Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Maastricht 2024

DE RAAD DER GEMEENTE MAASTRICHT,

gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d. 25 april 2023, domein bedrijfsvoering, afdeling juridische zaken, no. 2023.02026;

gelet op Artikel 147 Gemeentewet;

BESLUIT:

De raad besluit:

1) Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Maastricht uit 2019 in te trekken en

2) Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Maastricht 2024 vast te stellen.

Vooraf

De gemeente Maastricht doet voor de uitoefening van haar taken veelvuldig beroep op de inzet van externe partijen. Producten, werkzaamheden en diensten die de gemeente niet zelf kan of wil leveren worden uitbesteed. Zodra die behoefte er is vindt een strategische afweging plaats of deze producten, diensten of activiteiten via subsidiëring of via inkoop worden gerealiseerd.

Deze beleidsnota is gericht op een actualisering van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.

1dit beleid is al in april 2023 door het college behandeld. Vervolgens is vaststelling door uw raad aangehouden in afwachting van het art. 213a onderzoek. Nu duidelijk is geworden dat de uitkomsten van dit onderzoek geen effect hebben op het inkoop- en aanbestedingsbeleid als zodanig, wordt het beleid alsnog aan uw raad voorgelegd ter vaststelling. Overal waar ‘inkoopbeleid 2023’ stond, is dit daarom gewijzigd naar ‘inkoopbeleid 2024’. is tekstueel aangepast dat centralisering van bedrijfsvoering inmiddels heeft plaatsgevonden en is dit beleid in lijn gebracht met besluitvorming van het college d.d. 26 november 2024 omtrent maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI)

Het verankeren van relevante speerpunten uit “Maastricht, stad van verbondenheid, coalitieakkoord 2022-2026” in dit strategisch inkoop- en aanbestedingsbeleid is daarbij een belangrijke doelstelling en vormt daarmee de kapstok voor de operationele inkoop- en aanbesteding. Bestuurlijke toezeggingen inzake het hanteren van better performance hebben eveneens een plaats gekregen. Bovendien dient deze beleidsnota eens in de vijf jaar te worden geactualiseerd.

Ten opzichte van de beleidsnota uit 2019 springen nu 3 wijzigingen in het oog.

1Waar we voorheen vooral duurzaamheid benoemden is dit nu een breder kader geworden, MVOI. Hierbij vallen met name de elementen energietransitie en de circulaire economie op.

2Social Return heeft in dit document een meer verplichtend karakter gekregen.

3Better Performance heeft zijn intrede gedaan met name bij het inkopen van (infrastructurele) werken.

De termen MVOI en Better performance worden in dit document natuurlijk verder toegelicht.

Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is bedoeld als handvat en leidraad voor gemeente Maastricht als professionele inkooporganisatie bij inkooptrajecten. Het biedt aanknopingspunten om beleidskeuzes verder vorm te geven en om de rol als professioneel opdrachtgever inclusief de ambities uit het coalitieakkoord op een doelmatige en rechtmatige wijze in te vullen. Het inkoopbeleid heeft dan ook oog voor diversiteit, vakspecifieke behoeften en verschillende ambities waaronder duurzaamheid, circulaire economie en social return.

Dit door de raad vastgesteld inkoopbeleid bevat de doelstellingen en uitgangspunten voor de uitoefening van inkoop en aanbesteding en vormt daarmee het beleidskader voor college en ambtelijke organisatie. Het inkoopbeleid biedt college en raad vanuit hun bestuurlijke verantwoordelijkheid inzicht in de wijze waarop het taakveld inkoop en aanbesteding functioneert en hoe de vastgestelde beleidskeuzes in inkoop worden vertaald. Het inkoopbeleid is geen doel op zich maar een hulpmiddel om bij te dragen aan bestuurlijk/maatschappelijk gewenste ontwikkelingen en doelen. Daarnaast zorgt het inkoopbeleid ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente Maastricht bij haar Inkopen hanteert. Het zorgt voor meer transparantie bij inkopen en aanbesteden. Naast het inkoopbeleid wordt ook het inkoop- en aanbestedingshandboek geactualiseerd. Het handboek is een separaat document en bevat de uitvoeringsregels voor inkoop en aanbesteding en is daarmee een collegebevoegdheid. Het handboek wordt periodiek geactualiseerd op basis van landelijke-en marktontwikkelingen en jurisprudentie. Dit handboek is door de centralisering van de inkoopfunctie niet meer primair gericht op de uitvoerige omschrijving van de toepassing van het inkoopbeleid door de ambtelijke organisatie. Het handboek bevat in de nieuwe vorm vooral een helder startpunt voor de ambtelijke organisatie, waarbij duidelijk wordt aangegeven bij welke grenzen de decentrale bevoegdheden beginnen en eindigen.

In het kader van een verdere professionalisering van de gemeentelijke bedrijfsvoering zijn de ondersteunende taken rondom inkoop en subsidiëring gecentraliseerd. Voor de centralisering werden deze taken, bij de afzonderlijke organisatieonderdelen, nog op verschillende wijzen uitgevoerd. Door bundeling van de hiermee gepaard gaande capaciteit en kennis werkt de gemeente aan verdere uniformering, specialisering en versterking van de interne dienstverlening rond dit thema aan de inhoudelijke vakafdelingen. Deze blijven opdrachtgever en verantwoordelijk eigenaar van de ingekochte of gesubsidieerde producten, werkzaamheden en diensten. Door de centralisatie wordt er overzicht en inzicht verkregen, dit om uiteindelijk doelmatig en rechtmatig in te kopen.

Deze centralisering van de inkoopfunctie brengt met zich mee dat er op onderdelen in het generieke inkoopproces een verschuiving van taken en verantwoordelijkheden plaatsvindt. Met het generieke inkoopproces wordt bedoeld dat het niet alleen gaat om het uitvoeren van een aanbesteding en de gunning van de opdracht aan een ondernemer. Ook wordt via contractmanagement bewaakt dat de contractafspraken worden gerealiseerd en dat de beoogde beleidsresultaten worden gemonitord.

Inleiding

Doel van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Deze strategische beleidsnota formuleert de kaders, doelstellingen en uitgangspunten voor het inkopen en aanbesteden voor leveringen, diensten en werken door de gemeente Maastricht. Hiermee, en met de centralisering van de inkoopfunctie, kan het inkoopbeleid op uniforme en rechtmatige wijze door de gehele organisatie worden toegepast en weet iedereen welke ambities de gemeente nastreeft. Het inkoopbeleid faciliteert en ondersteunt de realisatie van het inhoudelijk beleid.

Gemeente Maastricht wil ook bij inkoop en aanbesteden samenwerken met regiopartners. Inkopen die voor Maastricht een potentiële meerwaarde opleveren worden bij voorkeur gezamenlijk in de markt gezet. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gezamenlijke aanbestedingen voor:

•de levering van duurzame, schone energie via zon, wind etc;

•de levering van ingenieursdiensten

•externe inhuur van personeel

Inkoop heeft bij het bepalen van de gewenste inkoopprocedure oog voor het midden en klein bedrijf. Daarbij worden de Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties (ook wel Global Goals genoemd) ook voor het MKB daar waar mogelijk verankerd bij inkoopprocedures en via KPI’s vertaald naar meetbare prestatieafspraken. Daarnaast beoordeelt Inkoop (o.a. in overleg met de projectleiders Social Return/Duurzaamheid) per aanbesteding in welke mate circulariteit, social return en duurzaamheid toepasbaar zijn en in de aanbestedingsdocumenten vastgelegd kunnen worden. En werken we voortdurend aan de professionalisering van de (inkoop)organisatie.

Het centraal gepositioneerde team Inkoop faciliteert en adviseert vanaf aankopen > € 10.000 bindend de interne opdrachtgever over doelmatige en rechtmatige inkoop binnen de kaders van het inkoopbeleid en adviseert (on)gevraagd over inkoop en aanbesteden De opdrachtgever wordt ontzorgd doordat alle meervoudige onderhandse en openbare aanbestedingen door team Inkoop wordt uitgevoerd. De uiteindelijke gunning vindt vanuit de eigenaar/opdrachtgever plaats. Dit is een voorbeeld van professionaliseren van een gespecialiseerd proces, waarmee een uniforme en rechtmatige toepassing van wet- en regelgeving en het gemeentelijk inkoopbeleid is verankerd.

Naast dit meer algemene inkoop- en aanbestedingsbeleid worden in het Handboek Inkoop meer praktische handvatten gegeven voor de interne organisatie. Dit handboek wordt na vaststelling van het nieuwe inkoopbeleid ter besluitvorming voorgelegd aan het college en is hierna van kracht.