Aanhef
DE BURGEMEESTER VAN LEEUWARDEN;
Overwegende dat
•organisatoren van evenementen met 2.000 bezoekers/deelnemers of meer op grond van artikel 2:25e, eerste lid, van de Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden, voor 1 september voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt een verzoek moeten indienen voor plaatsing op de Evenementenkalender;
•hiermee beoogd wordt om in een vroegtijdig stadium inzicht te krijgen in het aantal evenementen en mogelijke knelpunten;
•er mogelijk twee of meer verzoeken voor plaatsing van evenementen binnenkomen die samenvallen qua tijd en locatie of anderszins met elkaar concurreren;
•het daarom op grond van artikel 2:25e, derde lid, van de Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden noodzakelijk is de evenementen te beoordelen aan de hand van vastgestelde criteria waarin dit afwegingskader voorziet;
•hiermee de gemeente Leeuwarden ervoor wil zorgen dat er een gevarieerd aanbod aan evenementen is op diverse locaties;
•dat op grond van dit afwegingskader door of namens de burgemeester met redenen omkleed een afgewogen keus kan worden gemaakt welk evenement op de Evenementenkalender geplaatst wordt;
•gelet op artikel 2:25e van de Algemene Plaatselijke Verordening Leeuwarden;
BESLUIT:
1Het ‘Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender’, vastgesteld op 4 juli 2025 in te trekken;
2Het Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender vast te stellen;
3Te bepalen dat deze beleidsregel één dag na publicatie in werking treedt.
Het ‘Afwegingskader voor de verzoeken tot plaatsing op de Evenementenkalender’
Leeuwarden is een gemeente met een rijk en divers aanbod aan evenementen. De komende jaren blijft de vraag naar evenementruimte naar verwachting groeien. Dit komt onder andere door de regionale aantrekkingskracht en de versterkte positie van Leeuwarden als cultuur-en evenementenstad.
Tegelijkertijd staan een aantal vaste evenementenlocaties zoals het Oldehoofsterkerkhof, het Wilhelminaplein, De Groene Ster en de Prinsentuin onder toenemende druk. Er is sprake van beperkte beschikbare ruimte. Dit maakt een beleidskader noodzakelijk dat helpt bij het maken van keuzes over welke evenementen in een bepaald jaar op welke locaties plaatsvinden.
Bijlage I: Stappenplan variabele programmering
Stap 0 Vaste programmering en beschikbaarheid hulpdiensten
Allereerst wordt gekeken of verzoeken tot plaatsing op de evenementenkalender zich verdragen met de vaste programmering. Evenementen kunnen elkaar op zodanige wijze (negatief) beïnvloeden, dat de betreffende evenementen niet tegelijkertijd op dezelfde locatie, datum of in elkaars nabijheid kunnen plaatsvinden. De vaste programmering heeft dan voorrang.
Bij evenementen vindt er inzet plaats van zowel de gemeentelijke- als hulpdiensten. Bij de vaststelling van de Evenementenkalender wordt er gekeken in welke mate er inzet van deze diensten vereist is. Als er meerdere B- en C-evenementen gelijktijdig in de gemeente/provincie plaatsvinden, moet worden beoordeeld of er dan voldoende medewerkers van de hulpdiensten beschikbaar zijn waarmee de veiligheid kan worden geborgd.
Evenementen die niet concurreren met de vaste programmering en waarbij vanuit de gemeentelijke- en hulpdiensten of vanuit de ‘Beleidsregel evenementen in de open lucht’ geen belemmeringen zijn, worden meegenomen in onderstaande stappen. Bij alle onderstaande stappen geldt als voorwaarde dat er geen onevenredig beslag mag worden gelegd op de gemeentelijke- en hulpdiensten.
Stap 1 Eenmalige grote evenementen/speciale evenementen
Eenmalige (grote) evenementen doen zich per definitie niet meerjarig voor in de stad, maar ‘reizen’ vaak door het land. Deze evenementen hebben landelijke uitstraling en leveren een grote bijdrage aan de goede reputatie van de stad en de regio. Voorbeelden hiervan zijn Serious Request, The Passion, Roze Zaterdag, het AVROTROS Muziekfeest en de Reuzen van Royal de Luxe. Dergelijke evenementen hebben voorrang. Dit geldt ook voor unieke LF2028-evenementen met meer dan 2.000 bezoekers en/of deelnemers die gelijktijdig aanwezig zijn. Dit is de Legacy van Culturele Hoofdstad 2018.
Stap 2 Grootschalige evenementen
Evenementen met meer dan 2.000 bezoekers en/of deelnemers die gelijktijdig aanwezig zijn, kunnen niet op elke locatie gehouden worden. Daarom hebben op deze locaties grote evenementen voorrang op kleine evenementen. Bij grotere evenementen zal de economische spin-off vaak ook groter zijn dan bij kleinere evenementen. Bezoekers en deelnemers aan een evenement zorgen voor bestedingen in de stad.
Stap 3 Variatie
De gemeente Leeuwarden vindt het belangrijk dat er een gevarieerd evenementenaanbod is. Daarom hebben evenementengenres, welke op grond van de vaste programmering en voorgaande stappen nog niet aan bod zijn gekomen, voorrang. Deze evenementen dragen bij aan een gevarieerde en evenwichtige programmering.
Stap 4 Duurzaamheid
Een evenement dat bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid krijgt voorrang. Dit helpt bij de transitie naar een circulaire economie. Een evenement krijgt voorrang wanneer het:
–Een duurzaamheidsplan heeft met concrete maatregelen en doelstellingen.
–Gebruik maakt van zoveel mogelijk vaste stroompunten. Als deze niet beschikbaar zijn duurzame alternatieven inzet.
–Maatregelen treft om restafval per bezoeker te minimaliseren.
–Bezoekers/deelnemers stimuleert te kiezen voor duurzaam vervoer (openbaar vervoer, fiets of door middel van carpool).
–Werkgelegenheid of werkervaring biedt aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Stap 5 Economische spin-off
Evenementen dragen bij aan de lokale economie. Dit is tweeledig:
1Bezoekers en deelnemers aan een evenement zorgen voor bestedingen in de stad. Dit geldt ook voor een grotere besteding bij lokale ondernemers. De hoogte van de besteding is afhankelijk van onder andere het bezoekersprofiel, het bezoekersaantal, weersomstandigheden, tijdstip en locatie van het evenement;
2Materialen en menskracht kunnen lokaal benaderd, ingehuurd of ingekocht worden.
Evenementen die hoog scoren op de bovenstaande onderdelen hebben voorrang.
Stap 6 Spreiding
Organisatoren die een verzoek voor de Evenementenkalender indienen voor maanden waarin nog geen evenementen op grond van voorgaande stappen gepland zijn, hebben voorrang.
Stap 7 Loten
Als na toepassing van de voorgaande stappen twee of meer verzoeken gelijkwaardig worden beoordeeld en het beschikbare aantal plaatsen wordt overschreden, wordt door middel van loting bepaald welke aanvraag wordt gehonoreerd.
De loting wordt uitgevoerd door een onafhankelijke notaris. De uitkomst van de loting wordt vastgelegd en is bindend.