Aanhef
Doelstelling en uitgangspunten
De ‘nota uitvoeringsbeleid evenementen gemeente Landgraaf 2021’ bevat het Landgraafs uitvoeringskader voor de voorbereiding, het vergunnen, het toezicht en de handhaving, en het bevorderen van evenementen.
Doelstelling
Met deze nota beogen we de kwaliteit van het hele werkproces rondom evenementen verder te professionaliseren, te optimaliseren en te uniformeren. De twee hoofddoelstellingen zijn:
1Het vinden van een goede balans tussen enerzijds de positieve effecten van evenementen en anderzijds de overlast en risico’s die ze met zich kunnen meebrengen;
2Een uniforme en systematische wijze van voorbereiden, uitvoeren en evalueren van evenementen volgens een effectief en efficiënt proces, waarbij de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen zijn gewaarborgd.
Uitgangspunten bij het opstellen van de beleidsnota
Bij het opstellen van deze beleidsnota zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
1Regels en beleid liggen in principe slechts op één plek vast; of in landelijke, provinciale of lokale wetgeving en/of beleidsdocumenten, of in deze beleidsnota. Waar nodig wordt in deze nota naar wetgeving en/of beleidsdocumenten van andere instanties verwezen en worden die (deels) van toepassing verklaard.
2Omdat regels vastgelegd in wetgeving, beter als vergunningsvoorwaarde en/of weigeringsgrond gebruikt kunnen worden, geniet het vastleggen van beleid in de vorm van regels de voorkeur. Lokale wetgeving ten aanzien van evenementen leggen we vast in de Algemene plaatselijke verordening (APV) of in ruimtelijke plannen en de gebruiksvoorschriften en is rechtstreeks toepasbaar op evenementen.
3De onderwerpen van het evenementenuitvoeringsbeleid waaraan aanvullend op de externe documenten behoefte bestaat, zijn opgenomen in hoofdstuk 3. Hierbij geldt echter de insteek dat ondergeschikte en incidenteel voorkomende onderwerpen niet zijn beschreven. Zij vallen onder de adviesfunctie van het Evenemententeam. In het Evenemententeam vormen zich in de loop van de tijd vanzelf consistente gedragslijnen en precedentafspraken.
Beleidsinhoudelijke uitgangspunten
Het beleid in deze nota is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
•Het uitvoeringsbeleid evenementen geldt voor alle organisatoren, de vergunningverlenende instantie en de OOV-diensten, met behoud van ieders functionele verantwoordelijkheden.
•De gemeente heeft een centrale taak voor het borgen van de veiligheid bij evenementen door gebruik te maken van haar Vergunningverlening, Toezicht- en Handhaving-taken (VTH) in dat kader.
•De gemeente hanteert een transparante scheiding in de dubbelrol tussen enerzijds haar VTH-taken en anderzijds het bevorderen en stimuleren van evenementen.
•De veiligheid (incl. de beveiliging) van een evenement is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisator (die wordt aangezet om te komen tot een adequate veiligheidszorg).
•De gemeente heeft de centrale regie bij de multidisciplinaire aanpak.
•De (monodisciplinaire of integrale) advisering door de OOV-diensten geschiedt op basis van ieders eigen verantwoordelijkheid en bevoegdheid en kan de basis vormen voor de vergunningsvoorwaarden die zijn afgestemd op de specifieke risico’s.
•Indien naast de evenementenvergunning andere vergunningen noodzakelijk zijn, verlopen deze aanvragen zoveel mogelijk parallel aan het traject van de evenementenvergunning.
•In het kader van de ambitie van vermindering van regeldruk, besteedt de gemeente voortdurend aandacht aan administratieve lastenverlichting en het schrappen van overbodige bureaucratie en regelgeving. Ook wordt aandacht besteed aan het bereiken van een optimale en klantgerichte gemeentelijke dienstverlening.
•Het specifieke uitvoeringsbeleid van de gemeente Landgraaf dat geldt voor Pinkpop is niet opgenomen in deze beleidsnota. (Wel komen beleidsaspecten aan bod die betrekking hebben op Megaland.) Het algemene beleid (bijvoorbeeld HEV 2018 en HEV&G 2019) is uiteraard wel van toepassing op Pinkpop.
Externe beleidsdocumenten
Externe beleidsdocumenten die van toepassing zijn
In deze nota en daarmee in ons beleid, worden de volgende beleidsdocumenten van derde-partijen geïncorporeerd en van toepassing verklaard:
1Handreiking Evenementen Veiligheid (HEV) 2018 van het Instituut voor Fysieke Veiligheid (IFV); hoofdstuk 1.
2Handreiking Evenementenveiligheid & Gezondheid Limburg (HEV&G) 2019 van de twee Limburgse Veiligheidsregio’s, verenigd in het Limburgs Evenementen Orgaan (LEO); hoofdstuk 1.
3Nederlandse Handboek Evenementen Veiligheid 1.0 van de gelijknamige stichting met daarin de vermelde kaders, zijnde landelijke wetten, besluiten, richtlijnen en normen; hoofdstuk 2.
Onderlinge relatie
Deze drie documenten staan in een onderlinge relatie tot elkaar. De handreiking van het IFV is een landelijk document dat door het LEO is aangepast en aangevuld naar de specifieke situatie in Limburg. Beide documenten richten zich vooral op het procesmodel dat voor alle betrokkenen bij evenementen geldt.
Daar waar de Limburgse Handreiking Evenementenveiligheid & Gezondheid afwijkende, verdergaande of aanvullende afspraken verwoordt, gelden deze ook voor Landgraaf.
Het handboek genoemd bij 3 sluit aan op de handreikingen van het IFV en het LEO, maar bevat in hoofdzaak materieel-inhoudelijke regels voor evenementen. Het is vooral als leidraad en naslagwerk bedoeld voor de casemanagers.
Om te bereiken dat deze beleidsnota zijn actualiteitswaarde lang behoudt, geldt dat steeds de laatste vastgestelde c.q. geaccordeerde versie van de genoemde documenten de geldende is.
Vermindering regeldruk bij evenementen (provincie Limburg)
In 2019 heeft de provincie Limburg het rapport ‘Vermindering regeldruk bij evenementen’ (van Sira Consulting B.V.) vastgesteld. De gemeente Landgraaf heeft zich aan dit rapport geconformeerd. De belangrijkste conclusies in het rapport zijn:
1Organisatoren hebben te maken met veel wetten en regels;
2Initieel contact met de overheid wordt als positief ervaren;
3Organisatoren ervaren (22) knelpunten;
4Overheden erkennen regeldruktoename rondom evenementen;
5Maatschappelijke belangen worden onderschreven door verschillende partijen;
6Gemeenten zetten zich in om evenementen mogelijk te maken;
7Limburgse overheden zijn bereid om regeldruk weg te nemen;
8Er is onvoldoende capaciteit om oplossingen te realiseren.
Het beeld dat uit deze conclusies en de daaruit voortvloeiende knelpunten naar voren komt, is grotendeels herkenbaar in Landgraaf.
De gemeente Landgraaf komt in haar uitvoeringsbeleid op diverse punten tegemoet aan de ervaren knelpunten door enerzijds aandacht te besteden aan vermindering regeldruk en administratieve lastenverlichting en anderzijds ook daadwerkelijk ‘iets’ voor evenementen te betekenen. Voorbeelden hiervan zijn:
•Het procesmodel van de veiligheidsregio is leidend en integrale en op elkaar afgestemde advisering door de OOV-diensten is de norm;
•We pakken samen met de organisator en de OOV-diensten de risicogerichte benadering en de operationele voorbereiding vooraf op, evenals de multidisciplinaire operationele uitvoering tijdens en de evaluatie van het evenement na afloop;
•We zetten de EvenementAssistent vooralsnog in voor het melden en aanvragen van evenementen (zie paragraaf 3.1 voor toekomstige ontwikkelingen);
•We gebruiken zoveel mogelijk de Limburgse of Zuid-Limburgse uniforme procesdocumenten (ontwikkeld door de veiligheidsregio en het LEO);
•Bij B- en C-evenementen is het houden van een vorm van vooroverleg hoe dan ook de norm. Maar ook voor de kleine evenementen staan we open voor vooroverleg.
•We optimaliseren de bereikbaarheid van de betrokken medewerkers en de 24/7-beschikbaarheid van procesdocumenten;
•Tweewekelijks is er overleg van het Evenemententeam, waar naast alle interne disciplines ook alle regionale OOV-diensten aanschuiven;
•We hanteren een Landgraafse evenementenkalender en zorgen voor de betrouwbare actualiteit ervan;
•In voorkomende gevallen ondersteunen we evenementen door (een deel van) communicatie te verzorgen of het evenement in materiële of geldelijke zin te ondersteunen;
•. Omdat evenementen zo min mogelijk overlast mogen genereren voor de omgeving, bieden we de gelegenheid om laagdrempelig en gecoördineerd overlastmeldingen te kunnen doen (in Melddesk);
•We hebben de bepalingen in de Algemene plaatselijke verordening gemeente Landgraaf 2008 (APV) zodanig geredigeerd dat veel evenementen onder het lichte meldingen- en A-vergunningenregime vallen (70 – 80%);
•We laten de indieningstermijnen voor de meldingen en aanvragen van evenementen zoveel mogelijk aansluiten op de indieningstermijnen die gelden onder de nieuwe Omgevingswet;
•We streven ernaar om alle van belang zijnde vergunningen en ontheffingen die nodig zijn voor een evenement, integraal en gecoördineerd in behandeling te nemen en gelijktijdig te verstrekken.