Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Laarbeek 2026

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant.

b.Commissie: de door de raad ingestelde commissie die namens de raad de klankbordgesprekken voert;

c.Gesprek: het periodieke klankbordgesprek van de raad en de burgemeester;

d.Informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, adjunct-directeur, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;

Artikel 2 Algemene bepalingen

1In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na 100 dagen vanaf zijn/haar aanstelling een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

2In de klankbordgesprekken wordt onder meer gesproken over de wijze waarop de burgemeester invulling geeft aan het profiel, hoe de samenwerking met de gemeenteraad en het college verloopt en wat de gevolgen van veranderingen in de gemeente sinds de (her)benoeming hierop zijn.

3Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek.

4Het gesprek dient ook om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkeling van de gemeente.

Artikel 3 Commissie

1De raad stelt voor het voeren van de klankbordgesprekken met de burgemeester een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet samen.

2De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de politieke partijen die in de raad zijn vertegenwoordigd en de waarnemend raadsvoorzitter als voorzitter.

3Indien de waarnemend voorzitter van de raad tevens fractievoorzitter is, kan een ander raadslid van zijn fractie worden benoemd als lid van de commissie;

4De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

5Plaatsvervangende leden worden in beginsel niet benoemd. In uitzonderlijke gevallen kan de raad plaatsvervangende leden aanwijzen.

6De commissie laat zich bijstaan door de griffier;

Artikel 4 Procedure

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. Datum, tijdstip en plaats van de gesprekken worden in overleg met de voorzitter bepaald.

2De commissie voert tenminste éénmaal per jaar een gesprek met de burgemeester.

3Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

4Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

5De gesprekken worden afgestemd op de klankbordgesprekken die de commissaris met de burgemeester voert.

6De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.

Artikel 5 Voorbereiding

1De voorzitter en de griffier bereiden het gesprek voor.

2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

3De commissie kan zich laten informeren door informanten.

4De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

5De leden en de burgemeester krijgen de gelegenheid om eerdere verslagen bij de griffier in te zien.

6De leden en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

7Uiterlijk tien dagen voor het gesprek ontvangen de leden en de burgemeester van of namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging, waarin plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten worden vermeld.

8Bij verhindering van meer dan 1/3 van de leden zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 6 Gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Het gesprek wordt gevoerd op basis van openheid, vertrouwen en wederkerigheid.

3De commissie en burgemeester bepalen gezamenlijk de inhoudelijke accenten van het gesprek. Daarbij kunnen onder meer onderwerpen aan de orde komen die betrekking hebben op:

a.de rol van de burgemeester binnen de raad, het college en de organisatie;

b.de invulling van de taken op het gebied van openbare orde en veiligheid en integriteit;

c.de verbinding met inwoners, organisaties en bestuurlijke partners;

d.de bestuurlijke en maatschappelijke ontwikkelingen binnen de gemeente.

4Het gesprek biedt ruimte voor het uitspreken van wederzijdse ervaringen, het bespreken van aandachtspunten en het maken van afspraken voor de toekomst.

5De commissie en de burgemeester kunnen aanvullend op elk moment andere onderwerpen inbrengen die zij voor het functioneren of de samenwerking van belang achten.

6Aan het einde van het gesprek worden afspraken en eventuele actiepunten vastgesteld.

Artikel 7 Verslaglegging

1De griffier maakt een conceptverslag van het gesprek.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en (rol van de) aanwezigen bij het gesprek.

3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene en de conclusies en eventuele afspraken.

4Het conceptverslag wordt binnen twee weken na het gesprek voorgelegd aan de commissieleden en de burgemeester.

5De griffier past, wanneer daartoe aanleiding is, het conceptverslag aan.

6Na overeenstemming over de inhoud wordt het verslag vastgesteld door de voorzitter en ondertekend door alle deelnemers aan het gesprek.

7Een lid van de commissie kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met het verslag of een specifiek onderdeel ervan;

8De burgemeester kan laten aantekenen dat hij of zij het niet eens is met een specifiek onderdeel van het verslag;

9Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning gestuurd.

Artikel 8 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.

2Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.

3De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier aan de griffier worden aangeboden ter vernietiging.

4Na aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de archivaris van de gemeente vernietigd.

Artikel 9 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken;

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan;

3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt;

4De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen;

5Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘geheim’ door de voorzitter en de griffier ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘geheim’ gezonden aan de griffier en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De griffier ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

6De commissieleden, de burgemeester, de griffier en eventuele (externe) adviseurs nemen deze geheimhouding in acht.

7De geheimhouding blijft ook van kracht nadat het lidmaatschap van de commissie is geëindigd.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter en na overleg met de burgemeester.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening klankbordgesprekken burgemeester gemeente Laarbeek 2026”.