Beleidsregel Evenementenbeleid gemeente Laarbeek 2023

In deze bijlage wordt een uitwerking gegeven voor de inhoud van de planvorming van de organisator. Deze richtlijnen zijn opgesteld als onderdeel van de regionale procesbeschrijving (versie 0.9)

Indieningsvereisten tekeningen BGBOP

Op de ingediende tekeningen moeten de volgende punten zijn aangegeven:

a) een situatieschets met noordpijl;

b) een plattegrond met een maat- of schaalaanduiding, die de objecten, groter dan 25m², op die plaats bevat.

Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:

a) de voor personen beschikbare m² gebruiksoppervlakte;

b) de gebruiksbestemming;

c) de opstelling van inventaris en van de inrichtingselementen.

Tevens moet op de tekening worden aangegeven, zover deze aanwezig zijn:

1brand- en rookwerende scheidingsconstructies;

2vluchtroutes;

3draairichting van deuren in doorgangen;

4nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;

5vluchtrouteaanduidingen;

6noodverlichting;

7brandblusvoorzieningen

8brandweeringang.

9de aanduidingen (symbolen) zijn conform NEN 1413, als deze norm daarin voorziet.

Richtlijn draaiboek van de organisator

In het draaiboek van de organisator worden onderdelen van de aanvraag verder uitgewerkt (activiteit, publiek en ruimtelijkprofiel). In het draaiboek van de organisator moeten minimaal de volgende onderdelen opgenomen worden:

-Gegevens organisator en aanvrager

-Aard van het evenement

-Toegang van het evenement (betaalt of gratis, toegangscontrole)

-Het publieksprofiel (totaal en maximaal gelijktijdig aanwezige deelnemers en bezoekers, doelgroep, etc.)

-De beschrijving van de locatie

-Het tijdstip en duur van het evenement

-Het programma van het evenement

-Aantal, type en locatie sanitaire voorzieningen

-Aantal en locaties van drinkwatervoorzieningen

-Plattegrond met daarop de inrichting van het evenemententerrein

-Namenlijst en (telefonische) bereikbaarheidsgegevens van key-partners (organisatie en externe leveranciers)

Richtlijn veiligheidsplan organisator

Het veiligheidsplan is het plan waarin beschreven wordt hoe de organisator invulling geeft aan de vergunningsvoorschriften die opgesteld zijn om de veiligheid van mensen (bezoekers, medewerker, artiesten en omgeving) bij en rondom een evenement te borgen. Het beschrijft de preventieve (personele, materiële en organisatorische) maatregelen die de organisator getroffen heeft.

In het veiligheidsplan wordt de veiligheidsorganisatie beschreven. Daarin wordt beschreven wie per taakgebied coördinator is en hoe hij/zij bereikbaar is (intern-extern). Tevens worden de namen en onderlinge communicatiemogelijkheden van politie, brandweer, GHOR met de organisatie en zijn onderaannemers beschreven.

De volgende plannen kunnen afzonderlijk, maar ook als onderdeel van het veiligheidsplan aangeleverd worden:

-Beveiliging

-Brandveiligheid

-Crowd management en calamiteiten

-Gezondheid / zorg

-Communicatie

-Verkeer / mobiliteit

Beveiliging

-Naam geregistreerd beveiligingsorganisatie

-Aantal gecertificeerde beveiligers per taak, moment en locatie

-Herkenbaarheid van beveiligingspersoneel

-De eisen die de organisator stelt om het terrein te mogen betreden (tolerantiebeleid)

-De maatregelen die de organisator treft om drugsgebruik tegen te gaan

-Beschrijving van de communicatiemiddelen

Brandveiligheid

Maatregelen om brandveiligheid maximaal te waarborgen, zoals:

-Inrichting evenemententerrein en tijdelijke bouwsels (bijvoorbeeld podia, nooduitgangen, aanrijdroutes hulpdiensten.

-Constructie en indeling van tijdelijke bouwsels (inclusief technische brandklasse certificaten)

-Opstellingsplannen

-Stoffering en versiering

-Te plaatsen aggregaten

-Aantal beschikbare brandwachten

-Vluchtcapaciteit

-Brandveiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegverwijzing, omroepinstallaties

-Bereikbaarheid hulpdiensten

Crowd management en calamiteiten:

-Beschrijving van relevante scenario’s voor het evenement (o.b.v. risicoanalyse).

o Beschrijving van de preventieve maatregelen die getroffen zijn

o Beschrijving van repressieve maatregelen. Hierdoor weet eenieder wat er van hem/haar verwacht wordt bij een specifieke calamiteit.

■ taken en verantwoordelijkheden (afbakening tussen organisator en hulpdiensten)

■ crisisstructuur (deelnemers, locatie, vergaderfrequentie)

■ communicatie (alarmering medewerkers, waarschuwen bezoekers, inlichtingshulpmiddelen, verbindingsschema en afspraken over woordvoering)

-Het scenario (algehele) ontruiming van het evenemententerrein moet altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen.

-Crowdmanagementmaatregelen

o Preventieve crowdmanagementmaatregelen (zoals inrichting evenementenlocatie, veiligheidsnormen, risicoanalyse, programmering en preventief informeren)

o Repressieve crowdmanagementmaatregelen (zoals lichtkranten, cityguides, omroepinstallaties, exit banners)

-Plattegrond(en)

o Inrichting evenemententerrein (podia, horeca, toiletten, beveiligingspost, EHBO e.d.)

o Locatie van brandkranen op of in de buurt van het evenemententerrein.

o Fysiek genomen maatregelen (nooduitgangen, aanrijdroutes, calamiteitenroutes, crowdmanagementmaatregelen, verkeersmaatregelen e.d.)

Gezondheid / zorg:

-Gegevens EHBO

o Naam EHBO-organisatie

o Contactgegevens EHBO-coördinator

o Plaats bereikbaarheid EHBO-post(en) (en ambulances)

o Aantal aanwezige EHBO’ers (moment en locatie)

-In te zetten materiaal (uitrusting, AED, communicatiemiddelen, e.d.)

-Inzettijden van de EHBO en andere medische hulpverleners

-Aanwezigheid van andere medische hulpverleners (verpleegkundige, arts, ambulance e.d.)

-Eventuele werkafspraken met organisator, ziekenhuis, huisarts en/of meldkamer ambulancezorg

-Bereikbaarheid van de evenementenlocatie

-Locatie chill-out ruimte

-Beschrijving ten aanzien van alcohol- en drugsgebruik

-Maatregelen ten aanzien van hitte

-Technische hygiëne zorg, infectieziektebestrijding en andere gezondheidskundige aspecten (drink)watervoorzieningen, afvalverwerking, sanitaire voorzieningen, dieren)

Het communicatieonderdeel bevat:

-Communicatie door de organisator naar direct omwonenden (zoals een bewonersbrief en/of een advertentie in de krant of een wijkblad)

-Communicatie van de organisator naar bezoekers/deelnemers (zoals huisregels, bewegwijzering, gebruik openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten en preventieve boodschappen)

-Organisatieschema (inclusief taken, verantwoordelijkheden en contactgegevens)