Budgethouders regeling Landsmeer 2022

Artikel 1 Begrippen

1college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer;

2hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

3budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor het beheren van de aan hem/haar toegekende budgetten, dit kan ook een aangewezen projectleider zijn;

4fiatteur: aangewezen medewerker die verantwoordelijk is voor het fiatteren van facturen waarbij levering en prestatie zijn gecontroleerd. Deze facturen gaan door naar de budgethouder voor definitief akkoord.

5budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken

6investeringskrediet: de middelen die door de raad beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren;

7taakveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting;

8kostenplaats: een onderdeel van een taakveld uit de begroting op het niveau waarop het college stuurt;

9medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Landsmeer op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Landsmeer werkzaam is.

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder

1Het college wijst de gemeentesecretaris als hoofdbudgethouder aan voor zover het niet de budgetten van de raad betreft.

2Het college wijst de griffier aan als hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten dienste van de raad en de griffie staan.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

1De hoofdbudgethouder wijst per kostenplaats of investering een medewerker en een vervanger als budgethouder aan.

2Bij de aanwijzing van budgethouders geldt het volgende:

a.budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar. Per kostenplaats of investering kan slechts één budgethouder verantwoordelijk zijn;

b.medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, kan de hoofdbudgethouder niet aanwijzen als budgethouder voor de desbetreffende dienst en levering.

Artikel 4 Aanwijzing fiatteurs

1De budgethouder kan één of meer fiatteurs aanwijzen.

2De budgethouder kan een vervanger voor zijn/haar budgetten aanwijzen.

3Medewerkers die handelen in opdracht van de gemeente en de te betalen prestatie leveren, kan de budgethouder niet aanwijzen als fiatteur voor de desbetreffende dienst en levering.

Artikel 5 Budgethouderregister

De financiële afdeling houdt een register bij van de aanwijzing van budgethouders en fiatteurs en verwerkt deze aanwijzing in de financiële administratie.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen

1De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

a.(meerjarige) financiële verplichtingen kan de budgethouder slechts aangaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget of investeringskrediet aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget of investeringskrediet beschikbaar is gesteld;

b.financiële verplichtingen gaat de budgethouders niet aan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

c.financiële verplichtingen kan de budgethouder niet aangaan ten laste van de volgende budgetten:

•kapitaallasten;

•toerekening kostenplaatsen;

•stortingen in reserves en voorzieningen;

•stelposten en onvoorzien.

2De budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, nadat hij of de fiatteur heeft vastgesteld dat de geleverde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

3Voor betalingen aan derden die via geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer of uitkeringsadministratie Sociale Zaken geschieden is geen autorisatie door de budgethouder nodig.

4De fiatteur legt alle facturen ter goedkeuring voor aan de budgethouder.

5De budgethouder legt facturen vanaf €35.000,- ter goedkeuring voor aan de teammanager.

6De teammanager legt facturen vanaf €250.000,- ter goedkeuring voor aan de hoofdbudgethouder.

7De adviseur AO/IC controleert de juistheid van alle facturen steekproefsgewijs per half jaar. De controle van deze facturen legt de adviseur AO/IC zichtbaar vast.

8De financiële administratie verzorgt de verantwoording van baten en lasten van verzamelen voorschotfacturen van o.a. water, elektriciteit, belastingen en verzekeringen.

9Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het mandaatregister en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

10De functie van budgethouder is niet verenigbaar met functies die belast zijn met het creëren van een betaalopdracht of het applicatiebeheer van financiële systemen.

11Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

Artikel 7 Over- en onderschrijdingen

1Een budgethouder mag een budget of investeringskrediet niet overschrijden.

2Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet hij daarover rapporteren aan het college.

3Meevallers kan de budgethouder niet inzetten om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

Artikel 8 Spoedeisende verplichtingen

1In spoedeisende gevallen is de budgethouder bevoegd om verplichtingen aan te gaan zonder dat een (toereikend) budget of investeringskrediet aanwezig is.

2De budgethouder oefent de in lid 1 bedoelde bevoegdheid slechts uit na de hoofdbudgethouder en de verantwoordelijk portefeuillehouder te hebben geraadpleegd.

3Van een aangegane verplichting als bedoeld in lid 1 doet de budgethouder zo spoedig mogelijk mededeling aan het college onder vermelding van de noodzaak en een voorstel tot dekking.

Artikel 9 Verantwoording

1De budgethouder legt verantwoording af aan de hoofdbudgethouder over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen van de aan hem/haar toegewezen budgetten conform de afspraken van de planning- en control cyclus.

2De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het college over de totale gemeentelijke financiële middelen.

3De griffier legt verantwoording af aan de raad over de budgetten van de raad.

4Ten aanzien van de verantwoording gelden de spelregels zoals vastgelegd in de Financiële verordening Landsmeer.

Artikel 10 Schakelbepaling

De bepalingen in deze regeling welke betrekking hebben op de budgethouder zijn van

overeenkomstige toepassing op de hoofdbudgethouder.

Artikel 11 Inwerkingtreding en intrekking

Deze budgethouders regeling treedt in werking op 1 oktober 2022.