Aanhef
Het college van de gemeente Kapelle;
gelet op de Financiële verordening gemeente Kapelle en artikel 212 van de Gemeentewet;
overwegende dat het in het kader van het vaststellen van en de afstemming met een nieuw mandaatbesluit gewenst is een nieuwe Budgethoudersregeling vast te stellen;
B E S L U I T :
vast te stellen de
Budgethoudersregeling gemeente Kapelle
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a.Budget: een budget is een hoeveelheid middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan taken op basis van de uitvoeringsinformatie, een voorziening of een investeringsbudget;
b.Budgethouder: een functionaris die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget ter uitvoering van de aan het budget verbonden taken;
c.Budgetbeheerder: een functionaris die is aangewezen door de budgethouder om namens hem/haar één of meerdere budgetten te beheren;
d.Verplichting: een verplichting is een uit het aangaan van een overeenkomst voortvloeiende plicht tot betalen of ontvangen van geldmiddelen. Deze overeenkomst heeft betrekking op levering van goederen, aanneming van werk of aanneming van diensten aan of door de gemeente Kapelle;
e.Inkopen: inkoop kan worden gedefinieerd als “alle uitgaven waar een externe factuur tegenover staat”. Voor de gemeente Kapelle is het geldende inkoopbeleid van toepassing.
Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders
1De griffier is budgethouder van het onderdeel raad;
2De budgethouder is door de directie aangewezen de tot zijn/haar organisatieonderdeel behorende taken uit te voeren met de daarvoor in de begroting opgenomen budgetten;
3De budgethouders kunnen medewerkers aanwijzen als budgetbeheerder. Dit wordt vastgelegd in het financiële pakket.
4Bij afwezigheid van de budgethouder worden de aan hem/haar verleende bevoegdheden uitgevoerd door de vervanger. De vervanger heeft de functie van afdelingshoofd of coördinator. Horizontale vervanging is hierbij het uitgangspunt.
5Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt na overleg met de budgethouder de aan hem/haar verleende bevoegdheden uitgevoerd door de vervanger;
6De financiële administratie verwerkt de aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders in de financiële administratie
7De functiescheidingen worden via autorisaties in de financiële administratie verwerkt, waarbij als uitgangspunt het vier-ogen-principe wordt gehanteerd.
Artikel 3 Vaststelling budgetten
1De raad stelt voorafgaande aan de begroting de "Uitgangspunten voor de berekening van de budgetruimte" vast. Op basis hiervan stellen de budgethouders de (meerjarige) uitvoeringsinformatie op met daarin de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. De budgethouders leggen vervolgens de uitvoeringsinformatie, door tussenkomst van de financiële administratie, ter vaststelling voor aan het college;
2Een budget is vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad de begroting of begrotingswijziging heeft vastgesteld;
3Budgethouders en budgetbeheerders kunnen voorstellen tot wijziging van de begroting voorleggen aan het college.
Artikel 4 Bevoegdheden
1De budgethouder kan binnen het kader van de begroting en met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 uitgaven doen en verplichtingen aangaan ten laste van de toegekende budgetten;
2De budgethouder kan binnen het kader van de begroting ontvangsten en rechten verwerven ten bate van de toegekende budgetten;
3Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder kan de budgetbeheerder binnen het kader van de begroting en met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 uitgaven doen en verplichtingen aangaan ten laste van de toegekende budgetten;
4Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder kan de budgetbeheerder binnen het kader van de begroting ontvangsten en rechten verwerven ten bate van de toegekende budgetten.
Artikel 5 Verplichtingen en uitgaven
1De budgethouder kan verplichtingen aangaan en uitgaven doen nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is en die verplichtingen en uitgaven voor zover die betrekking hebben op inkoop de geldende drempelbedragen voor Nationaal of Europees aanbesteden niet overschrijden;
2De budgetbeheerder kan verplichtingen aangaan en uitgaven doen nadat de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is en die verplichtingen en uitgaven niet hoger zijn dan € 50.000 (excl. BTW) voor werken en € 25.000 voor overige uitgaven;
3Voordat een budgetbeheerder een verplichting aangaat of een uitgave doet van €10.000 of meer, dan wel een verplichting aangaat waarvan de hoogte op voorhand niet te kwantificeren is, vindt afstemming plaats met de budgethouder;
4Bij het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven wordt het geldende inkoopbeleid en het algemeen mandaatbesluit in acht genomen.
Artikel 6 Fiattering en betaling
1Facturen en ontvangsten worden gecodeerd en/of geaccordeerd door de budgetbeheerder. Als de budgetbeheerder niet akkoord gaat met een ontvangen factuur neemt de budgetbeheerder zelf het initiatief richting leverancier. De budgetbeheerder legt deze afspraken digitaal vast in de financiële administratie onder “toelichting bij de factuur en houdt zo nodig de factuur vast;
2Voor bepaalde activiteiten ontvangt de gemeente verzamelnota’s en/of voorschotnota’s die betrekking hebben op taakvelden vallende onder diverse budgethouders. Door een machtiging van de budgethouders kan de financiële administratie deze kosten rechtstreeks verantwoorden ten laste van de budgetten van de betreffende budgethouders. De eindafrekeningen van de voorschotnota’s worden gecontroleerd en geaccordeerd door de budgethouders;
3Financiën controleert alle facturen en ontvangsten voordat de definitieve vastlegging in de financiële administratie plaatsvindt.
Artikel 7 Budgetsubstitutie
1De budgethouder is bevoegd om met budgetten te schuiven om (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten. Voorwaarde is dat slechts wordt geschoven met budgetten binnen één en hetzelfde product passend binnen het bestaande beleid zoals vastgelegd is in de begroting. Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven. Elke substitutie kan vastgelegd worden in een administratieve begrotingswijziging. Deze begrotingswijziging is budgetneutraal;
2De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen producten binnen één en hetzelfde programma passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het college. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging;
3Budgetsubstitutie tussen programma’s vereist een begrotingswijziging;
4Budgetsubstitutie door een budgethouder is niet mogelijk bij doorbelastingen loonkosten, verrekeningen met reserves en voorzieningen, investeringsbudgetten, kapitaallasten, subsidies en verplichte uitgaven en interne verrekeningen;
5Kosten en opbrengsten mogen niet tegen elkaar worden weggestreept. Uitgezonderd zijn kosten waartegenover een opbrengst van derden staat voor dezelfde gemeentelijke activiteit (bv. Bijdrage andere gemeente in gezamenlijke kosten).
Artikel 8 Verantwoording
1De budgethouder is verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten (zowel kosten als opbrengsten) en een efficiënte en effectieve besteding binnen het hiervoor toegekende budget;
2De budgethouder is verantwoordelijk voor de toegewezen (investerings)budgetten. In de documenten van de planning & control-cyclus leggen zij verantwoording af over het gebruik van de toegekende (investerings)budgetten, zowel inhoudelijk als financieel;
3De budgetbeheerder legt ten behoeve van het opstellen van de documenten van de planning & control-cyclus aan de budgethouder verantwoording af over het gebruik van de toegekende (investerings)budgetten, zowel inhoudelijk als financieel;
4Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s. Hiertoe wordt gerekend het benoemen van de risico’s, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico’s;
5De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het budgethouderschap van hun afdeling, ook als zijzelf niet zijn aangewezen als budgethouder.
Artikel 9 Registratie van budgetten
1Het afdelingshoofd Middelenis verantwoordelijk voor de adequate registratie van de
budgetgegevens in de financiële administratie, evenals voor het daarmee samenhangende proces van informatievoorziening en de jaarverslaglegging;
2De budgetinformatie van alle budgethouders is in de financiële administratie digitaal inzichtelijk voor alle medewerkers van de gemeente.
Artikel 10 Exploitatiebudgetrestanten
1Budgetten kunnen naar een volgend boekjaar worden overgeschreven bij een bedrag hoger dan € 15.000 en dienen gemotiveerd vermeld te worden in tussentijdse rapportage en vastgesteld te worden door de raad door een begrotingswijziging;
2Na afloop van een boekjaar vallen resterende budgetten vrij in het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.
Artikel 11 Overlopende verplichtingen en vorderingen
1Verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar, op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering / werkzaamheden zijn uitgevoerd;
2Als aan deze voorwaarde is voldaan wordt na overleg met de financieel consulent de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het budget van het afgelopen boekjaar.
Artikel 12 Investeringsbudgetten
1Op voorstel van het college kunnen (aanvullende) investeringsbudgetten worden toegekend door de raad. Hierbij geeft de budgethouder aan op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende (extra) kapitaallasten worden gedekt;
2Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringsbudget ultimo van het boekjaar afgesloten;
3Over het restant investeringsbudget vindt overleg plaats tussen de budgethouder, de portefeuillehouder en de financiën. Hierbij wordt gekeken naar de noodzaak van overheveling van het restant investeringsbudget naar het nieuwe boekjaar of dat het budget in de jaarrekening kan worden afgesloten. Bij een overboeking vindt een verantwoording plaats over de planning van de investering, de verwachte kosten en mogelijke over- of onderschrijding;
4Financiën legt het overzicht van alle restantbudgetten ter goedkeuring voor aan het college. Na goedkeuring wordt deze ter vaststelling aangeboden aan de raad door middel van een begrotingswijziging.
Artikel 13 Betaling van facturen
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig, juist en volledig controleren, accorderen en coderen van een factuur. De budgethouder controleert de budgetbeheerder op basis van het vier-ogen-principe en corrigeert waar nodig. Het afdelingshoofd Middelen is verantwoordelijk voor de betaling en boeking van een factuur.
Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel
1De regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Kapelle”;
2De op 27 juni 2017 vastgestelde ‘Regeling budgethouders gemeente Kapelle 2017” wordt ingetrokken;
3Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2021.
Kapelle , 17 november 2020
Burgemeester en wethouders van Kapelle,
De secretaris, De burgemeester,
mr.A.J. van den Berge A.M.T. Naterop