Reglement van orde College van B&W Landgraaf 2019

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd door de gemeenteraad.

2In deze vergadering, het constituerend beraad, worden in ieder geval besluiten genomen over:

a.De verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;

b.De omschrijving van de portefeuilles;

c.De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de burgemeester;

d.De onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

3Het in het tweede lid bepaalde is eveneens van toepassing op de eerste collegevergadering nadat een nieuw collegelid in functie is getreden.

4De burgemeester bewaakt de rollen, integriteit, procesgang en kwaliteit van de collegevergaderingen en andere werkzaamheden van het college en de individuele portefeuillehouders en wordt hierbij ondersteund door de gemeentesecretaris.

Artikel 2. Samenwerking binnen het college

1De burgemeester en wethouders treden als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de collegeleden met elkaar gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouder in het college verslag gedaan.

2Ieder collegelid verdedigt in het openbaar het collegebeleid. Alleen in de gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn of als er sprake is van een vrije kwestie, bestaat de mogelijkheid dat een collegelid met een verschil in zienswijze naar buiten toe treedt.

3De collegeleden doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

4Van alle besprekingen met derden wordt, voor zover er sprake is van een behartiging van belangen van de gemeente, een verslag gemaakt. Zulks naar inschatting van het collegelid wiens portefeuille het aangaat.

Artikel 3. Representatie door het college

1Burgemeester en wethouders laten zich bij publieke optredens (representatie) waar nodig ambtelijk ondersteunen.

2Besprekingen met derden, bezoeken van openingen en andere bijeenkomsten worden gemeld in de collegevergadering voor zover relevant.

Artikel 4. Toezicht en bestuur van verbonden partijen

1Bij de benoeming van collegeleden als vertegenwoordigers bij verbonden partijen is de inhoudelijke portefeuille uitgangspunt voor benoeming.

2Verslaglegging van vergaderingen en besprekingen met verbonden partijen worden daar waar dit relevant is, besproken in en schriftelijk beschikbaar gesteld aan het college door de verantwoordelijke portefeuillehouder.

3Bij verhindering zorgt het verantwoordelijke collegelid dat hij primair wordt vervangen door een ander collegelid dan wel secundair door een door het college aan te wijzen ambtenaar en bezorgt zijn vervanger alle relevante stukken voor de vergadering of bespreking.

4De collegeleden kunnen elkaar verzoeken om mondeling toelichting te geven op hun werkzaamheden als toezichthouder en bestuurder.

Artikel 5. Retraites

1Het college houdt minimaal één keer per jaar een retraite van twee dagen. Tijdens die retraite komen hoofdthema’s van beleid, het eigen functioneren, het functioneren van directie en management en het functioneren van de uitvoeringsorganisatie aan de orde.

2Bij deze collegeretraites of een deel daarvan is de directie aanwezig .

3Het college houdt minimaal twee keer per jaar een retraite van één dag samen met de directie en het afdelingsmanagement. Tijdens de retraite wordt de onderlinge samenwerking en de samenwerking tussen college, directie en management geëvalueerd worden en wordt het functioneren van de uitvoeringsorganisatie tegen het licht gehouden.

Artikel 6. collegevergaderingen

1De secretaris draagt in samenspraak met de voorzitter zorg voor de algehele voorbereiding en afwikkeling van de collegevergaderingen.

2De dinsdag is aangemerkt als college-dag. Op deze dag vinden normaliter de collegevergaderingen, thematische bijeenkomsten, werkbezoeken, en dergelijke plaats.

3Het college vergadert normaliter eenmaal per week op dinsdagochtend van 9.30 uur tot 14.00 uur en voorts zo dikwijls als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

4Indien een collegelid een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij, onder opgave van reden(en), aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

5De secretaris zorgt, na overleg met de voorzitter, voor een oproep voor de vergadering; onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op gebruikelijke wijze aan de collegeleden toegezonden.

Artikel 7. Openbare vergaderingen

1Het college kan besluiten om een openbare vergadering te houden.

2De oproeping voor een openbare vergadering vindt schriftelijk plaats en wordt uiterlijk 10 dagen voor de vergadering aan de collegeleden toegezonden.

3De oproeping bevat de agenda en de te behandelen voorstellen.

4De bij de voorstellen behorende stukken liggen gedurende tenminste één week voor de vergadering ter inzage.

5De openbare vergadering wordt op gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht.

6De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 8. Verhindering

1Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

2Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, worden de andere collegeleden hiervan in kennis gesteld.

3Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, wordt de voorzitter hiervan in kennis gesteld, alsmede de vervanger van de secretaris.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering van het college wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter een agenda gemaakt op basis van ingekomen collegevoorstellen, ingekomen stukken en door collegeleden ingebrachte onderwerpen. De agenda wordt onderverdeeld in een algemeen gedeelte, een besluitvormend gedeelte een afstemmend gedeelte en een rondvraag.

2Het algemeen gedeelte bestaat in ieder geval uit de lijst van uitnodigingen, het vaststellen van de agenda en mededelingen.

3Het besluitvormend gedeelte bestaat uit de ingediende collegevoorstellen.

4Het afstemmend gedeelte bestaat in ieder geval uit, door collegeleden of directie ingebrachte onderwerpen en de actiepuntenlijst van het college.

5De secretaris beziet alle collegevoorstellen met onderliggende stukken en andere ingebrachte stukken, alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, politieke gevoeligheid, besluitwaardigheid en representativiteit.

6De secretaris maakt bij het opstellen van de agenda een onderscheid tussen openbare, niet-openbare en geheime stukken.

Artikel 10. Deelname derden

1Een collegelid kan de voorzitter verzoeken om ambtelijke medewerkers voor een collegevergadering uit te nodigen, ten einde zijn advies en of mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te geven.

2De voorzitter of het college kan besluiten om een externe partij voor een collegevergadering uit te nodigen, ten einde een (nadere) toelichting en of advies te krijgen ten aanzien van een onderwerp.

3De voorzitter doet hiervan mededeling bij het vaststellen van de agenda of er wordt ter plekke besloten bij de behandeling van een agendapunt.

4De algemeen directeur neemt in ieder geval deel aan het afstemmende deel en de rondvraag tijdens de collegevergadering.

Artikel 11. Beraadslagingen, besluitvorming en stemmingen

1Tenzij één van de leden staande de vergadering één van de besluiten alsnog ter bespreking opvoert, worden collegevoorstellen, waarvan de collegeleden vooraf door het stellen van een paraaf te kennen hebben gegeven dat zij met het met daarop betrekking hebbend advies instemmen, niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het uitgebrachte advies.

2De beraadslagingen over de collegevoorstellen, die ter bespreking zijn geagendeerd, zullen zoveel als mogelijk op basis van consensus tot besluitvorming worden gebracht. In gevallen, waar na ampel beraad, niet tot een unaniem besluit kan worden gekomen, zal er een stemming plaatsvinden.

3Stemming vindt mondeling plaats, tenzij lid 4 van toepassing is.

4Bij stemmingen over benoemingen of zaken aangaande personen geschiedt de stemming zoals dat door de wet wordt verlangd volgens artikels 28 tot en met 31 van de Gemeentewet.

5Desgewenst kan een collegelid op het voorstel laten aantekenen dat hij niet kan instemmen met het genomen besluit.

6Ingeval omwille van dwingende redenen van spoed een besluit dient te worden genomen en het voorgeschreven quorum niet aanwezig is, dan wordt door de aanwezige collegeleden een besluit genomen dat formeel bekrachtigd wordt in de eerstvolgende vergadering waarbij het quorum aanwezig is.

Artikel 12. Verslag en besluitenlijst

1De secretaris draagt zorg voor het opstellen van het verslag van de collegevergadering.

2Het verslag bevat tenminste:

a.De namen van de voorzitter, de secretaris en de aan- / afwezige collegeleden;

b.Een formulering van de door het college genomen besluiten over de collegevoorstellen, genaamd de besluitenlijst;

3Het verslag wordt voor de eerstvolgende vergadering geagendeerd ter vaststelling.

4De vastgestelde besluitenlijst wordt na afloop van de collegevergadering gepubliceerd.

5De secretaris ziet toe op terugkoppeling uit het college en aan eenieder die daar belang bij heeft.

Artikel 13. Inwerkingtreding

1Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.

2Het voorgaande Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders vervalt op de datum van inwerkingtreding.

Artikel 14. Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van Orde College Landgraaf 2019’.