Informatiebeleid Gemeente Lingewaard

Kansen benutten - waarde creëren met data, digitalisering en nieuwe technologie

Lingewaard wil de maatschappelijke en organisatorische kansen van informatie maximaal benutten. De gemeente ziet informatie als grondstof voor betere keuzes, betere dienstverlening en betere samenwerking — met inwoners, ondernemers, ketenpartners en regionale samenwerkingen zoals met de gemeente Overbetuwe. Dit betekent dat informatie en technologie actief worden ingezet om maatschappelijke opgaven en dienstverlening beter aan te pakken. Data wordt niet alleen opgeslagen, maar bewust gebruikt om processen te verbeteren, doorlooptijden te verkorten, inwoners beter te informeren en beleidskeuzes te onderbouwen.

‘Informatie als motor voor dienstverlening en maatschappelijke waarde’

Nieuwe technologieën, zoals algoritmen en AI, worden daarbij opgavegericht en verantwoord ingezet: als hulpmiddel om het werk van medewerkers slimmer te maken, niet als vervanging van mensen.

Concreet levert dit de gemeente onder andere op: beter onderbouwde investeringskeuzes, meer inzicht in wat werkt en wat niet en ruimte om dienstverlening te vernieuwen (bijvoorbeeld via digitale kanalen, chatbots of datagedreven sturing op klantsignalen).

Verbeteren en versnellen van dienstverlening

De visie op “Lingewaardige service” benadrukt een combinatie van gastvrijheid, vakmanschap en digitale toegankelijkheid. Informatie speelt hierbij een sleutelrol:

•Actuele en betrouwbare gegevens maken snelle en juiste afhandeling van klantvragen mogelijk;

•Klantsignalen, meldingen en interacties worden systematisch benut voor verbetering;

•Zaakgericht werken en digitale kanalen worden doorontwikkeld op basis van data over gebruik en knelpunten;

•De koppeling tussen informatie en processen maakt dienstverlening voorspelbaar, meetbaar en persoonlijker.

Bron: Visie op Dienstverlening, Werken met Klantsignalen, Raadsinformatie Versterking Dienstverlening

Datagedreven werken versterkt het bestuurlijk en ambtelijk kompas

Lingewaard wil besluiten steeds meer baseren op objectieve, betrouwbare en actuele informatie. Datagedreven werken betekent:

•(Beleids)keuzes onderbouwen met gegevens uit verschillende domeinen;

•Inzicht in trends, maatschappelijke opgaven en effectiviteit van beleid;

•Dashboards en indicatoren die direct bruikbare sturingsinformatie bieden;

•Verbanden leggen tussen informatie uit het sociaal domein, ruimtelijk domein en bedrijfsvoering.

Innovatie en verantwoorde inzet van AI

De gemeente staat open voor kansen van technologie, zolang deze verantwoord en transparant worden ingezet. De Lingewaardse AI-richtlijnen bieden hiervoor een helder kader. In deze visie staat:

•AI is ondersteunend, nooit leidend;

•Slimme toepassingen helpen processen te versnellen werkdruk te verlagen en dienstverlening te verbeteren;

•Voor elke toepassing gelden eisen rond datakwaliteit, uitlegbaarheid en privacy.

Bijlage: AI-richtlijnen Lingewaard (1437400), Advies Chatbot

Transparantie en open informatie als waarde voor de samenleving

Lingewaard wil vanuit de Woo-gedachte informatie toegankelijker maken voor inwoners en ondernemers:

•open data waar mogelijk (denk aan vergunningen, leefomgevingsdata);

•begrijpelijke informatievoorziening over beleid en uitvoering;

•proactieve openbaarmaking, ondersteund door goede ordening en vindbaarheid van informatie.

Mogelijk maken – zorgen voor een stabiele, veilige, toegankelijke en verantwoorde informatievoorziening

‘Een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige basis’

Kansen benutten kan alleen als de basis op orde is. Dit sluit naadloos aan bij de VNG-doelstelling “Mogelijk maken (de basis op orde)”, waarin een betrouwbare digitale infrastructuur, goede informatiehuishouding en stevige informatiebeveiliging centraal staan. Voor Lingewaard betekent dit: een robuuste en toekomstbestendige IT- en informatiebasis, met duidelijke kaders voor beveiliging, privacy, datakwaliteit, archivering en toegankelijkheid.

Denk aan: heldere rollen en verantwoordelijkheden (CISO, ISO, FG, PO, IV), geborgde processen voor toegangsbeheer, back-up en restore, changemanagement, en een applicatie-landschap dat is ingericht volgens landelijke standaarden (zoals Common Ground) en regionale afspraken.

Informatiebeveiliging als randvoorwaarde

Lingewaard werkt volgens BIO-normering (Baseline Informatieveiligheid Overheid) en heeft hiervoor uitgebreide beleidsdocumenten en procedures vastgesteld (wachtwoordenbeleid, patchbeleid, dataclassificatie, digitale sleutels en certificaten & encryptie, toegangsbeveiliging, het in- door- en uitstroomproces, back-up & recovery).

Deze vormen samen het fundament onder het principe: “Zo open mogelijk, zo veilig als noodzakelijk.”

Dit bereik je door:

•Heldere rollen en verantwoordelijkheden (CISO, ISO, FG, PO, teammanagers) te beschrijven;

•Functies daadwerkelijk in te vullen;

•Strikte procedures voor autorisaties, wijzigingen, certificaten en media-vernietiging op te stellen;

•Periodieke controles en rapportages uit te voeren;

•Duidelijke maatregelen voor continuïteit, beschikbaarheid en integriteit van gegevens te nemen.

Bijlage: IB-beleid 2024, Privacybeleid, PKI-beleid, Backup & Restore, Wachtwoordenbeleid, Change Management, Logische toegang, Vernietiging verwijderbare media

Datakwaliteit en duurzaam informatiebeheer

Gemeentelijke informatie moet volledig, juist en actueel zijn. Lingewaard legt nadruk op:

•Data governance: rollen en afspraken rondom eigenaarschap;

•Registreren aan de bron en éénmalige vastlegging;

•Goede archivering en Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO);

•Kwaliteitscontroles op basis- en kernregistraties;

•Duidelijke werkafspraken over metadatering, versiebeheer en ordening.

Bijlage: Kaders op gemeentelijke informatie, Informatiebeleid 2020–2024

Architectuur en applicatielandschap op orde

De huidige architectuur laat zien dat Lingewaard een complex maar beheersbaar landschap heeft. De visie richt zich op:

•Verdere standaardisering en vereenvoudiging (applicatierationalisatie: voorkomen dubbele functionaliteit);

•Cloud-SaaS (Software As A Service) waar dit veilig en doelmatig is;

•Gegevensuitwisseling op basis van standaarden (Common Ground, API’s);

•Wendbare informatievoorziening waarin processen centraal staan, niet systemen,

•Sterke regie op leveranciers binnen de samenwerking met de gemeente Overbetuwe.

Bijlage: Architectuurplaat IST Lingewaard, Change Management, PKI-procedures

Professionaliseren informatiemanagement en regie

Om de informatievoorziening toekomstbestendig te maken, is professionele regie cruciaal:

•informatiemanagement als strategische verbinding tussen opgaven en techniek;

•portfoliomanagement als keuze instrument voor veranderingen;

•duidelijke inrichting van informatiemanagement met rollen, prioritering en besluitvorming;

•nauwe samenwerking tussen IV, CISO/ISO, informatiebeheerders, functioneel beheer en teammanagers;

•investering in kennis, vaardigheden en cultuur.

Belangrijkste wet- en regelgeving in één oogopslag

De gemeente Lingewaard werkt met veel gevoelige en maatschappelijk relevante informatie. Wet- en regelgeving bepalen hoe die informatie veilig, zorgvuldig en transparant moet worden gebruikt. De belangrijkste wetten en regels waar Lingewaard aan moet voldoen zijn:

Duiden & reflecteren – informatie gebruiken om te leren, te verbeteren en verantwoording af te leggen

De derde VNG-doelstelling gaat over waarden en innovatie in de informatiesamenleving: niet alleen doen, maar ook begrijpen wat digitalisering betekent voor inwoners, hun rechten, hun vertrouwen en de rol van de overheid.

Voor Lingewaard betekent dit dat informatie niet alleen wordt gebruikt om te handelen, maar ook om terug te kijken: wat leren we van onze data, incidenten, klantfeedback en rapportages? Hoe raken digitalisering en AI aan publieke waarden zoals transparantie, gelijke behandeling, inclusie en de menselijke maat? En hoe leggen we daar begrijpelijk verantwoording over af richting raad en inwoners?

‘Leren, verbeteren, verantwoorden en koers houden’

Dit perspectief helpt de gemeente om koersvast te blijven, om tijdig bij te stellen als ontwikkelingen anders lopen dan gedacht en om het gesprek over digitalisering en data structureel te voeren. Niet alleen technisch, maar ook bestuurlijk en maatschappelijk.

Lingewaard wil een lerende organisatie zijn waarin informatie gebruikt wordt om continu te verbeteren, risico’s te beheersen en transparantie te vergroten.

Informatie als spiegel van de organisatie

Door systematische monitoring en analyse van gegevens ontstaat inzicht in:

•Kwaliteit van dienstverlening;

•Naleving van procedures (autorisaties, veiligheidsmaatregelen);

•Prestaties van processen en digitale kanalen;

•Knelpunten, incidenten en risico’s.

Deze feedback maakt reflectie mogelijk én wenselijk.

Verantwoording naar bestuur, inwoners en partners

Lingewaard gebruikt informatie voor heldere en begrijpelijke verantwoording:

•Rapportages over dienstverlening, informatiebeveiliging, privacy, datakwaliteit;

•Dashboards die inzicht geven in voortgang van projecten en maatschappelijke resultaten;

•Actieve openbaarmaking en toegankelijke communicatie.

Proces van continue verbetering

Duiden en reflecteren betekent ook: steeds slimmer worden. Lingewaard richt zich op:

•structurele evaluaties van beleid en processen;

•benutten van leerervaringen uit incidentanalyses en knelpunten;

•verbeteren van gegevenskwaliteit door audits en controles;

•periodieke actualisatie van kaders en procedures;

•gebruik van klantfeedback en klantsignalen als motor voor verbetering.

Bijlage: Werken met Klantsignalen, Dienstverleningsvisie, IB-procedures (periodieke controles), Change Management.

Ethische reflectie bij gebruik van data en technologie

Met toenemende digitalisering en AI worden vragen over ethiek belangrijker:

•welke keuzes zijn uitlegbaar en legitiem?

•welke data mag je gebruiken en hoe voorkom je bias?

•hoe zorg je dat inwoners invloed houden op hun eigen gegevens?

De AI-richtlijnen en het privacy kader van Lingewaard vormen hiervoor het fundament.

Bijlage: AI-richtlijnen Lingewaard

Pijler 1 – De basis moet altijd op orde zijn

Deze pijler gaat niet over “het netjes op orde brengen van de techniek”, maar over wat die basis de organisatie oplevert:

•betrouwbare kwaliteit van informatie

•continuïteit in dienstverlening

•vermindering van risico’s

•voorspelbaarheid in uitvoering

•minder incidenten en herstelwerk

•ruimte voor innovatie

Lingewaard stelt drie harde basisprincipes vast:

1We doen niets nieuws als de basis niet veilig, stabiel of beheersbaar is

2We registreren aan de bron en houden informatie duurzaam toegankelijk

3We standaardiseren, tenzij er een aantoonbare reden is om dat niet te doen

1We doen niets nieuws als de basis niet veilig, stabiel of beheersbaar is

Om onze informatievoorziening stabiel, betrouwbaar en veilig te houden toetsen we elke verandering, vervanging of nieuwe oplossing. Starten we een nieuw project of initiatief, dan stellen we onszelf eerst de volgende vragen:

•Is de beveiliging gewaarborgd?

•Is het beheer geborgd?

•Is de datakwaliteit voldoende?

•Past het binnen de architectuur?

•Pas bij “ja” kan een project door.

2We standaardiseren, tenzij er een aantoonbare reden is om dat niet te doen

Wij gaan het wiel niet (opnieuw) uitvinden, maar gebruiken dat wat er in de markt beschikbaar is, wat we zelf al hebben draaien of wat al door anderen is bedacht. Waarom?

1Minder beheerlast;

2Minder afhankelijkheid van leveranciers;

3Meer wendbaarheid;

4Beter beheer van security- en privacyrisico’s.

3We registreren aan de bron en houden informatie duurzaam toegankelijk

Wij registreren informatie zoveel mogelijk één keer, zo dicht mogelijk bij de bron waar de informatie ontstaat. Dit betekent dat gegevens daar worden vastgelegd waar ze inhoudelijk thuishoren en van daaruit beschikbaar zijn voor hergebruik binnen de organisatie. We bewaren informatie in overeenstemming met geldende wetgeving (Archiefwet en AVG). Door eenduidige registratie en vastgelegde afspraken over eigenaarschap en kwaliteit, ontstaat een betrouwbare basis voor processen, besluitvorming en dienstverlening. Dit voorkomt:

•Dubbele registratie;

•Fouten;

•Vertraging;

•Dataverlies;

•Onvolledige dossiers (belangrijk voor Woo én dienstverlening).

Kortom: Pijler 1 is ons “veiligheidsnet”: alleen met een stabiele, veilige basis kunnen we de andere pijlers waarmaken.

Informatievoorziening dienend aan de inwoner

Pijler 2 – Alles wat we doen moet de dienstverlening verbeteren

Deze pijler is de kern van het Lingewaardse karakter: eerst de inwoner, dan de techniek. Wat betekent dit concreet? We investeren alleen in informatietechnologie als dit aantoonbaar bijdraagt aan betere dienstverlening, bijvoorbeeld:

•Kortere doorlooptijden;

•Minder fouten;

•Meer duidelijkheid voor inwoners;

•Eenvoudiger digitale processen;

•Beter inzicht in de status van zaken.

Projecten zonder directe of indirecte dienstverleningswaarde krijgen geen prioriteit

Data gebruiken we om kwaliteit te sturen, niet om te controleren

Datagedreven werken wordt in Lingewaard niet ingezet om medewerkers af te rekenen, maar juist om:

•Inzicht te krijgen om de dienstverlening te verbeteren;

•Trends en signalen vroeg herkennen;

•Knelpunten op te lossen.

Digitalisering ondersteunt de menselijke maat

Geen digitalisering om te digitaliseren. Deze pijler voorkomt:

•Onpersoonlijke dienstverlening;

•Te complexe systemen;

•Zelfredzaamheidseisen die niet passen bij doelgroepen.

AI en automatisering zijn hulpmiddelen, geen vervangers

De AI-richtlijnen vormen hierbij het startpunt:

•Altijd transparant;

•Altijd uitlegbaar;

•Altijd met menselijke controle;

•Nooit autonoom beslissend.

Kortom: Pijler 2 zorgt ervoor dat alle IV-keuzes terug te voeren zijn op de vraag: “Wat merkt de inwoner hiervan?”

Samengang, samenwerking en schaalvoordeel

Pijler 3 – We werken als één organisatie in een netwerk van ketens

De realiteit is: gemeenten functioneren niet meer alleen. Lingewaard werkt samen met Overbetuwe op het vlak van ICT, ketens in het sociaal domein, veiligheidsketens en leveranciers. Binnen Lingewaard werken teams, domeinen en projectgroepen samen. Deze pijler draait om samenhang.

Eén Lingewaard, één manier van werken

Dezelfde processen, dezelfde gegevens, dezelfde beveiligings-principes. Waarom?

•Vermindert fouten;

•Versnelt samenwerking;

•Maakt processen voorspelbaar;

•Maakt trainings- en beheerinspanning kleiner.

Samenwerking is een organisatiekeuze

In Lingewaard doen we van oudsher zoveel als mogelijk zelf, dat is altijd ons uitgangspunt geweest. Maar in de praktijk zien we steeds vaker (regionale) samenwerkingen ontstaan. In de huidige tijd is het soms beter om het samen te doen. Ons belangrijkste criterium is dat samenwerking (in alle vormen) waarde toevoegt aan onze gemeente.

Samenwerken als middel en niet als doel! Dit doen we bijvoorbeeld om:

•Security op niveau te houden;

•Schaalvoordelen te behalen;

•Kennis & capaciteit te delen;

•Kwetsbaarheden te verkleinen;

•Uniformiteit in beheer te borgen.

In lijn met het convenant van de VNG zoeken we actief naar samenwerking die waarde toevoegt aan onze gemeente. Dus samenwerken, tenzij…

We sluiten aan op landelijke standaarden, tenzij…

Common Ground (VNG Samen organiseren), API-standaarden, Woo, ENSIA en basisregistraties geven richting, voorkomen leveranciersafhankelijkheid en verbeteren ketensamenwerking. We gebruiken ook de Gemeentelijke ICT kwaliteitsnormen van de VNG. Deze normen helpen ons om veilig samen te werken en goed aan te sluiten op landelijke afspraken.

Afwijken mag, maar alleen als:

•Het aantoonbaar veiliger is;

•Het aantoonbaar goedkoper is;

•Het aantoonbaar beter werkt voor de inwoner

We zijn transparant over wat we doen en waarom

Dit versterkt:

•Vertrouwen van inwoners;

•Legitimiteit van besluiten;

•Kwaliteit van publieke verantwoording;

•Samenwerking met partners.

Kortom: Pijler 3 zorgt ervoor dat Lingewaard geen eiland is, maar bewust onderdeel van een groter geheel.