Nota investeren, waarderen en afschrijven 2025

3.1.1 Immateriële vaste activa

Onder immateriële vaste activa worden investeringen verstaan waar geen tastbare bezittingen tegenover staan. Het BBV kent de volgende immateriële activa:

a.Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio;

b.Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en;

c.Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Ad a. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

Het (dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Hoewel het BBV toestaat om kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio/disagio te activeren en over de looptijd af te schrijven, kiest onze organisatie ervoor om deze kosten direct ten laste van het resultaat te brengen in het jaar waarin ze zich voordoen, conform het voorzichtigheidsprincipe.

Beleidskeuze:

Vanwege het voorzichtigheidsprincipe wordt verlies genomen in het jaar waarin het verlies zich daadwerkelijk voordoet.

Ad b. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

Kosten van onderzoek en ontwikkeling (voorbereidingskosten) kunnen volgens artikel 60 van het BBV alleen worden geactiveerd wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:

•Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

•De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

•Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

•De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Beleidskeuze:

Indien de kosten van onderzoek en ontwikkeling voldoen aan de gestelde voorwaarden en leiden tot de totstandkoming van een actief, dan worden deze kosten geactiveerd.

Ad c. Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Artikel 61 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bepaalt dat bijdragen aan activa in eigendom van derden onder voorwaarden mogen worden geactiveerd. Hiervoor moet aan de volgende criteria worden voldaan:

•Er is sprake van een investering door een derde partij;

•De investering draagt bij aan de publieke taak van de gemeente Laarbeek;

•De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;

•Door de gemeente Laarbeek kan de bijdrage worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Vanwege het voorzichtigheidsprincipe worden de lasten van bijdragen aan activa in eigendom van derden, direct ten laste van de exploitatie gebracht en niet geactiveerd. Een andere reden om niet te activeren is omdat het gaat om bezittingen van derden en niet ons eigendom zijn.

Beleidskeuze:

Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden niet geactiveerd.

3.1.2 Materiële vaste activa

Materiele vaste activa zijn investeringen in tastbare bezittingen die over meerdere jaren van nut zijn voor de gemeente. Artikel 35 BBV schrijft dat in de balans onder de materiële vaste activa afzonderlijk worden opgenomen:

•Investeringen met een economisch nut: Deze investeringen zijn verhandelbaar en kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Voorbeelden zijn gebouwen, vervoermiddelen, ICT-hardware en -software.

•Investeringen met een economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven: Deze investeringen dragen bij aan het genereren van middelen door het heffen van rechten, leges of tarieven ter dekking van de kosten. Conform artikel 59 BBV dienen deze investeringen te worden geactiveerd.

•Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut: Deze investeringen zijn niet verhandelbaar en genereren geen directe middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Voorbeelden zijn wegen, bruggen, openbaar groen en rioleringen. Sinds 2017 schrijft het BBV voor dat deze investeringen geactiveerd moeten worden.

In bijlage 7.3 vindt u een overzicht van de meest voorkomende investeringscategorieën binnen gemeente Laarbeek, onderverdeeld naar economisch nut, economisch nut met gekoppelde heffing en maatschappelijk nut.

3.1.3 Financiële vaste activa

Financiële vaste activa zijn bezittingen die een financiële waarde vertegenwoordigen en bijdragen aan het vermogen van een gemeente. Het betreft onder andere verstrekte geldleningen en deelnemingen, bijvoorbeeld in de vorm van aandelen. Financiële vaste activa worden altijd geactiveerd, maar worden - gelet op de aard - niet afgeschreven.

Deze activa worden beschouwd als langlopende financiële belangen van de gemeente en zijn van belang voor het inzicht in de financiële positie en verbonden partijen. In bijlage 1 artikel 36 van het BBV staat precies aangegeven welke onderdelen afzonderlijk in de balans moeten worden opgenomen onder de financiële vaste activa.

3.2.1 Omvangscriteria

Volgens BBV moeten alle investeringsuitgaven in principe worden geactiveerd. Tegelijkertijd biedt de Notitie Materiële vaste activa van de commissie BBV gemeenten de ruimte om, vanuit het oogpunt van beheersbaarheid van administratieve lasten, een ondergrens voor activering te hanteren.

De gemeente Laarbeek hanteert een activeringsgrens van € 50.000 exclusief btw. Indien de btw niet verrekenbaar is, geldt de grens inclusief kostenverhogende btw. Investeringen onder deze grens worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Deze keuze is gebaseerd op de overweging dat kleinere investeringen een beperkte invloed hebben op het exploitatiesaldo, terwijl activering ervan onevenredige administratieve lasten met zich meebrengt.

Het is niet toegestaan om investeringen op te splitsen met als doel onder de activeringsgrens van € 50.000 te blijven. Identieke activa die individueel onder deze grens blijven, maar als productgroep gezamenlijk de grens van € 50.000 overschrijden én een minimale gebruiksduur van drie jaar hebben, worden wel geactiveerd. Voorbeelden hiervan zijn vervangings-investeringen in laptops, telefoons of meubilair. Hoewel deze objecten afzonderlijk een lage aanschafwaarde hebben, vertegenwoordigen zij gezamenlijk een substantieel bedrag en leveren zij meerjarig economisch nut. Niet activeren zou kunnen leiden tot ongewenste schommelingen in de jaarlijkse lasten.

Voor alle te activeren investeringen geldt een minimale gebruiksduur van drie jaar.

Beleidskeuze:

Investeringen met een aanschafwaarde van minimaal € 50.000 (en indien van toepassing: inclusief kostenverhogende btw) worden geactiveerd, mits zij een minimale gebruiksduur van drie jaar hebben. Identieke activa die individueel onder deze grens blijven, maar als productgroep gezamenlijk € 50.000 of meer bedragen én een gebruiksduur van ten minste drie jaar hebben, worden eveneens geactiveerd.

3.2.2 Gronden en terreinen

De gemeente Laarbeek kan gronden aan- en verkopen, ruilen, pachten en verpachten. Daarnaast beschikt de gemeente over een eigen grondportefeuille. Alle vormen van grond-activiteiten brengen financiële consequenties met zich mee. Voor de uitvoering van deze activiteiten worden kosten gemaakt zoals apparaatskosten, taxatiekosten, bodemonderzoek, notaris- en advocaatkosten.

Gronden worden volgens het BBV op twee plekken op de balans verantwoord, maar wel altijd aan de activa-zijde (= onze bezittingen):

•Onder de materiële vaste activa

Dit betreft gronden waarvan de intentie is deze langdurig in eigendom te houden. Voorbeeld: de grond onder het gemeentehuis.

•Onder de vlottende activa (voorraden)

Dit zijn gronden waarvan de intentie is om die (op termijn) te gaan verkopen.

Voorbeeld: ruilgronden of gronden die worden omgezet naar natuur.

Een overzichtelijke beslisboom voor de classificatie van gronden is opgenomen in bijlage 7.2.

3.2.3 Software

Investeringen in software worden als materiële vaste activa geactiveerd. Software kan ook in gebruik worden genomen als SaaS (Software as a Service) oplossing. In dat geval is sprake van een abonnementsvorm waarbij de gemeente toegang krijgt tot software die eigendom blijft van de dienstverlener. Zowel het economische als juridische eigendom van de software blijft bij de aanbieder. Omdat er in dit geval geen sprake is van een actief dat eigendom wordt van de gemeente, activeren wij geen SaaS-diensten.

De commissie BBV doet hierover twee stellige uitspraken, die door de gemeente Laarbeek worden gevolgd:

➢ Software als afzonderlijk actief valt onder de materiële vaste activa, als bedoeld in artikel 35, lid 1a BBV (investeringen met een economisch nut);

➢ Licenties op software voor onbepaalde duur, die in één keer in rekening worden gebracht, vallen eveneens onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, lid 1a BBV 1.

Dit houdt ook in dat wanneer de kosten voor SaaS-diensten niet in één keer, maar periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks) in rekening worden gebracht, deze ten laste van de exploitatie worden gebracht in het jaar waarin zij worden gemaakt.

4.2.1 Verkrijgingsprijs

De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs van het actief, vermeerderd met bijkomende kosten zoals notariskosten en overdrachtsbelasting. Indien de btw niet verrekenbaar of niet compensabel is, maakt deze deel uit van de verkrijgingsprijs.

4.2.2 Vervaardigingsprijs

De vervaardigingsprijs bestaat uit:

•De aanschafkosten van gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend; dit zijn de directe kosten;

•De uitvoeringskosten, waaronder voorbereiding en toezicht;

•Het is toegestaan volgens het BBV om een redelijk deel van de overheadkosten toe te rekenen aan investeringen. Het betreft programmaoverhead (specifieke overhead) en de generieke overhead (PIOFACH).

4.2.3 Specifieke bepalingen bij waardering

Bij de bepaling van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gelden de volgende regels:

•Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op de verkrijgings- of vervaardigings-prijs (boekwaarde). Onder bepaalde voorwaarden mogen reserves wel worden aangewend ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten; dit worden afschrijvingsreserves genoemd.

•Voorzieningen mogen uitsluitend in mindering worden gebracht op de boekwaarde van een actief als de kapitaallasten van dat actief worden gedekt uit een heffing of leges, waarvoor een egalisatievoorziening is ingesteld.

•Bijdragen van derden: Subsidies of andere bijdragen van derden die direct verband houden met het actief, moeten in mindering worden gebracht op de verkrijgings- of vervaardigings-prijs.

4.2.4 Waardeveranderingen

De boekwaarde van een bezitting op de balans kan in de loop der tijd veranderen. Om deze waardevermindering verantwoord te verwerken, schrijven we af op onze activa. Tijdens het gebruik neemt de waarde van activa geleidelijk af. In het volgende hoofdstuk wordt toegelicht hoe gemeente Laarbeek haar afschrijvingsbeleid toepast.

Het komt ook voor dat de boekwaarde niet meer overeenkomt met de werkelijke waarde (marktwaarde) van een bezit, bijvoorbeeld door (on)voorziene omstandigheden of externe factoren die leiden tot duurzame waardevermindering. Ook het buitengebruik stellen van een bezitting kan aanleiding geven tot een waardeverandering. In dergelijke gevallen gelden de volgende uitgangspunten:

•Als een actief buiten gebruik wordt gesteld, dan wordt het afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling.

•De afwaardering van activa gebeurt op basis van de werkelijke waardevermindering en niet op basis van het rekeningresultaat.

•Waardevermeerderingen mogen niet worden verwerkt in de boekwaarde.

5.4.1 Toepassing per activaklasse

•Nieuwbouw gemeentelijk vastgoed: bij nieuwbouwprojecten wordt een restwaarde gehanteerd van 15% tot 30% van de aanschafwaarde, afhankelijk van de aard en duurzaamheid van het gebouw.

•Bestaande gebouwen (aankoop): er wordt geen restwaarde toegepast, vanwege de onzekerheid over toekomstige waardeontwikkeling en renovatiekosten.

•Voertuigen: er wordt een standaard restwaarde van 10% van de aanschafwaarde gehanteerd, met een minimum van € 10.000, rekening houdend met doorverkoop-mogelijkheden.

•Technische installaties: in beginsel wordt uitgegaan van een restwaarde van nihil, tenzij hergebruik aannemelijk is. In dat geval kan een restwaarde van maximaal 15% worden toegepast.

•Grond-, weg- en waterbouwkundige werken: er wordt geen restwaarde toegepast, tenzij specifieke onderdelen aantoonbaar herbruikbaar zijn.

•Kunstvoorwerpen: geen restwaarde, tenzij verkoop mogelijk is. In dat geval kan een restwaarde worden vastgesteld.

•Gronden: Hierop wordt niet afgeschreven; de restwaarde is gelijk aan de historische aanschafwaarde.

Beleidskeuze:

De gemeente hanteert als uitgangspunt een restwaarde van nihil. Uitzonderingen worden uitsluitend gemaakt indien aantoonbaar sprake is van restwaarde, conform de hierboven beschreven uitgangspunten.