Verordening van de gemeenteraad van de gemeente IJsselstein houdende regels omtrent de raadscommissies (Verordening op de raadscommissies gemeente IJsselstein 2017)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

-commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

-griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

-vergadering: vergadering van een raadscommissie.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er is een:

a.raadscommissie Bestuur

b.raadscommissie Ruimte

c.raadscommissie Samenleving

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

a.brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

b.kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

c.voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

1Een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal drie commissieleden per fractie, waarvan maximaal twee commissieleden niet zijnde raadslid.

2De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

3Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn, waarbij voor niet-raadsleden geldt dat ook zij die niet op de kieslijst vermeld staan lid kunnen zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

4De raad benoemt op voordracht van de fracties voor iedere raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie.

5De raad benoemt de commissievoorzitters en plaatsvervangend commissievoorzitters.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

3De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

4De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

5Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

6Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

7Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De griffier

1De griffier is aanwezig in vergaderingen van de raadscommissies.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervanger.

3De griffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

1De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van stukken waarop geheimhouding van toepassing is.

2Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

3Indien een fractie een ingekomen stuk wil agenderen om te behandelen in een volgende commissievergadering, dan dient deze fractie de brief te voorzien van een oplegnotitie waarin wordt omschreven met welke reden het ingekomen stuk geagendeerd wordt en welke vragen aan college of commissieleden moeten worden gesteld danwel worden beantwoord. Deze oplegnotitie moet uiterlijk 2 weken voor de commissievergadering opgeleverd worden en meegezonden worden met de commissiebundel.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

1In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

2Als omtrent de inhoud van stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

3Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

1Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het stadhuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

3Als op stukken geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website en op de gemeentelijke informatiepagina in een huis-aan-huisblad.

Artikel 11. Registratiepresentie

De griffier draagt zorg voor registratie van presentie van commissieleden en overige deelnemers aan de vergadering.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

1Een vergadering wordt niet geopend voordat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

2Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

1De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

2Een verslag bevat in ieder geval:

a.de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben;

e.bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

3Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

4Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en griffier.

5Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

1Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn

3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

1Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in twee delen: een informatieronde gevolgd door debat en per deel in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

3Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17. Spreekrecht ingezetenen of belanghebbenden

1Ingezetenen of belanghebbenden kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn (spreekrecht), of over onderwerpen die niet geagendeerd zijn (sprekersplein), behalve

a.over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

b.over (benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van) personen;

c.indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

2Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor de aanvang van de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

3De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen.

5Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

1De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

2Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

3Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

1Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.

2Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

3De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 23. Toehoorders en pers

1Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24a Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 24b. Gebruik elektronische hulpmiddelen

Het gebruik van elektronische hulpmiddelen zoals smartphone, tablet, iPad en laptop is toegestaan. Indien dit gebruik de vergaderorde verstoort, dient de gebruiker op eerste aanwijzing van de voorzitter het betreffende apparaat uit te schakelen. Indien hieraan geen gehoor wordt gegeven is de voorzitter bevoegd de betrokken persoon en/of het betreffende apparaat uit de vergaderzaal te verwijderen of te doen verwijderen.

Artikel 25. Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de raadscommissies gemeente IJsselstein 2017”;

2Deze verordening treedt direct in werking na vaststelling. Op dat moment vervalt het “reglement van orde op de Beleidsclusters 2009”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 juli 2019