Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiden houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening op de Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.bijstand: het ambtelijk verstrekken, respectievelijk, verlenen van informatie, advies of ondersteuning;

b.informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke documenten of ander materiaal dat gegevens bevat, dan wel gegevens die tot die documenten of dat materiaal herleidbaar zijn;

c.advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel over een bepaalde aangelegenheid;

d.ondersteuning: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, ontwerpbesluiten, (sub)amendementen, en moties;

e.griffier: het hoofd van de raadsgriffie als bedoelt in artikel 100 gemeentewet;

f.presidium; het overleg als bedoeld in artikel 11 van de Verordening op de Raadscommissies en artikel 8 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad;

g.gemeentesecretaris: de functionaris als bedoeld in artikel 100 van de gemeentewet;

h.directeur: lid van de concerndirectie van de gemeente Leiden

i.bestuursadviseur: de functionaris die de portefeuillehouder ondersteunt.

j.raadsperiode: de periode beginnend in enig jaar op de dag van verkiezingen voor de Gemeenteraad en 4 jaar later eindigend op de dag van verkiezingen voor de Gemeenteraad.

k.college: het college van Burgemeester en Wethouders van Leiden

Artikel 2 Verzoek om ambtelijke bijstand

1De raad en elk individueel raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand. Ook raadscommissieleden niet-zijnde raadsleden hebben het recht op ambtelijke bijstand.

2Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand inhoudende:

a.feitelijke informatie;

b.advies;

c.ondersteuning.

Feitelijke informatie

3Elk raads- of commissielid is bevoegd om feitelijke informatie te vragen. Het raads- of commissielid richt zijn verzoek aan de griffier als het een aangelegenheid van de raad betreft dan wel aan een commissiegriffier indien het een aangelegenheid van de raadscommissie betreft.

4Indien de commissiegriffier niet over de op grond van het derde lid gevraagde informatie beschikt brengt hij het verzoek over aan de gemeentesecretaris en de verantwoordelijk wethouder en de behandeld ambtenaar.

Indien het verzoek wordt gericht aan de griffier en die niet over de gevraagde informatie beschikt brengt hij het verzoek over aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris brengt het verzoek over aan een directeur dan wel een behandelend ambtenaar.

5In afwijking van het bepaalde in het derde lid, kunnen raads- en commissieleden zich voor het verkrijgen van de feitelijke informatie over voor de commissie geagendeerde voorstellen, ook rechtstreeks en zonder tussenkomst van de (commissie)griffier tot de behandelend ambtenaar wenden.

6Indien het vijfde lid van toepassing is en een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op feitelijke informatie stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist of het feitelijke of niet-feitelijke informatie betreft.

Advies en ondersteuning

7Een verzoek om advies, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt ingediend bij de griffier dan wel bij een commissiegriffier als het een aangelegenheid betreft die een raadscommissie aangaat.Indien het verzoek om advies betrekking heeft op de wettelijk aan het college opgedragen taken, brengt de griffier het verzoek over aan de gemeentesecretaris, die in het verzoek voorziet of overbrengt aan een ambtenaar.

8Een verzoek om ondersteuning, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, wordt ingediend bij de griffier dan wel bij een commissiegriffier als het een aangelegenheid betreft die een raadscommissie aangaat. Indien het verzoek ondersteuning betreft bij het opstellen van (initiatief)voorstellen, (sub)amendementen, ontwerpbesluiten en moties handelt een medewerker van de griffie dit af.

9Het raadslid geeft bij een verzoek om bijstand (informatie, advies of ondersteuning) zo concreet mogelijk aan welke bijstand hij wenst (vorm, inhoud en termijn). Een verzoek om bijstand wordt altijd schriftelijk, bij voorkeur per email, ingediend.

Artikel 3 Beoordeling verzoek ambtelijke bijstand

1De griffier of, indien het verzoek is overgebracht aan de gemeentesecretaris, de gemeentesecretaris beoordeelt of zich een van de in artikel 4, eerste lid, onder a. t/m c. vermelde weigeringsgronden, danwel de situatie als bedoeld in artikel 4, tweede lid, voordoet.

2Indien er geen sprake is van een weigeringsgrond als bedoeld in artikel 4 eerste lid onder a. t/m c., of de situatie als bedoeld in artikel 4, tweede lid, dan draagt degene aan wie het verzoek om bijstand is gedaan, zorg voor de verlening daarvan, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 2.

Artikel 4 Weigeringsgronden ambtelijke bijstand

1Ambtelijke bijstand wordt door medewerkers van de griffie of de ambtelijke organisatie verleend, tenzij:

a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b.de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan de afdeling opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt;

2Bijstand door het ambtelijk apparaat wordt niet verleend indien het verzoek betrekking heeft op zaken ten aanzien waarvan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur geheimhouding heeft opgelegd dan wel een aldaar vermeld belang zich tegen openbaarmaking verzet.

3Indien de bijstand op grond van het eerste lid of tweede lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris en/of de griffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 5 Procedure bij weigering

1Indien de gemeentesecretaris of de griffier van oordeel is dat bijstand zou moeten worden geweigerd op grond van artikel 4, doet hij daarvan onverwijld mededeling aan de aanvrager.

2Indien de aanvrager dit verzoekt, legt de griffier, wanneer de weigering de griffie betreft, de zaak voor aan het presidium, dat hierover zo spoedig mogelijk een beslissing neemt.

3In alle overige gevallen legt de gemeentesecretaris indien de aanvrager dit verzoekt, de zaak voor aan het college, die hierover zo spoedig mogelijk een beslissing neemt.

4Indien de indiener van het verzoek om bijstand niet gebruik maakt van de mogelijkheid genoemd het derde lid, kan hij of de griffier in het geval de gemeentesecretaris het verzoek om bijstand te verlenen weigert, het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 6 Ontevredenheid raadslid

1Indien een raadslid niet tevreden is over de door de medewerker van de griffie of de behandelend ambtenaar verleende bijstand, treedt hij in overleg met deze medewerker of ambtenaar voor nader overleg over de inhoud van het verzoek.

2Indien het in het eerste lid bedoelde overleg niet tot een bevredigende oplossing leidt, doet het raadslid hiervan mededeling aan respectievelijk de griffier of de gemeentesecretaris. Indien overleg met de griffier of de gemeentesecretaris niet leidt tot een bevredigend antwoord over de vraag of de verleende bijstand adequaat is geweest, dan wordt deze vraag vervolgens voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de vraag of de verleende bijstand adequaat is geweest.

3Indien de burgemeester beslist dat de verleende bijstand niet adequaat is geweest dan geeft deze aan op welke wijze alsnog adequate bijstand kan worden verleend.

Artikel 7 Register verleende bijstand

1De gemeentesecretaris houdt een register bij van de door de ambtelijke organisatie verleende bijstand als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onderdeel b. en c., waarin per verzoek wordt opgenomen:

a.welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

b.over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

c.welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

d.hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

e.indien van toepassing: de reden waarom een verzoek is geweigerd.

2Het eerste lid, onderdeel a. t/m e. is van overeenkomstige toepassing op de griffier, voor zover bijstand wordt verleend door de griffie.

Artikel 8 Afhandeling verzoek om bijstand

1Na afronding van het verzoek om bijstand zoals genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdeel a. zendt de gemeentesecretaris of de verantwoordelijk wethouder de antwoorden aan de verantwoordelijk commissiegriffier. De commissiegriffier zendt de antwoorden zo spoedig mogelijk per email naar alle commissieleden.

2Na afronding van het verzoek om bijstand zoals genoemd in artikel 2, tweede lid, onderdeel b. en c. stelt de medewerker van de griffie verantwoordelijk voor de afhandeling van het verzoek om bijstand de griffier onverwijld op de hoogte van de afronding van de verleende bijstand en de inhoud daarvan.

3Is een ambtenaar aangewezen door de gemeentesecretaris voor de afhandeling van het verzoek om bijstand dan stelt de ambtenaar de gemeentesecretaris onverwijld op de hoogte van de verleende bijstand en de inhoud daarvan. De griffier ontvangt ook een afschrift van de inhoud van de verleende bijstand.

4De griffier of de gemeentesecretaris zendt het antwoord zo spoedig mogelijk door aan het raadslid dat verzocht om de bijstand.

Artikel 9

Vervallen

Artikel 10

Vervallen

Artikel 11

Vervallen

Artikel 12

Vervallen

Artikel 13

Vervallen

Artikel 14

Vervallen

Artikel 15

Vervallen

Artikel 16

[vervallen]

Artikel 17 Duo-raadsleden

1Een duo-raadslid is een vertegenwoordiger van een politieke partij die de raadsleden van deze politieke partij bij hun werkzaamheden ondersteunt;

2Artikel 7, eerste en tweede lid van de Verordening op de Raadscommissies is van overeenkomstige toepassing op de benoeming en benoembaarheid van duo-raadsleden.

3Elk duo-raadslid heeft de beschikking over een eigen postvakje en een sleutel van de voordeur van het Huis van de Raad.

4Een duo-raadslid kan benoemd worden tot lid van een raadscommissie conform artikel 5 derde lid van de Verordening op de Raadscommissies. Hij kan tevens bij verhindering van een commissielid van zijn fractie als plaatsvervanger optreden in een commissievergadering.

5Duo-raadsleden hebben toegang tot de vergaderingen van de raad met gesloten deuren en tot besloten vergaderingen van raadscommissies, tenzij hen die toegang door respectievelijk de raad of de commissie voor een bepaalde vergadering wordt ontzegd.

6Duo-raadsleden hebben toegang tot de leeskamer voor raadsleden.

7Duo-raadsleden hebben het recht inzage te nemen van de in de leeskamer gedeponeerde raadsstukken, met inbegrip van die in de trommel voor geheime stukken.

Artikel 18 Citeertitel en inwerkingtreding.

1Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning”.

2Deze verordening treedt in werking met ingang van 12 april 2008.

3Op dat tijdstip vervalt de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2006, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 31 januari 2006 en inwerking getreden op 1 februari 2006, raadsvoorstel 06.005.