Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Laren 2023

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.voorzitter: de voorzitter van de raad/van de commissie of diens vervanger;

b.amendement: voorstel tot wijziging van een besluit;

c.subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement;

d.motie: korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

e.motie zonder raadsvoorstel: motie vreemd aan de orde, een motie over een niet

geagendeerd onderwerp;

f.voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering;

g.initiatiefvoorstel: een voorstel van een raadslid of raadsleden aan de raad;

h.raadsgriffier: de griffier of diens plaatsvervanger;

i.secretaris: de gemeentesecretaris;

j.Commissievergadering: voorbereidende vergadering van de raadsvergadering;

k.Commissievoorzitter: een benoemde voorzitter van een commissie of diens

plaatsvervanger, niet zijnde de voorzitter van de raad;

l.Commissielid: een niet-raadslid als zodanig door de raad benoemd.

Artikel 2. Het presidium

1De raad heeft een presidium, bestaande uit:

a.de voorzitter van de raad, tevens voorzitter van het presidium en de fractievoorzitters.

b.de griffier is in elke vergadering van het presidium aanwezig.

2Het presidium heeft als taak:

a.het jaarlijks vaststellen van het vergaderschema en desgewenst aangepast tussendoor;

b.voorstellen doen aan de raad over organisatorische aangelegenheden van de raad;

c.zorgdragen voor het regelen van de huishoudelijke zaken rondom de taken van de raad;

d.bewaken van de kwaliteit van het functioneren van de raad;

e.het instellen van (tijdelijke) werkgroepen van de raad met een omschreven heldere

opdracht. De griffier begeleidt en ondersteunt elke werkgroep dan wel diens vervanger;

3Elke fractievoorzitter kan een raadslid uit zijn fractie aanwijzen dat hem bij afwezigheid

vervangt.

4Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt en, voor zover de aard en

inhoud van de vergadering zich daartegen niet verzet, openbaar gemaakt.

5Het presidium fungeert tevens als agendacommissie en wijst bij de agenda’s van de

commissievergaderingen tevens de voorzitter aan uit de voorzitterspool.

6Het presidium stelt in elke vergadering de geactualiseerde lijst Moties en Toezeggingen

en de Lange Termijn Agenda (LTA) vast en publiceert deze bij de raadsvergadering.

7De griffier zorgt voor de geactualiseerde lijsten in overleg met de gemeentesecretaris.

Artikel 3. Raadscommissies

1Er is een Raadscommissie Maatschappij en Financiën (M&F) en een Raadscommissie Ruimte en Infrastructuur (R&I)

2De raadscommissie M&F bespreekt: Bestuurs- en Juridische zaken (waaronder P&O en automatisering), Burgerzaken, Markt, Brandweer, Financiën, Maatschappelijke zorg, Onderwijs, Sport en Sociaal Culturele onderwerpen.

3De Raadscommissie R&I bespreekt: Bouwen, Ruimtelijke ordening, Milieu, Wegen, Verkeer, Wonen, Gemeentewerken en Algemene begraafplaats.

4Beide commissies brengen advies uit aan de raad over raadsvoorstellen.

5Raadsleden en commissieleden nemen deel aan de commissie met een maximum van 2 leden per fractie, waarvan 1 het woord voert bij een agendapunt.

6Binnen de commissievergadering kunnen fracties hun leden wisselen per agendapunt.

7De raad benoemt de voorzitter van de raadscommissie M&F en R&I en diens plaatsvervanger.

Artikel 4. Seniorenconvent

1De raad heeft een seniorenconvent bestaande uit de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad.

2Het seniorenconvent overlegt in beslotenheid over de volgende onderwerpen:

a.Personele aangelegenheden;

b.Informatie van vertrouwelijke aard gericht op openbare besluitvorming;

c.Vertrouwelijke mededelingen over openbare orde en veiligheid;

d.Alle niet politieke zaken met betrekking tot het functioneren van de raad.

3Het seniorenconvent komt op initiatief van de voorzitter of één van de fractievoorzitters

bijeen.

4Indien een bijeenkomst op verzoek van een fractievoorzitter c.q. de voorzitter wordt

belegd, vindt deze binnen vijf werkdagen plaats.

5Het seniorenconvent kan één of meer wethouders en/of de gemeentesecretaris uitnodigen

in de vergadering aanwezig te zijn.

6De griffier is in elke vergadering van het seniorenconvent aanwezig.

7Elke fractievoorzitter kan een lid van de raad uit zijn fractie aanwijzen dat hem bij zijn

afwezigheid in het seniorenconvent vervangt.

Artikel 5 Vragenhalfuur

1In de raadsvergadering is er voor de raadsleden gelegenheid tot het stellen van vragen bij het vaste agendapunt ‘Vragen half uur’.

2Vragen worden een dag van te voren, voor 12 uur bij de griffie aangeleverd per mail.

3Het vragen half uur is bedoeld voor korte actuele vragen aan het college.

4Daarnaast kunnen er vervolgvragen worden gesteld n.a.v. de antwoorden op schriftelijke gestelde vragen.

Artikel 6 Spreekrecht voor inwoners of vertegenwoordigers van organisaties

1In de vergadering kunnen inwoners of vertegenwoordigers van organisaties inspreken. In de commissie is die mogelijkheid bij elk agendapunt over een onderwerp.

In de raadsvergadering is inspreken mogelijk bij het agendapunt spreekrecht over een niet-geagendeerd onderwerp.

2Het woord kan niet gevoerd worden:

a.over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

b.over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

3Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Deze noteert de naam, telefoonnummer en mailadres en het onderwerp waarover.

4De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. Hierna krijgen de fracties de gelegenheid om één verduidelijkende vraag te stellen. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

Artikel 7. Commissie Onderzoek geloofsbrieven

1Bij de toelating van nieuwe raadsleden en benoeming van nieuwe commissieleden stelt

de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden;

2Deze commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende

stukken van de nieuwe raadsleden en de te benoemen commissieleden en brengt hierover vervolgens advies uit aan de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheids-standpunt melding gemaakt in dit advies.

3Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste

raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

4Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste

raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring af te

leggen.

5In geval van een tussentijdse benoeming roept de voorzitter een nieuwbenoemd raadslid

of te benoemen commissielid op voor die raadsvergadering waarin over diens toelating of

benoeming wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring af te leggen.

Artikel 8. Benoeming wethouders

1Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie onderzoek

geloofsbrieven in bestaande uit drie raadsleden.

2Deze onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten

volgens de artikelen 36a, 36b, 41b, en 41c van de Gemeentewet.

3De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de te benoemen wethouder.

4De burgemeester kan voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht geven om

de kandidaat-wethouders aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen.

De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de raad.

De risicoanalyse en de eindconclusie zijn niet openbaar.

Artikel 9. Fracties

1Raadsleden, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn

verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.

2Als boven de kandidatenlijst een aanduiding is geplaatst, voert de fractie in de raad

deze aanduiding als naam. Bij geen aanduiding, deelt de fractie in de eerste raads-

vergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

3De naam van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger wordt zo spoedig mogelijk

doorgegeven aan de voorzitter.

4Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden

of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk

mededeling gedaan aan de voorzitter.

5Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van

de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na

de naamswijziging.

Artikel 10. Oproep en agenda

1De griffie publiceert tenminste 7 dagen, maar zo vroeg mogelijke voor een raads- (commissie)vergadering de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken op de website via het digitale vergadersysteem.

2In spoedeisende gevallen kan de raadsvoorzitter een aanvullende agenda opstellen voor een raadsvergadering. De daarbij behorende stukken zijn uiterlijk 48 uur vóór aanvang van de vergadering beschikbaar.

3De agenda wordt bij aanvang van de vergadering vastgesteld.

Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken

1Beschikbare vergaderstukken staan op de website van de gemeente en zijn in principe

voor een ieder makkelijk te vinden en daarmee toegankelijk.

2Informatie van de raad of aan de raad waar geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking

van het eerste lid alleen toegankelijk voor commissie- en raadsleden.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

1Raads- en commissievergaderingen worden aangekondigd in het Larens Journaal en op

de gemeentelijke website

2In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving langs alleen elektronische weg

plaatsvinden.

Artikel 13. Presentielijst

1De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijsten van de raad en die van

de commissieleden bij een commissievergadering.

2Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden en/of de commissieleden

de presentielijst, de griffier en de voorzitter ondertekenen ter vaststelling.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

1Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de vergadering anders beslist.

2Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

3Raadsleden dan wel commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover.

5Het spreken over een voorstel van orde telt niet als zijnde woordvoering.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raad dan wel de commissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslagingen.

Artikel 16. Voorstellen van orde

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hierover terstond.

Artikel 17. Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.

Artikel 18. Beslissing

1De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

2Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

Artikel 19. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

1De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen met eventueel de vermelding van onthoudingen van stemming.

2Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

3Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder op de dan afgesproken volgorde.

4Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.

5Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd.

6De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 20. Volgorde stemming over amendementen en moties

1Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

2Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

3Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie.

Artikel 21. Stemming over personen

1Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

2Aanwezige raadsleden zijn verplicht een verstrekt stembriefje in te leveren.

3Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één stembriefje.

4In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

Artikel 22. Verslag en besluitenlijst

1De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen in de vorm van een kort verslag, dan wel een audio-opname; een audiotranscript en een besluitenlijst van de raadsvergaderingen.

2De besluitenlijst van de raad bevat:

a.de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raads- en commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord hebben gevoerd;

b.de namen van de raadsleden die afwezig waren bij de raadsvergaderingen;

c.de besluiten die door de raad zijn genomen en eventuele toezeggingen die zijn gedaan;

d.een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding van de fracties die voor of tegen stemden, dan wel de namen van de raadsleden;

e.de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen.

3De besluitenlijst wordt ondertekend door de voorzitter en de griffier.

4De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt door plaatsing op de gemeentelijke website.

5De audio-opname van de raadsvergadering is (live) te beluisteren via het raadsinformatiesysteem van de gemeentelijke website. Het audiotranscript wordt na de raadsvergadering op de gemeentelijke website beschikbaar gesteld.

Artikel 23. Ingekomen stukken

4Bij de raad ingekomen stukken worden op de lijst ingekomen stukken geplaatst en gepubliceerd bij agendapunt 6 van de eerstvolgende raadsvergadering.

5Anonieme stukken of stukken over personen worden niet geplaatst op de lijst, maar op andere wijze ter kennis gebracht van de raad.

6De raad stelt op voorstel van de griffier, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

Artikel 24. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 25. Verslag besloten vergadering

1Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen zijn niet openbaar maar worden verspreid via het digitale systeem achter het slotje.

2De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 26. Toehoorders en pers

1Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 27. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 28. Amendementen en subamendementen

1Raadsleden dienen amendementen en subamendementen vóór het sluiten van de beraadslaging schriftelijk in over het voorstel waarop deze betrekking hebben, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

2De indienende raadsleden hebben de presentielijst getekend.

3Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 29. Moties

1Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

2De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

3De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

4Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 30. Initiatiefvoorstel

1Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel via de griffier zo spoedig mogelijk ter kennis van het college.

2Het college reageert zo snel mogelijk met een schriftelijk advies met wensen en bedenkingen tot het voorstel dat daarna ter kennis van de raad wordt gebracht samen met het advies van het college.

3Het voorstel komt via het presidium op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering dan wel de daaropvolgende raadsvergadering.

Artikel 31. Collegevoorstel

Als de raad van oordeel is dat voorstel voor advies teruggaat naar het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 32. Interpellatie

1Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.

2De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

3Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in, naar het oordeel van de voorzitter, spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.

4De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan éénmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

Artikel 33. Schriftelijke vragen

1Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier.

2De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

3Schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen twintig dagen nadat de vragen zijn ingediend.

4De antwoorden van het college of de burgemeester worden schriftelijk ingediend bij de griffier die deze publiceert middels de lijst van ingekomen stukken.

5De vragensteller kan in de eerstvolgende raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

Artikel 34. Inlichtingen

1Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in bij de griffier.

2De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.

3De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen tien dagen nadat het verzoek is ingediend.

Artikel 35. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 36. Intrekking oude reglement en verordening op de raadscommissies

1Het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Laren’ zoals vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 november 2018 wordt ingetrokken.

2De verordening op de raadscommissie Laren 2021 wordt ingetrokken

Artikel 37. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking na vaststelling;

2Dit reglement wordt aangehaald als: “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Laren 2023.