Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst;
gelet op:
-artikel 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;
-Handreiking Strategisch Informatie Overleg voor decentrale overheden.
Overwegende dat het van belang is om strategische besluitvorming over de informatiehuishouding structureel te organiseren;
Besluiten:
het instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) vast te stellen.
Artikel 1. Definities
a.In dit besluit wordt verstaan onder:
SIO: Strategisch Informatie Overleg van de gemeente Hulst.
b.Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, die zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie en naar hun aard bestemd zijn om daaronder te berusten.
c.Informatiebeleid: beleid van een organisatie dat de kaders, doelstellingen en principes vastlegt voor de omgang met informatie.
d.Informatiebeheer: het systematisch vastleggen, organiseren, bewaren en toegankelijk maken van informatie binnen een organisatie.
Artikel 2. Doel en organisatie
1Er is een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld binnen de gemeente Hulst.
2Het SIO heeft tot doel het adviseren over strategische vraagstukken met betrekking tot de informatiehuishouding, digitale transformatie, informatiebeheer en archivering.
3Het SIO komt ten minste drie keer per jaar bijeen en vaker indien nodig.
Artikel 3. Taken en bevoegdheden
1Het SIO is bevoegd om gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het college van burgemeester en wethouders.
2Het SIO behandelt onder andere de volgende onderwerpen:
a.Strategisch informatiebeleid en informatiearchitectuur.
b.Vervanging, vernietiging, migratie en overbrenging van archiefbescheiden.
c.Selectielijsten en bewaartermijnen.
d.Informatiebeveiliging, privacy en openbaarheid.
e.Evaluatie van het strategisch opleidingsplan en cultuur van leren.
f.Digitale vaardigheden en zaakgericht werken.
g.Hotspotmonitor.
Artikel 4. Samenstelling
1In het SIO hebben zitting:
-Gemeentesecretaris (voorzitter)
-Afdelingshoofd Bedrijfsvoering
-Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening
-Teamleider Informatievoorziening
-Teamleider Digitale Informatievoorziening
-Externe adviseur op afroep
2Afhankelijk van de agenda kunnen aanvullende deskundigen worden uitgenodigd, zoals:
-Functionaris Gegevensbescherming
-Chief Information Security Officer
-Archivaris (tijdelijk ondergebracht bij gemeentesecretaris)
-Privacy Officer
-Applicatiebeheerder of informatiemanager
-Concerncontroller
-Raadsgriffier
-Beleidsadviseur dienstverlening of organisatieontwikkeling
Artikel 5. Verankering en evaluatie
1Het SIO wordt verankerd in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Hulst.
2De werking van het SIO wordt jaarlijks geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.
Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel
1Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
2Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg gemeente Hulst 2025.