Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lisse;
overwegende, dat het gewenst is om van advies te worden voorzien inzake cultuurbeleid;
gelet op het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;
Besluit:
in te stellen een commissie Culturele zaken, overeenkomstig het navolgende instellingsbesluit;
Inleidende bepaling
Artikel 1 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a.commissie: de commissie Culturele Zaken;
b.lid: lid van de commissie;
c.voorzitter: voorzitter van de commissie;
d.secretaris: secretaris van de commissie;
e.vergadering: vergadering van de commissie;
f.college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lisse;
g.kunst- en cultuursector: het totaal van rechtspersonen of natuurlijke personen binnen Lisse dat zich (zonder winstoogmerk) tot doel stelt het scheppen en uitbouwen van mogelijkheden voor kunstbeoefening.
Taken en samenstelling
Artikel 2 Taak
De commissie heeft de volgende taak:
1de kunst- en cultuursector te stimuleren om krachten te bundelen en belanghebbenden hierover mee te laten denken;
2aan het college gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de culturele invalshoek van gemeentelijk beleid met een gemeenschapsversterkend doel;
3aan het college gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de culturele (gebruiks)aspecten van gemeentelijke accommodaties en het gemeentelijk accommodatiebeleid.
4binnen een daarvoor beschikbaar gesteld budget op subsidieaanvragen in het kader van de vigerende subsidieregeling voor culturele activiteiten namens het college te beschikken;
5jaarlijks aan het college een jaarverslag uit te brengen waarin tenminste is opgenomen:
-een beschrijving van de ondernomen activiteiten;
-een evaluatie van de wijze waarop de commissie invulling heeft gegeven aan haar eigen rol;
-conclusies en aanbevelingen.
Artikel 3 Samenstelling
1De commissie is als volgt samengesteld:
drie (of meer afhankelijk van de wens van het college) onafhankelijke leden die voeling hebben met en een brede kennis hebben van de kunst- en cultuursector en die op de hoogte zijn van de Lissese cultuur;
2Er worden geen plaatsvervangende leden benoemd.
3De portefeuillehouder kunst en cultuur van het college is geen lid van de commissie, maar woont op uitnodiging van de commissie vergaderingen bij.
Artikel 4 Voorzitter en secretaris
1De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter. De voorzitter wordt door de commissie uit haar midden gekozen voor de zittingsduur van de commissie.
2De voorzitter wordt vervangen door een van de overige leden.
3De commissie krijgt secretariële en administratieve ondersteuning van de secretaris.
4De secretaris, een ambtenaar van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, wordt aangewezen door het college.
5De secretaris wordt vervangen door een (collega)ambtenaar van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, aan te wijzen door het college.
6De stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter ondertekend en door de secretaris medeondertekend.
Artikel 5 Benoeming, zittingsduur en vacatures
1De benoeming van de onafhankelijke leden als genoemd in artikel 3, eerste lid, geschiedt door het college.
2De onafhankelijke leden treden na verloop van een periode, die gelijk loopt met de zittingsperiode van het college, af. Zij zijn onmiddellijk herbenoembaar.
3Het college kan, indien daartoe gewichtige redenen bestaan, een lid ontslaan.
4Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan het college.
Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd.
5Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist het college zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.
6Het college kan de secretaris te allen tijde (tussentijds) ontslaan uit zijn functie als secretaris. De zittingsduur van de secretaris eindigt in ieder geval bij beëindiging van de functie binnen de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling op grond waarvan hij is benoemd tot secretaris.
Vergaderingen
Artikel 6 Vergaderfrequentie
1De commissie vergadert gemiddeld eens in de zes weken, volgens een door de commissie op te stellen vergaderschema.
2De commissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of tenminste twee van het totaal aantal zitting hebbende leden aan de voorzitter met opgaaf van redenen daarom verzoeken.
Artikel 7 Openbaarheid van vergaderingen
1De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar gehouden, behoudens het bepaalde in het tweede lid.
2Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie een besloten vergadering beleggen.
Artikel 8 Oproep en agenda
1De voorzitter zendt tenminste 4 werkdagen voor de vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
2De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.
3Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
4Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel 9 Opening vergadering en quorum
1De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip, indien tenminste twee van het totaal aantal zitting hebbende leden aanwezig zijn.
2Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering.
Artikel 10 Notulen
1De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep.
2Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.
Artikel 11 Advies
1Wanneer de voorzitter vaststelt dat een voorstel of onderwerp is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.
2Nadat de beraadslaging is gesloten beslist de commissie, bij meerderheid van stemmen, of er een advies aan het college wordt uitgebracht.
3Indien de stemmen, als bedoeld in lid 2, staken, beslist de voorzitter.
Artikel 12 Geheimhouding
1De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en de inhoud van de stukken die aan de commissie worden voorgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.
2De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
3Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, haar opheft.
4De verplichting tot geheimhouding geldt niet ten overstaan van de leden van het college, tenzij de commissie dit in strijd acht met het openbaar belang. De leden van het college nemen ter zake van het in de vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, eveneens geheimhouding in acht.
5Indien de commissie zich te zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen, totdat het college haar opheft.
Slotbepalingen
Artikel 13 Opheffing commissie
De commissie wordt opgeheven als het college daartoe besluit.
Artikel 14 Uitleg
In de gevallen waarin het instellingsbesluit niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het instellingsbesluit, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding
1Dit instellingsbesluit kan worden aangehaald als ‘Instellingsbesluit commissie Culturele zaken’.
2Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.