Aanhef
De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg,
Gezien het voorstel van het presidium van 29 augustus 2019,
Gelet op het bepaalde in de artikelen 147 en 84 van de Gemeentewet.
Besluit vast te stellen de Verordening op het fractievoorzittersoverleg Leidschendam-Voorburg 2019, luidende:
Artikel 1. Instelling en Taken
1Er is een fractievoorzittersoverleg dat fungeert als overlegplatform namens de raad voor politiek gevoelige, vertrouwelijke en spoedeisende kwesties.
2Het fractievoorzittersoverleg doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van het Presidium, geregeld in het Reglement van orde van de raad Leidschendam-Voorburg 2019.
Artikel 2. Samenstelling
1Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het fractievoorzittersoverleg.
2Elke fractievoorzitter kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie, bij voorkeur de plaatsvervangend fractievoorzitter, dan wel laten vertegenwoordigen door een andere aanwezige fractievoorzitter.
3Met uitzondering van de voorzitter is een lid van het fractievoorzittersoverleg niet tevens lid van het presidium.
4Het fractievoorzittersoverleg wordt bijgestaan door de griffier.
5De voorzitter kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor het fractievoorzittersoverleg
6Het fractievoorzittersoverleg kan zich laten bijstaan door adviseurs.
Artikel 3. Vergaderfrequentie en –plaats
1Het fractievoorzittersoverleg vergadert telkens wanneer de voorzitter of ten minste 3 leden dit wensen. Het bepaalde in artikel 7, lid 1 is van toepasing.
2De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg worden gehouden in Huize Swaensteyn, tenzij de leden van het fractievoorzittersoverleg besluiten elders te vergaderen.
Artikel 4. Beslotenheid van vergaderingen
De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn besloten.
Artikel 5. Oproep
De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst verzonden. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen worden verkort tot 24 uur voor de bijeenkomst.
Artikel 6. Agenda en afsprakenlijst
1Bij aanvang van de bijeenkomst stelt het fractievoorzittersoverleg de agenda vast
2De griffier draagt zorg voor het opstellen van een afsprakenlijst van elke vergadering.
3De concept afsprakenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van het fractievoorzittersoverleg definitief vastgesteld.
Artikel 7. Quorum en advisering buiten de vergadering
1Een vergadering van het fractievoorzittersoverleg kan alleen doorgaan als meer dan de helft van het aantal leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.
2Als het quorum niet aanwezig is, verzoekt de voorzitter de leden in geval van een vraag of adviesverzoek binnen 24 uur per e-mail te reageren.
3Het fractievoorzittersoverleg kan ook buiten vergadering adviezen uitbrengen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.
Artikel 8. Verantwoording
Het fractievoorzittersoverleg is voor zijn handelingen en zijn beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft hem alle verlangde inlichtingen.
Artikel 9. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het fractievoorzittersoverleg op voorstel van de voorzitter.
Artikel 10. Inwerkingtreding en Citeertitel
1Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.
2Dit besluit kan worden aangehaald als Verordening op het fractievoorzittersoverleg Leidschendam-Voorburg 2019’.