Verordening Commissie bezwaarschriften Lelystad 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

1Alle begrippen die in deze verordening gebruikt worden en die niet nader worden omschreven hebben dezelfde betekenis als in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.heroverwegend orgaan: bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;

b.commissie: commissie van advies voor de bezwaarschriften;

c.voorzitter: voorzitter van de commissie;

d.wet: Algemene wet bestuursrecht;

e.ambtelijk horen: het door of namens het heroverwegend orgaan horen van belanghebbenden als bedoeld in artikel 7:5 van de wet.

Artikel 2. Inleidende bepaling

1Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.

2De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken, ten aanzien van besluiten waarover het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding advies heeft uitgebracht en ten aanzien van besluiten waarbij de burgemeester en/of het college vooraf bepaald hebben dat de commissie niet bevoegd is.

3Naast het horen en adviseren omtrent een bezwaar door de commissie kan het horen ambtelijk plaatsvinden. De raad, het college of de burgemeester kunnen, ieder voor zover het hun besluiten betreffen, bepalen wanneer zij ambtelijk horen.

4Ongeacht het bepaalde in het derde lid wordt een bezwaarschrift ter advisering aan de externe commissie voorgelegd, indien:

a.het een politiekgevoelige zaak betreft, daaronder begrepen een politiek (beleids)keuzevraagstuk, een onderwerp dat leeft in de samenleving of een onderwerp dat veel media-aandacht heeft;

b.het besluit een financieel belang vertegenwoordigt van meer dan € 25.000,00.

5De bevoegdheden die op grond van deze verordening aan het heroverwegend orgaan toekomen kunnen slechts door (niet) ambtenaren worden verricht die niet direct betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het bestreden besluit.

Artikel 3. Ingediend bezwaarschrift

1Het elektronisch indienen van een bezwaarschrift is alleen mogelijk via het bezwaarformulier dat op de gemeentelijke website wordt aangeboden.

2Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend.

Artikel 4. Informele aanpak en mediation

1Na ontvangst van een bezwaarschrift onderzoekt het heroverwegend orgaan of het bezwaarschrift geschikt is voor de informele aanpak of voor mediation.

2Wanneer een zaak geschikt is voor de informele aanpak neemt het heroverwegend orgaan zo spoedig mogelijk telefonisch contact op met de belanghebbenden om het besluit toe te lichten en te onderzoeken of er aanleiding is om het besluit te wijzigen. Indien gewenst nodigt het heroverwegend orgaan belanghebbenden uit voor een persoonlijk gesprek.

3Wanneer een zaak geschikt is voor mediation neemt een mediator zo spoedig mogelijk contact op met de belanghebbenden om te bespreken of zij gebruik wensen te maken van mediation.

4In geval van mediation nemen het heroverwegend orgaan en de belanghebbenden deel aan het gesprek dat aangestuurd wordt door een mediator.

5Indien belanghebbenden geen gebruik wensen te maken van de informele aanpak of van mediation, of als de informele aanpak of mediation niet tot een oplossing leidt, wordt het bezwaar via de formele procedure in behandeling genomen.

Artikel 5. Uitoefening bevoegdheden

1Indien het bezwaarschrift aan de commissie wordt voorgelegd worden de bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:

a.artikel 2:1, tweede lid (opvragen machtiging);

b.artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn;

c.artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie;

d.artikel 7:4, tweede lid;

e.artikel 7:6, vierde lid.

2Bij bezwaarschriften die niet aan de commissie worden voorgelegd worden de bevoegdheden als bedoeld in het eerste lid uitgeoefend door het heroverwegend orgaan.

3Het heroverwegend orgaan beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de wet.

4Wanneer het heroverwegend orgaan besluit om af te zien van het horen op grond van artikel 7:3 van de wet, wordt:

a.het bezwaarschrift ter advisering aan de commissie voorgelegd, voor zover:

i.de belanghebbende heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord dan wel niet binnen een door het heroverwegend orgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord; én

ii.het bezwaarschrift niet tot de categorie bezwaarschriften behoort waarbij ambtelijk kan worden gehoord;

b.het bezwaarschrift ambtelijk afgehandeld indien:

i.het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is; of

ii.het bezwaarschrift kennelijk ongegrond is; of

iii.aan het bezwaarschrift volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad; of

iv.de belanghebbende heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord dan wel niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord én het bezwaarschrift tot de categorie bezwaarschriften behoort waarbij ambtelijk kan worden gehoord.

Artikel 6 Proces ambtelijk horen

1In geval van ambtelijk horen worden alle proceshandelingen vanaf ontvangst van het bezwaarschrift tot en met een advies over het bezwaarschrift verricht door (niet) ambtenaren die belast zijn met afhandeling van bezwaarschriften.

2Het heroverwegend orgaan nodigt de belanghebbenden ten minste één week voor de zitting schriftelijk uit.

3Het ambtelijk horen inzake bezwaarschriften gericht tegen besluiten met betrekking tot sociale wetgeving die door de gemeente wordt uitgevoerd vindt achter gesloten deuren plaats.

4Het ambtelijk horen inzake overige bezwaarschriften is openbaar.

5Indien naar het oordeel van het heroverwegend orgaan er redenen zijn die zich tegen ambtelijk horen in de openbaarheid verzetten of als een belanghebbende daarom verzoekt, wordt in afwijking van het vierde lid gehoord achter gesloten deuren.

Artikel 7. Samenstelling van de commissie

1De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste vijf leden.

2De voorzitter en de leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen.

3De voorzitter en de leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college.

4De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

5Het college stelt de vergoeding vast van de voorzitter en de leden van de commissie.

Artikel 8 Samenstelling van de kamers

1De commissie bestaat uit twee kamers:

a.sociale kamer: de kamer die belast is met de advisering over bezwaarschriften op het gebied van sociale wetgeving die door de gemeente wordt uitgevoerd;

b.algemene kamer: de kamer die belast is met de advisering over bezwaarschriften die niet tot de bevoegdheid van de sociale kamer behoren.

2Iedere kamer van de commissie bestaat uit ten minste drie leden, waaronder de voorzitter of zijn vervanger en tenminste twee leden, die door de commissie uit haar midden zijn aangewezen.

Artikel 9. Secretaris

1De secretarissen van de commissie en haar kamers zijn door het college aangewezen (niet) ambtenaren die onder diens verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

2Het college kan (niet) ambtenaren als plaatsvervangend secretaris aanwijzen.

Artikel 10. Zittingsduur

1De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden.

2De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college.

3De aftredende of ontslag nemende voorzitter of leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 11. Vooronderzoek

1De voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

2De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.

Artikel 12. Hoorzitting

De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het heroverwegend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen.

Artikel 13. Uitnodiging zitting

1De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het heroverwegend orgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit.

2Binnen vier dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het heroverwegend orgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.

3De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan de belanghebbenden en het heroverwegend orgaan meegedeeld.

4De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid.

Artikel 14. Quorum

Voor het houden van een hoorzitting van de commissie is vereist dat in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, en ten minste één lid aanwezig is.

Artikel 15. Niet-deelneming aan de behandeling

De voorzitter of diens plaatsvervanger en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.

Artikel 16. Openbaarheid zitting

1Uitsluitend de zitting van de algemene kamer van de commissie is openbaar.

2Bij de zitting van de algemene kamer kunnen de deuren worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet.

3Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats achter gesloten deuren

Artikel 17 Geheimhouding stukken

1Het heroverwegend orgaan verstrekt de op de zaak betrekking hebbende stukken aan de commissie en belanghebbenden.

2Indien geheimhouding van een stuk om gewichtige redenen is geboden, verstrekt het heroverwegend orgaan het stuk in aangepaste vorm of in samenvatting aan de commissie en belanghebbenden, tenzij gewichtige redenen zich hiertegen verzetten.

3Indien een stuk niet kan worden verstrekt aan belanghebbenden of alleen in aangepaste vorm of samenvatting kan worden verstrekt aan belanghebbenden, geeft het heroverwegend orgaan de commissie voorafgaand aan de hoorzitting inzage in het oorspronkelijke stuk. De commissie maakt geen kopieën of afbeeldingen van het stuk en retourneert het stuk na de hoorzitting aan het heroverwegend orgaan.

Artikel 18 Verslaglegging

1Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 Awb is naar keuze van de voorzitter of de ambtelijk hoorder schriftelijk dan wel digitaal middels een geluidsopname van de hoorzitting.

2De geluidsopname wordt in de regel niet schriftelijk uitgewerkt. Indien tijdens de hoorzitting nieuwe gronden van bezwaar naar voren zijn gebracht, worden deze in het advies samengevat weergegeven.

3Op verzoek van een belanghebbende of het heroverwegend orgaan verstrekt de commissie of de ambtelijk hoorder de digitale geluidsopname dan wel een schriftelijk verslag.

4In afwijking van het tweede lid wordt de geluidsopname alsnog schriftelijk uitgewerkt indien:

a.Een belanghebbende of het heroverwegend orgaan daar om verzoekt, of;

b.Een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure.

5Het schriftelijke verslag vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid en houdt een zakelijke vermelding in van hetgeen over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. Indien de zitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding.

Artikel 19. Nader onderzoek

1Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verzoek van de andere commissieleden dit onderzoek houden.

2De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het bestuursorgaan en de belanghebbenden toegezonden.

3De leden van de commissie, het bestuursorgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na verzending van de in het tweede lid bedoelde nadere informatie aan de voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op een dergelijk verzoek.

4Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 20. Raadkamer en advies

1De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

2De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

3Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

4Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift.

5Het advies wordt door de voorzitter en een secretaris van de commissie ondertekend.

Artikel 21. Uitbrengen advies en verdaging

1Het advies wordt, onder medezending van het verslag, en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het heroverwegend orgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen.

2Indien naar het oordeel van de voorzitter de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het heroverwegend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.

3Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een afschrift.

Artikel 22. Jaarverslag

1Het college stelt eenmaal per jaar een beknopt verslag vast waarin het inzicht geeft in de afhandeling van alle bezwaarschriften.

2In het bovengenoemd verslag betrekt het college de informatie die de commissie heeft geleverd over haar werkzaamheden in het voorafgaande jaar.

3Indien door de commissie aanbevelingen worden gedaan aan het college worden deze opgenomen in het jaarverslag.

Artikel 23. Overgangsbepaling

De op grond van de Verordening Commissie Bezwaarschriften 2020 genomen aanstellingsbesluiten van de leden en voorzitter van de commissie blijven van kracht, waarbij geldt dat zij éénmaal kunnen worden herbenoemd op grond van de Verordening Commissie Bezwaarschriften 2023.

Artikel 24. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking één dag na bekendmaking.

2Met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de ‘Verordening Commissie Bezwaarschriften 2020’, vastgesteld op 17 december 2019, gelijktijdig ingetrokken.

3Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Commissie Bezwaarschriften Lelystad 2023.