Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaand onder:
a.Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden.
b.De adviesgroep: het door het college ingestelde orgaan ter advisering van het college.
Artikel 2 Taak
1De adviesgroep brengt desgevraagd advies uit aan het college met betrekking tot de ingediende subsidieaanvragen cultuur.
2De adviesgroep toetst verzoeken op subsidievoorwaarden en criteria, zoals genoemd in de regelingen: Regeling subsidie beeldende kunst en vormgeving 2023, Regeling subsidies kleine producties Cultuur 2023 en Regeling subsidie talentontwikkeling cultuur 2023.
3De adviesgroep brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college met betrekking tot het beleid op het gebied van cultuur.
Artikel 3 Samenstelling van de Adviesgroep Cultuur
1De adviesgroep bestaat uit maximaal vijf leden. Het college benoemt de leden.
2Bij de benoeming van de leden wordt er naar gestreefd dat deze leden goed op de hoogte zijn van het cultuurklimaat in Leeuwarden en daarbuiten, elk vanuit hun eigen achtergrond en professie. De leden worden geacht zonder last en ruggespraak op te treden.
Artikel 4 Zittingsperiode
1De leden van de adviesgroep worden voor vier jaar benoemd. De leden treden daarna af en zijn éénmaal herkiesbaar.
2In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien, zo mogelijk op voordracht van de adviesgroep. Eventuele stemming over personen vindt schriftelijk plaats.
3De leden blijven hun functie vervullen totdat hun opvolgers zijn benoemd, tenzij omstandigheden zich daartegen verzetten.
4Het college kan van een lid het lidmaatschap opzeggen indien deze door handelen of nalaten in ernstige mate afbreuk doet aan het functioneren van de adviesgroep.
Artikel 5 De voorzitter en de secretaris
1De adviesgroep kiest uit zijn midden een voorzitter.
2De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering van de adviesgroep en het vertegenwoordigen van de adviesgroep.
3De adviesgroep heeft een ambtelijk secretaris.
4De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de adviezen.
Artikel 6 Frequentie van vergaderen
1De adviesgroep vergadert in beginsel vier maal per jaar, en voorts zo veel meer of minder als de ambtelijk secretaris nodig acht. Er vinden in elk geval vergaderingen plaats in januari, april, juli en oktober.
2De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor dat de uitnodiging, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste één week voor de dag van de vergadering aan de leden wordt toegezonden.
Artikel 7 Quorum
1Indien leden zijn verhinderd doen zij daar tijdig mededeling van aan de ambtelijk secretaris. Als tijdig wordt beschouwd uiterlijk drie werkdagen voor het tijdstip van de vergadering.
2Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien tenminste drie van de zittende leden aanwezig zijn.
3Indien het aantal genoemd in het tweede lid niet aanwezig is, wordt getracht de vergadering naar een ander tijdstip te verzetten. Tussen de eerste en de tweede vergadering als hier bedoeld ligt maximaal een tijdvak van een week.
4Deze nieuwe vergadering vindt plaats ongeacht het aantal leden dat is opgekomen.
5Indien verplaatsen van de vergadering niet mogelijk blijkt, vindt de vergadering op het afgesproken tijdstip plaats, ongeacht het aantal leden.
Artikel 8 Adviezen
1Adviezen worden ingebracht op basis van kwalitatieve criteria, op grond waarvan een rangorde kan worden bepaald met betrekking tot de aanvragen. Deze criteria zijn opgenomen in een prioriteitenlijst.
2Adviezen worden bij meerderheid van stemmen uitgebracht.
3De stemming vindt mondeling of, indien leden verhinderd zijn om op de vergadering zelf aanwezig te zijn, schriftelijk plaats. Blanco stemmen tellen niet mee.
4Bij het staken van de stemmen wordt, indien mogelijk, aanvullende informatie ingewonnen. Bij het opnieuw staken van de stemmen wordt negatief geadviseerd.
Artikel 9 Waarborg onpartijdigheid
1De leden van de adviesgroep gaan vertrouwelijk om met de inhoud van de stukken en met de inhoud van de beraadslaging ter vergadering.
2De voorzitter en de leden van de adviesgroep nemen niet deel aan de behandeling van een agendapunt indien daarbij de schijn van belangenverstrengeling wordt gewekt.
3Bij twijfel of zich een omstandigheid voordoet als bedoeld in het tweede lid, beslist de adviesgroep met meerderheid van stemmen.
Artikel 10 Financiën
a.De leden van de adviesgroep ontvangen een vergoeding van € 141,27 (richtlijn 2022) per bijgewoonde vergadering. Dit is inclusief voorbereidingstijd voorafgaande aan de vergadering.
b.De leden ontvangen, indien woonachtig buiten de gemeente Leeuwarden, een reiskostenvergoeding. Gemaakte reiskosten worden vergoed op basis van openbaar vervoer, tweede klas. Bij gebruik van een auto bedraagt de reiskostenvergoeding maximaal 0,19 cent per kilometer.
Artikel 11 Wijziging of intrekking van het reglement
De adviesgroep kan een verzoek tot wijziging of intrekking van dit reglement indienen bij het college. In de overige gevallen wordt dit reglement niet eerder gewijzigd dan na overleg met de adviesgroep. Een besluit tot intrekking van dit reglement kan niet eerder worden genomen dan na overleg met de adviesgroep.
Artikel 12 Tot slot
In alle zaken betreffende de adviesgroep, waarin dit reglement niet voorziet, neemt het college een besluit, nadat het college de adviesgroep gehoord heeft.
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van de Adviesgroep Cultuur 2023”. Het reglement treedt één dag na publicatie in werking.
Aldus besloten in de vergadering van 13 december 2022,
Burgemeester en wethouders van Leeuwarden
de secretaris, de burgemeester
Drs. E. de Jong Mr. S. Buma