Verordening Auditcommissie gemeente Lochem 2018

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Commissie: de auditcommissie

b.De raad: de gemeenteraad

c.Het college: het college van burgemeester en wethouders

d.Accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

e.De voorzitter: de voorzitter van de commissie

f.Fractievertegenwoordiger: een niet-raadslid dat namens één van de verkozen fracties deelneemt aan een tafelgesprek zoals bedoeld in artikel 3, onder i van het Reglement van Orde voor de Politieke Avond van de gemeente Lochem 2018.

Artikel 2 Doel

De auditcommissie is ingesteld met als doel de raad te assisteren in zijn controlerende functie door te adviseren over:

1betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaggeving ten behoeve van de raad

2effectiviteit van beheersing van risico’s binnen de gemeente

3opdracht aan en functioneren van externe accountant

4opzet en werking ‘interne’ audit instrumentarium

5controle op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de gemeentelijke uitgaven op basis van bevindingen vanuit:

a.de accountantscontrole

b.de rekenkamercommissie

c.de concerncontroller

6opvolging van aanbevelingen die komen vanuit:

a.de accountantscontrole

b.de rekenkamercommissie

c.de concerncontroller

7naleving wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente.

Artikel 3 Taken

De auditcommissie heeft de volgende taken:

1adviseren bij de aanbesteding, evaluatie en eventuele beëindiging van de samenwerking met de accountant

2adviseren over planning van de P&C cyclus

3adviseren bij de inhoud van de controle (opdrachtbrief en eventueel aanvullend onderzoek)

4adviseren bij de inhoud van het control jaarplan en normenkader

5adviseren over de controleverklaring en verslag van bevindingen

6adviseren over de Management Letter

7adviseren over interne controles en administratieve organisatie

8bevorderen van afstemming met overige onderzoeken zoals 213a en rekenkamercommissie

9adviseren over onderzoeksonderwerpen.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit tenminste 3 leden waarvan maximaal één lid per fractie, die door de raad worden aangewezen.

2De leden van de commissie zijn lid van de raad of aangewezen als fractievertegenwoordiger.

3De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

4De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

5Bij verhindering kan een commissielid zich door een ander lid uit zijn fractie laten vervangen.

6De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en coördineert haar ondersteuning.

Artikel 5 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het niet meer voldoen aan het vereiste in artikel 4 lid 2, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel en de taken. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier of zijn plaatsvervanger.

Artikel 7 Vergaderingen, quorum, besluitvorming en verslaglegging

1De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zo vaak als zij nodig acht, ter uitvoering van de in artikel 3 genoemde taken.

2De vergaderstukken worden minimaal een week voor de vergadering waarop zij betrekking hebben gepubliceerd in het vergadersysteem van de raad.

3De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie in meerderheid anders bepaalt.

4De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

5In haar adviezen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

6Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

7Van iedere vergadering wordt een conceptverslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

8Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

9De verslagen worden ter kennis gebracht aan de raad en adviseurs van de commissie.

Artikel 8 Informeren raad

1De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en / of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een vergadering van de raad.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking.

2Op dat tijdstip vervalt de Verordening auditcommissie gemeente Lochem, vastgesteld bij raadsbesluit van 24 april 2006.

3De verordening kan worden aangehaald als Verordening Auditcommissie gemeente Lochem 2018.