Instructie gemeentesecretaris

Artikel 1

In deze instructie wordt verstaan onder:

college: college van burgemeester en wethouders.

de wet: de Gemeentewet.

Artikel 2

De gemeentesecretaris handelt overeenkomstig hetgeen te zijnen aanzien is bepaald in de wet of enig wettelijk voorschrift van rijk of provincie, het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van Burgemeester en Wethouders, de Organisatieverordening, de verordening ambtelijke ondersteuning of deze instructie.

Artikel 3

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken.

2De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

3De gemeentesecretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

5Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten.

6Hij is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten.

7De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

8Stukken die van het college uitgaan, worden door de gemeentesecretaris medeondertekend.

Artikel 4

1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “managementteam”.

2De gemeentesecretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie, is voorzitter van het managementteam en is als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

3De gemeentesecretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven.

4De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de door de griffier bij de aan het college of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren gevraagde inlichtingen overeenkomstig de daarvoor gestelde regelingen en afspraken aan de griffier worden verstrekt.

5De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet in overleg met de afdelingshoofden, voorstellen aan het college ter zake.

6De gemeentesecretaris stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

7De gemeentesecretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden, een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen.

Artikel 5

De gemeentesecretaris is overeenkomstig ter zake vastgestelde wettelijke regelingen belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college, alsmede van die van de burgemeester, voor zover deze hem in bewaring zijn gegeven. Hij is hiervoor verantwoordelijk tegenover het college voor zover het archiefbescheiden van het college betreft en tegenover de burgemeester, voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.

Artikel 6

1De gemeentesecretaris zorgt dat zijn afwezigheid bij het college bekend is.

2De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn voordracht door het college benoemd.

3Hetgeen in deze instructie is vermeld is op de vervanger van de gemeentesecretaris van toepassing.

4Vakantie en buitengewoon verlof wordt de gemeentesecretaris verleend door het college.

Artikel 7

Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag, volgende die waarop zij is vastgesteld. Met ingang van die dag vervalt de instructie, die is vastgesteld bij raadsbesluit van 24 mei 1994.