Uitvoeringsbeleid evenementen (2020)

2.1 Begripsomschrijving evenement

Onder het begrip evenement wordt een veelheid van publieksgerichte activiteiten verstaan.

Voorbeelden zijn snuffel-, hobby-, jaarmarkten, braderieën, muziekevenementen, wedstrijden op of aan de weg, herdenkingsplechtigheden, optochten, straat- en buurtfeesten.

De precieze omschrijving van het begrip evenement zoals is opgenomen in de Algemene plaatselijke verordening (hierna: APV), is te vinden en opgenomen in bijlage 1.

Net als in de meeste gemeenten in Nederland is de APV voor de gemeente Leudal gebaseerd op de modelverordening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG). De definitie van het begrip evenement in de APV is ruim opgesteld in verband met de grote verscheidenheid van evenementen.

Van een evenement is sprake als wordt voldaan aan de volgende criteria:

· het moet een publiek toegankelijke gebeurtenis zijn,

· die een tijdelijk incidenteel karakter heeft,

· die plaatsvindt op een vooraf bekende, afgebakende locatie,

· waarvoor op grond van de APV een evenementenvergunning is verleend (met uitzondering van de evenementen die zijn vrijgesteld van een evenementenvergunning);

· of plaatsvindt in een inrichting waarop een milieuvergunning rust, op grond van artikel 2.1 eerste lid, onder e Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en deze vergunning het organiseren van evenementen toelaat.

De evenementenvergunning wordt verleend voor het organiseren van een evenement. Voor veel deelactiviteiten tijdens de festiviteit zijn vaak nog een andere specifieke vergunningen of ontheffingen vereist op grond van bijvoorbeeld de Algemene plaatselijke verordening, de Drank- en Horecawet, Wet op de Kansspelen, Wegenverkeerswet, Wet ruimtelijke ordening/bestemmingsplannen.

Voorbeelden van andere benodigde vergunningen of ontheffingen zijn:

· omgevingsvergunning op grond van de wet Ruimtelijke Ordening, deze is met name bedoeld voor evenementen met een gemiddelde en hoge risicoclassificatie en voor evenementen in de natuurgevoelige gebieden (toelichting op de risicoclassificatie is te vinden in 3.5);

· vergunning op grond van de Wet Natuurbescherming;

· tijdelijke verkeersmaatregel;

· ontheffing op basis van de Drank- en Horecawet;

· een loterijvergunning;

· een geluidsontheffing;

· een ontheffing van de Provincie Limburg voor een evenement in een grondwaterbeschermingsgebied.

2.2 Geen evenementenvergunning nodig

Voor een evenement is meestal een evenementenvergunning nodig, echter er zijn een aantal uitzonderingen. Deze worden vervolgens toegelicht.

·Besloten feest

Omdat in de APV onder een evenement wordt verstaan een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, is het niet nodig een evenementenvergunning aan te vragen voor een activiteit die zich in besloten kring afspeelt (zoals bijvoorbeeld een verjaardagsfeest in “huiskamersituatie”). Soms vindt zo’n feest plaats in een tent. Dan is mogelijk toestemming van de grondeigenaar nodig.

·Evenement in een horeca-inrichting

Voor een evenement in een horeca-inrichting hoeft ook geen evenementenvergunning te worden aangevraagd als dit valt binnen de reguliere exploitatie van de betreffende inrichting.

Indien het evenement geheel of gedeeltelijk buiten de horeca-inrichting plaatsvindt of buiten de reguliere exploitatie plaatsvindt, is wel een evenementenvergunning nodig. Wordt het geluidsniveau overschreden van het Activiteitenbesluit dan dient een incidentele melding op grond van de APV te worden ingediend. Dit is maximaal zes keer per jaar mogelijk.

·Vergunningvrij evenement

Uit het oogpunt van verdergaande deregulering en lastenverlichting hoeven volgens de APV voor een aantal evenementen geen evenementenvergunningen te worden aangevraagd. Deze evenementen zijn vrijgesteld van een evenementenvergunning als voldaan wordt aan de voorwaarden zoals vermeld in bijlage 1.

Voor de vergunningvrije evenementen gelden onder andere de volgende algemene (spel)regels:

-de organisator of degene die feitelijk leiding heeft over het evenement wordt geadviseerd na te gaan of er sprake is van een adequate verzekering tegen eventuele schade als gevolg van het evenement;

-De organisator dient zelf te controleren of de door de gemeente gesloten collectieve evenementenverzekering voor zover deze op het evenement van toepassing is voldoende dekking geeft voor het evenement;

-de organisator is verplicht om eventueel aangerichte schade aan gemeente-eigendommen te vergoeden;

-de veiligheid van deelnemers en bezoekers moet gegarandeerd zijn;

-omwonenden moeten tijdig vooraf geïnformeerd worden over het evenement;

-er mag geen overlast voor omwonenden en verdere omgeving worden veroorzaakt;

-omwonenden moeten voor het evenement op de hoogte worden gebracht van het mobiele telefoonnummer van de organisator of degene die de feitelijke leiding heeft om overlast door te kunnen geven;

-voor het inzamelen van afval moeten op het terrein voldoende voorzieningen getroffen worden;

-na afloop van de activiteiten moet het gebruikte terrein en de directe omgeving schoon en in de oorspronkelijke staat achter gelaten worden;

-eventuele aanwijzingen van met toezicht en/of opsporing belaste personen moeten stipt en onmiddellijk opgevolgd worden.

De burgemeester kan besluiten een evenement te verbieden, indien er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de brandveiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.

De vrijgestelde evenementen zijn niet vatbaar voor bezwaar en beroep omdat deze niet onder de definitie van het besluit vallen zoals omschreven in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb).

Belanghebbenden die problemen hebben met een evenement kunnen bij het bevoegde gezag een verzoek indienen om handhavend op te treden. De beslissing van het bevoegd gezag naar aanleiding van dit verzoek staat wel open voor bezwaar en beroep.

Voor alle overige evenementen die niet vallen onder de vrijstelling dient een evenementenvergunning te worden aangevraagd.

3.1 Algemeen

De organisatoren van evenementen kunnen professioneel en niet professioneel zijn. Sommige organisatoren hebben een commercieel doel. Anderen hebben een cultureel-, charitatief-, buurtverbindend-, herdenkings-, of verenigingsondersteunend doel.

De procedures zijn voor alle soorten organisatoren hetzelfde. Uit het oogpunt van publieksgerichtheid dienen de procedures zodanig te zijn dat ze ook voor niet professionele partijen begrijpelijk zijn. Een begrijpelijke procedure leidt sneller tot acceptatie en medewerking.

Helaas bestaat er vaak een spanningsveld tussen de doelstellingen van enerzijds de gemeente zoals de veiligheidsmaximalisatie, de beperking van overlast voor de omgeving. En anderzijds de doelstellingen van de organisator, zoals weinig administratieve rompslomp en beperkte kosten, de maximalisatie van het rendement/winst.

Er moet steeds een goede balans gezocht worden tussen de strijdige belangen en risico’s.

3.2 Bevoegd bestuursorgaan

In de Gemeentewet is onder andere de veiligheid van het publiek met betrekking tot evenementen geregeld. De burgemeester is belast met de handhaving van de openbare orde en veiligheid en is bevoegd daartoe bevelen te geven (bijvoorbeeld beëindiging van het evenement). Daarnaast is de burgemeester ook belast met het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven.

Een evenementenvergunning op grond van de APV wordt verleend door de burgemeester. Voor de overige vergunningen of ontheffingen is dit afhankelijk van het soort vergunning of ontheffing of de aanvraag wordt verleend door de burgemeester en/of door het college van burgemeester en wethouders.

Ondertekening van de evenementenvergunning, waarbij er sprake is van veiligheidsrisico’s of andere risico’s, gebeurd door of namens de burgemeester. Voor de overige vindt de ondertekening plaats op basis van de geldende mandaatregeling.

3.3 Ambtelijke ondersteuning

De medewerkers APV en bijzondere wetten van het Burger Bedrijvenplein (hierna: BBP), zorgen voor de coördinatie en voorbereiding van de evenementenvergunning. Dit doen ze samen met de coördinator evenementenvergunningen. Vanaf 2016 zorgt de coördinator evenementenvergunningen voor een goede samenwerking met de initiatiefnemer/organisator van het evenement. Door de coördinator evenementenvergunningen worden zo mogelijk de locaties van de evenementen bezocht. De coördinator evenementenvergunningen draagt er mede toe bij dat de vergunningprocedure eenvoudig, integraal en snel wordt afgehandeld.

3.4 Werkproces van verlening evenementenvergunning

Een evenement wordt geregeld in een evenementenvergunning. Tenzij er geen evenementenvergunning is vereist.

De verlening van de evenementenvergunning vindt zijn grondslag in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), de APV en het Regionaal integraal beleid Veiligheid en Gezondheid bij evenementen (hierna: Regionaal Evenementen Beleid) de Handreiking Evenementen Veiligheid en Gezondheid Limburg.

In het kader van de verlening van de evenementenvergunning speelt ook de Wet voor Bevordering Integriteitsbeoordelingen Openbaar Bestuur (Wet Bibob) een rol. Gelet op de gemeentelijke Bibob-beleidslijn, kan een Bibob-toets deel uitmaken van de procedure inzake het verlenen van een evenementenvergunning. Dit houdt in dat een vergunning kan worden geweigerd of worden ingetrokken indien blijkt dat er een (ernstig) gevaar bestaat dat de vergunning mede zal worden gebruikt om uit strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare voordelen te benutten of om strafbare feiten te plegen.

Op een aanvraag wordt in beginsel binnen acht weken na de datum van ontvangst van de aanvraag beslist

Volgens de Handreiking Evenementen Veiligheid en Gezondheid Limburg kan een evenement in drie klassen (Klasse A, B en C) onderverdeeld worden.

De evenementenvergunning wordt verleend voor:

1Regulier evenement (A);

2Aandacht evenement (B); en

3Risicovol evenement, Klasse C.

Voorbeelden

Regulier evenement (A)

Straat- en buurtfeesten, wandelmarsen

Aandacht evenement (B)

Beurzen, jaarmarkten, braderieën en sportevenementen.

Risicovol evenement (C)

Evenemtenten met een landelijk/sterke regionale uitstraling zoals het Oud Limburgs Schuttersfeest (OLS) of het Europees Schuttersfeest.

De klasse-indeling van het evenement is bij de aanvraag van de evenementenvergunning meestal niet bekend. Deze klasse-indeling wordt door de medewerkers APV en bijzondere wetten van het BBP bepaalt met behulp van een risicoberekingsmodel, zie bijlage 2.

Over de klasse-indeling is geen discussie tussen gemeente en de organisator/aanvrager van het evenement mogelijk.

Voor de B en C evenementen met een gemiddelde en hoge risicoclassificatie vindt overleg plaats met diverse externe disciplines om het evenement goed en veilig te laten verlopen. De operationele hulpdiensten zoals Brandweer Limburg-Noord, GHOR Limburg-Noord, (deze vormen samen Veiligheidsregio Limburg-Noord) en de Politie adviseren en ondersteunen de gemeente hierin.

De adviezen van de operationele diensten zijn gericht op het voorkomen en beperken van risico’s bij evenementen en de voorbereiding op het bestrijden van een calamiteit. Daarbij is het van belang dat de adviezen van de hulpdiensten op elkaar afgestemd zijn, dan wel worden, door de medewerkers BBP APV/bijzondere wetten.

Processtap 1: aanvragen evenement

De organisator van een evenement dient - al dan niet na een vooroverleg met de vergunningverlener - een digitale aanvraag in voor de vergunningen, ontheffingen en meldingen bij dat evenement. Het doel van de aanvraag is inzicht te krijgen in de feiten en gegevens over het activiteitenprofiel, publieksprofiel, ruimtelijk profiel, organisatieprofiel en de risico-inschatting en de concept behandelaanpak (A, B of C).

Afhankelijk van de aard van het evenement zijn aanvullende gegevens vereist, bijvoorbeeld een situatietekening van een gebouw of de plaatsing van een tent, een verkeersplan, een veiligheidsplan.

Bij B en C dient er door de organisatie verplicht een veiligheidsplan opgesteld te worden. Deze gegevens zijn van belang voor de tweede processtap.

In de APV is opgenomen dat indien een aanvraag voor een vergunning of ontheffing wordt ingediend minder dan drie weken vóór het tijdstip waar op de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft, het bestuursorgaan kan besluiten de gevraagde vergunning te weigeren.

Processtap 2: intake

Het doel van deze processtap is dat de vergunningverlener toetst of de aanvraag volledig is. Waar nodig vindt een aanvullingsverzoek plaats. Ontbreekt informatie dan dient deze binnen een redelijke termijn (circa 2 weken) ingeleverd/nagezonden te worden. De aanvraag wordt dan opgeschort. De aanvrager ontvangt hiervan schriftelijk bericht van de medewerkers APV/bijzondere wetten.

De aanvraag wordt vermeld op de regionale/provinciale evenementenkalender. De doelstelling van de evenementenkalander is:

-Overzicht geven van het aantal B- en C-evenementen voor afstemming hulpverleningscapaciteit

-Voorafgaand aan een piketdienst kunnen operationele functionarissen zich prepareren op de evenementen die in de regio plaatsvinden.

-Snel over voldoende informatie beschikken als in of om een evenement een incident plaatsvindt.

De aanvraag en de intake vormt de input voor processtap 3.

Processtap 3: bepalen van de behandelaanpak

Tijdens deze processtap wordt de definitieve behandelaanpak bepaald. In dit stadium dient alle benodigde informatie bij de gemeente ingediend te zijn. De benodigde informatie is voor 90% volledig en omvat in ieder geval een:

-Aanvraagformulier

-Veiligheidsplan

-Plattegrond

Na de ontvangst en verzending van de ontvangstbrief wordt door de medewerkers APV en bijzondere wetten van het BBP aan de hand van de risicoclassificatie van het evenement bekeken van wat voor een soort risico klasse evenement er sprake is. De risicoclassificatie is een interne ambtelijke aangelegenheid waarover geen discussie mogelijk is tussen de gemeente en organisator van het evenement.

Grote wijzigingen in het publieks-, activiteiten- en ruimtelijk profiel zijn in dit stadium niet meer mogelijk. De vergunningverlener beoordeelt de volledige aanvraag, relevante (in)formele regels, gegevens over de reputatie van het evenement en relevante gegevens uit overige kennisbronnen. Deze beoordeling leidt tot de behandelclassificatie: regulier (A), aandacht (B) of risicovol evenement (C). Zie voor een schematische weergave figuur 1.

Bij een A-evenement kan de vergunningverlener nu direct een beschikking afgeven. Indien nodig kan optioneel monodisciplinair advies gevraagd worden bij de OOV-diensten. De vergunningverlener vult bij B en C evenementen, in samenwerking met de evenementenorganisatie en de OOV-diensten, een stappenplan in dat duidelijkheid geeft over de te nemen stappen tot aan de evaluatie. Vervolgens volgt processtap 4.

Processtap 4: signaleren en adviseren

Het doel van deze processtap is dat de relevante (lokale) OOV-diensten, waaronder de gemeente als adviserende OOV-dienst, hun advies geven over het te behalen veiligheidsniveau bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid bij een evenement. Dit advies vindt gevraagd of ongevraagd plaats. Een OOV-dienst adviseert ongevraagd wanneer hij een risicovolle situatie signaleert bij een op de evenementenkalender vermeld evenement, ongeacht de behandelclassificatie. De gevraagde monodisciplinaire of multidisciplinaire advisering is gebaseerd op de behandelclassificatie (zie figuur 2). Indien in het stappenplan gekozen is voor het uitvoeren van een scenarioanalyse wordt deze uitgevoerd voordat de OOV-diensten advies uitbrengen. Een scenario analyse zorgt ervoor dat de vergunningverlener (gemeente), OOV-diensten en de evenementenorganisatie op een gestructureerde wijze ongewenste gebeurtenissen van het evenement in beeld brengen. Op basis van de ongewenste gebeurtenis wordt door middel van een waarschijnlijkheid-, impact- en pleuris-berekening bezien welke maatregelen er bij de betreffende risico’s benodigd zijn om zo risico’s weg te nemen dan wel te verminderen.

Figuur 2 Monodisciplinaire of multidisciplinaire advisering gebaseerd op de behandelclassificatie

Bij een C-evenement is een gezamenlijk (multidisciplinair) advies van alle betrokken OOV-diensten verplicht. De afzonderlijke OOV-diensten kunnen voor zichzelf eerst een monodisciplinair advies opstellen, maar het advies dat ze gezamenlijk aan de vergunningverlener geven, is een multidisciplinair afgestemd advies. Dit multidisciplinair advies wordt gegeven door de aangewezen adviseurs van alle kolommen die ook het monodisciplinaire advies hebben opgesteld, zij hebben de lokale en vakinhoudelijke kennis om een afgestemd multidisciplinair advies te geven.

Risicogerichte benadering

Bij de totstandkoming van het advies van de brandweer, de politie en de GHOR wordt zo veel als mogelijk een risicogerichte benadering gehanteerd. Wat inhoudt: het advies aan de gemeente over de benodigde maatregelen is gebaseerd op grond van een reëel beeld van risico’s op het evenement. De aanwezigheid van het risico moet daarbij leidend zijn; niet het bestaan van een regel. Risicogericht adviseren houdt in dat de betrokken adviseurs de risico’s duiden en wegen op reële voorzienbaarheid en beoordelen of extra maatregelen te nemen zijn om het risico weg te nemen dan wel beheersbaar te houden. Uitgangspunt blijft wel dat altijd aan de wet voldaan moet worden.

Termijnen

De OOV-diensten hanteren als uitgangspunt een adviestermijn van 10 werkdagen vanaf het moment dat alle benodigde informatie aangeleverd is. In uiterste gevallen is in goed overleg met de gemeenten flexibiliteit in termijnen een mogelijkheid met als maatstaf dat aspecten veiligheid en gezondheid niet in het geding komen.

Processtap 5: besluiten op de aanvraag

Het doel van deze processtap is om een beschikking af te geven: het weigeren of onder voorwaarden verlenen van de vergunningen en ontheffingen in het belang van de openbare orde en openbare veiligheid, inclusief volksgezondheid en milieu.

De ondertekening van de evenementenvergunning vindt plaats volgens de

geldende mandaatregeling.

Evenementen waarbij er sprake kan zijn van bijvoorbeeld veiligheidsrisico’s of andere risico’s en B en C evenementen worden door de burgemeester ondertekend.

Vervolgens wordt de evenementenvergunning naar de organisator van het evenement gestuurd. Een afschrift van de evenementenvergunning wordt naar de adviseurs (interne en externe disciplines en/of hulpdiensten) gestuurd.

De verleende vergunning wordt geplaatst in het Gemeenteblad. En is te vinden op de website onder het kopje www.leudal.nl/bekendmakingen. De bezwaar- en beroepsmogelijkheden zijn hierin opgenomen. Omdat het indienen van een bezwaarschrift geen schorsende werking heeft voor de vergunning, kan in geval van spoed een verzoek tot voorlopige voorziening worden ingediend bij de Rechtbank.

Evenementen in de gemeente Leudal zijn onder andere te vinden op de website van de gemeente Leudal, op de website Liefde voor Limburg, de website Kunst en Cultuur Leudal én op de website van VVV Midden-Limburg. Verder kan de burger zich aanmelden voor een attenderingsservice. De burger ontvangt vervolgens de gerichte opgevraagde informatie per e-mail. In de ‘Over uw buurt’- app (en e-mailservice) van de Rijksoverheid (zie www.overuwbuurt.overheid.nl) kunnen inwoners ook informatie over besluiten ontvangen die direct invloed hebben op hun omgeving, zoals vergunningen en plaatselijke regelgeving.

Processtap 6: (multidisciplinaire) operationele voorbereiding OOV-dienst(en)

Het doel van deze processtap is dat de OOV-diensten, op basis van een actuele scenarioanalyse en onder directe verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag, de operationele voorbereidingen treffen. Bij stap 4 is bij het invullen van het stappenplan bepaald welke operationele voorbereidingen benodigd zijn. In deze fase worden de OOV-diensten voorzien van alle relevante informatie.

De volgende opgesomde voorbereidingen zijn onderdeel van de meest uitgebreide vorm van operationele voorbereiding.

-Doorleefsessie

-Opstellen operationele planvorming

-Inspectie vergunningsvoorschriften

-Her-inspectie vergunningsvoorschriften

-Terreinverkenning piketfunctionarissen

Processtap 7: Evenement zelf: multidisciplinaire operationele uitvoering OOV-dienst(en)

Het doel van deze processtap is dat de OOV-diensten hun geplande werkzaamheden om de veiligheid van het evenement te waarborgen uitvoeren. Van de uitvoering wordt verslag gedaan en dit verslag gaat ter verantwoording naar het bevoegd gezag. Bij C evenementen is het verplicht dit in de vorm van een veiligheidsoverleg te doen. Bij B evenementen is dit optioneel en afhankelijk van de grootte en de aard van het evenement.

Een veiligheidsoverleg is een op voorhand ingepland overleg dat onder coördinatie van de gemeente en aangevuld met o.a. de organisatie en OOV-diensten plaatsvind.

Processtap 8: evalueren van de veiligheidsketen bij het evenement

Doel van deze processtap is dat de voorafgaande processtappen worden geëvalueerd. Evaluaties van evenementen zijn een belangrijke input voor het versterken van processtappen in de toekomst. Ook zijn zij een kennisbron bij het bepalen van de behandelaanpak bij eenzelfde of een soortgelijk evenement. Een multidisciplinaire evaluatie onder regie van de gemeente is bij C evenementen verplicht en bij B evenementen, afhankelijk van grootte en aard van het evenement, optioneel.