Artikel 1 Begripsbepalingen
de gemeente: de gemeente Maassluis
de inzender: een inwoner, instelling of bedrijf van de gemeente
Artikel 2 Doelstelling
1Het doel van de ideeënbus is de efficiency en klantgerichtheid van de gemeente te verhogen door de betrokkenheid van de inwoners, instellingen of bedrijven te bevorderen.
2De ideeënbus tracht dit te realiseren door inzenders in de gelegenheid te stellen voor de gemeente bruikbare ideeën in te dienen.
Artikel 3 Definitie
1Een idee in de zin van de ideeënbus is een voorstel tot het aanbrengen van een verbetering in bestaande diensten, werkwijzen en productieprocessen, danwel een vernieuwing daarin.
2Deze verbetering of vernieuwing moet een vondst zijn van de inzender en binnen het vermogen van de gemeente uitvoerbaar zijn.
3Het idee kan een vondst zijn van één inzender of meerdere inzenders tezamen.
Artikel 4 Aard van de ideeën
1Een idee kan liggen op elk taakgebied van de gemeente en kan onder meer betrekking hebben op:
-het verbeteren van de dienstverlening aan de cliënten;
-het verbeteren van de werkmethode;
-het voorkomen van tijdverlies en vertraging;
-het doelmatiger aanwenden en het verkrijgen van besparingen op materiële hulpmiddelen;
-accommodatie en energie;
-veiligheid en beveiliging;
-hygiëne en milieu.
2Een idee moet op een duidelijke wijze worden beschreven en voorzien van een aanduiding over de wijze van realisatie van het idee; voorzover mogelijk dient het te behalen voordeel te worden gekwantificeerd en/of gekwalificeerd.
Artikel 5 Inzenden van ideeën
1Een idee dient schriftelijk te worden ingediend in de daarvoor geplaatste ideeënbus (hal stadhuis).
2Een inzender kan meerdere ideeën tegelijk indienen.
3De ontvangst van een idee wordt door de ideeënbuscommissie schriftelijk bevestigd onder vermelding van het nummer waaronder het idee is ingeschreven.
4De indiening van een idee geschiedt in het algemeen op naam, doch kan desgewenst onder motto geschieden. Bij indiening onder motto dient naast het idee een gesloten enveloppe met daarin de naam van de inzender van het idee te worden bijgevoegd, met daarop aan de buitenzijde vermeld hetzelfde motto waaronder indiening van het idee plaatsvindt. Deze gesloten enveloppe wordt eerst geopend nadat is vastgesteld of het idee bruikbaar is.
5Indien een inzending door meer dan één inzender is ondertekend, wordt gedurende het onderzoek de eerste ondertekenaar geacht de inzender te zijn. De mede-ondertekenaars worden geacht te worden geïnformeerd door de eerste ondertekenaar.
6Iedere inwoner, instelling of bedrijf in de gemeente kan een idee inzenden, met uitzondering van de leden van de gemeenteraad, leden van door de gemeente ingestelde commissies en/of raden en personeel in dienst van de gemeente, op wie de gemeentelijke arbeidsvoorwaardenregeling Maassluis van toepassing is.
Artikel 6 Verwerking van ontvangen ideeën
1De ideeënbus wordt elke eerste week van de maand geledigd.
2Elk idee wordt voorzien van een datum en volgnummer, waaronder het idee is ingeschreven.
3Elk idee wordt door de ideeënbuscommissie behandeld.
4Elk idee wordt door de ideeënbuscommissie voor advies voorgelegd aan het hoofd van de sector/het stafbureau waarop het idee betrekking heeft.
5De ideeënbuscommissie kan zich bij het beoordelen laten bijstaan door een externe deskundige die door de ideeënbuscommissie wordt aangezocht.
6De naam van de inzender wordt niet bekend gemaakt, tenzij betrokkene hierin toestemt.
7De ideeënbuscommissie kan de inzender raadplegen indien zij dit - ter verkrijging van een beter inzicht - nodig acht.
8Op verzoek van de inzender stelt de ideeënbuscommissie hem of haar in de gelegenheid het idee nader toe te lichten.
9De ideeënbuscommissie vergadert naar behoefte.
10Een idee zal in de regel binnen 3 maanden na ontvangstbevestiging worden afgehandeld, behoudens de vakantieperiode.
Artikel 7 Samenstelling ideeënbuscommissie
1De ideeënbuscommissie bestaat uit een vertegenwoordiger van:
-de afdeling kabinet, communicatie en juridische zaken;
-het stafbureau personeel & organisatie;
-de ondernemingsraad;
-het managementteam.
2De vertegenwoordiger van het managementteam treedt tevens op als voorzitter.
Artikel 8 Taak van de ideeënbuscommissie
De taak van de ideeënbuscommissie omvat:
● het beoordelen van de ideeën en de uitgebrachte (externe) adviezen;
● na de beoordeling het college van burgemeester en wethouders adviseren om het idee al dan niet te nomineren voor een prijs (trofee c.q. kunstwerk);
● het college van burgemeester en wethouders adviseren over het al dan niet toekennen van een geldbedrag voor het idee;
● de inzender van het idee gemotiveerd in kennis te stellen van het besluit van het college van burgemeester en wethouders;
● toezien op de daadwerkelijke uitvoering van een idee.
Artikel 9 Toekenning van een prijs (trofee c.q. kunstwerk)
1De ideeënbuscommissie stelt in haar vergadering vast, of een idee voor nominatie van een prijs wordt voorgedragen en legt dit advies voor aan het college van burgemeester en wethouders, vergezeld van het advies van het hoofd van de sector/stafbureau en/of het eventuele advies van een externe deskundige.
2Jaarlijks bepaalt het college van burgemeester en wethouders aan welk genomineerd idee de prijs (trofee c.q. kunstwerk) wordt toegekend.
3Indien een idee tot een substantiële kostenbesparing bij de gemeente leidt, kan het college van burgemeester en wethouders aan het idee tevens een geldbedrag verbinden.
4Beloonde ideeën worden eigendom van de gemeente.
Artikel 10 Geheimhouding
De leden van de ideeënbuscommissie zijn tot een zodanige geheimhouding verplicht dat de belangen van de inzender(s) niet worden geschaad.
Artikel 11 Geschillen
1Indien een inzender op de afwijzing van zijn idee reageert, wordt het idee, vergezeld van de reactie en zonodig voorzien van commentaar daarop, nogmaals voorgelegd aan de ideeënbuscommissie ter herbeoordeling.
2De herbeoordeling zal gemotiveerd aan het college van burgemeester en wethouders ter vaststelling worden voorgelegd.
3Op het resultaat van de herbeoordeling is geen verder beroep mogelijk.
Artikel 12 Onvoorzien
Bij gevallen waarin dit reglement niet voorziet of twijfel overlaat, beslist het college van burgemeester en wethouders, na advies van de ideeënbuscommissie.
Artikel 13 In werking treden van het reglement
Dit reglement treedt in werking op 1 april 1997.