Aanhef
Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de verordening is gebaseerd
1Artikel 4 Beheerregeling informatiebeheer gemeente Maashorst 2023
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:
-SIO: Strategisch Informatieoverleg;
-archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
Artikel 2. Organisatie
1Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Maashorst (SIO)
2De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: het uitbrengen van advies aan het college inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Artikel 3. Bevoegdheden
1Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders van de gemeente Maashorst inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding
2Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:
a situaties van vervreemding van archiefbescheiden
b situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken
3Advisering vindt plaats in het bijzijn van tenminste 5 leden van het SIO. De adviezen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris van het SIO.
4Het SIO kan inhoudelijke deskundigen uitnodigen bij het overleg.
5Het SIO vergadert minimaal 2 keer per jaar
Artikel 4. Samenstelling SIO
1In het SIO hebben zitting:
a de gemeentesecretaris (voorzitter)
b de teammanager Informatie- & gegevensbeheer
c de teammanager Informatiemanagement, applicatie- en systeembeheer
d de gemeentearchivaris van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC)
e de beleidsadviseur informatiemanagement
f de adviseur informatie- & gegevensbeheer (secretaris)
g de functionaris gegevensbescherming
h een raadslid (externe deskundige)
2Op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijke / onafhankelijke deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan het overleg, afhankelijk van het onderwerp.
Artikel 5 Inwerkingtreding en citeerartikel
1Dit besluit Strategisch informatieoverleg gemeente Maashorst treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking
Toelichting
Het begrip Strategische Informatieoverleg (SIO) is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein multidisciplinair bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijk deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten. Hierdoor wordt - in samenhang - het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO in enkele archivistische situaties een wettelijk verplichte functie.