Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Maassluis

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maassluis;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Maassluis of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Maassluis;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Maassluis of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in de bij dit reglement behorend ‘Uitvoeringsbesluit verantwoordelijkheidsverdeling college’ dat telkens bij een wijziging van de samenstelling van het college, doch in ieder geval bij de aanvang van een nieuwe collegeperiode opnieuw wordt vastgesteld.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag aanvang 09:00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het Stadhuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip, plaats of digitaal te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 18 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

1Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname (van derden) aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

3Voor het geval dat er een onderwerp op de agenda staat waarbij een lid persoonlijk belang heeft of kan hebben, verlaat het lid de vergadering en neemt dit lid niet deel aan de beraadslagingen en besluitvorming. De afwezigheid wordt vermeld op de besluitenlijst.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 09:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk 2 werkdagen vóór de vergadering (uitgaande van Art. 3 lid 1 op vrijdag vóór 09:00 uur) aan de leden van het college.

2De vergaderstukken zijn voor de leden van het college digitaal in het bestuurlijk informatiesysteem ter inzage.

3Een voorstel wordt op de agenda van een collegevergadering geplaatst indien:

a) de portefeuillehouder(s) heeft of hebben aangegeven in te stemmen met de agendering en

b) de secretaris er blijk van heeft gegeven dat het voorstel naar zijn mening gereed is voor behandeling in een collegevergadering.

4Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 12 uur voor de vergadering, zo mogelijk met bijbehorende stukken, worden aangemeld bij de secretaris.

5Onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld, worden niet in behandeling genomen, tenzij voorzitter, secretaris en portefeuillehouder(s) van mening zijn dat er aanleiding is dit wel te doen.

6De agenda vermeldt daarnaast de vaststelling van de besluitenlijst van de voorgaande vergadering(en) en een aantal vaste agendapunten.

7Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

8De gemeentesecretaris maakt de definitieve agenda zo spoedig mogelijk openbaar.

Artikel 10. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Spoedbesluit

1Het college kan bij spoedeisende aangelegenheden buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een (digitaal) spoedbesluit.

2Een spoedbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3De gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger bepaalt welk voorstel in aanmerking komt en welke niet.

4In afwijking van lid 2 circuleren spoedeisende voorstellen in voorkomende gevallen digitaal als spoedbesluit onder de digitaal bereikbare collegeleden. Een spoedbesluit komt in deze situatie tot stand indien de meerderheid van het college akkoord is met het voorstel.

5De gemeentesecretaris vermeldt op het spoedbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

6Het Spoedbesluit wordt toegevoegd aan het laatst nog vast te stellen verslag t.b.v. vaststelling in de eerstvolgende vergadering zoals gesteld in art.12 lid 4.

Artikel 12. Verslag

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor verslaglegging van de vergaderingen van het college.

2In het verslag staan in ieder geval:

a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en

d.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het ‘Reglement van orde college’ vastgesteld op 1 november 2016 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de dag na openbaarmaking.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Maassluis.