Reglement van orde voor de werkzaamheden en vergaderingen van de rekenkamer Leudal

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Leudal;

2(plaatsvervangend) voorzitter: de (plaatsvervangend) voorzitter van de rekenkamer;

3lid: lid van de rekenkamer inclusief de voorzitter

4medewerker onderzoek/ secretaris: ambtelijk onderzoeker/ secretaris van de rekenkamer;

5stemgerechtigden: de leden van de rekenkamer

6externe deskundigen/onderzoekers: derden die door de rekenkamer in het kader van een onderzoek zijnngehuurd voor advies, uitvoering of medewerking i

7projectleider: de in de onderzoeksopzet genoemde projectleider van een onderzoek;

8college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal;

9verordening: verordening gemeentelijke rekenkamer Leudal

Artikel 2 De voorzitter

1De voorzitter is belast met: het leiden van de vergadering;

a.de bevordering van een zorgvuldige besluitvorming;

b.de bewaking van de onderzoeksopzet;

c.het woordvoerderschap van de rekenkamer;

d.het aangaan van overeenkomsten met derden voor de vervulling van taken van de rekenkamer;

e.de functionele aansturing van de ambtelijk onderzoeker/ secretaris;

f.het doen naleven van dit reglement;

g.hetgeen de verordening of dit reglement hem verder opdraagt.

2De rekenkamer wijst uit de leden een plaatsvervangende voorzitter aan. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de plaatsvervangend voorzitter zijn taken over.

Artikel 3 Medewerker onderzoek / secretaris

De medewerker onderzoek/ secretaris:

a.woont de vergaderingen van de rekenkamer bij;

b.ondersteunt de werkzaamheden van de rekenkamer;

c.dient de rekenkamer gevraagd en ongevraagd van advies;

d.draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers;

e.coördineert het onderzoek van de rekenkamer en is als zodanig belast metonderzoeken; het voorbereiden, begeleiden en (laten) uitvoeren van de onderzoeken en de dagelijkse aansturing van de

f.daaromtrent; beoordeelt (in eerste aanleg) inhoudelijk externe rapportages en adviezen en adviseert de rekenkamer

g.onderzoeksresultaten worden gerapporteerd; adviseert de rekenkamer met betrekking tot conclusies en aanbevelingen en de wijze waarop de

h.levert een inhoudelijke bijdrage aan de adviezen van de rekenkamer aan de raad;

Artikel 4 De Leden

De leden geven samen met de medewerker onderzoek/ secretaris vorm aan:

a.het onderzoeksprogramma;

b.de opzet van het onderzoek;

c.het bewaken van de kwaliteit van het onderzoek;

d.het mede begeleiden van de uitvoering van onderzoeken

e.het inhoudelijk beoordelen van externe rapportages en adviezen

c.het formuleren van conclusies en aanbevelingen;

d.het jaarlijks uitbrengen van verslag van de werkzaamheden

Artikel 5 Contacten

De rekenkamer wordt in formele zin vertegenwoordigd door de voorzitter.

De dagelijkse contacten met de ambtelijke organisatie en/of andere externen lopen via de secretaris, behalve in de hierna te noemen gevallen:

a.zaken die van belang zijn voor de relatie tussen ambtelijk apparaat en rekenkamer: via de voorzitter

b.aankondiging van het onderwerp van onderzoek aan gemeenteraad, griffier, college engemeentesecretaris: via de voorzitter

c.voor een bepaald onderzoek in principe rechtstreeks benaderbaar zijn: via de projectleider het inlichten van de gemeentesecretaris over directe contacten tussen onderzoekers en ambtenaren die

De rekenkamer tracht middels contacten en/of samenwerking met andere rekenkamers of rekenkamercommissies en/of overkoepelende organisaties op het gebied van rekenkamerwerk de kennisen ervaring op dit gebied op een hoger plan te brengen.

Artikel 6 Vergaderingen

1De rekenkamer vergadert in beslotenheid en zo vaak de voorzitter of de leden dit nodig acht(en)

2De voorzitter stelt de voorlopige agenda op. Tenminste vijf dagen voor een vergadering verzendt determijn worden afgeweken. secretaris of de voorzitter de agenda en de bijbehorende stukken. In spoedeisende gevallen kan van die

3agendapunt is de voortgang van lopende onderzoeken. rekenkamer een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van punten wijzigen. Een vast Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de

4Van vergaderingen wordt een beknopt verslag met een actiepuntenlijst gemaakt.

Artikel 7 Aanwezigheid, afwezigheid en vervanging leden

1van de vergadering aan de secretaris weten. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang

2van verhindering van beiden, zal de vergadering worden opgeschort. Bij verhindering van de voorzitter zit de plaatsvervangend voorzitter de vergadering voor. In geval

3ij verhindering van meer dan een lid wordt de vergadering opgeschort.B

Artikel 8 Besluitvorming

1De leden van de rekenkamer streven bij besluitvorming uniformiteit na.

2Alle besluiten worden bij meerderheid van de stemgerechtigden opgemaakt. Bij staken van stemmenis de stem van de voorzitter bepalend.

3Stemgerechtigd zijn de leden van de rekenkamer.

4Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter machtigen namens hem te stemmen.

5Leden van de rekenkamer kunnen een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maarde rekenkamer treedt in zijn conclusies als eenheid naar buiten.

Artikel 9 Meerjarenprogramma / jaarplan

1In een vergadering wordt de onderzoeksprogrammering besproken.

2Het meerjarenprogramma, het jaarplan en eventuele wijzigingen daarin worden ter kennis gebracht van deraad, de griffier, het college en de gemeentesecretaris, alsmede openbaar gemaakt via de website.

Artikel 10 Jaarverslag

1verricht. financiële verantwoording tenminste aan de orde komen welk(e) onderzoek(en) de rekenkamer heeft De rekenkamer stelt voor 1 april haar jaarverslag over het voorgaande jaar vast, waarin naast een

2alsmede openbaar gemaakt via de website. Het jaarverslag wordt ter kennis gebracht aan de raad, de griffier, het college, de gemeentesecretaris

Artikel 11 Budget

1verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamer uitsluitend De rekenkamer is bevoegd binnen een haar bij de begroting door de raad beschikbaar

2De secretaris treedt op als budgethouder van het budget voor de rekenkamer.

3De secretaris houdt een overzicht bij van de uitgaven van het budget van de rekenkamer waarin in iederoverige uitgaven. vergoeding aan externe deskundigen die door de rekenkamer zijn ingeschakeld; geval inzicht wordt gegeven in: de vergoedingen aan de leden;

4Op het moment dat blijkt dat het beschikbare budget van de rekenkamer ontoereikend isom de haar opgedragen werkzaamheden goed en volledig te kunnen vervullen, zal aan de raad een gemotiveerd verzoek worden gericht om beschikbaarstelling van een aanvullend budget.

5uitoefening van de taken. juni een voorstel aan de raad voor de nodige middelen voor een goede De voorzitter doet jaarlijks vóór 1

Artikel 12 Onderwerpselectie

1geschiktheid als rekenkameronderzoek. Ook wordt getoetst op haalbaarheid qua budget en onderzoekscapaciteit. doelmatigheid dan wel de rechtmatigheid, actualiteit, risico's, toegevoegde waarde van het onderzoek en financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang, twijfel met betrekking tot de doeltreffendheid, de Bij de onderwerpselectie spelen onder andere de volgende criteria een rol: maatschappelijke relevantie,

2aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aangeven. De rekenkamer bericht de raad in hoeverre aan dit verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamer niet De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek.

3indienen. De rekenkamer neemt deze suggesties mee bij het opstellen van het meerjarenprogramma/ jaarplan. Burgers en belangenorganisaties kunnen bij de rekenkamer gemotiveerde suggesties voor onderzoeken

4onderzoek een oriënterend onderzoek worden gestart, eventueel met het oog op een later uit te voeren omvangrijk Mogelijke onderwerpen worden op een groslijst geplaatst. Naar deze onderwerpen kan lopende het jaar

5De rekenkamer stelt onafhankelijk de onderzoeksonderwerpen vast.

Artikel 13 Gedragscode

1Buiten rekenkamerverband onthouden leden zich te allen tijde van uitspraken over het onderwerp van lopend onderzoek.

2De rekenkamer gaat zorgvuldig om met de haar ter beschikking gestelde informatie. Als haar vertrouwelijke dan wel geheime informatie wordt verstrekt, maakt zij daarvan uitsluitend gebruik voor zover het belang van het onderzoek dat rechtvaardigt.

Artikel 14 De opzet van het onderzoek

a.Voor elk onderzoek wordt een onderzoeksopzet opgesteld waarin aan de orde komen:

-doel, vraagstelling en reikwijdte van het onderzoek

-wijze van informatievergaring

-tijdsplanning, begroting en inschatting van de benodigde capaciteit

-wijze van aankondiging

b.De onderzoeksopzet wordt na afstemming vastgesteld door de rekenkamer

c.De onderzoeksopzet wordt ter kennis gebracht aan de raad, de griffier, het college en de gemeentesecretaris

Artikel 15 De kwaliteit van de onderzoeken

De rekenkamer is gehouden de volgende kwaliteitseisen te hanteren voor de uitvoering van haar onderzoeken:

a.Objectiviteit. De leden verrichten hun werkzaamheden zonder zich door eigen gevoel of voorkeur te laten beïnvloeden

b.Onderbouwing. De onderzoeksresultaten zullen door feiten moeten worden ondersteund

c.Consistentie: De onderzoeksresultaten mogen geen innerlijke tegenstrijdigheden bevatten

d.Controleerbaarheid: de onderzoeksresultaten kunnen, zo dit gewenst is, door derden worden getoetst

e.Zorgvuldigheid

f.Onafhankelijkheid: de leden verrichten hun werkzaamheden zonder last of ruggespraak

g.Oordelen: de rekenkamer baseert haar oordelen in principe op de in de onderzoeksopzet vastgestelde normen

h.Doelmatigheid: het natreven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen, het gewenst resultaat te bereiken, door een heldere afbakening van de werkzaamheden, een doelgerichte uitvoering en een juiste afweging van kosten en baten

i.Bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie, waarmee de raad en het college verbetering kunnen bewerkstelligen in het functioneren van de gemeente en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie

Artikel 16 Informatieverstrekking/ rapportage inclusief hoor en wederhoor

1De rekenkamer beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren

2De rekenkamer past zowel ambtelijke als bestuurlijke hoor en wederhoor toe. Daartoe stelt de rekenkamer de betrokkenen in de gelegenheid binnen een door haar gestelde termijn van tenminste twee weken hun zienswijze op het conceptrapport aan de rekenkamer kenbaar te maken. De bestuurlijke reacties op het conceptrapport wordt integraal opgenomen in een bijlage van het rapport. Daarna vindt definitieve vaststelling van het rapport door de rekenkamer plaats.

Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) onderwerp van onderzoek is (geweest) c.q. die door de rekenkamer als zodanig worden aangemerkt.

De ambtelijke hoor en wederhoor is met name gericht op toetsing van feiten. De bestuurlijke hoor en wederhoor is met name gericht op de conclusies en aanbevelingen.

Artikel 17 Publicatie en openbaarheid.

1toezending van een afschrift aan de griffier, het college, de gemeentesecretaris en de betrokkenen. Na vaststelling wordt het onderzoeksrapport zo spoedig mogelijk aan de raad aangeboden, onder

2wordt aangeboden. Het rapport wordt vergezeld van een persbericht, waarmee het door de rekenkamer tevens aan de pers

3De secretaris zorgt voor plaatsing op de website

4De rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheidvan bestuur kan de rekenkamer (gedeelten van) rapporten die aan de raad worden voorgelegd als geheim aanmerken.

Artikel 18 Onderzoeksprotocol

De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijzeis van de rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, een kostenraming van het onderzoek, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.

Artikel 19 Slotbepaling

De rekenkamer is bevoegd om in alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet zelfstandig te beslissen.