Aanhef
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen en de gemeente Leeuwarden, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft,
Hierna afzonderlijk te noemen ‘Partij’ en gezamenlijk te noemen ‘Partijen’;
Overwegende dat
•gemeente Groningen en gemeente Leeuwarden tijdens de Corona-periode diverse kennisdeelsessies hebben gehouden op de gebieden ICT, Data, Geo-informatie en Informatiemanagement, die als zeer waardevol zijn ervaren;
•de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen en van de gemeente Leeuwarden als vervolg op genoemde kennissessies in 2023 zijn aangevangen met het verkennen van een samenwerking op de hiervoor genoemde gebieden;
•in dat kader wordt begonnen met het samenwerken op het gebied van een aantal specifieke deelonderwerpen, te weten: (1) RPA robotisering, (2) Open Inwoner Platform, (3) 3D Digital Twin & Virtual Cities en (4) Common Ground (het Haven Platform);
•Partijen de wens hebben uitgesproken samen te willen werken binnen de scope van de hiervoor genoemde gebieden ICT, Data, Geo-informatie en Informatiemanagement en dat zij voornemens zijn om meer deelonderwerpen binnen die scope te definiëren, dit alles vanwege te behalen gemeenschappelijke doelstellingen, waaronder de verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening, vermindering van de kwetsbaarheid, kostenbesparing en kennisdeling;
•Partijen samenwerking binnen de hiervoor genoemde gebieden noodzakelijk achten. Dit is van belang om een goede uitvoering van hun openbare, wettelijke en publieke taken te bieden. Deze taken worden uitgevoerd in het algemeen belang. Met name gaat het om een goede, betaalbare en snelle openbare dienstverlening. Deze dienstverlening betreft diverse beleidsvelden van de gemeenten aan haar burgers;
•de onderhavige samenwerking tussen de gemeenten op de hiervoor genoemde gebieden meer uitvoeringskracht geeft, in die zin dat kennis en ervaring van de samenwerkende gemeenten worden gebundeld en deze samenwerking de hiervoor bedoelde dienstverlening aan de burgers en de uitvoering van de hiervoor bedoelde taken bevordert;
•Partijen met het oog op de gemeenschappelijke doelstellingen taken van algemeen belang verrichten die nader worden benoemd in de op basis van deze Regeling af te sluiten Nadere overeenkomsten;
•Partijen deze taken van algemeen belang in een samenwerkingsverband willen verrichten ter verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen, zonder dat daarbij sprake is van (oprichting van) een bepaalde rechtsvorm;
•Partijen deze samenwerking in hun rol als publiekrechtelijke rechtspersoon in de vorm van een publiek-publieke samenwerking aan wensen te gaan zoals bedoeld in artikel 2.24c Aanbestedingswet;
•Partijen deze samenwerking met het oog op bovenstaande willen voortzetten in de vorm van een regeling zonder meer op grond van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr);
•Partijen hun intrinsieke samenwerking volgt uit de rollen en inzet van eigen medewerkers zoals uiteengezet in deze Regeling en nader door Partijen te sluiten Nadere overeenkomsten per betreffend onderwerp;
•Partijen deze samenwerking waar dat opportuun geacht wordt wensen te verbreden en mogelijk te verdiepen;
•Partijen deze samenwerking wensen te formaliseren en hun rechten en verplichtingen over en weer vast te leggen in deze Regeling.
Komen overeen:
6. Governance
Artikel 6.1. -Ambtelijk overleg
1De concerndirecteuren met de portefeuille Bedrijfsvoering van Partijen overleggen ten minste eenmaal per jaar over de uitvoering van de Regeling, waaronder mede begrepen over de eventueel overeengekomen Nadere overeenkomsten, SLA(’s) en de PDC. In dit overleg wordt in ieder geval aan de hand van ambtelijke verslaglegging de samenwerking over het voorgaande kalenderjaar geëvalueerd.
2De bij de uitvoering van de behartiging van de in artikel 2 gestelde doelen en de uitvoering van de daartoe behorende taken betrokken Ambtenaren en medewerkers van de aan de Regeling deelnemende gemeenten overleggen kwantitatief en kwalitatief over de uitvoering van de overeengekomen Nadere overeenkomst(en), waaronder de SLA(’s).
Artikel 6.2 - Bestuurlijk overleg
1Namens Partijen overleggen zo nodig ten minste eenmaal per jaar de portefeuillehouders Bedrijfsvoering met elkaar. De portefeuillehouders Bedrijfsvoering komen voorts bijeen wanneer één van hen dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht. Het extra overleg, bedoeld in artikel 6.2 lid 1, wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek belegd.
2In het overleg, bedoeld in artikel 6.2 lid 1, waar wordt gesproken over het verloop van de samenwerking, kan de werking van deze Regeling geëvalueerd worden indien Partijen daartoe besluiten.
3In afwijking van artikel 6.2 lid 1 kunnen Partijen zich in het daar bedoelde overleg laten vertegenwoordigen door een of meer van zijn leden, anders dan de portefeuillehouders Bedrijfsvoering, dan wel door daartoe aangewezen Ambtenaren en medewerkers.
4De concerndirecteuren met de portefeuille Bedrijfsvoering van de aan de Regeling deelnemende gemeenten zijn tijdens het overleg, bedoeld in artikel 6.2 lid 1, aanwezig.
12. Wijziging Regeling; toetreding; opheffing en uittreding Partij(en)
Artikel 12.1 – Wijziging van de Regeling; toetreding nieuwe partij
1De Regeling kan door Partijen worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt. Partijen treden hiertoe in overleg binnen vier weken nadat een van de Partijen de wens tot wijziging aan de andere Partij(en) schriftelijk heeft meegedeeld.
2Partijen besluiten niet eerder over de voorgestelde wijziging dan nadat zij de raden van Partijen daartoe om een zienswijze hebben gevraagd en toestemming hebben verkregen van de raden, overeenkomstig artikel 1, vierde lid van de Wgr.
3Een wijziging van de Regeling komt tot stand wanneer Partijen op de wijze als vermeld in het tweede lid allen hiertoe hun besluitvorming hebben afgerond.
4De wijziging van de Regeling treedt, tenzij in de gewijzigde Regeling anders bepaald, in werking op de dag volgend op de dag waarop de wijziging door het college van de gemeente Leeuwarden is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wgr.
5Het bepaalde in dit artikel 12.1 geldt mutatis mutandis voor het geval een derde wil toetreden tot deze Regeling.
Artikel 12.2 – Opheffing van de Regeling
1De Regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van Partijen. Zij besluiten daartoe niet dan nadat zij de raden van Partijen daartoe om een zienswijze hebben gevraagd en toestemming hebben verkregen van de raden, overeenkomstig artikel 1 van de Wgr.
2Daarna - zulks met inachtneming van de ontvangen zienswijze - geven Partijen gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant de opdracht om een opheffingsplan op te stellen.
3Het opheffingsplan, bedoeld in het tweede lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van Partijen in de verdeling in de eventuele financiële en in de personele gevolgen van de opheffing.
4Partijen zijn gezamenlijk belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het tweede lid.
5De opheffing van de Regeling treedt, tenzij het besluit tot opheffing anders bepaalt, in werking op de dag volgend op de dag waarop de opheffing door het college van de gemeente Leeuwarden is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wgr.
6Opheffing zal in ieder geval plaatsvinden indien in rechte is vast komen te staan dat deze Regeling of de daarmee in verband staande uitvoering, in strijd met het recht of de wet wordt geacht.
Artikel 12.3 – Uittreding
1Uittreding van één van de Partijen geschiedt bij gelijkluidend besluit van Partijen. Zij besluiten daartoe niet eerder dan nadat zij de raden van Partijen daartoe om een zienswijze hebben gevraagd en toestemming hebben verkregen van de raden, overeenkomstig artikel 1, vierde lid van de Wgr.
2Voor zover uittreding ertoe leidt dat er slechts één van de bij de regeling betrokken Partijen overblijft, leidt een besluit tot uittreding door één van de Partijen eveneens tot opheffing van de regeling.
3Alvorens een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt genomen stellen Partijen hun gemeenteraden in de gelegenheid om hun zienswijze ten aanzien van de uittreding te uiten, zulks als bedoeld in artikel 1, derde lid van de Wgr. Daarna - zulks met inachtneming van de ontvangen wensen en bedenkingen - inventariseren de functionarissen als bedoeld in artikel 6.1 lid 1 van de Regeling de gevolgen van de uittreding. Vervolgens benoemen zij gezamenlijk een externe deskundige met wie zij een uittredingsplan opstellen.
4In het uittredingsplan wordt voorzien in alle gevolgen die het uittreden heeft voor het vermogen van Partijen, met name doch niet uitsluitend op het gebied van personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Uitgangspunt is dat de uittredende Partij alle financiële en personele gevolgen draagt die diens uittreding en de eventuele daaruit voortvloeiende opheffing van deze Regeling voor de andere Partijen heeft. Tevens wordt een tijdspad opgenomen tot aan het moment van definitieve uittreding en financiële afwikkeling daarvan.
Er wordt een uittredingssom bepaald aan de hand van de principes van goed koopmanschap en accounting.
5Als peildatum voor het bepalen van de uittredingssom geldt de eerste dag van de kalendermaand waarin één van de Partijen de wens tot uittreding aan de andere Partij schriftelijk kenbaar heeft gemaakt.
6Ter bepaling van de uittredingssom worden slechts frictiekosten en desintegratiekosten (en) die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding van de uittredende Partij (en) in aanmerking genomen.
7Het in de vorige leden bedoelde uittredingsplan geldt in het kader van de gelijktijdige opheffing van de Regeling tevens als opheffingsplan. Te dien aanzien alsmede van de overige handelingen vanwege de opheffing van de Regeling geldt het bepaalde in artikel 12.2 onverkort.
8Het besluit tot uittreding treedt, tenzij het besluit tot uittreding anders bepaalt, in werking op de dag volgend op de dag waarop de uittreding door het college van de gemeente Leeuwarden is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wgr.
13. Looptijd
14. Archivering
14.1 Partijen zijn conform de Archiefwet 1995 ieder zorgdrager als bedoeld in artikel 1 onder d Archiefwet 1995 voor hun eigen archiefbescheiden die verband houden met deze Regeling.
14.2 De verwerking van de archiefbescheiden vindt plaats conform de bestaande regelgeving van Partijen.
14.3 De archiefbescheiden zijn als een herkenbare zelfstandige eenheid onderdeel van de gemeentelijke informatiehuishouding.
14.4 De archiefbewaarplaats van Partijen is de archiefbewaarplaats van de Regeling.
14.5 Partijen zijn, in het geval van het wijzigingsbeheer, bevoegd namens de aan de Regeling deelnemende zorgdragers archiefbescheiden, die binnen of op grond van de beschikbaar gestelde voorzieningen wordt verwerkt, op grond van de Archiefwet 1995, te vervangen of te vernietigen.
14.6 Deze vervanging of vernietiging vindt plaats binnen de kaders van de interne regelingen en daaruit voortvloeiende procedures van Partijen.