Besluit tot vervanging analoge archiefbescheiden inzake Decade en Youforce

Stap 1: documenten worden gescand op de scanner van de afdeling. De printer stuurt het document naar de eigen mail. Dit document wordt opgeslagen in de map ‘opbergen personeelsdossier’.

Stap 2: het juiste dossier/de juiste medewerker wordt gekozen en een medewerker HRM vult aanvullende gegevens in Youforce in.

Stap 3: Controle of het document leesbaar en volledig is en bij de juiste medewerker te zien in de juiste map (categorie) met de juiste naam.

De medewerker, manager en HRM-professional hebben toegang tot het dossier. Ze kunnen aangeven als een document niet klopt (4-ogen principe). Als een document niet voldoet aan de criteria voor leesbaarheid, wordt het document opnieuw gescand. Eens in de 3 maanden vindt er een extra controle plaats, zie hieronder.

Stap 4: De map ‘opbergen personeelsdossier’ wordt na verwerking direct geleegd, zodat geen vertrouwelijke documenten bewaard blijven op een plek waar dat niet hoort.

Stap 5: De papieren documenten worden direct na het uploaden opgeborgen in het bakje in een afgesloten archiefkast bij HRM. De papieren documenten worden hier gedurende 3 maanden bewaard zodat bij klachten van de medewerker, manager of HRM-professional, de scanprocedure opnieuw kan worden uitgevoerd.

Controle documenten digitaal personeelsdossier

Eens per 3 maanden voert een medewerker HRM servicedesk een controle uit op de volledigheid en kwaliteit van de documenten (zijn alle bladzijden van het document gescand, is de scan goed leesbaar en is de kwaliteit van de scan 100%) die zijn opgeslagen in de digitale personeelsdossiers.

De medewerker en zijn/haar leidinggevenden kunnen beiden in het digitale personeelsdossier de kwaliteit van de scan controleren (4-ogen principe). Indien zij binnen 3 maanden constateren dat er scans ontbreken of niet duidelijk zijn, kan HRM deze opnieuw scannen en uploaden.

Daarnaast voert een medewerker HRM servicedesk eens in de 3 maanden een controle uit op de gescande verplichte identiteitsbewijzen van alle indiensttredingen. Er wordt vanuit Youforce een lijst uitgeprint met daarop alle indiensttredingen. Op basis hiervan kan het identiteitsdocument gecontroleerd worden en op deze lijst worden afgevinkt na controle. Tevens vindt er eens in de 3 maanden een steekproef plaats op de kwaliteit van de gescande maatwerkbrieven. Ook wordt gecontroleerd of er geen oude documenten meer staan in de map: ‘opbergen personeelsdossier’. De gecontroleerde documenten worden op de lijst “controleformulier ingescande documenten” in Excel vermeld.

De stapel papieren documenten ouder dan 3 maanden worden na controle gedeponeerd in de afgesloten container van het archiefvernietigingsbedrijf Reisswolf. Deze container wordt eens in de twee maanden opgehaald door het vernietigingsbedrijf en daar ter plekke geleegd en vernietigd—zie ook bijlage 4.

Juistheid

•Is het document geheel gescand, met uitzondering van blanco pagina’s?

•Is de volgorde van de pagina’s juist en correct?

•Zijn de afzonderlijke documenten gescheiden?

•Zijn de documenten rechtop en ‘recht’ gescand?

•Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?

•Komen de afmetingen overeen met de afmetingen van het origineel?

•Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand?

Volledigheid

•Zijn alle documenten gescand?

•Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand?

•Zijn alle bijlagen gescand?

•Is de tekst leesbaar, is er geen tekst weggevallen?

•Is de volgorde van de pagina’s juist en correct?

•Worden alle kleuren overgenomen (e.g. grafieken, markeringen en dergelijke)?

•Treedt geen kleurverlies op?

•Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?

•Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?

Leesbaarheid

•Is de helderheid juist?

•Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?

•Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?

•Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel.

•Zijn eventueel aanwezige afbeeldingen duidelijk en helder zichtbaar?

De aanwezigheid van artefacten

•Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:

•Horizontale of verticale strepen;

•Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;

•Weerspiegelingen;

Andere vervormingen en effecten.

Er zijn twee soorten autorisatie, voor de pdf-documenten in het digitaal personeelsdossier:

1) Wie mag welke dossieritems inzien (lezen)

2) Wie mag welke acties ondernemen (beheer)

LEZEN (1)

Medewerker

Manager B (direct lg)

HRM-adviseur (2)

Pers. & Saladm

Arbeidsjurist

Arbo-adviseur

Persoonlijk

V

V

V

V

V

Dienstverband

V

V

V

V

V

V

Loopbaan

V

V

V (3)

V (3)

V

Verlof

V

V

V

V

V

Gezondheid en verzuim

V

V

V

V

V

V

Verzekeringen

V

V

V

V

V

Salarisbesluiten

V

V

V

V

V

Loonstroken en jaaropgaaf

V

V

V

V

Loonbeslag

V

V

V

V

Juridische zaken

V

V

V

V

V

1) Lezen is inclusief printen en downloaden. Je kunt het document niet wijzigen, verwijderen of opslaan in het dossier.

2) De manager en teamleiders van HRM hebben ook de rol van HRM-adviseur.

3) functionerings- en beoordelingsgesprekken van directe HRM-collega’s zijn zichtbaar voor een beperkt aantal HRM-functionarissen.

BEHEER (4)

Personeelsadministratie (mdw. A&R en BO)

Salarisadministratie

Persoonlijk

V

identiteitsbewijs; VOG; pasfoto; werkvergunning

Dienstverband

V

ontslagdocumenten; stageovereenkomst detacheringsovereenkomst; overig

Loopbaan

V

Verlof

V

V

Gezondheid en verzuim

V

Verzekeringen

V

V

Salaris (incl. loonbeslag)

V

V

Loonstroken en jaaropgaaf

V

Juridische zaken

V

4) Beheer = toevoegen, documentkenmerken wijzigen, vervangen en uit dossier verwijderen naar digitale prullenbak

SPECIALISTISCH BEHEER

HRM Informatie & Control-medewerker

Documentkenmerken wijzigen

V

Prullenbakbeheer alle documenten (definitief verwijderen door legen prullenbak -> na toestemming archiefinspecteur)

V

Vervallen documenten bekijken

V

Documenthistorie bekijken

V

Bijhouden wijzigingsgeschiedenis

Alle wijzigingen in autorisaties (gebruikersrechten) worden gelogd en jaarlijks gecontroleerd in de IT audit—en zie privacy en security (bijlage 5)

Papieren documenten worden direct nadat ze gescand zijn, opgeborgen op een centrale plaats in een afgesloten archiefkast op de afdeling HRM, waartoe alleen de medewerkers HRM servicedesk toegang hebben. Deze papieren documenten worden drie maanden bewaard.

Na controle (zie bijlage 1 en 2) worden de papieren documenten in een afgesloten container van het archief- vernietigingsbedrijf Reisswolf gedeponeerd. Deze worden 2-wekelijks opgehaald door dit bedrijf om tot definitieve vernietiging over te gaan. Zij werken volgens DIN 66399. Voor meer informatie hierover zie https://www.reisswolf.nl/onze-activiteiten/vernietiging/.

Met een doorlopende machtiging tot vervanging en vernietiging van de papieren stukken, hoeft niet ieder kwartaal opnieuw toestemming voor de vernietiging van de vervangen stukken worden gevraagd bij de gemeentearchivaris. Deze machtiging wordt door de gemeentearchivaris afgegeven en maakt als bijlage deel uit van het vervangingsbesluit.

Als bewijsvoering van de vernietiging zal door Team IBA periodiek gecontroleerd worden of de vernietiging is uitgevoerd. Team IBA stuurt dus niet meer naar de Gemeentearchivaris stukken voor bewijsvoering, goedkeuring en ondertekening, maar laat dus elke drie maanden de vernietiging van de vervangen documenten uitvoeren en zal periodiek controleren of de vernietiging conform afspraken is geschied, en stelt hiervoor een verklaring van vervanging op.

Team IBA kan altijd om advies en dergelijke gevraagd worden. Tevens kan en mag Team IBA kaders opstellen, controleren, signaleren en dergelijke om kwaliteit van de uitvoering van informatiebeheer (vervanging) te bewaken.

Youforce is getoetst op en gecertificeerd voor de volgende zaken:

•ISAE3402-kaders

•ISO27001-kaders

•Data Pro Code

•ISO27000 standaarden en best practices

Voor meer en actuele informatie, zie:

https://www.vismaraet.nl/over-ons/system-privacy-security/privacy/