Treasurystatuut gemeente Kapelle 2014

Artikel 1. Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

Liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal van de gemeente bij aanvang van het jaar;

Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uigaven ingedeeld per tijdseenheid;

Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vast schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van de door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

Saldobeheer Het beheren van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat met name uit de volgende deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar. Langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer;

Vastrentende waarden Openbare of onderhandse leningen (openbaar is voor iedereen toegankelijk, onderhands is een overeenkomst tussen twee partijen). Vastrentende waarden garanderen dat op de einddatum de nominale waarde wordt uitgekeerd.

Artikel 2. Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

1het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

2Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

3Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

4Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido), aanvullende regelgeving en de voorschriften die in dit statuut zijn opgenomen.

Artikel 3. Uitgangspunten risicobeheer

1De gemeente mag garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij;

2De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent (voorzichtig en verstandig) karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

3Het gebruik van financiële derivaten is toegestaan, maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s;

Artikel 4. Renterisicobeheer

1De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido;

2Bij het afsluiten van leningen en het maken van renteafspraken wordt gezorgd dat de renterisiconorm in de toekomst niet wordt overschreden conform de Wet fido;

3Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

4De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en rentevisie;

5Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar een spreiding in de rentetypische looptijden van leningen/uitzettingen.

Artikel 5. Koersrisicobeheer

1De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren:

-Vastrentewaarden;

-Producten waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd is. Bij het aangaan van een garantieproduct is op voorhand duidelijk wat de kosten zijn van het voortijdig beëindigden van het contract.

2Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 6. Kredietrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen gelden de volgende uitgangspunten:

1Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij andere openbare lichamen, met dien verstande dat geen leningen verstrekt kunnen worden aan openbare lichamen die belast zijn met het financiële toezicht op de gemeente;

2Wanneer door de raad wordt besloten geldleningen te garanderen uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden en garanties geëist. De gemeente streeft er naar te garanderen geldleningen onder te brengen bij de specifieke waarborgfondsen.

Artikel 7. Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op de liquiditeitenplanning.

Artikel 8. Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen aan te gaan, te verstrekken of te garanderen in euro’s.

Artikel 9. Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

2Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;

3Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen;

4De gemeente vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen voordat een financiering wordt aangetrokken;

Artikel 10. Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5, 6, 7 en 8 genoemde voorwaarden;

2De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

Artikel 11. Relatiebeheer

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

1Bankrelaties en hun bancaire condities worden tenminste eens in de vijf jaar beoordeeld;

2Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan een rating van minimaal AA toegekend door tenmiste 2 ratingbureaus. Toegestane ratingbureaus zijn Standard & Poors, Moody’s en Fitch IBCA;

3Financiële ondernemingen dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals de Nederlandse Bank en de Verzekeringskamer;

4Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Artikel 12. Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

1Het liquiditeitsgebruik beperkt door geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat betalingsverplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

2Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13. Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

1De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit (gecombineerde renteberekeningen van meerdere bankrekeningen om de rentekosten te minimaliseren en de rentebaten te maximaliseren) bij de bank met de gunstigste condities;

2Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt - conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

3Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeldleningen, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

4Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening courant, daggeldleningen en kasgeldleningen;

5Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan met inachtneming van de geformuleerde maximumbedragen;

Artikel 14. Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

1De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in artikel 15 en 16 van dit statuut;

2De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

a.de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

b.de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

c.de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

3Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

4Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a.iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (vier ogen principe);

b.de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

c.de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

5Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen.

Artikel 15. Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

Raad

-Het vaststellen van treasurydoelstellingen en treasurybeleid door middel van de Financiële verordening (ex artikel 212 van de Gemeentewet);

-Het vaststellen van de paragraaf financiering in de begroting en jaarverslag.

College van B&W

-Het vaststellen van de beleidskaders en limieten van de treasuryfunctie in een treasurystatuut (afgestemd op de financiele verordening);

-Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

-Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (bij een looptijd > 1 jaar);

-Het rapporteren aan de raad over de uitvoering van het treasurybeleid.

Portefeuillehouder Financiën

Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).

Hoofd Middelen

-Het uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de financieringsparagraaf;

-Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten;

-Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W;

-Bankrelatiebeheer;

-Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer.

Controller

-Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;

-Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

-Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.

Afdelingshoofden (budgethouders)

-Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën, met het oog op de liquiditeitenplanning;

-Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten.

Financieel beleidsmedewerker

-Onderhoud van de procedurebeschrijvingen;

-Opstellen van liquiditeitsprognoses;

-Analyse en evaluatie liquiditeitsprognoses;

-Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, liquiditeitenplanning, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform het treasurystatuut worden uitgevoerd;

-Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo-en liquiditeitenbeheer;

-Het beheren van geldstromen;

-Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

-Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiende uit bovenstaande deelfuncties;

-Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties, inclusief meerdere offertes;

-Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;

-Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;

-Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

-Het afleggen van verantwoording aan het hoofd Middelen over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Medewerker financiën beheer

-Het administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen -en financiële administratie;

-Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

-Het afhandelen van het betalingsverkeer.

Accountant

In het kader van de reguliere controletaak adviseren en controleren van treasury.

Artikel 16. Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan de bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie.

Uitvoering door

(1e handtekening)

Autorisatie door

(2e handtekening)

Saldo, liquiditeiten- en geldstromenverkeer

Het uitzetten van middelen via daggeld of kasgeld

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Het aantrekken van daggeld of kasgeld

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Medewerker financiën beheer

Financieel beleidsmedewerker

Bankrelatiebeheer

Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Bankcondities en tarieven bespreken

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Financiering en uitzetting ( > 1 jaar)

Het vaststellen van kredietfaciliteiten

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen zoals vastgelegd in dit treasurystatuut.

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Het uitzetten van middelen zoals vastgelegd in dit treasurystatuut

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen

Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak

Hoofd Middelen

College van B&W

Het garanderen van middelen uit hoofd van de publieke taak

Hoofd Middelen

College van B&W

Artikel 17. Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatieverstrekker

Informatieontvanger

Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning

Continue proces

Afdelingshoofden

Financieel beleidsmedewerker

Liquiditeitenplanning en evaluatie

Kwartaal

Financieel beleidsmedewerker

Hoofd Middelen en portefeuillehouder Financiën

Opstellen van de financieringsparagraaf bij de begroting

Jaarlijks

College van B&W

Raad

Evaluatie treasuryactiviteiten in financieringsparagraaf van jaarrekening

Jaarlijks

College van B&W

Raad

Voortgang onderdelen financieringsparagraaf via de bestuursrapportages

2maal per jaar

College van B&W

Raad

Informatie aan derden

Jaarlijks

Financieel beleidsmedewerker

Toezichthouder

CBS

Artikel 18. Hardheidsclausule

In gevallen waarin dit statuut niet voorziet besluit het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit Treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 april 2014. Met de inwerkingtreding van dit statuur komt het Treasurystatuut 2001 te vervallen.

2Dit statuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut gemeente Kapelle 2014.