Aanhef
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Kapelle;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 mei 2012, nummer 2012/34;
gelet op de artikelen 108 en 147 van de Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
b e s l u i t :
vast te stellen de navolgende:
Klachtenregeling gemeente Kapelle 2012
Hoofdstuk 1 Begrips- en algemene bepalingen
Artikel 1.1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
A Klacht:
een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een ambtenaar van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon heeft gedragen;
B Bestuursorgaan:
1(een lid van) de gemeenteraad;
2(een lid van) het college;
3de burgemeester (tenzij handelend in zijn hoedanigheid als hoofd van politie);
C Gedraging:
het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door:
1een bestuursorgaan;
2een ambtenaar of een daarmee op grond van diens werkzaamheden gelijk te stellen persoon (inclusief arbeidscontractanten) in de uitoefening van zijn functie;
D Klachtencommissie:
de commissie die op grond van artikel 1.3 een klacht onderzoekt en het betreffende bestuursorgaan over de afdoening van een klacht adviseert;
E Klachtencoördinator:
de functionaris als bedoeld in artikel 1.6.
Artikel 1.2 Algemene bepalingen
1Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.
2Een gedraging van een persoon, bedoeld in artikel 1.1 onder c. sub 2, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan.
3Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen en over gedragingen van bestuursorganen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.
4Tegen een besluit inzake de behandeling van een klacht over een gedraging van een bestuursorgaan kan geen beroep worden ingesteld.
Artikel 1.3 Klachtencommissie
Er is een gemeentelijke klachtencommissie die belast is met de voorbereiding van de beslissing op, en de advisering over, de klacht.
Artikel 1.4 Samenstelling en benoeming klachtencommissie
1De commissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee leden, die worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college.
2Het college benoemt overeenkomstig het eerste lid een genoegzaam aantal plaatsvervangende leden.
3De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.
Artikel 1.5 Zittingsduur
1De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie treden af op de dag van het aftreden van de raad.
2De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de commissie kunnen op ieder moment ontslag nemen.
3De aftredende voorzitter, de aftredende leden en de plaatsvervangende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
Artikel 1.6 Klachtencoördinator
1.De secretaris van de commissie is de klachtencoördinator.
1Het college stelt een klachtencoördinator aan.
2Het college stelt tevens een plaatsvervangend klachtencoördinator aan.
3De klachtencoördinator ziet er op toe dat de behandeling van een klacht conform het bepaalde in deze regeling plaatsvindt.
4Indien klager zulks wenst verleent de klachtencoördinator hem medewerking bij het op schrift stellen van een klacht.
5De klachtencoördinator adviseert het bestuursorgaan over het voorkomen van klachten.
Hoofdstuk 2 Behandeling van schriftelijke klachten
Artikel 2.1 Indiening
1Een klacht wordt ingediend bij het bestuursorgaan.
2Een schriftelijke klacht dient ondertekend te worden ingediend.
3De klacht dient te omvatten:
a.de naam en het adres van de indiener;
b.de dagtekening;
c.een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
4Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.
Artikel 2.2 Registratie
1Elke ingediende klacht over een gedraging wordt na registratie voorgelegd aan de klachtencoördinator.
2Een mondeling ingediende klacht wordt op schrift gesteld en ter ondertekening aan klager voorgelegd ter bevestiging van de juiste notering van de klacht.
Artikel 2.3 Ontvangstbevestiging
1De ontvangst van een klacht wordt door de klachtencoördinator binnen één week schriftelijk aan de klager bevestigd.
2In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht zal behandelen en hoe de verdere gang van zaken is.
3Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft krijgt de klacht, de eventueel daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging in afschrift toegezonden.
Artikel 2.4 Ontvankelijkheid
1De klachtencoördinator beoordeelt de ontvankelijkheid van een ontvangen klacht.
2De klachtencoördinator adviseert het college over het al dan niet in behandeling nemen van een klacht.
3Het bestuursorgaan is niet verplicht de klacht te behandelen, indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a.waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van het bepaalde in deze regeling is behandeld;
b.die langer dan een jaar voor indiening heeft plaatsgevonden;
c.waartegen door de klager bezwaar kan worden gemaakt of gemaakt had kunnen worden of;
d.waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;
e.die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging sprake is.
4Een klacht wordt niet in behandeling genomen, indien:
a.het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;
b.niet is voldaan aan het bepaalde in artikel 2.1, tweede en derde lid en klager de voor behandeling vereiste gegevens niet binnen twee weken nadat klager op de tekortkoming is gewezen, heeft verstrekt.
3Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld.
Artikel 2.5 Vooronderzoek/minnelijke schikking/interne behandeling
1De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van de klacht bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.
2De klachtencoördinator onderzoekt of de zaak in de minne kan worden geschikt alvorens de zaak in behandeling wordt genomen. De klachtencoördinator verricht daartoe de nodige handelingen.
3Alvorens een klacht ter formele behandeling wordt voorgelegd aan de commissie vindt een interne behandeling van de klacht plaats. Wel ontvangt de commissie direct een afschrift van een ingediende klacht.
4De interne behandeling van de klacht geschiedt als volgt:
-een klacht gericht tegen een gedraging van een (of meerdere) medewerker(s) van een afdeling door het betreffende afdelingshoofd;
-een klacht gericht tegen een gedraging van een afdelingshoofd of een medewerker die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris ressorteert, door de gemeentesecretaris.
5Een klacht gericht tegen een gedraging van de gemeentesecretaris, van (één of meerdere leden) van het college, van de griffier of van (één of meerdere leden) van de gemeenteraad wordt niet intern behandeld, maar direct voorgelegd aan de klachtencommissie als bedoeld in artikel 1.3 van de klachtenregeling.
6De klachtencoördinator legt de klacht overeenkomstig het bepaalde in het vierde lid van dit artikel voor aan degene die de klacht intern in behandeling neemt.
7In het kader van de interne behandeling van de klacht wordt een gesprek belegd teneinde te bezien of naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet kan worden gekomen.
8De uitkomst van het gesprek als bedoeld in het zevende lid wordt door degene die de klacht heeft behandeld op schrift gesteld en aan de klachtencoördinator aangeboden.
9De klachtencoördinator deelt de uitkomst van de interne procedure schriftelijk aan de klager mede en stelt daarbij de klager in de gelegenheid om schriftelijk te bevestigen dat naar tevredenheid aan de klacht tegemoet is gekomen.
10Indien door de klager wordt aangegeven dat deze niet tevreden is met de uitkomst van de interne procedure, legt de klachtencoördinator de klacht ter behandeling voor aan de commissie.
11De klachtencommissie kan bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen daartoe op de zitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist.
Artikel 2.6 Horen
1De klachtencommissie stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord.
2De klachtencommissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of lid van de klachtencommissie.
3Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
4Van het horen wordt een verslag gemaakt.
5De klachtencommissie zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan het bestuursorgaan. Het rapport bevat tevens het verslag van het horen.
Artikel 2.7 Afdoening
1Het bestuursorgaan handelt de klacht binnen 10 weken na ontvangst af.
2Het bestuursorgaan kan de behandeling voor ten hoogste 4 weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
3Het bestuursorgaan stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, de beslissing over de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden.
4Indien de conclusies van het bestuursorgaan afwijken van het advies, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving, bedoeld in het derde lid.
5Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of college, aangewezen om klachten over het bestuursorgaan te behandelen, wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt.
Artikel 2.8 Tussentijds beëindigen procedure
1Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk.
2De klachtencoördinator bevestigt dit schriftelijk aan klager en aan degene over wie werd geklaagd.
Artikel 2.9 Evaluatiegesprek
Na afdoening van de klacht, of na tussentijdse beëindiging, bespreekt de leidinggevende in een evaluatiegesprek met de medewerker het verloop van de klacht en de kennisgeving als bedoeld in artikel 2.7, lid 3 en 2.8, lid 2.
Hoofdstuk 3 Ombudsman
Artikel 3.1 Ombudsman
Als externe klachtenvoorziening fungeert de Zeeuwse Ombudscommissie.
Hoofdstuk 4 Rapportage
Artikel 4.1 Jaarverslag
De klachtencoördinator brengt jaarlijks vóór 1 april aan het college en de gemeenteraad een rapportage uit, inhoudende een overzicht en een analyse van de ingekomen klachten in de rapportageperiode en zonodig voorzien van beleidsmatige aanbevelingen.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 5.1 Intrekking bestaande regelingen
De bestaande klachtenregeling gemeente Kapelle, vastgesteld op 16 maart 2004, wordt ingetrokken, alsmede de beleidsregels voor de behandeling van klachten, vastgesteld op 14 oktober 2003 door het college.
Artikel 5.2 Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.
2Deze regeling kan worden aangehaald als "Klachtenregeling gemeente Kapelle 2012".