Budgethouderregeling gemeente Leudal (gemeente Leudal)

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders;

Gelet op het bepaalde in:

de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Financiële verordening gemeente Leudal

Besluit

Vast te stellen de budgethouderregeling gemeente Leudal .

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.Bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester;

b.Budget: taakstellend bedrag in de begroting dat niet mag worden overschreden;

c.Krediet: budget ten behoeve van een specifieke investering;

d.Programma: een samenhangend geheel van thema’s en producten gericht op het bereiken van maatschappelijke effecten, zoals gedefinieerd in de gemeentebegroting;

e.(Sub)Product: onderdeel van een programma waaraan budget wordt toegewezen;

f.Autorisatietabel: in de administratieve systemen verwerkte bevoegdheden per functionaris;

g.Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten als bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de Awb te nemen (artikel 10:1 Awb);

h.Budgethouder: de secretaris of een voor het budget verantwoordelijk(e) afdelingshoofd;

i.Budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker, die verantwoordelijk wordt gemaakt voor het aan hem toegewezen budget en tevens verantwoordelijk is voor de financiële verwerking van ingekomen facturen. Dit kan ook een krediet zijn;

j.Pav-er: een prestatie akkoord verklaarder.

Artikel 2 Aanpalende verordeningen en regelingen

1Deze regeling is afgeleid van de vigerende financiële verordening van de gemeente Leudal, hierna genoemd ‘verordening’. Daarmee is de verordening steeds leidend ten opzichte van deze regeling.

2Deze regeling gaat samen met de vigerende mandaatregeling van de gemeente Leudal, hierna genoemd ‘mandaatregeling’.

3Alle in deze regeling opgenomen bepalingen met betrekking tot voorzieningen vallen onder de strekking van de vigerende Nota reserves en voorzieningen.

4Deze regeling verwijst naar het vigerende inkoop- en aanbestedingsreglement van de gemeente Leudal, hierna genoemd ‘I&A-reglement’.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

1Het managementteam (MT) is namens het bestuursorgaan belast met de gemeentelijke beleidsontwikkeling en de uitvoering van de begroting.

2Het MT wijst per afdeling een budgethouder aan..

3De budgethouder mag beschikken over het toegewezen budget.

4De budgethouders mogen het toegewezen budget binnen de grenzen van de afdeling in ondermandaat geven aan één of meerdere budgetbeheerders. Per product of project kan dat er maximaal één zijn. Bij een budget waarvoor geen ondermandaat is verleent treedt de budgethouder zelf op als budgetbeheerder.

5De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de correcte boekhoudkundige verwerking van baten en lasten.

6De budgetbeheerder mag zijn werkzaamheden laten voorbereiden door een medewerker, maar blijft zelf verantwoordelijk.

7De pav-er verklaart of goederen/diensten conform vooraf gemaakte afspraken over hoeveelheid, kwaliteit, tijdigheid en prijs zijn geleverd.

8De financiële administratie heeft de registrerende, betalende en bewarende functie.

9De interne controle heeft de controlerende functie. Daarbij mogen bepaalde controles in de lijn worden belegd.

Artikel 4 Vervanging bij afwezigheid

1Bij afwezigheid van de budgethouder, wordt de lijn van vervanging zoals opgenomen in de mandaatregeling gevolgd.

2Bij afwezigheid van de budgetbeheerder of pav-er wijst de budgethouder een vervanger aan.

3De budgethouder geeft aan voor welke periode en in de plaats van wie de vervangende functionaris wordt benoemd en draagt zorg voor verwerking in de financiële administratie.

Artikel 5 Meerjaren vast

1De budgethouder draagt zorg voor tijdige aanbesteding conform het I&A-reglement.

2De budgethouder laat zich ondersteunen door de inkoopadviseur/ medewerker inkoop.

3De budgethouder handelt bij afwijkingen conform de verordening.

4Bij verplichtingen < € 25.000 mag de aangewezen budgetbeheerder de verplichting aangaan.

5Bij verplichtingen < € 500 mag de aangewezen pav-er de verplichting aangaan.

Artikel 6 Investeringen

1De aanschaf van goederen en diensten vanuit een krediet is voorbehouden aan de aangewezen budgethouders. Grondexploitaties worden als investering beschouwd.

2De budgethouder draagt zorg voor de aanbesteding conform het I&A-reglement.

3De budgethouder laat zich ondersteunen door de inkoopadviseur/ medewerker inkoop.

4De budgethouder meldt mogelijke afwijkingen van het krediet bij de portefeuillehouder.

5De budgethouder handelt bij aanpassingen conform de verordening.

6Bij verplichtingen < € 25.000 mag de aangewezen budgetbeheerder de verplichting aangaan.

7Bij verplichtingen < € 500 mag de aangewezen pav-er de verplichting aangaan.

Artikel 7 Exploitatie en voorzieningen

1De aanschaf van goederen en diensten in het kader van de realisatie van een subproduct of de benutting van een voorziening is voorbehouden aan de aangewezen budgethouder.

2De budgethouder draagt zorg voor de aanbesteding conform het I&A-reglement. De budgethouder mag alleen enkelvoudig onderhands en meervoudig aanbesteden. Bij de gunning van een Europese aanbestedingen volgt een voorstel aan het college van burgemeester en wethouders.

3De budgethouder meldt mogelijke afwijkingen van het budget bij de portefeuillehouder.

4De budgethouder handelt bij aanpassingen conform de verordening.

5Bij verplichtingen < € 25.000 mag de aangewezen budgetbeheerder de verplichting aangaan.

6Bij verplichtingen < € 500 mag de aangewezen pav-er de verplichting aangaan. Voor zover de verplichting betrekking heeft op subsidieverlening, kan een pav-er verplichtingen aangaan tot € 7.500,-.

Artikel 8 Registratie

1De financiële administratie registreert de inkomende facturen.

2De financiële administratie controleert de facturen op optische juistheid. Bij onjuistheden wordt de leverancier geraadpleegd. Desnoods wordt een vervangende factuur verlangd.

3De financiële administratie stuurt de geregistreerde facturen ter accordering naar de betreffende budgetbeheerder.

4De pav-er verstrekt op aangeven van de budgetbeheerder de opleveringsverklaring (middels pakbon of urenstaat).

5De budgetbeheerder geeft, voor zover dit nog niet is gebeurd, aan van welk budget de factuur wordt betaald. De budgetbeheerder mag zijn werkzaamheden laten voorbereiden door een medewerker, maar blijft zelf verantwoordelijk.

6De budgetbeheerder geeft binnen een termijn van vijf werkdagen, doch voor het verstrijken van de betalingstermijn akkoord op betaling van de factuur. Indien de factuur op basis van een verplichting is geregistreerd, is een akkoord op de factuur van de pav-er voldoende.

7De budgetbeheerder draagt zorg voor retournering van de geaccordeerde factuur aan de financiële administratie, inclusief alle bijlagen.

8De financiële administratie ziet toe op de rechtmatige inzet van budget, op grond van de verordening en de mandaatregeling en maakt daarbij zo nodig gebruik van de autorisatietabel dan wel het handtekeningenregister.

9De financiële administratie draagt zorg voor het boeken van de factuur en indien van toepassing het afboeken van de verplichting. Hiermee wordt niet bedoeld dat de financiële administratie de boekingsregel bepaalt. Dit gebeurt door de budgetbeheerder (zie lid 6).

10De financiële administratie draagt zorg voor het betalen van de factuur.

11De financiële administratie draagt zorg voor de bewaring van de factuur met alle bijlagen.

Artikel 9 Budget verschuiven

1De budgethouder is gemachtigd tot het budgettair neutraal aanbrengen van wijzigingen binnen een subproduct of tussen verschillende subproducten die binnen hetzelfde product blijven.

2De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten, waarvoor hij als zodanig is aangewezen en die binnen hetzelfde thema blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van het college.

3Alle overige wijzigingen vereisen een besluit van de raad.

4Afwijkingen in kredieten; Hiervoor gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld.

a.Meevallers op kredieten; Is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het exploitatievoordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.

b.Tegenvallers op kredieten; Kredieten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere kredieten plaatsvinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend krediet te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming door de raad wordt een kredietverhoging door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.

Budgethouderregeling gemeente Leudal