Handboek vervanging

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Naam team, organisatie

Naam zorgdrager

Naam college

Namens dezen

Team Duurzaam informatiebeheer

Overwegende dat het noodzakelijk is om in het kader van het digitale werken, ook digitaal te archiveren;

Gelet op:

•de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

•artikel 7 van de Archiefwet.

Besluit

Artikel 1

1Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2Vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde “Algemeen handboek vervanging”.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervangingsbesluit [applicatie + jaartal]

Bij het vervangingsbesluit wordt onderstaand invulblad toegevoegd met informatie over het vervangingsproces. Het vervangingsbesluit wordt samen met de medewerker informatiebeheer opgemaakt. De besluiten moeten namelijk na goedkeuring door het college gepubliceerd worden op overheid.nl en in het gemeenteblad.

Vervangingsbesluit [nummer besluit]

Organisatie

Gemeente Krimpen aan den IJssel

Team

[Team]

Werkproces

[Naam werkproces dat vervangen wordt]

Bewaartermijn

Conform selectielijst [extra invullen bij afwijking selectielijst bewaartermijn zaaktype]

Periode

[Periode waarvoor de vervanging wordt aangevraagd]

Scan verantwoordelijke

[verantwoordelijk voor het scannen – naam team]

Vervanging verantwoordelijke

[verantwoordelijke voor vervanging, het opstellen van vervangingsbesluit]

Applicatie

[Applicatie waar digitale stukken staan] [Leverancier]

Scanner

[Soort scanner waarmee gescand is]

Uitzonderingen

[Uitzonderingen op het vervangingsbesluit – buiten de algemene uitzonderingen om]

(ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit 1995)

In deze verklaring wordt vastgelegd wanneer en op welke wijze de papieren documenten vernietigd zijn die volgens het Algemeen handboek vervanging vervangen zijn door digitale exemplaren.

Uit het archief van de gemeente Krimpen aan den IJssel zijn op [DATUM] de volgende documenten vervangen:

•[ALGEMENE OMSCHRIJVING STUKKEN]

Het betreft alle documenten uit [PERIODE/JAARTAL]

De papieren documenten waren op de volgende locatie opgeslagen:

•[LOCATIE]

De digitale exemplaren staan in de volgende applicatie:

•[APPLICATIE]

Datum

Naam medewerker die de documenten heeft vernietigd

Naam medewerker die de controle heeft uitgevoerd

Dit formulier moet verzonden worden naar: dib@krimpenaandenijssel.nl en worden toegevoegd aan:

Zaak: Archief vervangingsbesluit. Behandelaar: [behandelaar].

Algemene productspecificaties

Canon imageFORMULA DR-G2090

Type

A3-desktopscanner voor losse vellen

Sensoreenheid voor scannen

CIS-sensor

Optische resolutie

Max. 600 dpi

Lichtbron

RGB LED

Scanzijde

Enkelzijdig, dubbelzijdig, blanco pagina's overslaan

Interface

High Speed USB 3.1

Afmetingen (b x d x h)

Lade gesloten: 480 x 569 x 315 mm (b x d x h) Lade geopend: 480 x 723 x 390 mm (b x d x h)

Gewicht

Ca. 25 kg

Energievereisten

AC 220-240 V (50/60 Hz)

Energieverbruik

Scannen: 66,5 W of minder

Slaapstand: 3,5 W of minder

Uitgeschakeld: 0,3 W of minder

Gebruiksomgeving

10- 35 °C

Vochtigheid

20- 80% relatieve vochtigheid

Naleving milieurichtlijnen

EPEAT Gold-certificaat

Scanspecificaties

Zwart-wit

100ppm/200 ipm (A4, liggend, 200 dpi/300 dpi)

Kleur

100ppm/200 ipm (A4, liggend, 200 dpi/300 dpi)

Uitvoerresolutie

150x 150 dpi

200x 200 dpi

240x 240 dpi

300x 300 dpi

400x 400 dpi

600x 600 dpi

Uitvoermodus

Automatisch detecteren, Zwart-wit, foutdiffusie, Active Threshold, geavanceerde tekstverbetering, Geavanceerde tekstverbetering II, 256 niveaus grijstinten, 24-bits kleur

Dagelijkse bedrijfscyclus

30.000 scans per dag

OCR-scanning

Scant archiefbescheiden met OCR techniek

Documentspecificaties

Breedte

50,8 - 305 mm

Lengte

70- 432 mm

Dikte

Continue invoer: 20 - 209 g/m², 0,04 - 0,25 mm Modus niet-scheiden: 20-255 g/m², 0,04-0,03 mm

Modus voor lange documenten

Tot 3000 mm

Papierscheiding

Rollensysteem en methode van scheiding vooraf

Invoercapaciteit

300vel (80 g/m²)

Speciale kenmerken

•Streepjescode herkennen,

•2D-code,

•patchcode,

•taakfunctie,

•ultrasone detectie dubbele invoer,

•nietjesdetectie,

•kleuruitval en -verbetering,

•automatische detectie paginaformaat,

•3D-kleurcorrectie,

•beeldrotatie,

•blanco pagina's overslaan,

•randen benadrukken, moiré verwijderen, Kleurdoorloop voorkomen / achtergrond verwijderen,

•contrast aanpassen,

•schaduwcorrectie,

•helderheid aanpassen,

•scheefstand corrigeren,

•randen verwijderen,

•te scannen documentzijde selecteren,

•scangebied instellen,

•extra instellingen,

•tekstrichtingdetectie,

•perforatie verwijderen, folio, onnodige stippen verwijderen, onregelmatigheden verwijderen,

•achtergrond verfijnen,

•tekens benadrukken,

•systeem voor snel herstel,

•MultiStreamTM

Algemene productspecificaties

RICOH IM C3000

Algemeen

Model

IM C3000

Standaardfuncties

Kopiëren, E-mailen, Printen, Scannen

Optionele functies

Faxeenheid, OCR-eenheid, Ingebouwde paslezer

Eerste geprinte pagina

Binnen 6.9 seconden Kleur / 4,5 seconden zwart-wit

Apparaatgeheugen

2GB systeemgeheugen

Harde schijf

320GB (min.)

ARDF-capaciteit

100vellen

SPDF-capaciteit

220vellen

Kopieerapparaat

Kopieer/print snelheid

Kleur: tot 30 ppm Zwart: tot 30 ppm

Printer

Processor

ApolloLake E3930 1,3 GHz

Aansluitingen

2x Ethernet 10 base-T/100 base-TX/1000 base-T, USB-hostinterface type A, USB-apparaatinterface type B

Scannen

Scankwaliteit

300DPI

OCR scanning

Ja

Standaard scanoutput

PDF-A

Scanoutput

TIFF, JPEG, PDF, PDF-A, HC-PDF

Scanmodi

E-mail, Map, USB, SD-kaart

Papierverwerking

Originelendoorvoer

A3 en A4

Gedetailleerde Specificaties

Ricoh IM C3000 Specificaties