Organisatiebesluit gemeente Lopik 2024

Artikel 1 Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.bevoegdhedenregeling: regeling die het mogelijk maakt om publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan medewerkers in de organisatie toe te kennen zodat zij in staat zijn hun taken rechtmatig uit te voeren;

b.budgethouder: de medewerker die door het college gemachtigd is tot het uitvoeren van een deel van de gemeentebegroting, het realiseren van een investering of project inclusief het sluiten en ondertekenen van overeenkomsten, het aanvragen van subsidies en het aanwenden van middelen die verband houden met het desbetreffende budget zoals nader uitgewerkt in de Budgethoudersregeling 2024;

c.budgethoudersregeling: het document waarin door het college richtlijnen worden gegeven voor de uitoefening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden door budgethouders;

d.burgemeester: de (loco-)burgemeester van de gemeente Lopik als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

e.college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lopik;

f.directeur: de directeur die aangesteld is door het college en fungeert als loco-secretaris;

g.directie: bestaat uit de gemeentesecretaris en de directeur;

h.financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie;

i.griffie: ambtelijk organisatieonderdeel voor de ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken;

j.juridische rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale - en Europese wet- en regelgeving;

k.managementteam: het team bestaande uit de directie en de teamleiders;

l.medewerker: een binnen de gemeente Lopik werkzame ambtenaar of extern ingehuurde kracht;

m.portefeuillehouder: de wethouder of burgemeester aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen waarvoor politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt gedragen;

n.secretaris: de (loco-)gemeentesecretaris die benoemd is door het college en binnen de gegeven kaders in de instructie voor de secretaris, zoals bedoeld in artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet;

o.staf: het organisatieonderdeel waaraan de secretaris leiding geeft;

p.team: het organisatieonderdeel waaraan de teamleider leiding geeft;

q.teamleider: de medewerker die als hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk is voor het behalen van de opgedragen resultaten van het betreffende team.

Artikel 2 De organisatiestructuur

1De structuur van de ambtelijke organisatie bestaat, naast de griffie, uit een secretaris, een directeur en de volgende organisatieonderdelen:

● Team Service en Ondersteuning;

● Team Beleid Sociaal, Economie en Veiligheid;

● Team Mens, Middelen en Juridische zaken;

● Sociaal Team;

● Team Informatievoorziening;

● Team Ruimte en Realisatie;

● Team Staf.

2Wat betreft de taken en werkzaamheden van de in het eerste lid van dit artikel genoemde teams, wordt verwezen naar de geldende teamplannen.

3De taken en werkzaamheden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel worden aan een binnen een van de onder lid 1 van dit artikel genoemd team toebedeeld, voor zover de taken betrekking hebben op het werkveld van het desbetreffende team en de daarbinnen werkzame medewerker.

4Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college, op voorstel van de secretaris, gehoord hebbende het managementteam, de structuur als bedoeld in het eerste lid van dit artikel wijzigen.

5Tot wijziging van de organisatiestructuur wordt niet besloten dan nadat de Ondernemingsraad de mogelijkheid heeft gekregen hier advies over uit te brengen in overeenstemming met de Wet op de Ondernemingsraden (hierna: de WOR).

Artikel 3 De secretaris in relatie tot de bestuursorganen (onderdeel van de instructie voor de secretaris (artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet)

1De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie (kunnen) beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming ten behoeve van het college en bevordert een voortvarende en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

5De secretaris oefent zijn/haar taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met de directeur en de andere leden van het managementteam.

6Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college voor de secretaris nadere regels stellen. Daarnaast kan het college taakopdrachten voor de secretaris vaststellen.

7Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in dit artikel voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door het college en de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemd artikel geschiedt door het college c.q. de burgemeester.

8De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

9De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen van de gemeente en de ambtelijke organisatie.

10Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

11De bepalingen van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem/haar rustende taken betreft.

12De secretaris draagt tezamen met de griffier van de raad, onverminderd diens verantwoordelijkheden, zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Beiden plegen hiertoe regelmatig overleg.

13De secretaris draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor dat, met in achtneming van wet- en regelgeving, aan de leden van de raad en de griffier informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde raadsleden en griffier daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, per e-mail, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad en de griffier rekening wordt gehouden.

14De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2014 is op dit artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4 De secretaris als hoofd van de ambtelijke organisatie (onderdeel van de instructie voor de secretaris (artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet)

1Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de secretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. De secretaris treedt op als algemeen directeur.

2De secretaris draagt met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor de bewaking van de opstelling en integrale uitvoering van het teamplan van de Staf.

3De secretaris kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan alle medewerkers. Dit om de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en de totstandkoming van beleid, alsmede de samenhang tussen deze twee, te verzekeren.

4De secretaris is verantwoordelijk om de aan de bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen.

5Als er over een uit te brengen (integraal) intern advies geen (volledige) overeenstemming wordt bereikt tussen de betrokken teams, bepaalt de secretaris of aanvullend advies moet worden ingewonnen, dan wel hoe om te gaan met de afwijkende standpunten.

6De secretaris is eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van de gemeentelijke organisatie, alsmede voor het management van de organisatie.

7De secretaris draagt er zorg voor dat de processen van de door de bevoegde bestuursorganen van de gemeente Lopik gegeven bestuursopdrachten worden bewaakt in tijd, capaciteitsbesteding, kosten en kwaliteit en rapporteert aan de bestuursorganen over de voortgang van de opdrachten.

8De secretaris coördineert een effectief proces van beleidsadvisering, -voorbereiding, -uitvoering en –evaluatie en regievoering richting externe partijen. De secretaris bewaakt de voortgang daarvan ook. Daartoe behoort ook het laten opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe, alsmede de afstemming tussen de beleids- en uitvoeringsonderdelen binnen de organisatie ten aanzien van een bepaald onderwerp.

9De secretaris ontwikkelt samen met de directeur en de teamleiders een samenhangend middelenbeleid en ziet toe op de uitvoering daarvan.

10De secretaris ontwikkelt een organisatievisie waarin de uitgangspunten die richting geven aan de maatschappelijke en bestuurlijke opgave van de gemeente Lopik voor de komende vier jaren staan beschreven en wat dit voor gevolgen heeft voor de verschillende (ambtelijke) organisatiedelen. De secretaris draagt er zorg voor dat de organisatievisie niet ouder dan vier jaar oud is en past de visie desgewenst aan, dan wel laat de visie opnieuw bevestigen door het college.

11De secretaris adviseert het college over aangelegenheden van algemene aard die de gehele ambtelijke organisatie betreffen, voor zover de bevoegdheden daartoe niet tot een van de teams kunnen worden gerekend.

12De secretaris bevordert het toepassen van verdere mogelijkheden van bevoegdheidsverdeling binnen de organisatie.

13De secretaris heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers, zowel individueel als per team, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak nodig zijn en zo nodig aanwijzingen te geven.

14De secretaris heeft wekelijks overleg met de voorzitter van het college teneinde een goede afstemming te bewerkstelligen tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

15Indien de secretaris zijn/haar ambt niet kan vervullen, doet hij/zij daarvan mededeling aan het college.

16Bij afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de loco-secretaris.

17De secretaris adviseert zelf bij zaken waarover de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij/zij van plan is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van een team, zal hij/zij - onder vermelding van redenen - daarvan vooraf mededeling doen aan de betreffende teamleider.

18De secretaris kan ambtelijk opdrachtgever zijn van één of meerdere projecten.

Artikel 5 De directeur

1De directeur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van beheer en uitvoering en resultaten op dit gebied van de ambtelijke organisatie (met uitzondering van de Staf) en geeft sturing aan de teamleiders.

2De directeur draagt met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor de bewaking van de opstelling en integrale uitvoering van een teamplan voor de leidinggevenden.

3De directeur kan ambtelijk opdrachtgever zijn van één of meerdere projecten.

4De directeur adviseert portefeuillehouders over beleidsinhoudelijke zaken danwel uitvoeringsaangelegenheden.

5De directeur is verantwoordelijk voor een goede procesgang tijdens de portefeuillehoudersoverleggen.

6De directeur zorgt ambtelijk voor de correcte afhandeling van klachten als het management hierbij betrokken moet worden.

7De directeur zorgt voor integrale advisering aan het college of leden van het college.

8De directeur zorgt voor adequate managementinformatie ten behoeve van het gehele management.

9De directeur is op tijden aanwezig bij de gemeenteraad om de vertaling van de acties richting de ambtelijke organisatie vorm te geven.

Artikel 6 Teamleider

1Onder de verantwoordelijkheid van de directeur berust het dagelijks beheer van een team bij de teamleider. De teamleider draagt met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor:

a.de bewaking van de opstelling en integrale uitvoering van het teamplan van het team waar hij/zij sturing aan geeft;

b.de bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het teamplan;

c.de uitvoering van de aan het team toegewezen bestuursopdrachten;

d.de aansturing van de aan hem/haar opgedragen projecten en programma’s, alsmede voor het beheer en de inzet van de daarmee gemoeide middelen;

e.het tijdig, volledig, correct en conform de bij de gemeente Lopik geldende procedures, protocollen en/of sjablonen aanleveren van de juiste (bestuurlijke) informatie aan de directie, het managementteam of een van de gemeentelijke bestuursorganen;

f.het middelenbeheer van het team,

g.het opvolgen van de aanwijzingen van de secretaris;

h.het borgen van integrale samenwerking met andere teams (tijdig en doelmatig);

i.het borgen van een goede aansluiting van het team op de besluitvormingscyclus (inclusief bijwonen van de gemeenteraad indien van toepassing).

j.het beheer, het beleid (voor zover van toepassing) en de bedrijfsvoering ten aanzien van het team met betrekking tot:

i.de piofach-zaken (personeel, informatisering en automatisering, organisatie, communicatie, huisvesting en financiën);

ii.juridische zaken;

iii.administratie;

iv.voorlichting, waarbij persberichten worden opgesteld door het taakveld communicatie en alle contacten met de pers via het taakveld communicatie verlopen, tenzij anders afgesproken;

k.het centraal vastleggen, jaarlijks evalueren en zo nodig aanpassen van de procesbeschrijvingen van alle onder het team vallende taken.

2Met in achtneming van de door het college gestelde regels treft de teamleider de maatregelen en voorzieningen die hij/zij omwille van een doelmatige uitvoering van het dagelijkse beheer van zijn/haar team nodig acht.

3Indien door de teamleider, ten aanzien van het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, maatregelen zijn te nemen rapporteert de teamleider dit via de secretaris aan het college.

4Het college kan, op voordracht van de secretaris of de directeur, voor elke teamleider een nadere instructie vaststellen. Daarnaast kan het college taakopdrachten voor de teamleider vaststellen, waarin voor een bepaalde periode de op het beheer en ontwikkeling van het team betrekking hebbende taken worden vastgesteld.

Artikel 7 Benoeming, schorsing en ontslag

1De secretaris en de directeur worden aangenomen en ontslagen door het college, tenzij anders is bepaald.

2De teamleiders worden aangenomen door de directeur.

3Tot de aanwijzing van de secretaris door het college wordt niet overgegaan dan nadat de Ondernemingsraad advies heeft uitgebracht in overeenstemming met de WOR en er samen met de Ondernemingsraad overeenstemming is over het functieprofiel.

4De teamleider draagt ten aanzien van zijn/haar team de te benoemen medewerkers voor aan het college, tenzij dit overeenkomstig de Bevoegdhedenregeling gemandateerd is.

5Het college stelt nadere regels vast voor de te volgen procedure om te komen tot een benoeming, aanname en/of ontslag van medewerkers van de gemeente Lopik.

Artikel 8 De Directie

1De secretaris en de directeur vormen de directie.

2Het is de taak van de directie om de gemeentelijke organisatie te leiden, teneinde het gemeentebestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Lopik te verzekeren.

3De directie neemt besluiten die de kaders van de gemeente te buiten gaan (budgetoverstijgend) en die gaan over het beleid voor de gehele organisatie. De directie betrekt hier de teamleiders bij indien dit in de rede ligt.

4De directie zorgt voor een goed functionerend managementteam werkend conform de organisatievisie.

Artikel 9 Het managementteam

1De secretaris, de directeur en de teamleiders vormen het managementteam.

2De secretaris is voorzitter van het managementteam.

3Bij afwezigheid van de secretaris treedt de directeur op als voorzitter.

4Het managementteam bespreekt de besluiten die de gehele organisatie betreffen, informeren elkaar over deelbeslissingen en stemmen beleid met elkaar af.

5Het managementteam zorgt voor onderlinge vervanging in geval van ziekte of vakantie.

6Het managementteam verdeelt onderling rollen voor een goede taakverdeling.

7Het managementteam komt eens per twee weken samen tenzij anders overeengekomen.

Artikel 10 De secretaris als voorzitter van het managementteam

1De voorzitter bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de teams. Hij/zij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen aan de teamleiders om de samenwerking en genoemde samenhang te verbeteren en draagt zorg voor het vlot en correct verlopen van informatiestromen.

2De voorzitter van het managementteam is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden doorkruisen dan wel inperken. Hij/zij kan deze bevoegdheid alleen maar uitoefenen nadat:

a.hij/zij dit van te voren in een vergadering van het managementteam heeft besproken, en

b.het college hiermee instemt.

3De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de ambtelijk secretaris indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De ambtelijk secretaris zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken gereed worden gemaakt en ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam.

4Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter of de ambtelijk secretaris anderen dan de in artikel 9, eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen.

Artikel 11 Taken managementteam

Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

a.de coördinatie van en de advisering over het (teamoverschrijdende) middelenbeleid en de inzet en verantwoording hiervan;

b.de coördinatie van activiteiten tussen teams onderling en in relatie tot het gemeentebestuur;

c.de controle op de kwaliteit van de werkzaamheden van de teams;

d.de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling, bewaking en voortgang van de beleidscyclus, de(teamsoverschrijdende) beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -verantwoording;

e.het tijdig signaleren van relevante (lange termijn) ontwikkelingen;

f.de coördinatie, de advisering over en bewaking van (interdisciplinaire) samenwerkingsverbanden, de structuur van de organisatie, de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gemeentelijke gebouwen;

g.de vertaling van bestuursbesluiten in een concrete uitwerking voor de ambtelijke organisatie en de advisering over bestuursopdrachten;

h.bevordering en bewaking van de cultuur die bijdraagt aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie zoals omschreven in het vastgestelde Organisatieplan zoals bedoeld in artikel 4, tiende lid van dit besluit.

Artikel 12 Bestuursopdrachten

1Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de secretaris.

2Een bestuursopdracht geeft het kader en de inhoud aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3De secretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

4Elk dossier wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het team tot wiens taakgebied het desbetreffende dossier behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

Artikel 13 Integrale samenwerking

1Indien een dossier een ander team raakt, is primair het team verantwoordelijk dat met de uitvoering belast is.

2In onderling overleg wordt tot een integraal schriftelijk advies gekomen, waarin de argumenten en kanttekeningen ten aanzien van de mogelijke (beleids)keuzes zijn opgenomen.

Artikel 14 Bevoegdhedenregeling

Het college en de burgemeester kunnen, al dan niet samen met andere bestuursorganen van de gemeente, de uitoefening van bevoegdheden op een lager niveau beleggen, voor zover wet- en regelgeving zich hier niet tegen verzetten. Dit wordt vastgelegd in een bevoegdhedenregeling.

Artikel 15 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

1Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college voor zover het haar bevoegdheid betreft, welk team voor de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ondersteunende werkzaamheden verricht.

2Medewerkers die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

3De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en het in het eerste lid aangewezen team bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke teams.

Artikel 16 Medezeggenschap

1Ten behoeve van aangelegenheden die de ambtelijke organisatie aangaan is een Ondernemingsraad ingesteld en wordt overleg met het Lokaal Overleg gevoerd, zoals bedoeld in hoofdstuk 12 van de cao-gemeenten.

2De secretaris oefent namens de gemeente de functie uit van "bestuurder" in de zin van artikel 1, lid 1, sub e van de WOR. In die hoedanigheid voert de secretaris het overleg met de Ondernemingsraad, vraagt in voorkomende gevallen advies aan en/of de instemming van de Ondernemingsraad, zet de Ondernemingsraad vast op de agenda van het managementteam en draagt zorg voor de actieve en volledige informatieverstrekking aan de Ondernemingsraad.

3Het Lokaal Overleg voert overleg met de portefeuillehouder Personeelszaken en de secretaris.

Artikel 17 Niet in voorzien

In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het college.

Artikel 18 Slotbepalingen

1Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 februari 2024. Op dat moment vervalt het Organisatiebesluit gemeente Lopik 2018, zoals vastgesteld in de vergadering van het college van 19 december 2017.

2Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Lopik 2024.