Nota weerstandsvermogen en risicobeheersing van de gemeenten Maashorst

1.3.1 Besluit Begroting en Verantwoording

Het BBV schrijft voor dat de jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. Tevens wordt voorgeschreven dat het jaarverslag de paragrafen bevat die ook in de begroting zijn opgenomen. Het betreft onder andere de paragraaf weerstandsvermogen. De paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing dient tenminste de volgende informatie te bevatten:

-het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s;

-een inventarisatie van de risico’s;

-een inventarisatie van de weerstandscapaciteit;

-een overzicht van de aanwending van de post onvoorzien.

1.3.2 Artikel 212 gemeentewet

In artikel 18 weerstandsvermogen en risicobeheersing van de verordening financieel beleid en beheer (gebaseerd op artikel 212 van de gemeentewet) is het volgende opgenomen:

1) In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a.de ontwikkeling van de netto schuld per inwoner;

b.het saldo van de baten en lasten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten;

c.de onbenutte belastingcapaciteit onroerende zaakbelasting als percentage van de inkomsten; en

2) Voor het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit van de gemeente wordt aan de hand van het houdbaarheidstekort beoordeeld of de gemeente bij een risicoscenario de schuldverplichtingen in de toekomst kan blijven nakomen zonder dat de uitgaven aan en de investeringen in noodzakelijke publieke voorzieningen in de knel komen.

1.3.3 Financieel toezichtkader

Met ingang van begrotingsjaar 2020 hanteert de provincie Noord Brabant het nieuwe Gemeenschappelijk Financieel toezichtkader. Nieuw hierbij is dat de provincie een waarderingscijfer aangeeft voor de weerstandsnorm. Deze waardering sluit ook aan bij de waardering van onze gemeente. Zie 5.3 Berekening weerstandsvermogen.

De nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing gemeente Maashorst vloeit voort uit twee aspecten.

Enerzijds is dat de wettelijke regelgeving. Naast deze formele aanleiding vanuit het oogpunt van regelgeving en kaderstelling is er ook een directe relatie tussen de inhoud van deze nota en interne ambitie tot kwaliteitsverbetering van de interne bedrijfsvoering (transparantie, verantwoording en bedrijfsmatig werken). Tenslotte is risicomanagement een van de onderdelen om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording.

Gemeenten zijn overigens vrij om de wijze waarop weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingevuld te kiezen.

3.1.1 Fase 1 Kaderstelling en strategie

Onderdeel van deze fase is deze nota weerstandsvermogen en risicobeheersing. Hierin worden de kaders geschept voor de risicobeheersing. Deze nota wordt vastgesteld door de Raad. Het afleggen van verantwoording over risicobeheersing vindt plaats in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de Programmarekening, de Begrotingsnotitie, de Bestuursrapportage en de Programmabegroting.

Risico’s kunnen worden onderverdeeld in de volgende groepen:

-onzekere gebeurtenis met onzekere gevolgen;

-onzekere gebeurtenis met zekere gevolgen;

-zekere gebeurtenis met onzekere gevolgen.

Wanneer er een zekere gebeurtenis is met een zeker gevolg dan moet er volgens de BBV en de financiële verordening een voorziening gevormd worden. Dan is er geen sprake van een risico.

3.1.2 Fase 2 Risicoanalyse

Risico’s kunnen op verschillende niveaus worden geïnventariseerd te weten:

-Strategisch/bestuurlijk: dit is op niveau van de programma’s;

-Tactisch: dit is op afdeling overschrijdend niveau;

-Operationeel: dit is op afdelingsniveau (reguliere processen) en omvangrijke projecten.

Bij de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van de format risicokaart.

Analyse en beoordeling van de risico’s

Nadat bij de inventarisatie een beeld is ontstaan van welke risico’s zich kunnen voordoen, worden nu de risico’s geanalyseerd en beoordeeld. Hiervoor worden de volgende stappen gezet:

Stap 1) Omschrijven soort risico/ onderwerp

Stap 2) Kort omschrijven risico

Stap 3) Beoordelen kans dat een risico zich voordoet

Voor de beoordeling van de kans worden de volgende 5 klassen met referentiebeelden gehanteerd.

Klasse

Referentie

Kwantiteit

1

< 0 of 1 keer per 10 jaar

10%

2

1keer per 5-10 jaar

30%

3

1keer per 2-5 jaar

50%

4

1keer per 1-2 jaar

70%

5

1keer per jaar of >

90%

Stap 4) Beoordelen van het gevolg (financiële impact) van het risico.

Voor de beoordeling van het gevolg bepalen we de omvang waarover het risico gelopen wordt in € . Dit bedrag ronden we af op € 100.000. Bijvoorbeeld het risico betreft een grondexploitatie met een boekwaarde van € 525.000. Dan is de financiële impact € 500.000. .

Stap 5) Berekenen financieel effect/kwantificeren

De financiële risico’s van het voordoen van elk risico worden in beeld gebracht, tenzij dit niet mogelijk is. Voor de meeste risico’s kan het financiële gevolg berekend worden aan de hand van historische cijfers.

3.1.3 Fase 3 Beheersmaatregelen

Stap 6) In beeld brengen beheersingsmaatregelen

Het is niet voldoende om de geïdentificeerde risico’s jaarlijks op te sommen. Het is belangrijk dat er iets met de risico’s gebeurt. Voor elk risico wordt in de risicokaart aangegeven hoe hiermee wordt omgegaan. Beheersmaatregelen zijn gericht op het beheersbaar maken van een risico. Veelal gaat dit gepaard met het verlagen van de risicoscore (kans x gevolg). Zowel de verlaging van de kans als het verlagen van het gevolg dragen bij aan de beheersing van het risico.

Er zijn verschillende soorten maatregelen.

Kansverlagende maatregelen zijn altijd preventief (vooraf) van aard. Een voorbeeld hiervan is uitvoeren van preventief onderhoud.

Gevolgverlagende maatregelen kunnen zowel preventief (vooraf) als repressief (achteraf) van aard zijn. Een voorbeeld hiervan is het afsluiten van een verzekering.

Op basis van een kosten-baten analyse kan worden beoordeeld of bepaalde risico’s geaccepteerd worden.

Stap 7) Benoemen risico eigenaar

Het is van groot belang aan te geven wie verantwoordelijk is voor het melden en beheersen van een risico. Met andere woorden, er dient een risico eigenaar benoemd te worden. Hiervoor wordt aansluiting gezocht met bestaande afspraken met betrekking tot de processen waar de risico’s mee samenhangen.

De risico eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit een aantal basisstrategieën;

-Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt.

-Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur.

-Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vorm gegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt.

-Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.

De keuze dient bewust en reproduceerbaar gemaakt te worden.

3.1.4 Fase 4 Monitoren en resultaten

Onderdelen van deze fase zijn:

•informatie verstrekken;

•ontwikkelingen in beeld brengen;

•resultaten en effecten beoordelen.

In de paragraaf weerstandsvermogen wordt bovenstaande onderdelen toegelicht.

3.1.5 Toezicht en toetsen

De gedefinieerde risico’s (en bijbehorende beheersingsmaatregelen) dienen enerzijds als onderbouwing voor de op te bouwen weerstandscapaciteit en anderzijds als input voor de uit te voeren interne controle.

De gedefinieerde risico’s worden dan ook niet alleen vastgelegd, maar ook over de ontwikkelingen wordt gerapporteerd. Hierdoor krijgen de geïdentificeerde risico’s en de bijbehorende beheersingsmaatregelen structureel aandacht op grond van het interne controleplan en de diverse planning- en control producten.

Middels de (verbijzonderde) interne controle vindt toetsing plaats van de beheersingsmaatregelen. Er wordt vastgesteld of de beheersingmaatregelen werken.

Tevens zal er aandacht zijn voor de ontwikkeling van de risico’s. In hoeverre worden begrote risico’s gerealiseerd en nemen de risico’s in de loop der jaren alleen maar toe of af? Ook dit zal worden beoordeeld bij de toetsing van de risico’s.

Risicomanagement is een belangrijk onderdeel voor de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Per 1 januari 2021 zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van een rechtmatigheidsverklaring.

3.1.6 Continue verbetering

Gedurende het proces van risicobeheersing wordt in deze fase aandacht geschonken aan de verbetermogelijkheden. Daar waar nodig wordt het beleid en methodiek bijgesteld. Ook wordt beoordeeld of onderliggende processen, systemen of werkwijzen eventueel aangepast dienen te worden.