Nota risicomanagement en weerstandsvermogen gemeente Lansingerland 2024 – 2027

2.3.1 Het risicomanagementbeleid

Het risicomanagementbeleid wordt elke vier jaar vastgesteld door de gemeenteraad in de vorm van een nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Gedurende deze periode is de afdeling concernstaf verantwoordelijk voor het bewaken van de uitvoering van dit beleid en het doen van aanbevelingen voor eventuele verbeteringen. Als er tijdens de vierjarige periode aanpassingen of verbeteringen in het beleid nodig zijn, worden deze gedocumenteerd in de paragraaf “Weerstandsvermogen en Risicobeheersing” van de begroting en/of jaarrekening.

2.3.2 Het risico-inventarisatie proces

Het risicomanagementproces is een continu proces van risico`s in beeld krijgen. Het begint bij het bepalen van de context waaronder interne en externe factoren en de gemeentelijke doelstellingen. In onderstaande een uitwerking van alle stappen zoals opgenomen in de afbeelding en hoe dat in de organisatie is geborgd.

Het proces omvat de volgende stappen:

-Het identificeren van risico’s; Het systematisch in kaart brengen van potentiële risico’s die de gemeente kan tegenkomen.

-Het kwantificeren van risico`s; Het beoordelen van de waarschijnlijkheid en mogelijke impact van de geïdentificeerde risico’s. Het bepalen van het potentiële effect op de gemeentelijke doelstellingen.

-Afwegen en beheersen; Het ontwikkelen en implementeren van beheersmaatregelen om de geïdentificeerde risico’s te mitigeren, waarbij wordt afgewogen op de maatregel passend is bij het risico

-Evaluatie en communicatie: Het evalueren van de effecten van de uitgevoerde maatregelen en deze communiceren.

Risico identificatie

Het uitvoeren van een risicoanalyse is geen doel op zich, maar een middel om onze doelstellingen te behalen voorbereid te zijn op eventuele tegenvallers. De kernvraag is: “Wat staat ons (mogelijk) in de weg van het bereiken van onze doelstellingen?” De informatie uit de risicoanalyse levert stuurinformatie op waarmee weloverwogen besluiten kunnen worden genomen.

Op teamniveau worden continue risicoanalyses uitgevoerd.

Enerzijds gebeurt dit als voorstellen ter besluitvorming aan de directie, het college van B&W en de gemeenteraad worden voorgelegd. Op dat moment worden de risico’s die hieraan verbonden zijn gespecificeerd in de paragraaf ‘kanttekeningen’ van de besluitvormingsdocumenten. Hierbij wordt expliciet ingegaan op de mogelijke gevolgen van de risico’s voor het budget, het voorgenomen tijdspad en het imago van de gemeente c.q. de beleving van de burgers.

Anderzijds is de risicoanalyse een vast onderdeel van de periodieke “in control” gesprekken tussen de teammanager, business controller en concernstaf. De teammanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze risicoanalyses en bepaald welke risico`s worden gerapporteerd. Naast deze In control gesprekken met de teammanagers wordt ook door concernstaf gesprekken gevoerd met de directieleden gericht op meer toekomstgerichte risico’s die beheerst moeten worden.

Twee keer per jaar worden de risicoanalyses van alle teams samengevoegd door de senior financieel adviseur en wordt een organisatie brede risico-inventarisatie opgesteld t.b.v. de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Hierbij kijkt men tevens naar de kwaliteit en de samenhang van het organisatie-brede risicoprofiel. Deze inventarisatie vindt plaats ten behoeve van de jaarrekening (en Kadernota) en de begroting. Controle hierop vindt plaats door concernstaf.

Risico`s kwantificeren

Van de geïdentificeerde risico`s wordt een inschatting gemaakt van de verwachte kans van optreden. De gemeente Lansingerland hanteert de volgende kans klasse-indeling:

Het is belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen financiële risico’s en financiële tegenvallers.

Financiële tegenvallers zijn bijvoorbeeld onverwachte externe facturen die direct invloed hebben op de begroting, zoals informatie waaruit blijkt dat de gemeente minder algemene uitkering ontvangt. Dit soort tegenvallers leidt tot bijstelling van begrotingsposten en beïnvloedt direct het begrotingsresultaat van de gemeente.

Financiële risico’s zijn potentiële toekomstige gebeurtenissen, zoals de mogelijkheid dat de algemene uitkeringen de komende jaren verder wordt verlaagd door Rijksbezuinigingen. Deze risico’s zijn nog geen feit, maar als ze zich voordoen veranderen ze in financiële tegenvallers en moeten ze in de begroting worden verwerkt.

In sommige situaties is de scheidslijn tussen risico en tegenvaller dun. Zeker bij die onderdelen van de begroting waarbij prognoses een belangrijke rol spelen, zoals bijvoorbeeld bij de grondexploitaties.

De stelregel is dat indien een risico waarvan we inschatten dat het ‘meer dan waarschijnlijk is’ dat dit risico zich gaat voordoen, dit verwerkt wordt in de begroting als ‘tegenvaller’. Op basis van bovenstaande tabel betekent dit dat risico’s met een kans van optreden groter dan 50% in het vervolg in de begroting worden verwerkt. Voor risico’s met een kans van optreden van 50% of lager wordt het weerstandsvermogen aangehouden. Om te borgen dat ontwikkelingen die liggen op de grens van wel/geen tegenvaller (of risico) adequate afwegingen worden gemaakt worden deze ontwikkelingen altijd gedeeld en besproken tussen de verantwoordelijke afdeling, de afdeling Financiën en de Concernstaf. De afwegingen die zijn gemaakt en de uitkomsten hiervan worden toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van het eerstvolgende P&C-document. Dit zorgt voor de benodigde transparantie rondom risico’s.

Wat betreft ‘algemene risico’s’ met betrekking tot de grondexploitaties hanteren we als stelregel dat realistische en door middel van externe onderzoeken onderbouwde ontwikkelingen met betrekking tot grondprijzen en afzettempo financieel worden vertaald in de meerjarenbegroting en jaarrekening. Het risico op (verdere) verslechtering van de uitgangspunten wordt standaard op 50% gesteld (dit kan wel/niet optreden). Op basis hiervan wordt het benodigde weerstandsvermogen bepaald, waarbij in de paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen toegelicht wordt welke effecten de risico’s potentieel hebben op de eerste vier jaarschijven van de begroting en of de gemeente in staat is deze effecten op te vangen door middel van aanvullende bezuinigingen of lastenverzwaringen.

Voor elk geïdentificeerd risico wordt er nagegaan of dat risico mogelijke gevolgen heeft voor de financiën, de reputatie van de gemeente, verstoring van de operationele processen en belemmering van programmadoelstellingen. De teammanager heeft de verantwoordelijkheid om te bepalen voor welke categorie het risico gevolgen heeft en hoe groot deze verwachte gevolgen zijn. Het wegen van de gevolgen is geborgd in de besluitvorming.

Het beheersen van de risico’s

Risicobehandeling omvat een aantal strategieën zoals het voorkomen, verminderen, delen of accepteren van risico’s. In eerste instantie kun je risico’s voorkomen. Dit kan door bijvoorbeeld een andersoortige uitvoering te geven aan een besluit. Risico’s kunnen ook worden verminderd door beheersmaatregelen te treffen. Daarnaast kan het gedeeld worden door bijvoorbeeld een verzekering af te sluiten voor de gevolgen. Hiermee verdwijnt het risico niet maar is het financiële gevolg afgedekt. Als laatste kan ook worden besloten het risico, of het restrisico wat overblijft na beheersing te accepteren. In veel gevallen zal er sprake zijn van een geaccepteerd restrisico, omdat een risico bijna nooit volledig afgedekt kan worden. Gemeente Lansingerland geeft de voorkeur aan het bepalen van maatregelen omdat het hiermee proactief de risico’s beperkt en de organisatie beter voorbereid op mogelijk negatieve gevolgen.

Primair zijn de teammanagers verantwoordelijk voor de uitvoering van de beheersmaatregelen op het risico. Hierbij wordt planmatig te werk gegaan en de uitvoering van beheersmaatregelen wordt toegewezen aan personen binnen de afdeling.

Registreren, evalueren en communiceren

De senior financieel adviseur legt de geïdentificeerde en gekwantificeerde risico`s vast waarbij tevens wordt beschreven welke beheersmaatregelen zijn genomen om het risico af te dekken. Op basis van het restrisico wordt het financiële gevolg ingeschat, met een uitsplitsing naar minimale, verwachte en maximale financiële gevolg. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele risico’s en risico’s op een structurele tegenvaller.

Vanuit voorzichtigheid wordt er geen rekening gehouden met positieve risico’s c.q. kansen. Deze benadering voorkomt dat verwachte opbrengsten of voordelen onterecht de financiële planning beïnvloeden, wat bijdraagt aan een stabiele en realistische begroting.

Continue Verbetering: Het regelmatig evalueren van risico's en de effectiviteit van beheersmaatregelen is cruciaal voor continue verbetering van het risicomanagementproces. Dit helpt de organisatie om snel te reageren op veranderingen in de interne en externe omgeving.

3.1.1 Beschrijving van het gevoerde risicomanagement

De algemene beschrijving van het gevoerde risicomanagement geeft aan hoe het college het risicomanagement in brede zin (dus inclusief reputatierisico en bedrijfsvoering risico’s) het komende begrotingsjaar vorm gaat geven, wat zij de belangrijkste risico’s voor de gemeente vinden en wat het college eraan doet om deze risico’s te beheersen.

De focus in deze paragraaf ligt daarbij op de financiële risico’s. De top 10 risico`s met de grootste verwachte financiële impact (zowel risico’s op incidentele tegenvallers als risico’s op structurele tegenvallers) worden, met een korte toelichting, opgenomen evenals de belangrijkste risico`s die samenhangen met de verbonden partijen.

3.1.2 Beschikbare weerstandscapaciteit om risico’s op te vangen

De beschikbare weerstandscapaciteit zijn de middelen die de gemeente heeft of ter beschikking kan krijgen om de financiële gevolgen van risico’s op te vangen.

De gemeente Lansingerland rekent de volgende componenten tot de incidentele weerstands-capaciteit.

•Algemene reserve;

•Eneco reserve.

De overige reserves rekenen wij niet tot de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit zijn de bestemmingsreserves en de stille reserves. Bestemmingsreserves worden niet meegenomen omdat hier al een bestemming aan is toegekend. Uitzondering wordt gemaakt voor de Enecoreserve aangezien hier nog geen concrete bestemming aan is toegekend. Stille reserves (ontstaan wanneer de boekwaarde van de activa lager is dan de verkoopwaarde) worden niet meegenomen omdat deze pas geïncasseerd kunnen worden als de activa verkocht wordt. Echter, als er expliciete besluiten worden genomen om stille reserves te gelden te maken, dan worden deze wel toegevoegd aan de weerstandscapaciteit.

Risicobuffer in grondexploitaties en projecten

In de kredieten is meestal ook een post ‘onvoorzien’ opgenomen. Een post ‘onvoorzien’ bij de grondexploitaties is op grond van het BBV niet meer toegestaan, maar bij het inschatten van de verwachte kosten en opbrengsten betrachten we een bepaalde mate van terughoudendheid c.q. enige ruimte om tegenvallers op te kunnen vangen. Binnen de grondexploitaties en projecten zelf is dus ook enige mate van weerstandscapaciteit aanwezig. Bij het bepalen van het weerstandsvermogen op gemeenteniveau houden we geen rekening met deze ’weerstandscapaciteit’ in kredieten en grondexploitaties.

3.1.3 Benodigde weerstandscapaciteit om incidentele risico’s op te vangen

Voor de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit wordt er door de senior financieel adviseur een organisatie-brede risico-inventarisatie opgesteld. Dit proces begint met het identificeren en documenteren van risico’s binnen elke afdeling, die vervolgens worden vastgelegd in het risicomanagement informatiesysteem. Deze initiële inventarisatie resulteert in een longlist van risico’s waarop vervolgens een nadere analyse wordt uitgevoerd. Hierbij wordt zorgvuldig beoordeeld welke risico’s daadwerkelijk van invloed zijn op de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit. Niet alle geïdentificeerde risico’s worden meegenomen in deze berekening, alleen de risico’s die een significante impact kunnen hebben op de financiële stabiliteit van de organisatie worden in aanmerking genomen. Risico’s uit de volgende categorieën worden uit de totale risicolijst gefilterd:

•Rampen: Een omvangrijke onvoorziene gebeurtenis met zeer grote financiële, materiële en personele gevolgen. Voor rampen wordt aangenomen dat de gemeente ter dekking van de kosten gebruik kan maken van door het rijk beschikbaar gestelde middelen in de vorm van een rampenfonds.

•Kortingen: Een voorziene (structurele) afname van de inkomsten. Deze gebeurtenissen worden verwerkt in de begroting van het komende begrotingsjaar.

•Kosten: Gebeurtenissen waarvan reeds zeker is dat ze zich voor gaan doen en waarvan de omvang ook reeds bekend is. Deze gebeurtenissen worden als voorzieningen meegenomen conform de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes.

•Kleine risico’s: Gebeurtenissen met kleine impact (< € 200.000) waarvan de kans van optreden en/of de totale omvang nog niet is vast te stellen. Van kleine risico’s wordt aangenomen dat ze reeds opgenomen zijn als “post onvoorzien” in de lopende begrotingen van de diverse directies en afdelingen.

Wanneer risicogebeurtenissen die vallen binnen deze categorieën eruit zijn gefilterd blijven zogenaamde significante risico`s over. Dit zijn gebeurtenissen met een aanzienlijke financiële impact en waarvan de kans van optreden en/of de totale omvang nog onzeker is. Ter dekking van deze risico`s wordt het weerstandsvermogen aangewend.

Om de hoogte te bepalen wordt gebruik gemaakt van de Monte-Carlo methode. Hierbij worden alle risico`s geregistreerd en gekwantificeerd. De benodigde omvang van de weerstandscapaciteit wordt bepaald middels een simulatie. Omdat niet alle risico`s zich tegelijkertijd en in de maximale omvang zullen voordoen wordt gebruik gemaakt van deze algemeen geaccepteerde en krachtige simulatietechniek. De gemeente Lansingerland hanteert het zekerheidspercentage van 90%. Dit percentage is een algemeen geaccepteerd en veelgebruikt uitgangspunt bij de beoordeling van het weerstandsvermogen onder lokale overheden. Een zekerheidspercentage van 90% wil zeggen dat er met 90% zekerheid gesteld kan worden dat de financiële buffer groot genoeg is om de eventuele financiële gevolgen van de risico`s af te dekken. Er is dus 10% kans dat de financiële buffer onvoldoende is.