen ‘mijn subsidie’ portal.

Aanbeveling 8 aan het college

Aanbeveling is om, als onderdeel van het verbeter­traject, een procedure uit te werken die belangenver­strengeling en misbruik rond subsidieverstrekking zoveel mogelijk uitsluit en dit op alle niveaus te betrekken: ambtenaren, collegeleden, raadsleden en subsidie-aanvragers. Stel daarbij duidelijke regels en criteria op, publiceer dit duidelijk vindbaar voor de buitenwereld en leg hier verantwoording over af (transparantie).

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Ten aanzien van deze aanbevelingen kunnen we opmerken dat in de nieuwe werkprocessen functiescheiding en beheersmaatregelen/controls zijn doorgevoerd. Daarmee wordt het risico verkleind. Voor ambtenaren en politici gelden aanvullend integriteitsvereisten en gedragscode. Voor subsidieaanvragers is ook expliciet in de Kadernota opgenomen dat de wet Bibob kan worden toegepast.

Aanbeveling 9 aan het college

1Advies is om ordentelijke subsidiedossiers aan te leggen zodat alle aspecten van subsidieverlening transparant zijn en snel zichtbaar kunnen worden gemaakt.

Standpunt college

Wij onderschrijven deze aanbeveling.

Mate van opvolging door het college (stand 4e kwartaal 2024)

Bij de inrichting en de implementatie van het subsidie-workflowsysteem met bijbehorende werkprocessen worden de subsidiedossiers eenduidig aangelegd waarbij alle informatie rondom aanvraag, verlening en vaststelling inclusief afwegingen, overwegingen en goedkeuringen zijn vastgelegd in het dossier en archiefwetwaardig gearchiveerd.

Hoofdstuk 1: Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze beleidsregel wordt verstaan onder:

-Asv: vigerende Algemene subsidieverordening;

-Awb: Algemene wet bestuursrecht;

-Begrotingssubsidie: subsidie op grond van art. 4:23 lid 3 sub c Awb. Dit betreft een subsidie die met naam van de ontvanger en het maximale subsidiebedrag is opgenomen in de Programmabegroting;

-Boekjaarsubsidie: een subsidie voor activiteiten die uitgevoerd worden in een boekjaar, passend binnen de beleidsdoelen van de Gemeente Maastricht;

-Ernstige onregelmatigheden: wijziging van feiten en/of omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag (bijvoorbeeld misbruik);

-Fraude: zaken die doorgaans met de term fraude worden aangeduid, waarbij kan worden gedacht aan: valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, benadeling van de gemeente Maastricht als schuldeiser of rechthebbende, corruptie, diefstal en/of verduistering;

-Incidentele subsidie: subsidie voor incidentele gevallen (verstrekt voor ten hoogste vier jaren) die op grond van artikel 4:23 lid 3 sub d Awb uitgezonderd is van het vereiste dat subsidies op een wettelijk voorschrift moeten zijn gebaseerd;

-Kortingspercentage: percentage waarmee bij de subsidievaststelling gekort kan worden indien bepaalde aan de subsidie verbonden verplichtingen niet zijn nagekomen;

-Meldingsplicht: de plicht van de subsidieontvanger om bij burgemeester een wethouders te melden, indien aannemelijk is dat een of meer van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht of dat niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan;

-Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte (te hoge) overheidssubsidies of-uitkeringen te verkrijgen;

-Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

-Projectduur: de periode, zoals opgenomen in de subsidiebeschikking, waarbinnen het project moet worden gerealiseerd;

-Projectsubsidie: een subsidie voor een activiteit of een samenhangend geheel van activiteiten die afgebakend zijn in de tijd en zijn gericht op (een) specifiek(e) eindresulta(a)t(en);

-Resultaatdoelstellingen: de doelstellingen c.q. resultaten zoals opgenomen in het bij de subsidieaanvraag ingediende projectplan en/of in de subsidiebeschikking;

-Sponsoring: Het verlenen van financiële steun aan een organisatie of persoon waarbij de gemeente als tegenprestatie een vorm van publiciteit verwerft;

-Subsidieportaal: het digitale portaal zoals te bereiken via de website van de gemeente Maastricht;

-Vastgestelde subsidiebedrag: het na de verlening dan wel zonder voorafgaande verleningsbeschikking, vastgestelde subsidiebedrag;

-Vastgestelde subsidiebedrag: het verleende subsidiebedrag verlaagd met (de) het kortingsbedrag(en) vanwege het niet (geheel) uitvoeren van de activiteit(en) c.q. het naar rato bijgestelde subsidiebedrag, conform het gestelde in de subsidiebeschikking;

-Verwervingstafel: ambtelijk overleg waarbij geadviseerd wordt over welk instrument van toepassing is: inkoop of subsidie;

-Wet Bibob: Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. Het doel van de Wet Bibob is het voorkomen dat strafbare activiteiten door de overheid worden gefaciliteerd en/of dat onrechtmatig verkregen voordeel wordt gebruikt. Deze wet voorziet in de mogelijkheid om de achtergrond van bedrijven en personen te screenen aan de hand van een Bibob-toets en voorziet in een mogelijke weigerings- wijzigings- en intrekkingsgrond om crimineel misbruik te voorkomen.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Deze beleidsregel is van toepassing op subsidies waarop de Asv van toepassing is.

Artikel 3. Afwegingskader subsidie of inkoop

1Voor het realiseren van de beleidsdoelen wordt op de zogenaamde Verwervingstafel gekozen voor subsidie of inkoop (in het specifieke geval).

2Bij de afweging tussen subsidie of inkoop worden de definities gehanteerd zoals opgenomen in artikel 4:21 Awb (definitie ‘subsidie’) en in artikel 2 lid 5 Richtlijn 2014/24/EU (definitie ‘overheidsopdracht’).

3Bij de afweging zoals in lid 2 opgenomen wordt het afwegingskader gehanteerd zoals opgenomen in de bijlage bij deze beleidsregel.

4De adviezen afkomstig van de Verwervingstafel zijn bindend voor de uitvoering.

5Indien er discussie ontstaat naar aanleiding van het advies van de Verwervingstafel, dan zullen de (team)managers van het betrokken vakinhoudelijke team en de teams Subsidies en Inkoop in overleg treden om zodoende samen een uitkomst (uitvoeringsrichting) te bepalen. Indien deze managers het niet eens zijn, dan heeft de vakinhoudelijke manager de beslissende stem, vanwege diens verantwoordelijkheid voor de inhoud.

Artikel 4. Sponsoring

1Een sponsorverzoek in de vorm van financiële middelen wordt, in beginsel, gezien als een subsidieaanvraag en wordt op dezelfde manier behandeld en afgehandeld als een aanvraag voor een subsidie.

2Een sponsorverzoek waarbij de verzoeker de gemeente vraagt om een sponsoring in de vorm van zaken en/of diensten, wordt niet gezien als een subsidieaanvraag en zal worden overgedragen aan de bijhorende beleidsafdeling.

Hoofdstuk 2: Bevoorschotting en uitbetaling

Artikel 5. Bevoorschottingssystematiek en uitbetaling

De volgende categorieën zijn in dit kader te onderscheiden:

A. Subsidies tot en met € 5.000,00

Bij alle subsidies tot en met € 5.000,00 zal het totale subsidiebedrag in één keer worden overgemaakt op de rekening van de subsidieontvanger tenzij in de verleningsbeschikking en/of in de subsidieregeling anders is besloten.

B. Subsidies van meer dan € 5.000,00

tot en met € 75.000,00 Bij subsidies van meer dan € 5.000,00 tot en met € 75.000,00 wordt bij de subsidieverleningsbeschikking in beginsel een voorschot verleend van 90%. Indien er in de subsidieregeling of de verleningsbeschikking andere afspraken staan (andere procentuele hoogte van het voorschot of andere bevoorschottingstermijnen), worden deze aangehouden.

C. Subsidies van meer dan € 75.000,00

Bij subsidies van meer dan € 75.000,00 kan een schema van de bevoorschotting worden opgenomen tot een maximum van 90%. De momenten van uitbetaling van de voorschotten worden dan opgenomen in de verleningsbeschikking. Indien er in de van toepassing zijnde subsidieregeling of de verleningsbeschikking andere afspraken staan, worden deze aangehouden.

Artikel 6. Aangepaste bevoorschotting

1Indien de subsidieontvanger op grond van zijn meldingsplicht aangeeft, dat de uitvoering van de gesubsidieerde activiteit(en) niet conform de subsidieverleningsbeschikking plaatsvindt, kan (indien nodig) het bevoorschottingsritme en de hoogte van de nog te ontvangen voorschotten worden aangepast.

2De bevoorschotting zal conform de in dit hoofdstuk geschetste beleidslijn worden toegepast, tenzij burgemeester en wethouders anders bepalen (bijvoorbeeld bij grote subsidiebedragen of bij meer dan normale risico's).

3In onderstaande specifieke gevallen (gevallen waarin er sprake is van urgentie dan wel indien de verleningsbeschikking erg vertraagd is) kunnen burgemeester en wethouders besluiten om over te gaan tot uitbetaling van een voorschot voorafgaand aan de formele verlening van de subsidie.

a) indien er sprake is van een urgente situatie waarbij de aanvrager in mogelijke financiële problemen kan komen te verkeren indien het voorschot niet direct wordt overgemaakt; of

b) indien, ten gevolge van vertraging die is toe te rekenen aan de gemeente, de aanvrager in mogelijke financiële problemen kan komen te verkeren indien het voorschot niet direct wordt overgemaakt.

4In het geval van lid 3 dient een bevoegdelijk ondertekend verzoek hiertoe door de subsidieontvanger te worden ingediend bij burgemeester en wethouders.

Hoofdstuk 3: Projectduurwijzigingen

Artikel 7. Te honoreren verzoeken projectduurwijziging

1Bij een verzoek om een projectduurwijziging moet duidelijk zijn wat de reden is van het niet binnen de in de subsidiebeschikking opgenomen looptijd van het project kunnen realiseren van de beoogde resultaten. Verder moet duidelijk zijn binnen welke termijn realisatie van het project alsnog mogelijk is en of de oorspronkelijk met het project beoogde doelen en maatschappelijke effecten alsnog kunnen worden bereikt.

2Projectduurwijzigingen worden toegestaan indien de wijziging van de geplande en in de subsidiebeschikking opgenomen looptijd niet verwijtbaar is aan de subsidieontvanger. Dit zal veelal het geval zijn indien de wijzigingen worden veroorzaakt door externe en onvoorziene, buiten de (directe) macht van de subsidieontvanger gelegen omstandigheden of actoren. Bij de afweging omtrent de mate van verwijtbaarheid zal de professionaliteit van de subsidieontvanger mee worden gewogen.

3Voorwaarde voor honorering van een projectduurwijziging is dat met de uitvoering/afronding van het project op een ander/later tijdstip het oorspronkelijk beoogde gemeentelijke beleidsdoel wel nog moet kunnen worden bereikt, evenals het beoogde maatschappelijk effect van het project.

4Indien sprake is van bijzondere omstandigheden kan een projectduurwijziging toch worden gehonoreerd.

5Van bijzondere omstandigheden zoals bedoeld in het vorige lid zal in ieder geval sprake zijn in (minimaal één van) de volgende gevallen:

a.Indien het met het project te bereiken doel van grote (bestuurlijke/politieke) importantie is voor de realisatie van het betreffende gemeentelijk beleid.

b.Indien een project deel uitmaakt van een samenhangend geheel van projecten, waarbij één of meerdere projecten niet voltooid kan/kunnen worden zonder dit project.

c.Indien naast de gemeentelijke subsidie andere overheidssubsidies aan het project verbonden zijn, die in gevaar zouden kunnen komen bij het niet toestaan van de (volgende) projectduurwijziging.

Artikel 8. Af te wijzen verzoeken om projectduurwijziging

1Een verzoek om projectduurwijziging wordt afgewezen indien:

a.het verzoek pas is ingediend nadat de oorspronkelijk in de subsidiebeschikking opgenomen looptijd van het project is geëindigd;

b.reeds eerder een verzoek om projectduurwijziging voor het betreffende project is gehonoreerd;

c.de ontstane wijziging in de looptijd van de uitvoering van het project verwijtbaar is aan de subsidieontvanger;

d.dit verzoek is ingegeven door de wens eventuele subsidiegelden die resteren na uitvoering van het project alsnog te kunnen besteden aan activiteiten of investeringen gelegen buiten het gesubsidieerde project;

e.de looptijd van de projectduurwijziging een nieuw subsidieverzoek/subsidieverlening voor een nieuw subsidieperiode doorkruist en dit eenzelfde subsidieactiviteit betreft.

2Bij de afweging in het geval van artikel 8 lid 1 onder c zal de professionaliteit van de subsidieontvanger worden meegewogen.

Artikel 9. Samenloop met andere regels

1De gemeente subsidieert in beginsel activiteiten slecht éénmaal per subsidieperiode ook al zouden deze activiteiten onder meerdere subsidieregelingen of verordeningen kunnen worden gesubsidieerd. Per subsidieregeling kan hiervan expliciet in de regeling worden afgeweken.

2Indien subsidies worden verleend op grond van door de Europese Commissie goedgekeurde programma's en de specifieke regelgeving die hierop van toepassing is beperkingen inhouden voor wat betreft termijnverlengingen gaat deze regelgeving boven het bepaalde in dit hoofdstuk.

Hoofdstuk 4: Sancties en handhaving

Artikel 10. Doelstelling

Sanctionering en/of handhaving dient een of meer van de volgende doelen te hebben:

1het voorkomen dat subsidieontvangers de in wet- en regelgeving dan wel in de subsidiebeschikking opgenomen verplichtingen niet nakomen;

2de handhaafbaarheid vergroten;

3de schade die door misbruik ontstaat beperken;

4het op uniforme wijze korten van subsidies/sanctioneren van subsidieontvangers.

Artikel 11. Interne controle en steekproef

1Binnen de Gemeente Maastricht wordt door de afdeling Concern Control jaarlijks een controle en steekproef uitgevoerd.

2De controle en steekproef bestaan uit:

•Controle met betrekking tot de top 10 grootste subsidies qua omvang in euro’s;

•een steekproef op de restpopulatie, inclusief alle verstrekkingen kleiner dan en tot en met € 5.000,00.

Artikel 12. Integriteitsbeoordeling

1Op grond van de Wet Bibob komt de gemeente de bevoegdheid toe om intern een Bibob-toets uit te voeren of zich extern door het Landelijk Bureau Bibob (LBB) te laten adviseren over de subsidieaanvrager. De gemeente kan de aanvrager verzoeken de benodigde informatie daarvoor aan te leveren.

2De gemeente heeft de mogelijkheid om op grond van de interne dan wel externe Bibob-toetsing een aanvraag te weigeren, dan wel een beschikking in te trekken of te wijzigen.

3Op grond van de Beleidsregel voor de toepassing van de Wet Bibob Gemeente Maastricht doet de gemeente een Bibob-toets bij een aanvraag voor een subsidie of een (deels) verleende subsidie in de gevallen zoals in die beleidsregel genoemd.

Artikel 13. Sancties

1Een sanctie wordt opgelegd in het geval de subsidieontvanger de in de subsidieregeling dan wel de Asv opgenomen verplichtingen en/of de in de subsidiebeschikking opgelegde verplichtingen, niet of niet geheel nakomt.

2De bepalingen betreffende sanctionering in dit hoofdstuk kan gezien worden als een aanvulling op afdeling 4.2.6 van de Awb.

3Sanctiemogelijkheden zijn:

a) preventief weigeren van een (toekomstige) subsidie;

b) intrekken of verlagen van de subsidie;

c) toepassen van kortingen;

d) in geval van fraude: aangifte bij de politie.

Artikel 14. Preventief weigeren

1In aanvulling op het bepaalde in de Awb en de Asv kan de subsidie preventief worden geweigerd indien er gegronde redenen bestaan om aan te nemen dat er sprake is van ernstige onregelmatigheden aan de zijde van de subsidieontvanger.

2Onder redenen zoals bedoeld in lid 1 vallen in ieder geval de volgende gevallen:

a) Indien er aangifte is gedaan bij het Openbaar Ministerie vanwege vermoedens van strafbare feiten volgens artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering; dan wel

b) Indien een subsidie is geweigerd of ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob.

Artikel 15. Intrekken of verlagen van de subsidie

1Indien de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen houdt die gesteld worden aan de subsidie, kan dit consequenties hebben voor het verleende c.q. vastgestelde subsidiebedrag. Het subsidiebedrag of een gedeelte hiervan kan worden teruggevorderd indien:

a.de subsidieontvanger de gesubsidieerde activiteit niet realiseert, waardoor de aan de subsidie gekoppelde resultaatdoelstelling(en) niet gerealiseerd wordt/worden. In dat geval wordt de subsidie ingetrokken, dan wel op nihil vastgesteld;

b.de subsidieontvanger de gesubsidieerde activiteit gedeeltelijk niet realiseert, waardoor de aan de subsidie gekoppelde resultaatdoelstelling(en) gedeeltelijk niet gerealiseerd wordt/worden. In dat geval wordt de subsidie verlaagd met het kortingspercentage(s) of kortingsbedrag(en) zoals opgenomen in de verleningsbeschikking. Bij het ontbreken van een dergelijke korting, wordt de subsidie verlaagd of ingetrokken c.q. lager of op nihil vastgesteld, afhankelijk van de aard en de oorzaak van de afwijking (maatwerk);

c.de subsidieontvanger de overige verplichtingen, vastgelegd in de subsidiebeschikking, (gedeeltelijk) niet nakomt. De subsidie wordt in dat geval verlaagd met het kortingspercentage(s) dan wel kortingsbedrag(en) zoals opgenomen in de verleningsbeschikking. Bij het ontbreken van een dergelijke korting, afhankelijk van de aard en oorzaak van de afwijking, wordt de subsidie verlaagd of ingetrokken c.q. lager of op nihil vastgesteld (maatwerk).

2Indien in de verleningsbeschikking kortingspercentages zijn opgenomen, dan worden deze bij de vaststelling gehanteerd, tenzij de nadelige gevolgen van dat besluit onevenredig zijn in verhouding tot de met het besluit te dienen belangen.

Artikel 16. Aangifte

In geval van (een groot vermoeden van) fraude wordt aangifte gedaan bij de politie.

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen

Artikel 17. Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze beleidsregel wordt aangehaald als 'Beleidsregel Subsidies gemeente Maastricht 2025'.

2Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na de wettelijke bekendmaking.

Verschil tussen subsidie en inkoop

Een subsidie is een principieel andere vorm van financieren dan een overheidsopdracht (inkoop of aanbesteden). Bovendien geldt voor subsidies een ander rechtsregime dan voor inkoop. Bij geschillen zal de rechter daarom altijd nagaan of het feitelijk om een subsidie gaat of om inkoop, los van de naam die partijen aan de financiering geven. Als een ‘subsidie’ feitelijk als inkoop moet worden gezien, dan is het Burgerlijk Wetboek van toepassing, evenals de Europese aanbestedingsregels. De keuze tussen subsidie of inkoop moet daarom zorgvuldig en bewust worden gemaakt.

Eén van de belangrijkste verschillen tussen subsidie en inkoop is dat met een subsidie niet kan worden afgedwongen dat een activiteit ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Als een subsidieontvanger besluit om de gesubsidieerde activiteit niet (geheel) uit te voeren, dan is dat zijn goed recht. Hij kan aanspraak maken op geld wanneer hij de activiteiten uitvoert, maar is niet verplicht om dit (geheel of gedeeltelijk) uit te voeren. Een subsidie is namelijk vooral bedoeld om bepaalde activiteiten te stimuleren of mogelijk te maken. Wanneer de activiteiten niet (geheel) of niet conform de subsidieverlening worden uitgevoerd, wordt de subsidie lager of op nihil vastgesteld.

Bij inkoop kan de gemeente in beginsel wel nakoming eisen. Inkoop ligt daarom voor de hand wanneer de activiteit gewoon moet worden uitgevoerd en de gemeente ook nakoming wil kunnen eisen.

Hieronder staat een afwegingskader inkoop - subsidie.

Aan de hand het afwegingskader subsidie-inkoop kan worden bepaald of het financieren van bepaalde activiteiten vooral kenmerken heeft van een subsidie of van inkoop. Wanneer het financieren van een bepaalde activiteit meer kenmerken heeft van een subsidie dan van een opdracht, moet voor het instrument subsidie worden gekozen.

Afwegingskader Subsidie-Inkoop

Aan de hand van onderstaande criteria kan worden bepaald of een bepaalde activiteit of regeling meer kenmerken heeft van een subsidie of een inkoop.

Inkoop (overeenkomst)

Subsidie (beschikking)

1.

Definitie overheidsopdracht in richtlijn 2004/18:

•Schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel

•Tussen ondernemer(s) en aanbestedende dienst(en) gesloten

•Die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering van producten of het verlenen van diensten

•Definitie in Boek 6:213 Burgerlijk Wetboek (BW)= een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan.

Definitie in artikel 4:21 Awb: de aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

2.

Tweezijdige handeling (contract: aanbod en aanvaarding, wederkerigheid). Ondertekening door alle partijen.

Eenzijdige handeling (subsidiebeschikking; in beginsel geen prestatieplicht). Ondertekening door college of door gemandateerde.

3.

Uitvoeren van werken, leveren van diensten of goederen door derden aan de overheid, meestal ten behoeve van de uitvoering van eigen taken van het bestuursorgaan.

Concurrentie in principe mogelijk (marktwerking). Voor opdrachtnemer gaat het om een commerciële activiteit.

Vaak voor activiteiten die te maken hebben met het ‘algemeen belang’, waarbij subsidieverstrekker (vaak) belang heeft bij (het in stand houden van) activiteiten van de individuele aanvrager ten behoeve van derden.

Concurrentie of marktwerking vaak niet goed mogelijk.

4.

Bij aangaan overeenkomst: mogelijk aanbestedingsplicht ingevolge het gemeentelijk inkoopbeleid, de Aanbestedingswet of Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Bij aangaan subsidierelatie: geen expliciete aanbestedingsverplichting. Het is wel mogelijk om een subsidietender in te richten.

5.

Geen plicht tot gunnen opdracht en aangaan overeenkomst. Zelfs niet als voldaan is aan vereisten inzake selectie en gunning in de aanbesteding (onder voorbehoud van precontractuele eisen van redelijkheid en billijkheid en goede trouw).

Bij voldoen aan (objectieve) subsidiecriteria: recht op betaling subsidie.

6.

Aanbesteding is gericht op het verrichten van activiteiten tegen het gunningscriterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving (combinatie van prijs en kwaliteitscriteria).

Zie inkoopbeleid voor grensbedragen waarboven meerdere offertes moeten worden gevraagd en wanneer er een aanbesteding moet worden ingericht.

Subsidie is gericht op hoe dan ook laten verrichten van activiteiten. Soms wordt een meer dan marktconforme vergoeding gegeven (als anders de activiteit die in algemeen belang is niet wordt uitgevoerd).

NB. Vergoeding waarbij bewust meer dan marktconforme vergoeding wordt gegeven kan potentieel risico op staatssteun meebrengen.

7.

Branchevoorwaarden, inkoopvoorwaarden, contractvoorwaarden van toepassing.

Subsidieregeling, -criteria en –voorwaarden van toepassing (wettelijk voorschrift, verordening, beleidsregels).

8.

Initiatief bij opdrachtgever die zijn eisen en wensen formuleert in programma van eisen (PvE) waarna een offertevraag of aanbesteding volgt.

Initiatief bij subsidieaanvrager die behoefte aan subsidie moet aantonen. Door aanvraag gaat subsidieprocedure lopen.

9.

Burgerlijk recht (privaatrecht) van toepassing op inkoopprocedure en de overeenkomst.

Bij een geschil is burgerlijke rechter bevoegd.

Bestuursrecht van toepassing op subsidie.

Bezwaar bij bestuursorgaan, beroep bij bestuursrechter.

10.

Bij niet nakoming overeenkomst: nakoming overeenkomst kan worden gevorderd. Afdwingbaarheid. Afspraken gemaakt onder bezwarende titel (d.w.z. tegen betaling of op geld waardeerbaar). Mogelijkheid van boeteclausules in overeenkomst.

Bij de oplevering van het eindproduct/dienst gaat het eigendom vaak over naar de opdrachtgever en wordt sterker gestuurd op de formulering van de inhoud ervan.

Bij niet nakomen subsidiecriteria: lagere subsidie of nihilvaststelling en terugvorderingsmogelijkheid wegens onverschuldigde betaling. Prestatie tegenover subsidie niet of beperkt afdwingbaar.

Hoe meer resultaatverplichtingen zijn vereist of zijn vastgelegd in een aan de subsidie-beschikking gekoppelde uitvoerings-overeenkomst (zie art. 4:36 Awb), hoe eerder een subsidie de richting van overeenkomst opgaat (prestatie wel afdwingbaar).

11.

Facturen voor wederprestatie op grond van een overeenkomst worden veelal betaald na levering of (deel)prestatie.

Bij subsidie is vaak sprake van bevoorschotting op basis van liquiditeitsbehoefte van de subsidievragende instelling. Gaat om deel of geheel van de werkelijke gemaakte en betaalde kosten.

12.

BTW verschuldigd (behalve bij enkele uitzonderingen).

Geen BTW verschuldigd behalve bij subsidies waar een direct aanwijsbare tegenprestatie tegenover staat (zoals prijssubsidies) en waarbij er een rechtstreeks verband is tussen de subsidie en de verrichte tegenprestatie.

13.

In principe vergoeding van de marktprijs (is kostprijs plus winstmarge voor opdrachtnemer).

Vergoeding, deels of geheel, van kostprijs (geen vergoeding voor winst).

14.

Betaling voor aan opdrachtgever geleverde goederen, werken of diensten.

Vooral stimuleringsbijdrage (ter ondersteuning beleidsdoelen).

15.

Overeenkomst schept geen verplichtingen voor de periode na de looptijd van de overeenkomst.

Structurele subsidies (3 jaar of langer) moeten in een ‘redelijke termijn’ worden afgebouwd. Wijziging moet tijdig worden aangekondigd.

16.

Is er sprake van ‘de uitvoering van een wettelijke taak van de gemeente’? Zo ja, dan heb je waarschijnlijk te maken met een ‘overheidsopdracht’.

Is er sprake van ‘de uitvoering van een wettelijke taak van de gemeente’? Zo ja, dan heb je waarschijnlijk te maken met een ‘overheidsopdracht’.