Besluit tot vervanging analoge archiefbescheiden inzake Decade en Youforce

Indien de scan niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen, dan moet deze hersteld worden. Veelal wordt dit al tijdens het scanproces geconstateerd en de scan direct verwijderd. Het document wordt opnieuw gescand alvorens deze door te zetten naar het financiële systeem.

Het kan in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat na het doorzetten naar het financiële systeem (achteraf) alsnog wordt vastgesteld dat de scan niet voldoet aan de kwaliteitseisen. In deze gevallen wordt de scanmedewerker gevraagd de scan te vervangen door een exemplaar dat wel aan de gestelde eisen voldoet.

Juistheid

•Is het document geheel gescand, met uitzondering van blanco pagina’s?

•Is de volgorde van de pagina’s juist en correct?

•Zijn de afzonderlijke documenten gescheiden?

•Zijn de documenten rechtop en ‘recht’ gescand?

•Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

•Komen de afmetingen overeen met de afmetingen van het origineel?

•Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand?

Volledigheid

•Zijn alle documenten gescand?

•Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand?

•Zijn alle bijlagen gescand?

•Is de tekst leesbaar, is er geen tekst weggevallen?

•Is de volgorde van de pagina’s juist en correct?

•Worden alle kleuren overgenomen (e.g. grafieken, markeringen en dergelijke)?

•Treedt geen kleurverlies op?

•Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?

•Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

Leesbaarheid

•Is de helderheid juist?

•Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?

•Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?

•Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel.

•Zijn eventueel aanwezige afbeeldingen duidelijk en helder zichtbaar?

De aanwezigheid van artefacten

•Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

•Horizontale of verticale strepen;

•Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

•Weerspiegelingen;

Andere vervormingen en effecten.

De gescande facturen worden opgeslagen op het netwerk. In Decade wordt een bestandsverwijzing naar het document opgenomen bij de factuurrecord. Het verwijderen van deze bestandsverwijzing leidt niet tot het verwijderen van het document. Het verwijderen van het document leidt niet tot het verwijderen van de bestandsverwijzing in Decade.

De rechten ten aanzien van aanmaken, raadplegen, muteren en verwijderen van de documenten rusten dus op netwerkniveau en worden door de Servicedesk ICT, in overleg met Functioneel Beheer Financiën, beheerd.

Globaal kan worden gesteld dat alleen beheerders van FIS71 documenten mogen muteren of verwijderen.

De volgende matrix is hiervoor ingesteld:

Rechten:

M(aken of plaatsen) V(erwijderen of verplaatsen) W(ijzigen)

O(verschrijven) H(ernoemen) L(ezen of openen)

Map (incl. alle submappen)

Wie

M

O

W

V

H

L

F:\SDV\FIS71\.

Iedereen in gehele ICT domein

X

.\AEGI\.

Iedereen in gemeente Leiden

X

.\AEGI\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in gemeente Leiden

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AELN\.

Iedereen in gemeente Leiden

X

.\AELN\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in gemeente Leiden

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AELP\.

Iedereen in gemeente Leiderdorp

X

.\AELP\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in gemeente Leiderdorp

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AEOT\.

Iedereen in gemeente Oegstgeest

X

.\AEOT\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in gemeente Oegstgeest

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AEST\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AEZE\.

Iedereen in Zoeterwoude

X

.\AEZE\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in Zoeterwoude

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AEHD\.

Iedereen in Jeugdzorg Holland Rijnland

X

.\AEHD\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in Jeugdzorg Holland Rijnland

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

.\AEHR\.

Iedereen in Holland Rijnland

X

.\AEHR\.

Iedereen in Financien

X

.\Scandocs

Iedereen in Holland Rijnland

X

.\Scandocs

Scangroep Financien

X

X

X

X

.\Scandocs

Funct.Beheer Financien

X

X

X

X

X

X

Bijhouden wijzigingsgeschiedenis

Binnen Decade wordt er geen audittrail/logging vastgelegd op de mutaties van de bestandsverwijzing.

Het scherm waarin de bestandsverwijzing verwijderd kan worden (DAFLFCT8) is echter alleen beschikbaar voor beheerders. Er worden alleen wijzigingen doorgevoerd om corrupte verwijzingen herstellen.

Op het netwerk wordt geen log bijgehouden van de mutaties op de F-schijf.

Vernietiging van te vervangen analoge archiefbescheiden inzake Decade

De senior Servicedesk Financiën/Crediteuren van cluster IDA, team financiële administratie, regelt namens Team Informatiebeheer en Archivering (Team IBA) de vernietiging van de te vervangen analoge archiefbescheiden.

Om de 3 maanden worden de dagdozen, waarin de gescande analoge facturen zitten, klaargezet voor vernietiging door FA.

Daarnaast regelt FA dat een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf wordt ingeschakeld om er zeker van te zijn dat bescheiden zijn vernietigd

Met een doorlopende machtiging tot vervanging en vernietiging van de papieren stukken, hoeft niet ieder kwartaal opnieuw toestemming voor de vernietiging van de vervangen stukken worden gevraagd bij de gemeentearchivaris. Deze machtiging wordt door de gemeentearchivaris afgegeven en maakt als bijlage deel uit van het vervangingsbesluit.

Als bewijsvoering van de vernietiging zal door Team IBA periodiek gecontroleerd worden of de vernietiging is uitgevoerd. Team IBA stuurt dus niet meer naar de Gemeentearchivaris stukken voor bewijsvoering, goedkeuring en ondertekening, maar laat dus elke drie maanden de vernietiging van de vervangen documenten uitvoeren en zal periodiek controleren of de vernietiging conform afspraken is geschied, en stelt hiervoor een verklaring van vervanging op.

Team IBA kan altijd om advies en dergelijke gevraagd worden. Tevens kan en mag Team IBA kaders opstellen, controleren, signaleren en dergelijke om kwaliteit van de uitvoering van informatiebeheer (vervanging) te bewaken.