Verordening Auditcommissie gemeente Maashorst 2022

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.wet: Gemeentewet;

b.raad: de gemeenteraad van Maashorst;

c.de commissie: de auditcommissie;

d.de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

e.het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maashorst;

f.de accountant: de externe accountant, die belast is met controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

g.planning- en control (P&C) cyclus: opvolgende reeks van planning en kaderstelling, bijsturing en verantwoording van een begrotingsjaar;

h.commissielid niet-zijnde raadslid: persoon als bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Maashorst 2022;

i.fractie: alle raadsleden en commissieleden behorende tot één politieke groepering die verkozen is in de gemeenteraad als bedoeld in artikel 1 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Maashorst 2022;

j.griffier: griffier van de raad of diens vervanger als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet;

k.secretaris: secretaris van de auditcommissie.

Artikel 2. Instelling en doel

1Ingesteld wordt een auditcommissie van advies aan de raad, ook genoemd: commissie.

2De commissie heeft als doel met haar advisering over de planning- en control (P&C) cyclus de kaderstellende en controlerende taken van de raad te faciliteren en te versterken.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

1De commissie adviseert aan de raad en overlegt namens de raad over:

a.onderwerpen en documenten - waaronder de beoordeling van de leesbaarheid, kwaliteit en informatiewaarde van die documenten - die verband houden met de planning- en control (P&C) cyclus;

b.het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;

c.de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de verleende opdracht van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole.

2De commissie bereidt de selectieprocedure van de accountant ter besluitvorming door de raad voor.

3De commissie overlegt met de accountant over de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening en adviseert hierover aan de raad, met name voor wat betreft de volgende onderwerpen:

a.goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

b.het normenkader;

c.door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

d.de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting;

e.prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

4De commissie evalueert met de accountant de uitvoering van de controle op de jaarrekening.

5De commissie overlegt met de accountant over de controles en rapportages die deze uitbrengt op de interim- en jaarrekeningcontrole ten behoeve van de raad en adviseert hierover aan de raad.

6De commissie kan gevraagd en ongevraagd over andere dan de in het vijfde lid van dit artikel bedoelde rapportages van de accountant met de accountant overleggen en hierover adviseren aan de raad.

7De commissie geeft advies aan de raad over de door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties naar aanleiding van de managementletter, controleverslag of rechtmatigheidsverklaring/ verslag van bevindingen jaarrekening en de opvolging daarvan.

8De commissie stemt met het college de momenten af waarop de te leveren documenten uit de planning- en control (P&C) cyclus aan de raad worden aangeleverd.

9De commissie treedt niet in de bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 4. Samenstelling

1De commissie bestaat uit leden van de raad of commissieleden niet-zijnde raadsleden.

2De commissie bestaat uit minimaal vijf leden en maximaal uit zoveel leden als er fracties in de raad zijn.

3Iedere fractie kan maximaal één lid ter benoeming aan de raad voordragen.

4De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

5De raad benoemt de leden van de commissie.

6De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

7Het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap of het commissielidmaatschap, bij ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

8In tussentijds in de commissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

9De griffier of een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie, de gemeentesecretaris, leden van het college, de accountant, medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere betrokken functionarissen kunnen op uitnodiging van de voorzitter als adviseur deelnemen aan vergaderingen van de commissie.

Artikel 5. Voorzitter

1De leden van de commissie benoemen uit hun midden een voorzitter en een vicevoorzitter.

2De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergaderingen van de commissie;

b.het bewaken van het doel en de taken van de commissie;

c.het woordvoerderschap namens de commissie;

d.het doen naleven van deze verordening.

3De voorzitter kan één of meer voorbereidende taken opdragen (=machtigen) aan de secretaris of één of meer leden van de commissie.

Artikel 6. Secretaris

1De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

2De griffier of een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie fungeert als secretaris van de commissie.

Artikel 7. Frequentie

1De commissie stelt op voordracht van de secretaris een vergaderrooster vast. Bij het opstellen van dit rooster wordt rekening gehouden met de planning- en control (P&C) cyclus.

2Een extra vergadering kan worden uitgeschreven indien de voorzitter of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

Artikel 8. Oproep en agenda

1De secretaris zorgt in overleg met de voorzitter dat alle leden en eventuele overige deelnemers aan de vergadering uiterlijk tien dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep voor de vergaderingen, tenzij een kortere termijn wegens spoedeisende gevallen noodzakelijk is.

2Gelijktijdig met de oproep worden de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken aan de leden en eventuele overige deelnemers aan de vergadering ter kennis gebracht.

3De commissie stelt de agenda bij aanvang van de vergadering vast.

Artikel 9. Beraadslaging en besluitvorming

1De commissie neemt beslissingen bij meerderheid van stemmen, waarbij alleen ter vergadering aanwezige leden van de commissie stemrecht hebben.

2Indien de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter.

3Om te kunnen beraadslagen en een besluit te kunnen nemen dient tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden, waaronder de voorzitter, ter vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 10. Openbaarheid en besluitenlijst

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

2De voorzitter informeert de commissie Ruimte, Economie en Financiën op hoofdlijnen over hetgeen tijdens de vergaderingen van de commissie aan de orde is geweest.

3De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de vergadering en stelt een overzicht op van de door de voorzitter en ter vergadering aanwezige adviseurs gedane toezeggingen.

4De besluitenlijst is openbaar.

5De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aanwezigheid en afwezigheid van de leden van de commissie.

Artikel 11. Intrekking oude verordening

De Verordening inzake de rol van de Raadscommissie voor Algemene zaken met betrekking tot de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening wordt ingetrokken.

Artikel 12. Uitleg verordening

Bij twijfel omtrent de uitleg van deze verordening en in gevallen waarin het niet voorziet, besluit het presidium van de raad, op voorstel van de voorzitter van de commissie.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

Artikel 14. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie gemeente Maashorst 2022.