Aanhef
Burgemeester en Wethouders van de gemeente Huizen,
Gelet op:
–de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
–artikel 7 van de Archiefwet.
besluiten:
Artikel 1
1over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden over de periode van 1 januari 2016 t/m 31 december 2019, die op grond van ‘Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie’ en ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017’ voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
2reproductie geschiedt op de wijze zoals beschreven in het “Handboek Vervanging Gemeente Huizen”, d.d. 22-03-2024, versie 2.5, conform Archiefregeling artikel 26b.
Artikel 2
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.
Artikel 3
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit retrospectieve vervanging archiefbescheiden 2016-2019 gemeente Huizen 2024.
Bijlagen:
Handboek Vervanging Gemeente Huizen, d.d. 22-03-2024, versie 2.5.
Handboek Vervanging Gemeente Huizen
Documenthistorie
Auteur: Christina de Bruin
Versie: 2.5
Datum: 22-03-2024
Hoofdstuk 4 – Reproductieproces
4.2 Procesinrichting
4.2.1 Procedure ingekomen documenten bij centraal en decentraal scannen
De uitwerking van de procedure bij centraal scannen is opgenomen in het scanprotocol Hoofdstuk 5. Beschrijving centrale scanprocedure IDV.
De uitwerking van de procedure bij decentraal scannen is opgenomen in het scanprotocol Hoofdstuk 6. Beschrijving decentrale scanprocedure.
4.2.2 Procedure uitgaande en interne documenten
Uitgaande en interne documenten worden digitaal aangemaakt en gearchiveerd, waardoor er geen sprake is van vervanging. Indien er op een uitgeprinte kopie aanvullende informatie staat dan worden deze documenten wel vervangen. De behandelaar heeft in dat geval de verantwoordelijkheid om de documenten ter registratie aan te bieden aan IDV om het vervangingsproces te doorlopen. De reproductie wordt vervolgens geregistreerd als nieuw document bij de betreffende zaak.
4.2.3 Procedure retrospectieve vervanging 2016-2019
De retrospectieve vervanging van analoge stukken over de periode 1 januari 2016 tot en met 31 december 2019, vindt plaats op basis van een separaat kwaliteitsprotocol zie bijlage 5.
4.4 Archiveren
4.4.1. Procedure archiveren en vernietigen vervangen documenten
Het digitaliseren van de werkprocessen heeft als gevolg dat er op een andere manier gearchiveerd gaat worden. Het tijdstip van archivering verplaatst zich namelijk naar het begin van het werkproces. In de oude situatie werd het analoge document pas gearchiveerd als de behandelaar het document had afgehandeld en het via interne post terugkeert naar het archief. De analoge informatiestroom wordt na het opstellen van de verklaring van vervanging stopgezet waardoor het te vervangen document direct na registratie op een numerieke wijze wordt opgeborgen.
Alle te vervangen documenten worden na registratie, scanning en controle op datum opgeborgen in dozen. Vervolgens worden deze dozen nog drie maanden bewaard om fouten in het proces te kunnen herstellen.
Na het verstrijken van de termijn worden de documenten conform de daarvoor geldende voorschriften vernietigd. De afdeling IDV draagt zorg voor en ziet toe op tijdige vernietiging. De vernietiging is vastgelegd in bijlage 4, Procedure vernietiging vervangen archiefbescheiden.
4.4.2. Procedure Archiveren en vernietigen niet te vervangen documenten
Documenten die op basis van de afspraken niet voor vervanging in aanmerking komen (zie paragraaf 1.2 Reikwijdte vervangingsproces), worden fysiek gearchiveerd. Deze documenten zullen afhankelijk van het type archivering (bewaren of vernietigen) na het aflopen van de archiveringstermijn overgedragen worden aan het Archief Gooi en Vechtstreek, of vernietigd worden.
De te vernietigen bescheiden worden op vernietigingsjaar, numeriek gearchiveerd, voor een tijdige (jaarlijks) en correcte vernietiging. Op de doos is het vernietigingsjaar vermeld en een volgnummer.
Indien het te bewaren bescheiden betreft, dan worden deze documenten numeriek bewaard conform de eisen die aan de archivering van definitief te bewaren bescheiden worden gesteld. Op de doos staat het eerste en het laatste documentnummer vermeld.
•alle schadelijke metalen en plastics zijn verwijderd;
•er is gebruik gemaakt van zuurvrij materiaal.
Ontsluiting geschiedt via het DMS/RMA. Hierin wordt de tijdelijke fysieke vindplaats vermeld.
Als over de uitzondering benoemde documenten twijfel ontstaat, wordt het analoge origineel bewaard en opgeslagen conform de Archiefwet- en regelgeving. Zo mogelijk wordt een gedigitaliseerd exemplaar opgenomen in JOIN om de behandelaar te faciliteren in het werkproces. Dit gedigitaliseerde exemplaar heeft de status van een digitale kopie. Dit is vastgelegd in de metadata van het document.
Hoofdstuk 5 – Kwaliteitsborging
5.3 Controleprogramma
5.3.1 Reguliere controles
De reguliere controles maken deel uit van de dagelijkse werkzaamheden (zie onderstaande tabel). De gegevens die daaruit voortkomen worden gemonitord door de Recordmanager om tijdig te kunnen ingrijpen.
Controle
Actor(en)
Frequentie
Product
Controle op kwaliteit van de scans
Registrator Behandelaar Kwaliteitsmedewerker
Dagelijks
Controle op kwaliteit van de eigen registraties
Registrator
Dagelijks
Controle vóór daadwerkelijke vernietiging
Recordmanager
Maandelijks
Controle op dag- en dossierdozen
IDV medewerker
Halfjaarlijks
Verbeterpunten
Controle op kwaliteit vervangingsproces
Recordmanager
Jaarlijks
Rapportage
Controle op eisen aan systemen
Recordmanager
Tweejaarlijks
Rapportage
5.3.2 Monitoring reguliere controles
De controle van de uitvoering van het proces wordt in de reguliere controles uitgevoerd. De gegevens die daaruit voortkomen worden gemonitord om tijdig te kunnen ingrijpen. De afdeling IDV beoordeelt steekproefsgewijs of de reguliere controles correct zijn uitgevoerd en of er navolging is gegeven aan verbeterpunten. Uit deze monitoring komen rapportages voort, die gebruikt worden voor de aansturing en verbetering van de processen.
5.3.3 Auditing
In het controleprogramma is opgenomen dat het vervangingsproces jaarlijks gecontroleerd wordt. Dit wordt intern geïnitieerd door de Recordmanager. Hier wordt een rapportage over opgesteld die ter review aangeboden wordt aan de archiefinspectie. Er wordt daarbij voornamelijk gekeken naar de volgende punten:
–Worden de procedures uit het Handboek Vervanging nauwgezet gevolgd?
–Voldoen de scans aan de eisen die eraan gesteld worden in het Handboek Vervanging?
–Wordt nog voldaan aan de kwaliteitseisen die in het Handboek Vervanging zijn opgenomen?
–Voldoen de controles?
Tijdens de audit wordt gekeken naar de inrichting en aansturing van de IDV-processen. Dit kan zich op twee niveaus afspelen: beoordeling van het beheerssysteem zelf, of van de uitvoering van het proces. De controle van de uitvoering van het proces zal met name in de reguliere controles worden uitgevoerd (monitoring), de beheersing van het proces is bij uitstek een onderwerp voor de jaarlijkse audit (auditing). Dit gebeurt door middel van een plan-do-check-act-cyclus, zodat de organisatie voortdurend leert van de dingen die niet goed gaan. Naar aanleiding van de audits en controles zullen de processen waar nodig worden aangepast.
Toelichting
Op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht kan iedereen wiens belang rechtstreeks bij het besluit is betrokken, hiertegen een bezwaarschrift indienen. U stuurt uw bezwaarschrift aan: het college van burgemeester en wethouders, postbus 5, 1270 AA Huizen. Zorgt u ervoor dat u uw bezwaarschrift indient binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is gepubliceerd.
Het bezwaarschrift dient te zijn ondertekend en het volgende te bevatten:
•naam en adres van de indiener;
•de dagtekening;
•een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht;
•de gronden van het bezwaar.
Het indienen van een bezwaarschrift heeft geen schorsende werking. Dat wilt zeggen dat het besluit blijft gelden in de tijd dat uw bezwaarschrift in behandeling is. Bij de voorzieningsrechter van de Rechtbank Midden-Nederland, afdeling bestuursrecht, postbus 16005, 3500 DA Utrecht, kan een verzoek om een voorlopige voorziening (waaronder schorsing) worden ingediend. Het indienen van een verzoek om een voorlopige voorziening kan alleen als u binnen de termijn van zes weken een bezwaarschrift heeft ingediend. Houdt u er rekening mee dat u voor het aanvragen van een voorlopige voorziening griffierecht verschuldigd bent.
Bijlage 1 – Metagegevens die worden vastgelegd bij de registratie van een document
Bij het registreren van de inkomende documenten worden een aantal metagegevens vastgelegd als kenmerken van de registratie:
Metagegevens
Waarde
Verplicht
TMLO 1.1
Zaaknummer
Uniek identificatienummer
Automatisch
2Identificatiekenmerk
Documentnummer
Uniek identificatienummer
Automatisch
2Identificatiekenmerk
Zaaktype
Omschrijving van de aard vanzaken
Ja
15C-2.4. Naam (werkproces)
Zaakomschrijving
Omschrijving van de zaak
Ja
4Naam
Onderdeel
Organisatieonderdeel dat het document behandelt
Ja
15C-1. Actor
Proceseigenaar
Organisatieonderdeel dat eigenaar is van het proces
Nee
15C-1. Actor
Afzender/ontvanger
De afzender/ontvanger van het document
Ja
Nvt
Adres
Het adres van de afzender
Ja
9.2. Geografisch gebied
Postcode
De postcode van de afzender
Ja
9.2. Geografisch gebied
Plaats
De woonplaats of de vestigingsplaats van de afzender
Ja
9.2. Geografisch gebied
Contactpersoon
De achternaam van de contactpersoon bij de afzender
Uit GBA
Nvt
Voorletters
De voorletters van de contactpersoon bij de afzender
Uit GBA
Nvt
Tussenvoegsels
De tussenvoegsels bij de achternaam van de contactpersoon bij de afzender
Uit GBA
Nvt
Datum document
De datum zoals op het documentaangegeven is
Ja
9.1. Dekking in tijd
Datum ontvangst
De datum waarop het document is ontvangen
Ja
9.1. Dekking in tijd
Kenmerk
Het referentiekenmerk van de afzender
In onderwerp meegenomen
10Externe identificatiekenmerken
Onderwerp
Het onderwerp van de brief
Ja
4Naam
Type document
Documenttype
Ja
19.1. Redactie/genre
Documentsoort
Inkomend, intern of uitgaand
Ja
12.2. Type
Behandelaar
De naam van de behandelaar van het document
Ja
15C-1. Actor
Gericht aan
De naam van de geadresseerde
Ja
nvt
c.c. / opmerking
Eventuele opmerkingen bij het document
Nee
6Omschrijving
Relatie
Relatie met andere records. Verticaal: met dossier.Horizontaal: met andererecords
Ja
15Relatie
Geregistreerd door
De naam van de registrator
Automatisch
12.4. Verantwoordelijke functionaris
Geregistreerd op
De registratiedatum van het document
Automatisch
12.1. Datum/periode
Laatst gewijzigd door
De naam van degene die hetdocument heeft gewijzigd
Automatisch
12.4. Verantwoordelijke functionaris
Laatst gewijzigd op
De datum van de laatstewijziging
Automatisch
12.1. Datum/periode
Bewaar- /vernietigingstermijn
De bewaar/vernietigingstermijn van de zaak
Automatisch
9.1. Dekking in tijd
Ontvangstbevestiging
Wel of niet verzenden ontvangstbevestiging
Ja
Nvt
Vertrouwelijkheid
De vertrouwelijkheid van de zaak
Ja
17Vertrouwelijkheid
16Gebruiksrechten
Termijn van afhandeling
De termijn waarbinnen het document moet worden afgehandeld
Ja
Nvt
Formaat
Fysieke of technischeaspecten van een
Ja
21Formaat
Bestandsnaam
Korte omschrijving van een digitaal bestand of benaming
Ja
21.2. Bestandsnaam (van formaat)
Creatieapplicatie
De applicatie waarmee het document is aangemaakt
Ja
21.6. Creatieapplicatie (van formaat)
Fysieke integriteit
Uitdrukking van mate van volledigheid en onbeschadigd zijn van digitaalbestand
Ja
21.7. Fysieke integriteit (van formaat)
Aggregatieniveau
Het niveauwaarop een record kan wordenbeschreven
Ja
3Aggregatieniveau
Vindplaats
Fysieke of virtuele locatievan het record
Ja
7Plaats
Bijlage 2 – Uitzonderingen
Substitutie wordt niet toegepast voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
–Waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijke betrekking heeft op de uitwendige vorm.
–Die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.
De uitzonderingscriteria zijn onderstaand toegelicht.
1Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met benoemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
Voorbeelden:
–Handtekening of handgeschreven document van een zeer belangrijk persoon (bijvoorbeeld hoogste vertegenwoordiger van een monarchie/religie).
–Akten/overeenkomsten/besluiten van zaken die de historie in belangrijke mate (kunnen) beïnvloeden.
–Akten/overeenkomsten/besluiten van verkoop/aankoop/overname/afstoot van zeer belangrijke historische monumenten, zaken of gebieden.
2Documenten die als bewijs/documentatie dienen voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. Voorbeelden:
–Akten
–Documenten inschrijving Kamer van Koophandel van eigen organisatie
–Statuten/Reglementen van eigen organisatie
3Documenten met unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken. Voorbeelden:
–Zegels
–Watermerken
4Documenten waarbij twijfel over de authenticiteit bestaat, waarbij alleen onderzoek van het originele, fysieke document uitsluitsel kan geven.
5Het document heeft een aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. Voorbeelden:
–Foto’s van belangrijke gebeurtenissen (met beschrijving gebeurtenis foto, auteursrecht)
6Documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard. Voorbeelden:
–Aktes/registers van de Burgerlijke Stand
–Cultureel erfgoed en/of historisch onderzoek
–Specifieke wet- en regelgeving; soms is voorgeschreven dat bescheiden in papieren vorm moeten worden overlegd aan controlerende of toetsende instanties als de belastingdienst, de rechtbank of de Europese Unie
–Relevante kenmerken van verschijningsvormen. Voorbeeld: hologrammen
Bijlage 3 – Procedure vernietiging vervangen archiefbescheiden
Maandelijks worden de te vervangen documenten van drie maanden oud door IDV vernietigt.
•De te vernietigen archiefbescheiden worden bij een erkend bedrijf aangeboden.
•Jaarlijks stelt de Recordmanager een verklaring van vervanging van archiefbescheiden op.
•De verklaring van vervanging van archiefbescheiden en specificatie van archiefbescheiden welke zijn vervangen door digitale reproducties worden gearchiveerd.
Bijlage 4 – Scanprotocol
Documenthistorie
Versie
Datum
Auteur
Toelichting
0.3
1-7-2019
Iris Janssen
Opmerkingen gemeentearchivaris/archiefinspecteur op 27-11-2019
0.4
28-11-2019
Christina de Bruin
Wijzigingen m.b.t scannerinstellingen en scanprofiel in bijlage 1 en 2.
0.5
05-12-2019
Christina de Bruin
Wijzigingen n.a.v. opmerkingen gemeentearchivaris/archiefinspecteur.
Akkoord gemeentearchivaris 10-12-2019.
Vastgesteld door B&W 08-01-2010.
Gepubliceerd 16-01-2020.
1.0
02-03-2020
Christina de Bruin
Definitief gemaakt zonder wijzigingen.
1.1
25-09-2020
Christina de Bruin
Wijzigingen:
•Inleiding
•Hoofdstuk 5: beschrijving en volgorde van stappen zijn aangepast.
•Hoofdstuk 6: beschrijving en volgorde van stappen zijn aangepast
1.2
22-03-2024
Christina de Bruin
Bij paragraaf 4.2 toegevoegd: definitie geleideformulier
Auteur: Christina de Bruin
Datum: 22-03-2024
Versie: 1.2
Inleiding
Dit protocol vermeldt op welke wijze de werkzaamheden dienen te worden verricht in het kader van het registreren en scannen van te scannen documenten. Het gaat hier om analoge documenten welke na scannen digitaal gebruikt zullen worden bij werkprocessen waarin digitaal gewerkt en gearchiveerd wordt.
Doel: alle inkomende en uitgaande papieren documenten alsmede analoog aangeleverde interne documenten ten behoeve van een werkproces worden als scans in het DMS/RMA in de juiste zaakdossiers opgeslagen met de daarbij behorende metadata.
Dit scanprotocol bevat zowel functionele, technische en procedurele eisen.
De kwaliteit wordt geborgd door middel van de eisen en procedures die in dit protocol zijn beschreven.
Het scanprotocol wordt jaarlijks gecontroleerd op actualiteit en werking. De gemeentelijke archiefinspecteur wordt daarover geïnformeerd.
1.Technische en functionele eisen scaninrichting
1.1 Technische eisen scaninrichting
De scaninrichting voldoet steeds aan de minimale technische eisen die nodig zijn om het voldoen aan de functionele eisen mogelijk te maken. Als de functionele eisen wijzigen, wordt de scaninrichting daarop aangepast.
De technische specificaties van de huidige scanapparatuur zijn opgenomen in bijlage 1.
1.2 Functionele eisen scaninrichting
•Hoge scansnelheid tot maximaal 90 pagina’s per minuut (ppm) in zwart-wit en 50 ppm in kleur
•Tot maximaal A0 scannen
•Scankwaliteit van minimaal 300 ppi
•MultiStream-technologie
•Detectie van dubbele invoer en nietjes
•Mogelijkheid van lezen en scannen dubbelzijdig bedrukte pagina’s
•Automatisch verwijderen lege pagina’s
De functionele inrichting van de huidige scanapparatuur is opgenomen in bijlage 2.
2.Technische eisen bestandsformaat
2.1 Keuze bestandsformaten
Voor gedigitaliseerde documenten is er de keuze tussen opname van de afbeeldingen (c.q. scans) in een PDF schil of opslag als losse afbeeldingen. De keuze voor één van deze twee methodes hangt af van functionele aspecten (zijn bij beschikbaarstelling losse afbeeldingen of PDF’s praktischer) en beheersaspecten (beschikbare opslagruimte, ICT beheer van afbeeldingen en structuur metadata).
Omdat PDF´s van afbeeldingen de neiging hebben vrij zwaar te worden (zeker bij fullcolour maar ook bij omvangrijke documenten, scannen met grijswaarden en grootformaten) is er de mogelijkheid de afbeeldingen te comprimeren en/of te downsamplen (resolutie verlagen). Deze laatste mogelijkheid moet echter met grote voorzichtigheid worden gebruikt, omdat onaanvaardbaar informatieverlies kan optreden.
Onderstaand zijn de mogelijkheden weergegeven waarop gemeente Huizen zijn definitieve bestandsformaat heeft afgewogen.
Aanbevelingen bij opname in PDF schil:
•Formaat: PDF/A-1b
•In grijswaarden of kleur gescande documenten:
o Geen compressie
o Toegestane compressie: JPEG, MRC met JPEG compressie en ZIP
•Zwart-wit gescande documenten:
o Toegestane compressie CITT group 4, JBIG2 en ZIP
Aanbevelingen bij opslag als losse afbeeldingen:
•Kleur of grijswaarden:
o Afbeeldingen zonder compressie kleur of grijswaarden: TIFF 6.0 baseline (exclusief Image Piramid en multipage functionaliteit)
o Afbeeldingen met lossless compressie: JPEG 2000 part 1 lossless
o Afbeeldingen met lossy compressie: JPEG, JPEG 2000 part 1 lossy
•Zwart-wit:
o TIFF CITT Group 4
Aanbevelingen naar soort document:
Soort document
Bitdiepte
Aanbevolen bestandsformaat (geen volgorde van voorkeur)
•Zonder betekenis- volle kleur
•Niet vergeeld
•Zonder foto’s of fijne illustraties
Zwart-wit (1 bit)
•TIFF CITT Group 4
•PDF/A-1b CITT Group 4
•PDF/A-1b JBIG2
•Zonder betekenis- volle kleur
•Vergeeld
•Foto’s of fijne illustraties
Grijswaarden (8 bits)
•TIFF uncompressed
•JPEG compressie ratio 1:10
•JPEG 2000 lossless of lossy (compressie ratio 1:20)
•PDF/A-1b JPEG
•PDF/A-1b MRC met JPEG compressie
•PDF/A-1b ZIP
Document met betekenisvolle kleurinformatie
Kleur (24 bits)
•TIFF uncompressed
•JPEG compressie ratio 1:10
•JPEG 2000 lossless of lossy (compressie ratio 1:20)
•PDF/A-1b JPEG
•PDF/A-1b ZIP
•PDF/A-1bMRC met JPEG
Grootformaat (>A3) grijs of kleur
Grijswaarden (8 bits) of kleur (24 bits)
•JPEG 2000 lossy (compressie ratio 1:20 of meer)
•JPEG compressie ratio 1:10 of meer
•PDF/A-1b JPEG
•PDF/A-1bMRC met JPEG compressie
2.2 Bestandsformaten gemeente Huizen
Gemeente Huizen heeft ervoor gekozen om een éénduidige scanmethode te hanteren om de kans op verkeerd gescande documenten te verkleinen. Men heeft de keus gemaakt voor PDF/A-1b. PDF/A-1b wordt vaak gebruikt om gescande documenten en bestaande PDF-documenten te archiveren. Dit type PDF/A voldoet aan de essentiële eisen om ervoor te kunnen zorgen dat het bestand in de toekomst goed afgebeeld kan (blijven) worden.
De in PDF/A-1b gescande documenten worden opgeslagen in het DMS/RMA.
3.Kwaliteitseisen voor de scans
•Scannen met behoud van inhoud, vorm en structuur (juiste schaal).
•Scannen in kleur. Bitdiepte: 24 bits.
•Resolutie: 300 dpi. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 dpi niet is gewaarborgd.
•Scannen met OCR.
•Opslaan als PDF/A-1b.
•Volledig scannen (aantal papieren bladzijden = aantal digitale bladzijden)
•Dubbelzijdig scannen.
•Blanco pagina’s verwijderen.
•Geen zwarte randen als gevolg van uitvulling.
Een document wordt altijd in kleur gescand, zodat er geen informatie verloren kan gaan door het, per ongeluk, niet in kleur scannen. Kleurgebruik is namelijk van betekenis voor het proces ingeval van:
•Parafen en opmerkingen in kleur
•Onderscheidende kleurmarkeringen in tekst en tabellen
•In lijntekeningen en plankaarten
•Kleurenfoto’s en kleurenafbeeldingen
Voor een aantal documenten is het noodzakelijk dat het scannen in kleur met speciale aandacht gebeurt. Het gaat hierbij om foto’s, plattegronden, afbeeldingen en gearceerde tekst. Het komt ook voor dat er een gering contrast is tussen de letter en de achtergrond. Dit is bijvoorbeeld het geval bij documenten met een gekleurde/vergeelde achtergrond, een slechte kwaliteit drukletter of een handschrift.
De in hoofdstuk 2, 3 en 4 vermelde specificaties en eisen zijn minimale voorwaarden. Nieuwe updates en/of software dienen dan ook minimaal aan deze voorwaarden te voldoen.
In de bijlagen is opgenomen de instellingen per scanner waarmee binnen de verschillende procedures wordt gescand.
4.Procedurele eisen
4.1 Eisen aan de scanomgeving
De scanwerkzaamheden worden uitgevoerd bij IDV op een multifunctional waarop volgens vastgestelde instellingen kan worden gescand. Alle medewerkers zijn bevoegd om op een in de organisatie aanwezige multifuctional te scannen, echter is de afspraak gemaakt dat alleen IDV of werkvoorbereiders bestanden scannen die in JOIN worden opgeslagen. Echter, alle multifunctionals zijn uitgerust met dezelfde scaninstellingen.
Voor grootformaat documenten, tot A0, wordt gebruik gemaakt van een plotter.
4.2 Eisen aan de scanprocedure
De scanwerkzaamheden worden opgesplitst. De voorbereiding, het scannen en de controle van de gedigitaliseerde bescheiden zullen worden uitgevoerd door afzonderlijke medewerkers, volgens een beschreven procedure.
In de beschrijving van het scanproces is weergegeven welke werkzaamheden er in het kader van het registreren en scannen van te scannen documenten worden verricht en door wie.
Enkele definities:
•Aantal pagina’s: het aantal bedrukte zijdes; een tweezijdig bedrukt vel telt als twee pagina's.
•Batch: een verzameling van eenheden van samenhangende documenten.
•Eenheid: een verzameling van samenhangende documenten, gescheiden door een voorloopvel/scheidingsblad. Voorbeeld: een document met eventuele bijlagen.
•Geleideformulier: scanformulier waarop de zaak- en documentnummers van de gemaakte scans op staan, de scandatum, eventuele opmerkingen en de gegevens van de medewerkers die hebben gescand en gecontroleerd. Deze geleideformulieren dienen als specificatie van de vervangen archiefbescheiden en worden bijgesloten bij de jaarlijkse verklaring van vervanging.
5.Beschrijving centrale scanprocedure IDV
5.1Overzicht stappen scanprocedure
5.2Voorbereiding
Relatiecategorie
Naam
☺
Wie
Medewerker IDV
➞
Wat
1een 2e postsortering
Ontvangen post / inkomende documenten
De post wordt ontvangen door de bodes en afgeleverd bij het team IDV.
Eerste postsortering
De ontvangen post wordt gesorteerd door een medewerker IDV. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: post niet voor gemeente Huizen, niet registratiewaardige poststukken (reclame, tijdschriften e.d.) en post voor de organisatie. Op basis van het formaat envelop wordt er gesorteerd, zodat dezelfde formaten bij elkaar komen en geautomatiseerd geopend worden.
Tweede postsortering
De post wordt uitgepakt door twee IDV collega’s. Alle afzonderlijke poststukken worden in insteekmappen gestoken. Er vindt een sortering plaats op de volgende punten: Wat ongeregistreerd de organisatie in gaat, inboeken spoed en inboeken niet spoed. Eén IDV collega pakt alle post die niet te registreren is. De registrator van die dag pakt de te registreren post. Post voor MZ wordt aan de werkvoorbereiders MZ aangeboden.
5.3Scannen en eerste controle
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Medewerker registratie
➞
Wat
Scannen en 1e controle
Scannen
Het poststuk wordt scanklaar gemaakt (ontnieten e.d.). De medewerker registratie scant de poststukken met apparatuur en software volgens de afgesproken specificaties. De scans worden in een persoonlijke map op de server geplaatst. Hierdoor komen de scans in de persoonlijke scanvoorraad in JOIN. Het is mogelijk in batches te scannen door middel van het gebruik van scheidingsvellen.
Eerste kwaliteitscontrole door medewerker registratie
Voordat de scans worden doorgezet naar JOIN, worden ze eerst op de scancomputer gecontroleerd. De medewerker registratie doet een eerste kwaliteitscontrole op de volgende onderdelen:
•Zijn alle aangeboden documenten gescand?
•zijn alle pagina's gescand?
•zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand?
•zijn de pagina's volledig gescand?
•zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)?
•zijn de pagina's leesbaar? Denk hierbij aan de openingen in de letter e of cijfer 6 dat deze niet zijn volgelopen.
•Heeft het document zwarte randen?
•Staan er horizontale of verticale strepen in?
De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. Deze controle wordt op alles scans toegepast (100%).
Paraferen geleideformulier
Op het geleideformulier wordt de naam van de medewerker registratie genoteerd, alsmede de datum van verwerking en de paraaf van de medewerker.
5.4Tweede controle
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Medewerker IDV
➞
Wat
2econtrole
Tweede kwaliteitscontrole door medewerker IDV
De medewerker registratie vraagt nu een andere willekeurige IDV collega om de scans op de scancomputer na te kijken. Deze tweede kwaliteitscontrole omvat dezelfde controleonderdelen als bij de eerste kwaliteitscontrole en wordt ook 100% toegepast:
•Zijn alle aangeboden documenten gescand?
•zijn alle pagina's gescand?
•zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand?
•zijn de pagina's volledig gescand?
•zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)?
•zijn de pagina's leesbaar? Denk hierbij aan de openingen in de letter e of cijfer 6 dat deze niet zijn volgelopen.
•Heeft het document zwarte randen?
•Staan er horizontale of verticale strepen in?
Wanneer de scans niet in orde zijn bevonden bij deze eerste en of tweede kwaliteitscontrole worden de desbetreffende eenheden opnieuw gescand door de medewerker registratie.
Bij onjuistheden in de scanning wordt dit doorgegeven aan de medewerker registratie die de scanning over dient te doen. De nascanning wordt ook weer twee keer gecontroleerd door de medewerker registratie en door de medewerker IDV.
Paraferen geleideformulier
Het geleideformulier wordt na akkoord door de controlerende IDV collega van naam en datum voorzien en geparafeerd.
5.5Registratie
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Medewerker registratie
➞
Wat
Registratie
Registreren post en koppelen scans
Nadat alle scans goed zijn bevonden, worden de scans doorgezet naar de persoonlijke scanvoorraad van de medewerker registratie in JOIN.
De medewerker registratie begint met de spoedmap. Het poststuk wordt beoordeeld (ook op wel of niet vervangen) en indien het geen triggerdocument is wordt er gekeken of het document aan een bestaande zaak kan worden toegevoegd. Hiervoor dient een documentregistratie te worden aangemaakt. Indien het wel een triggerdocument betreft dan wordt allereerst de zaak aangemaakt, alvorens een documentregistratie aan te maken.
De documenten gaan de organisatie in via de te behandelen zaak en worden via postbussen van de diverse teams aan een behandelaar toegewezen.
Aanvullen geleideformulier
Bij het registreren en koppelen van de scans wordt het geleideformulier aangevuld met de zaak- en documentnummers, het aantal pagina’s van de scans, of het analoge stuk wordt vervangen door de scan of niet en eventuele bijzonderheden.
De volledige set documenten wordt met het geleideformulier in dagdozen opgeslagen. De dagdozen worden op de kamer bij IDV bewaard voor de controle door de kwaliteitsmedewerkers.
5.6Derde controle
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Kwaliteitsmedewerker
➞
Wat
3econtrole te bewaren stukken
Derde kwaliteitscontrole op te bewaren zaken
Bij processen waarbij het resultaat kan uitmonden in een te bewaren zaak, worden de scans onderworpen aan een derde kwaliteitscontrole, waarbij dan ook de kwaliteit van de registratie in JOIN wordt meegenomen.
Deze derde kwaliteitscontrole op de scans omvat dezelfde onderdelen als de eerste en tweede controle:
•Zijn alle aangeboden documenten gescand?
•zijn alle pagina's gescand?
•zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand?
•zijn de pagina's volledig gescand?
•zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)?
•zijn de pagina’s leesbaar? Denk hierbij aan de openingen in de letter e of cijfer 6 dat deze niet zijn volgelopen.
•Heeft het document zwarte randen?
•Staan er horizontale of verticale strepen in?
Er wordt gecontroleerd of het geleideformulier juist is toegepast door de medewerker registratie. Tevens wordt er gecontroleerd of de uitzonderingen zoals genoemd in het handboek vervanging ook zijn gehanteerd. Indien onregelmatigheden worden waargenomen op de scans wordt contact opgenomen met de medewerker registratie die de scanning dient over te doen. Bij onjuistheden op het geleideformulier of toepassing van de uitzonderingen wordt contact opgenomen met de medewerker registratie en een correctie toegepast.
Bij deze controle wordt tevens een controle uitgevoerd op de betreffende zaak- en documentregistratie. Deze bevatten de volgende controlepunten:
•Zaak en documenttypen
•Naam en omschrijving (onderwerp) van zaak en documenten
•Datums
•Workflow
•Koppeling van personen (aanvrager / geadresseerde)
•Vertrouwelijkheden
•Vindplaats
•Ontvangstbevestiging
•Zaakrelaties
Derde kwaliteitscontrole op te vernietigen zaken
Bij processen waarbij het dossier na afronding op termijn te vernietigen is ligt de derde controle, van zowel de scan als de registratie, bij de behandelaar van de zaak. Deze controle bestaat uit het werken met de gescande stukken en werken in de zaak. Indien onregelmatigheden worden waargenomen op de scans wordt contact opgenomen met de medewerker registratie die de scanning dient over te doen.
Voor deze opnieuw te scannen documenten gaat de procedure opnieuw van start vanaf stap ‘Scannen en 1e controle’. Ook gaat opnieuw een termijn van 3 maanden in voor het bewaren van de opnieuw gescande analoge documenten. De nieuwe scans worden opgeslagen als de gebruiksexemplaren.
Ook bij geconstateerde onjuistheden in de metadata, zoals zaaktype of documenttype, dient de behandelaar contact op te nemen met team IDV voor correctie.
Paraferen geleideformulier
Bij positief resultaat worden naam en datum van de derde controle (door de kwaliteitsmedewerker) genoteerd op het geleideformulier en geparafeerd.
5.7Archiveren en vernietigen
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Recordmanager
➞
Wat
Archiveren en vernietigen
Archiveren
Na de controle van de dagdozen door de kwaliteitsmedewerker worden deze dagdozen opgeborgen in de archiefruimte en zullen daar gedurende 3 maanden bewaard blijven.
Documenten die vallen onder de in het Handboek Vervanging genoemde criteria voor uitzondering van vervanging, worden als een aparte verzameling in archiefdozen opgeborgen en blijven permanent bewaard of worden conform de selectielijst op termijn vernietigd. Bij een overbrenging van deze documenten, die blijvend bewaard dienen te worden, naar het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen is er een overzicht van de betreffende documenten en de relatie met het (digitale) dossier.
Paraferen geleideformulier
Gedurende de drie maanden dat de dagdozen in de archiefruimte zijn opgeborgen, controleert de recordmanager door middel van steekproeven of de juiste controles zijn uitgevoerd. Dit wordt genoteerd op de geleideformulieren en het geleideformulier wordt met naam en datum geparafeerd.
Vernietigen analoge bestanden
Maandelijks worden de te vervangen documenten door IDV ter vernietiging aangeboden bij een erkend bedrijf.
•De recordmanager stelt een verklaring van vervanging van archiefbescheiden op.
•De verklaring van vervanging van archiefbescheiden en specificatie van archiefbescheiden welke zijn vervangen door digitale reproducties worden gearchiveerd.
5.8Aanvullende bepalingen
Naast de standaard eerste, tweede en derde controle moet gelegenheid worden geboden voor controle door de gemeentelijke Archiefinspectie. Deze controles kunnen onaangekondigd gebeuren.
De medewerker registratie en de tweede controleur zullen verantwoording afleggen over hun handelen. Er zal dagelijks een geleideformulier worden ingevuld zodat duidelijk is dat er gewerkt is conform de richtlijnen door de op die dag werkzame personen in de voorbereiding, tijdens het scannen en bij de controle.
De ingevulde geleideformulieren (incl. vermelding van eventuele bijzonderheden storingen, fout- meldingen etc.) vormen samen een logboek. Dit logboek wordt blijvend bewaard.
6.Beschrijving decentrale scanprocedure
6.1Overzicht stappen scanprocedure
6.2Voorbereiding
Relatiecategorie
Naam
☺
Wie
Team IDV / werkvoorbereiders
➞
Wat
Postsortering
Postsortering
De post komt ’s morgens via de bodes binnen bij team IDV en wordt daar verdeeld en aan de werkvoorbereiders gegeven voor verdere beoordeling en registratie.
6.3Scannen en eerste controle
Relatiecategorie
Naam
☺
Wie
Werkvoorbereider
➞
Wat
Scannen en 1e controle
Scannen
De werkvoorbereider beoordeelt de poststukken en scant deze in. Tijdens het scannen vindt er een eerste kwaliteitscontrole op de scans plaats.
Eerste kwaliteitscontrole bij scanner
Voordat de scans worden doorgezet naar JOIN, worden ze eerst op de scancomputer gecontroleerd. De kwaliteitscontrole omvat de volgende onderdelen:
•Zijn alle aangeboden documenten gescand?
•zijn alle pagina's gescand?
•zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand?
•zijn de pagina's volledig gescand?
•zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)?
•zijn de pagina’s leesbaar? Denk hierbij aan de openingen in de letter e of cijfer 6 dat deze niet zijn volgelopen.
•Heeft het document zwarte randen?
•Staan er horizontale of verticale strepen in?
De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. Deze controle wordt op alle scans toegepast (100%).
6.4Registreren en tweede controle
Relatiecategorie
Naam
☺
Wie
Registrator
➞
Wat
Registreren en 2e controle
Registreren post en koppelen scans
Vervolgens worden de poststukken in JOIN toegevoegd. De stukken worden toegevoegd aan een al lopende zaak of er wordt een nieuwe zaak aangemaakt, indien het een triggerdocument is. Voor het toevoegen aan een lopende zaak dient een documentregistratie te worden aangemaakt. Indien het een triggerdocument betreft dan wordt allereerst de zaak aangemaakt, alvorens een documentregistratie aan te maken.
Tweede kwaliteitscontrole
Tijdens het koppelen van de scan aan de documentregistratie wordt er door de registrator in JOIN een tweede kwaliteitscontrole op de scans gedaan. Deze kwaliteitscontrole omvat dezelfde onderdelen als bij de eerste controle:
•Zijn alle aangeboden documenten gescand?
•zijn alle pagina's gescand?
•zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand?
•zijn de pagina's volledig gescand?
•zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)?
•zijn de pagina’s leesbaar? Denk hierbij aan de openingen in de letter e of cijfer 6 dat deze niet zijn volgelopen.
•Heeft het document zwarte randen?
•Staan er horizontale of verticale strepen in?
De controle vindt deels automatisch en deels visueel plaats. Deze controle wordt op alles scans toegepast (100%). Wanneer scans niet in orde zijn bevonden bij de interne controle wordt er opnieuw gescand.
De documenten gaan naar de behandelaar via de workflow van de te behandelen zaak.
6.5Derde Controle
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Behandelaar
➞
Wat
3ekwaliteitscontrole
Derde kwaliteitscontrole
De decentrale scanprocedure vindt alleen plaats bij teams waarbij alle processen na afronding op termijn te vernietigen zijn. De derde kwaliteitscontrole van de scans ligt daarom bij de behandelaar van de zaak. Deze controle bestaat uit het werken met de gescande stukken. Indien onregelmatigheden worden waargenomen op de scans is de behandelaar verantwoordelijk voor het verkrijgen van een juiste scan. Medewerkers dienen dan zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de werkvoorbereiders.
Voor deze opnieuw te scannen documenten gaat de procedure opnieuw van start vanaf stap ‘Scannen en 1e controle’. De nieuwe scans worden opgeslagen als de gebruiksexemplaren. Ook bij geconstateerde onjuistheden in de metadata, zoals zaaktype of documenttype, dient de behandelaar contact op te nemen met de werkvoorbereider of team IDV voor correctie.
6.6Archiveren en vernietigen
Relatiecategorie
Naam
☺
➞︎
Wie
Werkvoorbereider /
Recordmanager
Wat
Archiveren en vernietigen
Archiveren
De originele poststukken worden door de werkvoorbereiders opgeborgen in dagdozen en bij de overige gescande batches in de archiefruimte opgeslagen. De dagdozen worden drie maanden bewaard. Tijdens deze drie maanden is het nog mogelijk om correcties uit te voeren door de papieren stukken te herscannen.
Vernietigen analoge bestanden
Maandelijks worden de te vervangen documenten door IDV ter vernietiging aangeboden bij een erkend bedrijf.
•De recordmanager stelt een verklaring van vervanging van archiefbescheiden op.
•De verklaring van vervanging van archiefbescheiden en specificatie van archiefbescheiden welke zijn vervangen door digitale reproducties worden gearchiveerd.
6.7Aanvullende bepalingen
Naast de standaard eerste, tweede en derde controle moet gelegenheid worden geboden voor controle door de gemeentelijke Archiefinspectie. Deze controles kunnen onaangekondigd gebeuren.
In het MZ proces kan het voorkomen dat tijdens een gesprek met een consulent bewijsstukken worden aangeleverd die voor de compleetheid van de dossiers moeten worden toegevoegd aan de zaak. De tijdelijk ingenomen bewijsstukken worden tijdens het gesprek direct ingescand en door de consulent in de zaak opgenomen. Na het inscannen neemt de eigenaar van de bewijsstukken deze direct weer mee naar huis.
Bij tijdelijke ingenomen bewijsstukken is de behandelaar verantwoordelijk voor de juistheid van de scan. Indien de scan niet juist is zal de behandelaar ervoor moeten zorgen dat de bewijsstukken nogmaals tijdelijk ingenomen kunnen worden, of de klant een kopie op laten sturen.
BIJLAGE1–Technische informatie scanners (decentraalen centraal)
Technische informatie scanner centrale scanprocedure
Technische informatie plotter T36 - Tx-3000
BIJLAGE 2 – Scanprofielen
Profiel (de)centrale scanner DR-G1100
Profiel Plotter Canon Tx3000
Canon Tx3000 (minimale instellingen)
Instellingen
Specificaties
Kleuren
Automatisch kleur
DPI
300DPI
Bitdiepte
24bit kleur
Formaat
Automatisch
Type origineel
Color graphics (gekleurde kaarten)
Kleurintensiteit
Standaard
Zoompercentage
100%
Randen
Wis randen
Scannen in kleur en tekstherkenning (OCR)
Bijlage 5 – Kwaliteitsprotocol retrospectieve vervanging 2016-2019
Documenthistorie
Versie
Datum
Auteur
Toelichting
0.1
25-09-2020
Christina de Bruin
Eerste versie met commentaar Esther Balkestein
0.2
07-05-2021
Christina de Bruin
Commentaar en aanpassingen Inge Mijnheer en Rutger van Riezen
0.3
20-05-2022
Christina de Bruin
Aangepast in inleiding: vervanging toepassen voor zowel de V als B stukken per 1-1-2016.
0.4
30-8-2022
Christina de Bruin
Tekstuele aanpassingen na meelezen Inge Mijnheer
0.5
22-03-2024
Christina de Bruin
Kop ‘afbakening’ aangevuld met laatste alinea en zin over de geleidefomulieren.
Inleiding
Op 8 januari 2020 is door het college van B&W besloten (Besluit vervanging analoge door digitale archiefbescheiden gemeente Huizen 2020) om alle stukken, zowel te vernietigen als te bewaren, met ingang vanaf 2020 te vervangen. Dit kwaliteitsprotocol beschrijft de handelingen om voor de periode 2016-2019 ook op alle te vernietigen en de te bewaren stukken vervanging toe te kunnen passen.
Aanleiding
Per 1 januari 2020 werkt IDV volgens het handboek vervanging en het bijbehorende scanprotocol. In de loop van 2020, werd duidelijk dat de werkzaamheden uit de periode 2016-2019 ook voor de huidige werkzaamheden grote gevolgen had.
Vanaf de start van het zaakgericht werken in JOIN in 2016, zijn alle gescande V en B stukken samen opgeborgen in dagdozen. In 2019 is begonnen om de B stukken uit de deze dagdozen te halen om papieren dossiers van te maken. Er zijn in het najaar van 2022 nog 300 dagdozen (van de 400) waar de selectie van V en B stukken op moet worden toegepast. Ongeacht of vervanging op de B stukken wordt toegepast moet deze selectie plaatsvinden, voor het maken van papieren dossiers en /of voor een scancontrole op de kwaliteit. Daarnaast ontvangen wij maandelijks papieren stukken van vakafdelingen die horen bij zaken uit de periode 2016-2019. Deze worden gescand en in de digitale zaak opgenomen. Het toepassen van vervanging op zowel de te vernietigen als ook de te bewaren stukken uit de periode 2016-2019, biedt veel voordeel. Het maken van papieren dossiers zou een bijzonder arbeidsintensief proces zijn, waarbij de papieren dossiers geen voordelen bieden ten opzichte van de digitale dossiers.
Afbakening
In 2016 is begonnen met het werken met dagdozen. Gaandeweg zijn steeds meer kwaliteitscontroles ingebouwd tot de controles in de huidige vorm. Zowel tijdens het dagelijkse scan- en registratieproces als bij het afronden van de laatste controlestap bij het digitaal archiveren in JOIN. In de periode 2016-2019 werden er nog geen geleideformulieren gebruikt bij het scanproces. Dit maakt dat wij voor de dagdozen 2016-2019 hebben gekozen voor de volgende controles. Zowel de kwaliteit van de scans, de zaak- en documentmetadata en ook de technische metadata wordt gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd:
•De V stukken worden steekproefsgewijs gecontroleerd. De steekproef begint met 1 per 25 scans en dat wordt bijgewerkt naar boven tot maximaal 1 per 100 wanneer er geen fouten worden geconstateerd en naar beneden wanneer er wel fouten worden geconstateerd.
•De B stukken worden 100% gecontroleerd. Deze controle wordt voor een deel ondervangen door de zogenaamde ‘archiefcontrole’ door de kwaliteitsmedewerkers. Bij het afhandelen van zaken in JOIN komen de te bewaren zaken in de werkvoorraad van de kwaliteitsmedewerkers om daar controles uit te voeren. Alle afgehandelde te bewaren zaken vanaf juli 2018 worden in deze controle 100% gecontroleerd.
De retrospectieve vervanging 2016-2019 heeft uitsluitend betrekking op documenten waarvan de vervangende digitale kopieën in JOIN worden opgenomen. Vervanging van deze documenten wordt toegepast vanaf het moment dat het vervangingsbesluit ingaat voor alle organisatieonderdelen van de gemeente Huizen.
Beschrijving kwaliteitsprocedure
Overzicht stappen kwaliteitsprocedure
Voorbereiding
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Medewerker IDV, kwaliteitsmedewerker
➞
Wat
Voorbereiding
Selectie V en B stukken
De stukken uit de dagdozen 2016-2019 worden gesplitst in te vernietigen stukken en te bewaren stukken. De te vernietigen stukken worden steekproefsgewijs gecontroleerd. De stukken die horen bij een (mogelijk) te bewaren zaak, worden 100% gecontroleerd.
Controle
Relatiecategorie
Naam
☺︎
Wie
Medewerkers IDV, Kwaliteitsmedewerker
➞
Wat
Controle V en B stukken
Kwaliteitscontrole
De stukken, zowel de V als de B stukken, worden op drie niveaus conform het handboek vervanging gecontroleerd: scankwaliteit, technische specificaties en zaak- en documentmetadata. Wanneer blijkt dat de scans in de zaak niet aan de kwaliteitseisen voldoen, worden de stukken opnieuw gescand conform het scanprotocol. Onvolledige of onjuiste metadata wordt aangevuld en of gecorrigeerd.
Scankwaliteit:
•zijn alle documenten gescand?
•zijn alle pagina's gescand?
•zijn de eenheden qua pagina's in de juiste volgorde gescand en zijn de dubbelzijdige pagina's ook in de juiste volgorde gescand?
•zijn de pagina's volledig gescand?
•zijn de pagina's 'recht' gescand (juiste bladspiegel)?
•zijn de pagina’s leesbaar? Denk hierbij aan de openingen in de letter e of cijfer 6 dat deze niet zijn volgelopen.
•heeft het document zwarte randen?
•staan er horizontale of verticale strepen in?
Technische specificaties:
•Scannen met behoud van inhoud, vorm en structuur (juiste schaal).
•Scannen in kleur. Bitdiepte: 24 bits
•Resolutie: 300 dpi. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 dpi niet is gewaarborgd
•Scannen met OCR
•Opslaan als PDF/A-1b of PDF/A-1a
Zaak- en documentmetadata:
•Zaak- en documenttypen
•Naam en omschrijving (onderwerp) van zaak en documenten
•Datums
•Workflow
•Koppeling van personen (aanvrager / geadresseerde)
•Vertrouwelijkheden
•Vindplaats
•Zaakrelaties (zoals aan andere zaken, vergaderingen, projecten enz.)
Archiveren en vernietigen
Relatiecategorie
Naam
☺
➞
Wie
Kwaliteitsmedewerker /
recordmanager
Wat
Archiveren en vernietigen
Archiveren
Documenten die vallen onder de in het Handboek Vervanging genoemde criteria voor uitzondering van vervanging, worden als een aparte verzameling in archiefdozen opgeborgen en blijven permanent bewaard of worden conform de selectielijst op termijn vernietigd. Bij een overbrenging van deze documenten, die fysiek blijvend bewaard dienen te worden, naar het Archief Gooi en Vechtstreek is er een overzicht van de betreffende documenten en de relatie met het (digitale) dossier.
Vernietigen analoge bestanden
De dagdozen met de gecontroleerde stukken worden maandelijks aangeboden bij een erkend bedrijf om te worden vernietigd.
•De recordmanager stelt een verklaring van vervanging van archiefbescheiden op. Deze verklaring is een doorlopende machtiging.
•De verklaring van vervanging van archiefbescheiden en specificatie van archiefbescheiden welke zijn vervangen door digitale reproducties worden gearchiveerd.
Stukken die opnieuw gescand moeten worden, gaan mee in het reguliere proces van scannen, conform het scanprotocol (bijlage 4 van het handboek vervanging) en worden in een dagdoos van die dag opgenomen. Deze dagdozen worden na 3 maanden vernietigd.