Aanhef
In aanmerking genomen dat:
•er een positief advies is verkregen van de gemeentearchivaris van gemeente Kaag en Braassem op 31 juli 2024 (zie toegevoegde bijlage, pagina 1).
•er een positief advies is verkregen van de clustermanager Klantcontact en Informatie op 21 augustus 2024, volgens de mandaatregeling van 1 januari 2024 namens het college van B&W (terug te vinden in het zaaksysteem, zaaknummer 605913).
Reikwijdte
De reikwijdte voor het vervangen zijn de bouw- en sloopvergunningen in de periode van 2009 tot en met 2018, inclusief de documenten die voor vernietiging in aanmerking komen. Uitgezonderde categorieën zijn:
•Archiefbescheiden waarvan de waarde ontleend wordt aan de originele (papieren) verschijningsvorm, het medium.
•Hotspots, zoals vastgesteld in de Hotspotmonitor van de gemeente Kaag en Braassem. Documenten met een intrinsieke waarde.
•Monumenten en beeldbepalende panden en een lijst van architecten waarvan de vergunningen worden uitgezonderd van vernietiging.
6. Kwaliteitsprocedures
6.1 Beschrijving van de risico's, normeringen en/of indicatoren van alle voor het vervangen van archiefbescheiden ingerichte processen
Het belangrijkste risico bij dit digitaliseringsproces is het niet voldoen aan de gestelde eisen van de dienstverlener. Dit kan worden voorkomen door deze eisen helder te beschrijven en bij de uitvoering van het project volgens een goede kwaliteitscontrole te toetsen. Bevindingen worden bijgehouden in een logboek. In het logboek worden ook de oplossingen genoteerd
Ook de risico's met betrekking tot de omgang met persoonsgegevens moeten worden afgedekt, dit gebeurt door met de dienstverlener een verwerkersovereenkomst te sluiten (zie zaaknummer 584418).
Toelichting
De zorgdrager is op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd om een Vervangingsbesluit te nemen.
Het Handboek is als bijlage bij dit besluit gevoegd. In het Handboek is beschreven op welke manier vervanging plaatsvindt, welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging en welke voorwaarden aan vervanging worden gesteld. Met de vervanging worden de digitale bestanden de geldende originele bestanden. De digitale bestanden worden na het digitaliseren opgenomen in zaaksysteem Djuma en te zijner tijd overgedragen aan het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. De toegang op de gedigitaliseerde dossiers zal worden geregeld vanuit zaaksysteem Djuma. De gescande papieren dossiers zijn door een extern gecertificeerd bedrijf vernietigd met uitzondering van die dossiers die van cultuurhistorische waarde zijn. Dit Handboek is tot stand gekomen in overleg met Erfgoed Leiden en Omstreken.