Nota reserves en voorzieningen 2026

Reserves

Wat zijn reserves?

De reserves van de gemeente maken onderdeel uit van het eigen vermogen. Het eigen vermogen is het saldo van de bezittingen (bijvoorbeeld gebouwen, wegen, voorraden grondexploitaties, banksaldi, nog te ontvangen bedragen; de activa) minus de schulden (bijvoorbeeld leningen, nog te betalen bedragen; het vreemd vermogen).

Het bedrag waarvoor het eigen vermogen op de balans staat, is afhankelijk van de waardering van de activa en het vreemd vermogen. Naast de reserves maakt ook het jaarrekeningresultaat (winst of verlies) onderdeel uit van het eigen vermogen. De reserves kun je beschouwen als ‘de financiële buffer’ van de gemeente.

Je hebt twee soorten reserves:

a.de algemene reserve

b.de bestemmingsreserves

De algemene reserve is de reserve waaraan de gemeenteraad geen bestemming heeft gegeven. Het is met andere woorden vrij te besteden. Door raadsbesluiten kan een deel van de algemene reserve gereserveerd zijn voor toekomstige uitgaven. Het resterende deel van de algemene reserve zetten we in als beschikbare weerstandscapaciteit. Met dit deel van de algemene reserve vangen we onze incidentele risico’s op. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de begroting en jaarrekening laten we dit zien.

De bestemmingsreserves zijn de reserves waaraan de gemeenteraad wel een bestemming heeft gegeven. Bij een bestemmingsreserve is sprake van een specifiek bestedingsdoel met een maximale looptijd. In Lochem hebben we bijvoorbeeld de reserve sportvoorzieningen. Deze stelde de raad in 2021 in om daaruit de toegekende subsidieaanvragen van sportverenigingen voor sportvoorzieningen te dekken.

Wat zijn stille reserves?

Naast de reserves die onderdeel uit maken van het eigen vermogen, heeft de gemeente ook zogenaamde ‘stille reserves’. Stille reserves zijn bezittingen die een hogere verkoopwaarde hebben dan waarvoor ze op de balans staan. Op de balans staat de boekwaarde van een bezitting. Meestal de aanschafwaarde verminderd met de jaarlijkse afschrijvingen. De verkoopwaarde of werkelijke waarde is de waarde die een bezitting heeft in het economisch verkeer. Stille reserves hebben betrekking op met name gebouwen, terreinen, gronden, machines en aandelen.

Ze heten ‘stil’ omdat ze niet op de balans staan. Ze bestaan dus wel, maar zijn niet zichtbaar en niet direct te gebruiken als gemeente. Veel van onze bezittingen hebben namelijk een publieke functie (zoals scholen, sporthallen, zwembaden). Bij verkoop zou die functie verdwijnen. Daarnaast zijn ze moeilijk verkoopbaar, omdat voor deze panden weinig marktinteresse bestaat.

In deze nota komen daarom de stille reserves verder niet terug.

Wanneer en hoe gebruiken we een reserve?

Reserves gebruiken we in principe voor onvoorziene uitgaven. De raad kan besluiten reserves aan te wenden voor het dekken van een tijdelijk incidenteel en/of structureel begrotingstekort, eenmalige uitgaven of incidentele lasten. Onvoorziene opbrengsten, eenmalige ontvangen, of incidentele baten kunnen we toevoegen aan de reserves. Bijvoorbeeld het jaarrekeningresultaat dat we toevoegen, of onttrekken aan de algemene reserve.

De reserve kapitaallasten is een uitzondering. Deze reserve gebruiken we voor de dekking van structurele kapitaallasten. Hier is de reserve op berekend. Daarnaast is het sinds de begroting 2024 mogelijk om de algemene reserve (onder voorwaarden) in te zetten voor de dekking van het structureel begrotingstekort. Dit lichten we toe in hoofdstuk 4 bij de algemene reserve.

Wij rekenen geen rente toe aan reserves, behalve bij de reserve kapitaallasten. Dit is conform de aanbeveling van de commissie BBV. Bij de reserve kapitaallasten voegen we jaarlijks rente toe over de boekwaarde van de reserve per 1/1. De jaarlijkse onttrekking aan deze reserve is voor de dekking van kapitaallasten (rente en afschrijving).

Alle toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve gaan op basis van een raadsbesluit. Dit kan bijvoorbeeld bij de resultaatbestemming van de jaarrekening, of bij een tussentijdse begrotingswijziging. Toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve lopen via de exploitatie. Nieuwe bestemmingsreserves stellen we in na een raadsbesluit. Mocht een bestemmingsreserve niet meer nodig zijn, dan valt het eventuele saldo van deze reserve weer vrij aan de algemene reserve. Mocht de vrijval niet (geheel) via de resultaatbestemming worden toegevoegd aan de algemene reserve maar (deels) benut om een tekort af te dekken, dan zal dit uit het betreffende raadsbesluit (P&C-document) blijken. We mogen geen reserves met een negatief saldo hebben, behalve de algemene reserve.

Toekomstige ontwikkelingen voor nieuwe raadsperiode

Gezien alle (strategisch) toekomstige opgaven waarvoor we staan als gemeente en onze ambitie om te groeien naar 40.000 inwoners per 2040 (schaalsprong - omgevingsvisie) vindt er in 2026 onderzoek plaats naar het instellen van een nieuwe bestemmingsreserve.

We kijken daarbij ook hoe we deze nieuwe reserve gaan vullen. Hierbij komt de algemene reserve in beeld om te bezien welk deel daaruit mogelijk vrij te maken is. En dus ook om te bepalen welk niveau (saldo) in onze algemene reserve minimaal aanwezig moet blijven. Na de gemeenteraadsverkiezingen 2026 komt dit terug bij een P&C-document.

Hoe gaan we om met reserves?

Bij het instellen en gebruik van reserves hebben we de volgende uitgangspunten:

a.In de begroting kunnen we ervoor kiezen om een bedrag aan de algemene reserve te onttrekken om een begrotingstekort (incidenteel en/of structureel) te dekken. Deze onttrekking verantwoorden we dan als resultaatbestemming.

b.Bij de jaarrekening kan het zijn dat het werkelijke, nadelige resultaat groter is dan het geraamde begrotingstekort. We boeken dan de maximaal geraamde onttrekking aan de algemene reserve

c.Bestemmingsreserves zetten we in voor het doel waarvoor we ze instellen. De raad kan altijd de bestemming wijzigen. Bij nieuwe reserves geven we de volgende onderdelen aan, voor zover van toepassing:

•Het doel van de reserve, de uitgangspunten en de motivatie waarom de reserve nodig is;

•De gewenste minimale en/of maximale omvang van de reserve;

•De hoogte van de toevoeging(en) aan de reserve en of deze toevoeging structureel of incidenteel is;

•De dekking van de toevoeging(en) aan de reserve;

•De hoogte van de onttrekking(en) aan de reserve, of deze onttrekking structureel of incidenteel is en wanneer we deze onttrekking doen;

•De maximale looptijd van de reserve.

Van de bestaande reserves hebben we bovenstaande onderdelen opgenomen in hoofdstuk 3 ‘Reserves’.

d.Als een bestemmingsreserve voor een bestedingsdoel binnen de afgegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot de beoogde besteding, dan valt de bestemmingsreserve vrij en wordt het saldo van deze reserve toegevoegd aan de algemene reserve.

e.Het beleid is terughoudend te zijn met het instellen van bestemmingsreserves.

f.De lasten van een product of activiteit kunnen gedekt worden door een geraamde onttrekking aan een reserve. Als de werkelijke uitgave achterblijft bij de raming, dan onttrekken wij minder aan de betreffende reserve. Het is dan niet nodig om de volledig geraamde onttrekking in werkelijkheid te boeken. Het restant houden wij dan in de reserve. Dit gebruiken we in een volgend jaar als de uitgave alsnog plaats vindt als het nodig is.

Wanneer en hoe leggen we verantwoording af over onze reserves in de P&C-cyclus?

Begroting

In de begroting in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing zetten we het vrij besteedbare deel (het deel wat nog niet ‘gereserveerd is’) van de algemene reserve af tegen de incidentele risico’s. Hieruit volgt het ratio incidenteel weerstandsvermogen.

In de begroting staan in het ‘totaaloverzicht baten en lasten van de programma’s’ de geraamde toevoegingen en onttrekkingen (mutaties) aan de reserves, per jaar.

Daarnaast staat in de bijlage van de begroting een meerjarig overzicht reserves. Daarbij geven we aan welke geraamde incidentele (I) en structurele (S) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves er zijn. En geven we een nadere specificatie van de algemene reserve.

Jaarrekening

In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing vind je het vrij besteedbare deel van de algemene reserve. Dat zetten we af tegen de incidentele risico’s om de ratio incidenteel weerstandsvermogen te berekenen.

In de jaarrekening lichten wij bij de balans alle reserves toe. We geven de aard en de reden van elke reserve aan. Ook lichten we alle toevoegingen en onttrekkingen toe en geven het verloop per reserve weer van dat jaar. Uit dit overzicht blijkt per reserve:

•het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

•de bestemming van het resultaat van vorig boekjaar;

•de toevoegingen;

•de onttrekkingen;

•het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

In de jaarrekening staan in het overzicht van baten en lasten, de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen (mutaties) aan de reserves. Daarnaast lichten we bij het overzicht mutaties reserves toe welke incidentele en structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves er zijn. Daarbij geven we ook aan welke afwijkingen er zijn tussen geraamde en werkelijke toevoegingen en onttrekkingen voor dat jaar. En laten we een specificatie zien van alle begrote en werkelijke mutaties in de algemene reserve.

In bijlage 1 laten we het meerjarig overzicht zien van de reserves (stand begroting 2026).

Voorzieningen

Wat zijn voorzieningen?

De voorzieningen van de gemeente maken onderdeel uit van het vreemd vermogen. Het vreemd vermogen zijn de schulden van de gemeente. Binnen het vreemd vermogen hebben de voorzieningen een bijzondere positie. Bij de meeste schulden van de gemeente moeten wij een bedrag aflossen of betalen. We weten dan exact wat we moeten betalen en wanneer. Bij de voorzieningen is het niet zo dat wij iets gekocht of geleend hebben. Juridisch is het nog geen schuld. Bij een voorziening is er wel een mate van zekerheid dat we iets moeten betalen. Het is alleen nog niet zeker wanneer we moeten betalen en/of hoe hoog het bedrag exact is.

We kennen vier soorten voorzieningen:

a.voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s

b.voorzieningen voor de egalisatie van kosten

c.voorzieningen voor bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor we een heffing heffen

d.voorzieningen voor van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden

Een toelichting op deze vier soorten voorzieningen staat in bijlage 3.

Naast de voorzieningen die bij het vreemd vermogen horen, hebben we ook voorzieningen die een correctie zijn op de waarde van activa. Dat zijn voorzieningen die zorgen voor een verlaging van de (boek)waarde van een bezit. We kennen op dit moment (jaarrekening 2024) verliesvoorzieningen bij de grondexploitaties en de debiteuren (voorziening oninbaarheid). Door een voorziening te vormen is het mogelijk om bij een eventueel hogere werkelijke waarde in de toekomst, de voorziening weer vrij te laten vallen. Hiermee draaien we (een deel van) het eerder genomen verlies weer terug. In onze uitvoeringsnota grondbeleid 2022 (raad 27 maart 2023) geven we aan hoe we omgaan met verliesvoorzieningen bij grondexploitaties. In deze nota behandelen we deze voorzieningen verder niet. In deze nota Reserves en voorzieningen gaat het alleen om de voorzieningen die onder het vreemd vermogen vallen.

Wanneer en hoe gebruiken we een voorziening?

De raad heeft bij het instellen van voorzieningen of het doteren (toevoegen) daaraan weinig ruimte voor het maken van keuzes. We weten bijna zeker dat we het geld in een voorziening aan een bepaald doel moeten besteden (verplichting). Mocht blijken dat het saldo van een voorziening niet groot genoeg is, dan moeten we de voorziening verhogen.

Of een voorziening hoog genoeg is, beoordelen we jaarlijks bij de jaarrekening. Het verhogen doen we dan ook meestal in de jaarrekening. Maar het kan ook tussentijds (bestuursrapportage) of in de begroting. Mocht een voorziening te hoog zijn, of niet meer nodig zijn, dan valt het bedrag vrij. Op deze manier zorgen we ervoor dat een voorziening op voldoende niveau blijft.

De dotatie aan een voorziening loopt via de exploitatie. De aanwending van een voorziening gaat rechtstreeks ten laste van een voorziening. Een voorziening kan niet negatief zijn.

Voorzieningen waarderen we meestal op het nominale bedrag; het bedrag dat we naar verwachting uiteindelijk betalen. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de geschatte omvang van verplichtingen of risico’s. Rentetoevoegingen aan voorzieningen mogen niet. Wel mogen we voorzieningen tegen contante waarde waarderen. Het waarderen tegen contante waarde komt alleen voor als de factor tijd belangrijk is. Hier is sprake van als de onderliggende verplichting pas na geruime tijd tot afwikkeling komt. Als we de momenten van het doen van de uitgaven niet op betrouwbare wijze kunnen vaststellen, dan moeten we de voorziening waarderen tegen de nominale waarde.

Voor het treffen van een voorziening is het belangrijk dat er een verplichting of een reëel risico op het ontstaan van een verplichting bestaat. Hiervan is de precieze omvang onzeker, maar kunnen we wel redelijk schatten. De beste schatting nemen we dan als balanspost. Dat kan een gemiddelde waarde van een reeks uitkomsten zijn. Een noodzakelijke vorming van een voorziening mogen we niet achterwege laten. Wel mogen we de toelichting in raadsbesluiten en/of documenten in de P&C-cyclus inhoudelijk beperken. Dit omdat het soms gaat om gevoelige (bedrijfs-)informatie.

Hoe gaan we om met voorzieningen?

Bij het instellen en gebruik van voorzieningen hebben we de volgende uitgangspunten:

a.De voorziening past binnen de eerder genoemde soorten voorzieningen:

•voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s;

•voorzieningen voor de egalisatie van kosten;

•voorzieningen voor bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor we een heffing heffen;

•voorzieningen voor middelen van derden verkregen die specifiek besteed moeten worden.

b.Voorzieningen moeten we in ieder geval jaarlijks bij de jaarrekening beoordelen of deze hoog genoeg zijn. Als er aanleiding toe is doen we dit ook tussentijds.

c.Bij nieuwe voorzieningen geven we in de volgende onderdelen aan, voor zover van toepassing:

•Het doel van de voorziening en de motivatie waarom de voorziening nodig is;

•De waardering van de voorziening: nominaal of contante waarde;

•De minimale omvang van de voorziening;

•De hoogte van de toevoeging(en) en aanwending(en) aan de voorziening en in welke periode dit gebeurt;

•De dekking van de toevoeging(en);

•De maximale looptijd van een voorziening;

•Hoe vaak we een voorziening actualiseren in een jaar;

•Welk domein – team verantwoordelijk is voor een voorziening.

Van de bestaande voorzieningen hebben we bovenstaande onderdelen opgenomen in hoofdstuk 4 ‘Voorzieningen’.

Wanneer en hoe leggen we verantwoording af over onze voorzieningen in de P&C-cyclus?

Begroting

In de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in de begroting leggen we een verband tussen de voorzieningen die we hebben voor wegen, civiele kunstwerken, gebouwen en riolering en het onderliggende meerjarenplan. We geven aan of er voldoende middelen in de voorziening zijn om de kosten te dekken.

Jaarrekening

In de jaarrekening leggen we een verband tussen de voorzieningen die we hebben en de onderliggende verplichtingen. We geven aan of er voldoende middelen zijn in de voorziening om de kosten te dekken. Mocht het nodig zijn om voorzieningen op te hogen dan doen we dat meestal in de jaarrekening. Maar het kan ook tussentijds of in de begroting. Mocht een voorziening te hoog zijn, dan valt het bedrag vrij.

In de jaarrekening lichten we bij de balans alle voorzieningen toe. We geven de aard en reden van elke voorziening aan. Per voorziening geven we het verloop aan van dat jaar. We lichten de toevoegingen, aanwendingen en vrijgevallen bedragen toe. Uit dit overzicht blijkt per voorziening:

•het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

•de toevoegingen;

•de vrijval;

•de onttrekkingen;

•het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

In bijlage 2 laten we het meerjarig overzicht zien van de voorzieningen (stand begroting 2026).

Reserves en voorzieningen

We gebruiken de volgende algemene uitgangspunten met betrekking tot reserves en voorzieningen:

a.We gaan voor simpel en transparant, waarbij we streven naar een zo beperkt mogelijk aantal reserves en voorzieningen;

b.Het instellen van een reserve gebeurt door middel van een raadsbesluit. Het instellen van een voorziening kent een verplichtend karakter. Het instellen daarvan gebeurt minimaal door middel van een collegebesluit, waarover we de raad informeren. Bij voorzieningen voor de egalisatie van kosten is een raadsbesluit noodzakelijk.

c.Bij de jaarrekening geven we een overzicht van het verloop van de reserves en voorzieningen. We geven een toelichting op de mutaties. We lichten daarbij de verschillen tussen de geraamde en de werkelijke mutaties toe.

d.De reserves en voorzieningen die we hebben passen binnen de geldende wet- en regelgeving.

e.Voor zover in de hoofdstukken 3 en 4 ontwikkelingen/toevoegingen en onttrekkingen worden genoemd die nog niet in eerdere besluiten zijn vastgelegd, zullen deze nog middels de daarvoor afgesproken procedures aan de Raad worden voorgelegd.

Hierna worden de kenmerkende verschillen tussen reserves en voorzieningen samenvattend weergegeven.

Reserve

Voorziening

Onderdeel van

Eigen vermogen

Vreemd vermogen

Wijziging bestemming

Raadsbesluit

Niet mogelijk

Doel

Vrije bestemming: raad bepaalt de bestemming en eventuele wijziging van bestemming.

Alleen voor betreffende doel (verplichting).

Toevoeging

Maximaal het begrote bedrag (raadsbesluit) ten laste van de exploitatie.

Maximaal het bedrag wat nodig is om te voldoen aan de verplichting (uitgave) ten laste van de exploitatie. Geen raadsbesluit nodig.

Onttrekking

Op basis van de werkelijke uitgave. De uitgave (last) is geboekt in de exploitatie. Daar tegenover staat de onttrekking, maar de werkelijke onttrekking is niet meer dan wat de begrote onttrekking is (raadsbesluit).

Rechtstreeks ten laste van de voorziening wordt de werkelijke uitgave (last) geboekt. Dan kan meer zijn dan wat begroot is.

Wie is bevoegd voor het instellen/opheffen

Raad

Raad en B&W. Het college is bevoegd tot het instellen en het opheffen van een voorziening, met uitzondering van de voorzieningen ter egalisatie van (onderhouds-) kosten.

Wie is bevoegd voor onttrekken

Raad

Raad en B&W