Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Katwijk

4.1 Normenkader

Het normenkader voor de controle van de financiële subsidieverantwoording door de accountant bestaat uit de ASV 2018, de subsidiebeschikking behorend bij de subsidieverlening, de betreffende subsidieregeling indien van toepassing en dit verantwoordingsprotocol. Van de accountant wordt verwacht dat er wordt vastgesteld dat de subsidie is besteed in overeenstemming met het doel waarvoor de subsidie is verstrekt en dat aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen wordt voldaan. Zoals vastgelegd in het hierboven genoemde normenkader, de subsidiebeschikking en de subsidieregeling. Dit verantwoordingsprotocol schrijft geen werkprogramma voor de accountant voor. Uit de controleverklaring dient te blijken dat het verantwoordingsprotocol is toegepast en getoetst is aan de voorwaarden genoemd in de subsidiebeschikking en subsidieregeling (indien van toepassing).

4.2 Aandachtpunten bij de controle van de financiële verantwoording

A. Financiële verantwoording als onderdeel van de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen over de subsidieverantwoording van de van gemeente Katwijk ontvangen subsidie(s):

•De jaarrekening is opgesteld conform het kader van hoofdstuk 3 van dit protocol, de subsidieverantwoording maakt hier integraal onderdeel vanuit;

•De accountant geeft zijn controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel, zowel getrouwheid als rechtmatigheid maken onderdeel uit van het oordeel van de accountant;

•De subsidie is besteed aan het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld en voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen uit de subsidiebeschikking, subsidieregeling en ASV van de gemeente Katwijk

•Afwijkingen groter dan 10% met een minimum van € 5.000 tussen de begroting en de totale realisatie van de subsidie zijn toegelicht in de jaarrekening;

•De jaarrekening bevat een specificatie van de activa en passiva; baten en lasten;

•De baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn getrouw en rechtmatig verantwoord;

•Het normenkader voor de rechtmatigheid van de baten en lasten per verleende subsidie is genoemd onder punt 3;

•Het activiteitenverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen;

•Voor zover van toepassing: de egalisatiereserve en/of bestemmingsreserve is conform de vereisten opgenomen en toegelicht.

B. Financiële verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen over de subsidieverantwoording van de van gemeente Katwijk ontvangen subsidie(s), in de vorm van een afzonderlijke bijlage bij de jaarrekening van de subsidie-ontvanger:

•De bijlage bij de jaarrekening (verantwoording is opgesteld conform hoofdstuk 3 van dit protocol;

•De accountant geeft zijn controleverklaring af bij de jaarrekening als geheel waarbij er in de verklaring, naast een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening, ook een tweede oordeel is opgenomen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de subsidie in de afzonderlijke verantwoordingsbijlage bij de jaarrekening;

•De subsidie is besteed aan het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld en voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen uit de subsidiebeschikking, subsidieregeling en ASV van de gemeente Katwijk;

•Afwijkingen groter dan 10% (met een minimum van € 5.000) tussen de begroting en de realisatie van een deelactiviteit zijn toegelicht in de verantwoordingsbijlage, met vermelding van de omvang en oorzaak van de afwijking;

•De baten en lasten in de verantwoordingsbijlage zijn getrouw verantwoord, evenals de stand en mutatie van eventueel van toepassing zijnde reserves

•De baten en lasten per verleende subsidiabele (deel)activiteit zijn rechtmatig;

•Het normenkader voor de rechtmatigheid van de baten en lasten per subsidiabele (deel)activiteit is genoemd onder punt 3:

•Het inhoudelijk activiteitenverslag is verenigbaar met de verantwoordingsbijlage en bevat geen materiële afwijkingen;

•Voor zover van toepassing: de egalisatiereserve en/of bestemmingsreserve en mutaties daarvan zijn conform de vereisten verantwoord.

C. Separate financiële subsidieverantwoording

De accountant dient het volgende vast te stellen over de afzonderlijke subsidieverantwoording van de van gemeente Katwijk ontvangen subsidie(s):

•De financiële subsidieverantwoording is opgesteld conform hoofdstuk 3 van dit protocol;

•De accountant geeft zijn controleverklaring af bij de financiële subsidieverantwoording waarbij zowel getrouwheid als rechtmatigheid onderdeel zijn van het oordeel van de accountant;

•De subsidie is besteed aan het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld en voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen uit de subsidiebeschikking, subsidieregeling en ASV van de gemeente Katwijk;

•Afwijkingen groter dan 10% (met een minimum van € 5.000) tussen de begroting en de realisatie van een deelactiviteit zijn toegelicht in de financiële subsidieverantwoording, met vermelding van de omvang en oorzaak van de afwijking;

•De baten en lasten in de financiële subsidieverantwoording zijn getrouw verantwoord, evenals de stand en mutatie van eventueel van toepassing zijnde reserves

•De baten en lasten per verleende subsidiabele (deel)activiteit in de financiële subsidieverantwoording zijn rechtmatig;

•Het normenkader voor de rechtmatigheid van de baten en lasten per subsidiabele (deel)activiteit is genoemd onder punt 3:

•Het inhoudelijk activiteitenverslag is verenigbaar met de financiële subsidieverantwoording en bevat geen materiële afwijkingen;

•Voor zover van toepassing: de egalisatiereserve en/of bestemmingsreserve en mutaties daarvan zijn conform de vereisten verantwoord.

4.3 Betrouwbaarheid en materialiteit

De controle van de financiële verantwoording moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze geen afwijkingen (fouten) en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien dit begrip door het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95% gehanteerd moet worden.

Een verklaring met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, de maximale afwijking voor wat betreft de getrouwheid of financiële rechtmatigheid in de jaarrekening, verantwoordingsbijlage of financiële subsidieverantwoording niet groter zijn dan de van toepassing zijnde materialiteitsvereisten zoals opgenomen in onderstaande tabellen.

A. Financiële verantwoording als onderdeel van de jaarrekening

In de situatie dat de gesubsidieerde instelling voornamelijk gefinancierd wordt door de gemeente Katwijk kan verantwoording van de subsidie plaatsvinden via de jaarrekening.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring bij de jaarrekening is dan het volgende van toepassing, voor zowel het oordeel over getrouwheid als het oordeel over rechtmatigheid.

Als de goedkeuringstolerantie voor getrouwheid en rechtmatigheid niet wordt overschreden, verstrekt de accountant in beginsel een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden verstrekt de accountant geen goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, maar één van de andere hieronder aangegeven verklaringen:

Materialiteit

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking

Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% van de totale lasten van de instelling)

≤ 2%

> 2% ≤ 4%

≥ 4%

B. Financiële verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening

In de situatie dat de verantwoording van de subsidiebestedingen plaatsvindt via een bijlage bij de jaarrekening is sprake van onderstaande materialiteitstabel ten behoeve van de controle op de jaarrekening inclusief verantwoordingsbijlage.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring bij de jaarrekening inclusief bijlage, is dan het volgende van toepassing, voor zowel het oordeel over getrouwheid als het oordeel over rechtmatigheid.

Als de goedkeuringstolerantie voor getrouwheid en rechtmatigheid niet wordt overschreden, verstrekt de accountant in beginsel een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening inclusief verantwoordingsbijlage. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden verstrekt de accountant geen goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening inclusief verantwoordingsbijlage, maar één van de andere hieronder aangegeven verklaringen:

Materialiteit

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking

Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% van de totale lasten van de instelling)

≤ 2%

> 2% ≤ 4%

≥ 4%

C. Separate financiële subsidieverantwoording

In de situatie dat de verantwoording van de subsidiebestedingen plaatsvindt via een separate financiële subsidieverantwoording is sprake van onderstaande materialiteitstabel ten behoeve van de controle op de subsidieverantwoording.

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn dan de volgende materialiteitspercentages (goedkeuringstoleranties) van toepassing:

Materialiteit

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking

Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring

Afwijkingen in de financiële subsidie-verantwoording en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% van de verleende subsidie)

≤ 2%

> 2% ≤ 4%

≥ 4%

4.4 Controleverklaring

De accountant hanteert voor de controleverklaring het model dat hiervoor is voorgeschreven door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Daarbij dient uit de controleverklaring te blijken dat wordt voldaan aan de eisen van het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Katwijk. Het oordeel van de accountant over de verantwoorde subsidies dient bij een verantwoording via de bijlage bij de jaarrekening als afzonderlijk oordeel terug te komen in de controleverklaring bij de jaarrekening.

Accountantsverslag en rapporteringstolerantie

Het verantwoordingsprotocol hanteert als uitgangspunt dat geconstateerde fouten en/of onzekerheden zoveel mogelijk, indien mogelijk, door subsidieontvanger hersteld worden. De accountant hoeft alleen een accountantsverslag uit te brengen als sprake is van niet gecorrigeerde fouten en/of onzekerheden die mogelijk van invloed zijn op de afrekening van de subsidie. De subsidieontvanger is dan verplicht om ook deze rapportage naar de gemeente Katwijk te versturen.

Om te kunnen bepalen of een geconstateerde afwijking van invloed is op de afrekening dient de rapporteringstolerantie in acht genomen te worden.

De rapporteringstolerantie is bij alle drie de wijzen van verantwoording (A, B en C) vastgesteld op € 5.000,-. Niet gecorrigeerde afwijkingen boven of gelijk aan dit bedrag dienen via het accountsverslag/ verslag van bevindingen bij de verantwoording gerapporteerd te worden aan gemeente Katwijk.

5.1 Tussentijdse rapportages en monitoring

Het college verlangt van subsidieontvangers, die een meerjarige subsidie ontvangen, dat zij minimaal éénmaal per jaar over de voortgang van de activiteiten en de bijbehorende uitgaven rapporteren in een inhoudelijke en financiële jaarrapportage. De subsidieontvanger geeft daarbij aan in hoeverre er sprake is van afwijkingen op de oorspronkelijke planning en begroting. Met deze rapportage biedt de organisatie ook inzicht in de financiële gezondheid van de subsidieontvanger om de continuïteit van de activiteiten te kunnen borgen. Het kan voorkomen dat een subsidieontvanger minder subsidiemiddelen uitgeeft dan vooraf verwacht. Hierdoor kan het college de toekomstige subsidieverlening verlagen. De gemeente beoordeelt samen met de subsidieontvanger hoe deze afwijkingen kunnen worden hersteld of welke andere vervolgstappen moeten worden ondernomen (zie ook Meldingsplicht afwijkingen).

Daarnaast dienen de jaarlijkse subsidiebaten en lasten ook onderdeel te zijn van één van de verantwoordingswijzen zoals genoemd in hoofdstuk 3 van dit protocol. Dit betekent dat de jaarlijkse subsidiebestedingen van meerjarige verleningen onderdeel dienen te zijn van of

-A, de jaarrekening als geheel indien aan deze vereisten wordt voldaan,

-B, een aparte verantwoordingsbijlage als onderdeel van de jaarrekening

-C, een separate financiële subsidieverantwoording.

Zodat het college op deze wijze ook tussentijds zekerheid heeft over de rechtmatige besteding van door de gemeente Katwijk verleende meerjarige subsidies.

Naast deze jaarlijkse rapportages/ verantwoording kan het college ook ervoor kiezen om aanvullende tussenrapportages te vragen, periodiek gesprekken te voeren met subsidieontvangers of het uitvoeren van werkbezoeken om gedurende het jaar de voortgang te blijven volgen. Dit is ook van toepassing op 1-jarige of eenmalige subsidieverstrekkingen. De precieze invulling van de monitoring verschilt per subsidieregeling.

5.2 Eindverantwoording en vaststelling

Bij meerjarige subsidies kan de subsidie pas definitief worden vastgesteld als de volledige verantwoording over de volledige subsidieperiode is ontvangen. Bij de verantwoording over meerjarige subsidies wordt zoveel mogelijk de systematiek van verantwoording van éénjarige subsidies gevolgd. Aan het eind van de subsidieperiode wordt er verantwoording afgelegd over de hele subsidieperiode. Deze verantwoording betreft zowel de realisatie van activiteiten en resultaten als een financieel verslag. Richtlijnen hiervoor zijn opgenomen in Hoofdstuk 3 Verantwoordingsprotocol subsidies Gemeente Katwijk. Waarbij in het laatste verantwoordingsjaar slechts gekozen kan worden voor verantwoordingswijze B (afzonderlijke verantwoordingsbijlage als onderdeel van de jaarrekening) of C separate financiële subsidieverantwoording. Dit omdat in het laatste jaar niet alleen de jaarlijkse subsidiebaten en lasten opgenomen moeten worden, maar ook de cumulatieve baten en lasten. De verantwoording dient daarbij inzicht te bieden in het totaal van de ontvangen subsidie en de totale subsidiebestedingen per jaar over de gehele verantwoordingsperiode. Zodat inzichtelijk is wel deel van de subsidie is besteed en van welk deel dit eventueel nog niet het geval is.

Het proces tot vaststelling van meerjarige subsidies gaat op dezelfde wijze als bij subsidies van één kalenderjaar of korter. Het college toetst of aan alle beschikkingsvereisten is voldaan. Wanneer subsidie niet is uitgegeven, of wanneer de activiteiten niet zijn uitgevoerd conform de verleningsbeschikking, kan het college de subsidie lager vaststellen (art.4:46 lid 2, Awb).