INSTRUCTIE GEMEENTESECRETARIS 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen en wettelijk kader

1In deze instructie wordt verstaan onder:

a.ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente zoals bedoeld in artikel 160 lid 1 onder c Gemeentewet

b.bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college of de burgemeester

c.college: het college van burgemeester en wethouders

d.gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur

e.directieteam: de gemeentesecretaris en de directeur

f.managementteam: directieteam, clustermanagers en controller

g.de wet: de Gemeentewet

2De gemeentesecretaris handelt overeenkomstig hetgeen te zijnen aanzien is bepaald in de wet of enig wettelijk voorschrift van rijk of provincie, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders, de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning of deze instructie.

Artikel 2. Algemene ondersteuning

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

2Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester en wethouders

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

a.een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college;

b.de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van het college;

c.een gedegen en tijdige advisering aan het college en burgemeester en individuele wethouders;

d.een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van de burgemeester en het college;

e.het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

2De gemeentesecretaris is aanwezig bij de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

3De stukken die van het college uitgaan, worden door de gemeentesecretaris mede ondertekend.

4Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door de burgemeester of door het college ingestelde commissies.

Artikel 4. Ondersteuning burgemeester

1De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde.

2Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur en het bevorderen van de bestuurlijke integriteit.

4De gemeentesecretaris voert een periodiek driehoeksoverleg met de burgemeester en de griffier.

Artikel 5. Ambtelijke organisatie

1De gemeentesecretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en als zodanig eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris is tevens voorzitter van het directieteam.

2Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de gemeentesecretaris regelmatig gezamenlijk overleg binnen het directieteam en met het managementteam van de ambtelijke organisatie.

3De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet hiertoe voorstellen aan het college.

4De gemeentesecretaris kan na overleg binnen het directieteam procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

5De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de ambtelijke organisatie tijdig op de hoogte wordt gesteld van alle door het college genomen besluiten.

6De gemeentesecretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

7De gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. In dit kader ziet de secretaris erop toe dat besluitvorming welke onderhevig is aan een wettelijk advies- of instemmingsrecht van de ondernemingsraad, tijdig en correct wordt geïnitieerd.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

1Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester.

2Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen overlegt de gemeentesecretaris met de burgemeester.

3Bij verhindering of afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de door het college aangewezen loco-secretaris.

Artikel 7. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de gemeentesecretaris, voor zover nodig in overleg met het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester.

2De Instructie voor de gemeentesecretaris van de gemeente Kaag en Braassem, zoals vastgesteld op 12 maart 2024, vervalt.

3Deze instructie treedt in werking op 7 juli 2026.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris van de gemeente Kaag en Braassem 2026.