Beleidsregels evenementen 2025

3.4.1 Vuurwerk

Op grond van het Vuurwerkbesluit mag consumentenvuurwerk alleen worden afgestoken rond de jaarwisseling. Evenementenvuurwerk valt onder de categorie professioneel vuurwerk. Dit mag alleen een gecertificeerd bedrijf dat beschikt over een vergunning van de provincie afsteken. De provincie stuurt een afschrift van deze vergunning ter informatie naar ons. In de aanvraag moet aan worden gegeven dat de organisator vuurwerk af laat steken. Hiervoor nemen wij extra voorschriften op in de vergunning. Het is dus belangrijk dat er door de evenementorganisator een vergunning wordt aangevraagd bij de provincie, ten behoeve van het afsteken van vuurwerk.

3.4.2 Luchtvaartwet

Op grond van de Luchtvaartwet gelden er eisen voor:

-het opstijgen en landen van helikopters;

-het opstijgen en landen met luchtballonnen;

-zweefvliegtuigen;

-landbouwvliegtuigen;

-ultralight-vliegtuigen.

-Drones

We verwijzen voor dergelijke activiteiten door naar de provincie, die er toestemmingen voor verleent.

3.4.3 Regeling kabelvliegers en kleine ballons

Het komt voor dat men binnen de gemeente ballons op wil laten. In het kader van duurzaamheid is het niet toegestaan kabelvliegers en ballons op te laten in de gemeente Loon op Zand.

3.4.4 Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen

Het plaatsen van speeltoestellen, zoals een springkussen, is aan regelgeving gebonden. De opbouw dient gemeld te worden aan de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Voor kermisattracties die personen voortbewegen dient de organisator uiterlijk 2 weken voor het evenement het Registratie Attractie Speeltoestellen (RAS)-nummer aan de gemeente voor te leggen. De gemeente kan in het RAS-register controleren of een attractie is goedgekeurd. Een niet goedgekeurde attractie mag tijdens een evenement niet in gebruik worden genomen.

De melding dient door de organisatie zelf te worden gedaan. Dit is geen onderdeel van de evenementenvergunningaanvraag.

3.4.5 Ontheffing gebruik gemeentegrond

Voor het plaatsen van objecten op, aan of boven de weg of openbare plaats is een ontheffing nodig. Deze ontheffing is aan te vragen via de website van gemeente Loon op Zand. Dit is geregeld in artikel 2:10 van de APV. In het kader van evenementen is een dergelijke ontheffing nodig voor:

-het plaatsen van driehoek borden;

-het hangen van een banier of spandoek met een vooraankondiging;

-het plaatsen van parkeer- en verwijsborden;

-het plaatsen van tijdelijke objecten.

In de APV staan naast de in artikel 1:8 van de APV genoemde basisweigeringsgronden extra weigeringsgronden. De weigeringsgronden voor een ontheffinggebruik gemeentegrond zijn:

-een ontheffing weigeren wij als het beoogde gebruik:

-schade toebrengt aan de weg;

-gevaar oplevert voor de bruikbaarheid van de weg;

-belemmeringen vormt voor het doelmatig en veilig gebruik van de weg;

-een belemmering kan vormen voor het doelmatig beheer en onderhoud van de weg;

-een ontheffing weigeren wij ook als het beoogde gebruik hetzij op zichzelf, hetzij in verband met de omgeving niet voldoet aan redelijke eisen van welstand;

-het belang van de voorkoming of beperking van overlast voor gebruikers van de in de nabijheid gelegen onroerende zaak.

-indien er ten behoeve van de exploitatievergunning of een te verlenen vergunning een negatief BIBOB advies, op grond van de wet BIBOB, is uitgebracht.

3.4.6 Reclame

Onder reclame verstaan wij elke vorm van handelsreclame op of aan de openbare weg. In artikel 2:10 van de APV staat dat voor het plaatsen van voorwerpen een ontheffing nodig is. Wij willen geen overdaad aan reclameborden. Wij verlenen alleen ontheffingen voor het plaatsen van reclameborden aan binnen de gemeente gevestigde verenigingen of stichtingen. Zij richten zich op sociaal culturele activiteiten of het organiseren van evenementen van niet commerciële aard. Het college verleent in uitzonderlijke gevallen een ontheffing voor het plaatsen van reclameborden voor commerciële doeleinden of aan organisaties buiten de gemeente Loon op Zand. Dit geldt voor promotie van evenementen, diensten, goederen of anderszins. Uitzonderingen hierop zijn driehoekborden ter promotie van circussen en kermissen.

3.4.7 Driehoeksborden/sandwichborden

Voor het aankondigen van een evenement kan de organisator gebruik maken van zogenaamde driehoekborden/sandwichborden. Een evenement mag maximaal 25 driehoekborden/sandwichborden plaatsen. De borden mogen maximaal twee weken voor het evenement worden geplaatst. Als de organisator zich niet aan de voorwaarden houdt, zullen wij de borden verwijderen. De kosten voor het verwijderen brengen wij in rekening bij de organisator. Aan een ontheffing voor het plaatsen van reclameborden verbinden wij de volgende voorschriften:

a.De organisator mag maximaal plaatsen:

-15 driehoekreclameborden/sandwichborden in de kern Kaatsheuvel;

-8 driehoekreclameborden/sandwichborden in de kern Loon op Zand;

-2 driehoekreclameborden/sandwichborden in de kern De Moer;

b.de reclameborden mogen niet eerder geplaatst worden dan 2 weken voor het begin van het evenement;

c.de reclameborden moeten uiterlijk 1 dag na het evenement verwijderd worden;

d.De organisator mag alleen reclameborden rond lichtmasten plaatsen als deze direct op de grond steunen. Daarbij mogen alleen niet corrosie-verwekkende materialen geplaatst worden;

e.De organisator mag geen reclameborden plaatsen korter dan vijf meter van een kruising of splitsing van wegen;

f.De organisator mag geen reclameborden aan bomen of andersoortige beplantingen aanbrengen;

g.De organisator mag geen reclameborden aan lichtmasten waar een lichtbak aanhangt plaatsen;

h.De organisator mag geen reclameborden aan lantaarnpalen met verkeerstekens of om palen met verkeerstekens aanbrengen;

i.De organisator mag geen gebruik maken van reflecterende en/of fluorescerende materialen voor de reclameborden;

j.De organisator hoort er alles aan te doen om te voorkomen dat schade toe wordt gebracht aan eigendommen van derden;

k.aanwijzingen, gegeven door politie of gemeentelijke toezichthouder, moeten gelijk opvolgt worden;

l.uit het oogpunt van verkeersveiligheid mogen op deze punten geen reclameborden geplaatst worden:

-vanaf de N261 tot aan de Kasteellaan te Loon op Zand;

-vanaf de N261 Europalaan tot aan het Brugske te Kaatsheuvel;

3.4.8 Ontheffing artikel 35 Alcoholwet

Evenementen trekken veel jongeren. Aan jongeren onder de wettelijke leeftijd mag geen alcoholhoudende drank verkocht worden. Het nuttigen en kopen van alcoholhoudende dranken door jongeren onder de wettelijke leeftijd is strafbaar. Voor het toezicht hierop dient de organisator met polsbandjes te werken. Tijdens het evenement mag de drank alleen in kunststof bekers of onbreekbaar glas worden geschonken. Hier kiezen wij voor om letsel door glas te voorkomen.

Als de organisator alcohol wil verkopen tijdens het evenement, dan is een ontheffing verplicht. Dit is geregeld in artikel 35 van de Alcoholwet. Dit artikel heeft betrekking op het schenken van alcohol buiten een horecabedrijf. Een ontheffing artikel 35 verleent de burgemeester alleen voor gelegenheden van tijdelijke aard. Hiervoor geldt een maximale periode van twaalf aaneengesloten dagen.

Een ontheffing om structureel alcohol te schenken buiten een horecabedrijf is niet mogelijk. Wel kan de burgemeester op grond van de Alcoholwet artikel 35 lid 5 een meerjarige ontheffing verlenen. Dit kan alleen als de verstrekking van zwak alcoholhoudende drank steeds geschiedt onder onmiddellijke leiding van dezelfde persoon. Alle barvrijwilligers die aanwezig zijn dienen een instructie heeft gevolgd over verantwoord schenken van alcohol (IVA).

Om de veiligheid te waarborgen mogen horecagelegenheden in de nabijheid van een evenemententerrein, tijdens het evenement uitsluitend kunststof of onbreekbaar glas buiten de horeca-inrichting (terras) gebruiken.

Een ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet toets ik (de burgemeester) op:

-leeftijd leidinggevende(n);

-levensgedrag leidinggevende(n).

3.4.9 Ontheffing Zondagswet

De Zondagswet geldt als een evenement op zondag georganiseerd wordt. Hiervoor kan de burgemeester ontheffing verlenen. Dit is geregeld in de Zondagswet in artikel 3, 4, 5 en/of 5a. De ontheffing heeft betrekking op het verstoren van de zondagsrust. Het belang van de zondagsrust wegen wij hiervoor af. Dit is geregeld in de Zondagswet.

3.4.10 Verkeersmaatregelen

De gemeente is wegbeheerder van gemeentelijke wegen. Hiermee zijn wij verantwoordelijk voor de verkeersveiligheid op de openbare weg. Dit betekent niet dat wij de verkeersmaatregel ook daadwerkelijk uitvoeren.

Verkeersplan

Voor het evenement moet de organisator een verkeersplan aanleveren. Als dit niet bij de aanvraag wordt meegeleverd, krijgt de organisator een termijn om dit te herstellen. Als dit niet gebeurt, stellen wij de aanvraag buiten behandeling.

Maatregelen

Tijdens een evenement moet de organisator mogelijk bepaalde verkeersmaatregelen treffen.

Mogelijk moet een omleidingsroute ingesteld worden. Wij houden toezicht of de verkeersmaatregelen worden uitgevoerd. Dit om te voorkomen dat er een verkeersonveilige situatie ontstaat. De wegbeheerder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor de veiligheid op de weg.

Hoofdregel is dat de organisator de feitelijke uitvoering van verkeersmaatregelen uitvoert. Voor de benodigde verkeersmaterialen kan de organisator terecht op de milieustraat in Kaatsheuvel, voor zolang de voorraad strekt.

Een uitzondering geldt voor evenementen waarbij wij zelf de verkeersmaatregelen uitvoeren. Wij nemen uitsluitend zelf verkeersmaatregelen als het een evenement is waarin we als gemeente onderdeel zijn van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een doorkomst van de Tour de France of een groot regionaal evenement. Dit kan vanwege de complexiteit van de te nemen verkeersmaatregelen (aard en omvang van de afzettingen). Dit stemmen wij vooraf met de organisator af. De kosten voor het uitvoeren van de benodigde verkeersmaatregelen brengen wij in rekening bij de organisator. De kosten staan in de tarievenverordening.

Parkeer- en verkeersoverlast

Tijdens evenementen dienen belangrijke bestemmingen bereikbaar te blijven. Per evenement bekijken wij in hoeverre parkeeroverlast en verkeersonveilige of verkeershinderlijke situaties kunnen ontstaan. De organisator moet zelf voor parkeergelegenheid zorgen. De aan een vergunning te verbinden voorschriften zullen betrekking hebben op:

-afzetting van wegen;

-voorzien in en toezicht op parkeergelegenheid;

-bereikbaarheid van hulpdiensten;

-voorlichting m.b.t. verkeersomleidingen.

Bij voorgaande maatregelen kan een verkeersbesluit benodigd zijn.

Verkeersregelaars

Om verkeersstromen bij tijdelijke wegafzettingen, zoals tijdens evenementen, in goede banen te leiden moeten verkeersregelaars ingezet worden. De inzet van een verkeersregelaar bij een wegafsluiting is om de verkeersveiligheid te waarborgen bij een evenement. In de Regeling verkeersregelaars 2009 staan de eisen waaraan verkeersregelaars moeten voldoen. Hieronder staan de belangrijkste eisen op een rij:

-Afhankelijk van het evenement en de wegsituatie zijn verkeersregelaars verplicht. Per evenement wordt gekeken naar wat er nodig is qua verkeersregelaars. Dit is o.a. afhankelijk van type en omvang evenement en externe factoren zoals omleidingsroutes bij wegwerkzaamheden. Dit wordt getoetst door de Politie en intern door afdeling Verkeer. Wij nemen dat advies over.

-Dit kunnen evenementenverkeersregelaars of beroeps zijn. Zij regelen het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruikers. Hiervoor moet de organisatie een post- en takenplan aanleveren. Hierin geeft de organisator aan op welke locaties de verkeersregelaars staan en welke taken zij verrichten;

-Een uitzondering op de verplichting voor verkeersregelaars kan gemaakt worden wanneer:

-De weg volledig wordt afgesloten door een fysieke wegblokkade (niet zijnde hekken) om wegafsluiting te waarborgen

-Als de calamiteitenroute wordt gewaarborgd in het verkeersplan

-De gemeente moet beoordelen of het inzetten van een fysieke barrière voldoet aan de verkeersveiligheid.

-De kleding van de verkeersregelaar moet voldoen aan het gestelde eisen in de Regeling Verkeersregelaars 2009;

-De verkeersregelaars bij evenementen staan onder direct toezicht van de politie. Zij moeten hiervoor een instructie volgen. De instructie volgen zij via www.verkeersregelaarsexamen.nl;

-De aanstelling van een verkeersregelaar is per jaar. De burgemeester is verantwoordelijk voor de aanstelling. De organisator levert minimaal 4 weken voor aanvang van het evenement een voorlopige lijst aan. Uiterlijk twee werkdagen voor het evenement levert de organisatie de definitieve lijst aan. Op deze lijst staan de personen die men inzet als verkeersregelaar;

-De organisator moet een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering en een verzekering tegen persoons- en zaakschade hebben;

Wegenverkeerswet 1994 (WVW)

Mogelijk gaat de organisator (gedeelten van) wegen, straten en/of pleinen afsluiten voor een evenement. Hiervoor is een ontheffing nodig van de wegbeheerder. De regels staan in de WVW en het daarop gebaseerd Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990 (RVV) en het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW). Voor een wedstrijd met voertuigen op/over de openbare weg is een ontheffing ook verplicht.

3.4.11 Regels voor wegwerpbekers en -bakjes

Bij open evenementen betalen bezoekers sinds 1 juli 2023 en bij niet-open evenementen sinds 1 januari 2024 voor een wegwerpbeker en -bakje als deze plastic bevat én moeten zij gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem, of van een zelf meegebrachte beker of bakje (bring your own).

De regelgeving noemt alleen richtbedragen voor wegwerpbekers en –bakjes die plastic bevatten, daar mag van worden afgeweken. De organisatie moet de toeslag voor een beker en bakje dat plastic bevat, apart op de rekening vermelden. Voor de eenduidigheid adviseren we om het op de kassa aan te slaan als “plastic product” of meer specifiek als “plastic beker” en “plastic bakje”. Het gaat hierbij om ‘kunststof’, en materiaal bestaande uit een polymeer zoals bedoeld in artikel 3, punt 5, van Verordening (EG) nr. 1907/2006, waaraan mogelijk additieven of andere stoffen zijn toegevoegd, en dat als een structureel hoofdbestanddeel van eindproducten kan worden gebruikt, met uitzondering van natuurlijke polymeren die niet chemisch gewijzigd zijn.

Voor food gaat de voorkeur uit naar biologisch afbreekbar materiaal zoals papier of bamboe.

3.4.12 Extra aandachtspunten

Waar ook rekening mee gehouden moet worden als men een evenement organiseert is:

-De wettelijke aansprakelijkheid;

-Het afval;

-Toiletvoorzieningen;

-Beveiliging;

-Brandveiligheid;

-Toegankelijkheid.

Wettelijke aansprakelijkheid

De wettelijke aansprakelijkheid is vaak gekoppeld aan het criterium “zorgplicht”. De gemeente Loon op Zand heeft zorgplicht voor de openbare weg en de vrije ruimte. Aan de hand van dit criterium kan worden bepaald of de gemeente in bepaalde gevallen wettelijk aansprakelijk is. In de vergunning nemen wij voorschriften en beperkingen op voor de veiligheid van de openbare ruimte.

Afval

Bij een evenement komt afval vrij. Vervuiling van het evenementengebied en de directe omgeving kan tot overlast leiden. De organisator is verantwoordelijk voor het schoonhouden van het evenemententerrein. De organisator levert het evenemententerrein en direct aangrenzende wegen rondom dit terrein in oorspronkelijke staat op. Hierover maken wij afspraken over en we nemen deze in de vergunning op.

Het college heeft een Acceptatiereglement milieustraat vastgesteld in 2024. Hierin staat dat afval van een geregistreerde vereniging of stichting onder bepaalde voorwaarden wordt geaccepteerd. Een milieupas is dan niet noodzakelijk.

Toiletvoorzieningen

Op elk evenement moeten voldoende toiletten aanwezig zijn. Dit is een teken van goed gastheerschap. Een van de beoordelingsgronden voor een evenement is immers de volksgezondheid. Bij onvoldoende hygiëne kunnen zich grote risico’s voordoen.

Afvalwater

Nog belangrijk: zonder toestemming mag er geen afvalwater worden geloosd op het openbaar riool. Bij gebruik van een toiletwagen stemt de organisator met de gemeente de aansluiting op het gemeentelijke riool af.

Beveiliging

De organisatie is verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens een evenement. Vanwege de complexiteit per evenement wordt er maatwerk geleverd bij het advies. Daarom is het ook niet mogelijk om een standaardnorm te noemen. De burgemeester kan bij evenementen het aantal beveiligers bepalen en is verantwoordelijk voor het naleven van de gestelde normen door de evenementorganisatie. De kosten van deze beveiligingswerkzaamheden zijn voor eigen rekening. Wij nemen hiervoor voorschriften en beperkingen op in de vergunning.

Brandveiligheid

Diverse typen evenementen of bij evenementen voorkomende handelingen kunnen leiden tot brand. Wij toetsen bij de beoordeling van een evenement aan brandveiligheid. De organisator dient rekening te houden met voorschriften en beperkingen in de vergunning voor brandpreventie.

Bereikbaarheid hulpdiensten

De organisatie moet rekening houden dat de evenementenlocatie te allen tijde goed bereikbaar is voor de hulpdiensten. Dat betekent dat de doorgangen minimaal 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog moeten zijn.

Vrijwilligers

De vrijwilligersverzekering van de gemeente is een secundaire verzekering. Bij aansprakelijkheid schakelt de organisatie altijd eerst de eigen evenementenverzekering in. Pas daarna kan men een beroep op de gemeentelijke verzekering.