2. Begrippen en kaders
2.1 Reserves
2.1.1 Inleiding
De reserves worden samen met het resultaat na bestemming gerekend tot het eigen vermogen (artikel 42/43 BBV). Er zijn twee soorten reserves:
1Algemene reserves
2Bestemmingsreserves.
Ad 1. Algemene reserves
Algemene reserves zijn reserves die gebruikt worden ter dekking van niet geraamde uitgaven. Voor deze reserves bestaat dus geen verplichting op grond van wet of statuten. Mutaties in de algemene reserves kunnen bijvoorbeeld ontstaan door:
•verwerking resultaatbestemming;
•boeking vrijval gerealiseerde herwaardering uit de herwaarderingsreserve;
•rechtstreekse mutaties in het eigen vermogen buiten het resultaat om;
Naast de vrije algemene reserve is er nog de beklemde algemene reserve. De beklemde algemene reserve is het ‘spaarpotje’ van de gemeente Houten in crisistijden. Daarom wordt deze reserve niet meegerekend bij de bepaling van de omvang van de weerstandscapaciteit voor het afdekken van geïnventariseerde risico’s. De beklemde algemene reserve mag niet worden ingezet als structureel dekkingsmiddel, maar wel om incidentele lasten te dekken. Deze reserve is alleen besteedbaar volgens de door de raad bij de begroting 2017 vastgestelde criteria (zie 2.1.3).
Ad 2. Bestemmingsreserves
Een bestemmingsreserve wordt gedefinieerd als een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven (BBV, art.43 lid 2). Een bestemmingsreserve is te besteden aan het doel waarvoor deze is ingesteld. De bestemming kan door de raad worden gewijzigd. Door periodiek de reserves te evalueren wordt voorkomen dat reserves blijven bestaan waarvan het beoogde doel niet meer relevant is.
Reserves kennen een aantal functies. De volgende functies zijn te onderscheiden:
a) Bufferfunctie
b) Inkomensfunctie
c) Financieringsfunctie
d) Bestedingsfunctie
e) Egalisatiefunctie
Ad a. Bufferfunctie
Een buffer voor het opvangen van onverwachte tegenvallers. Reserves maken het mogelijk noodzakelijke financiële aanpassingen niet schoksgewijs te laten verlopen. Reserves kunnen een buffer zijn voor de in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen risico’s.
Ad b. Inkomensfunctie
Reserves kunnen, wanneer zij in liquide vorm aanwezig zijn, rentedragend worden uitgezet bij een bankinstelling. Hierdoor worden rente inkomsten gegenereerd. Ook kan bij de financiering van kapitaaluitgaven gebruik worden gemaakt van reserves. Hierdoor kan bespaard worden op aan derden te betalen rentekosten. De bespaarde rente kan aan het vermogen worden toegevoegd of als structureel dekkingsmiddelen worden ingezet.
Ad c. Financieringsfunctie
Reserves kunnen worden gebruikt als eigen financieringsmiddel, omdat ze onderdeel uitmaken van het totale vermogen.
Ad d. Bestedingsfunctie
Een bestedingsfunctie houdt in een reservering om te zijner tijd de realisering van bepaalde activiteiten mogelijk te maken.
Ad e. Egalisatiefunctie
Reserves kunnen worden gevormd om tarieven of baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen.
2.1.2 Instellen van reserves
Bij het instellen van reserves worden, conform het BBV, de volgende criteria gehanteerd:
1Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor een concreet door de raad vast te stellen doel;
2Het instellen van een reserve dient met een raadsbesluit plaats te vinden.
Conform de financiële verordening van de gemeente dient in het raadsbesluit aangegeven te worden:
-het specifieke doel waarvoor de reserve wordt gevormd;
-de voeding van de reserve;
-de gewenste of noodzakelijke minimale en/of maximale omvang;
-de looptijd en het bestedingsplan.
2.1.3 Mutaties van reserves
Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves mogen gedurende het jaar plaatsvinden op basis van het betreffende doel van de reserve. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve moeten zijn gedekt door een raadsbesluit. Dit kan expliciet bij de resultaatbestemming in het kader van de jaarrekening, maar ook vooraf bij de vaststelling of wijziging van de begroting. Tevens dienen dergelijke besluiten tijdig via een begrotingswijziging te zijn verwerkt.
Mutaties in de reserves worden verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de gemeenteraad is goedgekeurd. Daarboven is een raadsbesluit vereist.
Voor ‘onttrekkingen en stortingen beklemde algemene reserve’ heeft de raad bij de begroting 2017 criteria vastgesteld.
Onttrekkingen en stortingen aan de beklemde algemene reserve moeten minimaal aan één van deze criteria voldoen. Algemeen geldt dat voor zowel de onttrekking als de storting de oorzaak een éénmalig of tijdelijk karakter moet hebben. Daarnaast moet er bij voorkeur sprake zijn van een meerjarig effect.
1Onttrekkingen:
a.op basis van keuzes door de raad vanuit de ruimtelijke agenda, waarbij het uitgangspunt is het bereiken van een meervoudig maatschappelijk of financieel effect;
b.op basis van keuzes door de raad vanuit de maatschappelijke investeringsagenda, waarbij sprake is van een minimaal structureel financieel rendement van 5%;
c.negatieve financiële effecten van de toepassing van ingezette instrumenten als de koopgarant regeling en startersleningen;
d.om investeringen in de toekomst van Houten te doen, waardoor ook eventueel nieuwe maatschappelijke initiatieven mogelijk worden gemaakt;
e.bij onvoorziene uitgaven, waarbij indien deze ten laste van het begrotingssaldo worden gebracht de vrije algemene reserve niet meer voldoet aan de provinciale norm.
2Stortingen:
a.gecalculeerde, maar op basis van het programma van eisen niet benodigde middelen voor risico's binnen projecten uit de ruimtelijke agenda;
b.positieve effecten van de toepassing van ingezette instrumenten als de koopgarant regeling en startersleningen.
2.1.4 Opheffen reserves
Wanneer het doel op basis waarvan de (bestemmings-)reserve is gevormd op enig moment vervalt of de einddatum verstreken is, dan dient de reserve te worden opgeheven. Het saldo van de reserve valt dan vrij en wordt toegevoegd aan de vrije algemene reserve. Het opheffen van een reserve vindt plaats door middel van een raadsbesluit.
2.2 Voorzieningen
2.2.1 Inleiding
Voorzieningen zijn, in tegenstelling tot reserves, onderdeel van het vreemd vermogen. De middelen in een voorziening zijn niet vrij beschikbaar. Voorzieningen worden gevormd voor lasten die in de toekomst te verwachten zijn en waarvan de omvang niet bekend is, maar wel redelijkerwijs is in te schatten.
Voorzieningen worden gevormd voor:
-verplichtingen en verwachte verliezen;
-bestaande risico’s;
-egalisatie van (onderhouds-)kosten;
-bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven;
-middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is.
Bij voorzieningen moet duidelijk aangegeven worden voor welke egalisatie van de exploitatiekosten de voorziening wordt ingesteld, dan wel met voor welke onzekere verplichtingen, verliezen of risico´s de voorziening wordt gevormd.
De looptijd van voorzieningen kan variëren. Deze kan een vaste begrensde periode betreffen, maar ook, bij een regelmatig terugkerend patroon, theoretisch oneindig zijn. Om onduidelijkheid hierover te voorkomen en om ongewenste tussentijdse wijziging van de looptijd tegen te gaan, zal helder moeten zijn welke looptijd aan de voorziening is verbonden, dan wel binnen welke grenzen deze looptijd valt. Bovendien moet aangegeven worden door wie de voorziening wordt beheerd. Het beheer betreft het zorgdragen voor de voeding van de voorziening en de verantwoording hierover.
Het gaat bij voorzieningen om min of meer onzekere verplichtingen die te zijner tijd tot schulden kunnen leiden, zoals garantieverplichtingen en dergelijke. Ook kunnen voorzieningen betrekking hebben op verplichtingen, samenhangend met het in de tijd onregelmatig verspreid zijn van bepaalde kosten, zoals bijvoorbeeld groot onderhoud. Voorts kunnen voorzieningen een schatting betreffen van de lasten voortvloeiend uit risico’s die samenhangen met de bedrijfsvoering, zoals reorganisaties. Indien de verplichting of het risico niet te kwantificeren is, dan dient hiervan melding te worden gemaakt in de risicoparagraaf onderdeel van de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.
Voor de gevolgen van toekomstige gebeurtenissen, die niet in relatie staan tot het bedrijfsgebeuren in de periode voorafgaande aan de balansdatum, kunnen geen voorzieningen worden gevormd. Posten als schulden en transitoria (posten die overlopen van het ene boekjaar naar het volgende boekjaar, bijvoorbeeld de post nog te betalen bedragen) vallen niet onder het begrip voorzieningen, omdat daarbij geen onzekerheid bestaat over de omvang en het tijdstip van opeisbaar worden van de schuld of over de omvang en het tijdstip van het ontstaan van de last.
Voor tarieven aan derden is een onderscheid gemaakt. Indien tarieven worden geheven, waarvan de besteding is gebonden – dat wil zeggen dat de middelen moeten worden teruggegeven, als ze niet aan het specifieke doel waarvoor ze zijn geheven worden besteed – dan vallen deze middelen onder de voorzieningen. Indien de besteding niet dusdanig is gebonden dat de middelen teruggegeven moeten worden, dan dienen ze onder de bestemmingsreserves gerangschikt te worden.
Middelen van derden, waarvan de aanwending is gebonden, worden niet in voorzieningen gestort, maar opgenomen als vooruitontvangen bedragen.
2.2.2 Instellen van voorzieningen
De vorming van voorzieningen is veel dwingender voorgeschreven door het BBV dan de vorming van reserves. De uitgangspunten voor het instellen van een voorziening en het in stand houden daarvan zijn binnen het BBV aan strikte regelgeving gebonden. Het vormen van voorzieningen is geregeld in artikel 44 BBV. Voorzieningen worden gevormd wegens:
•bij verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten (artikel 44 lid 1a BBV);
•bij bestaande risico’s ter zake van te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten (artikel 44 lid 1b BBV);
•kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (artikel 44 lid 1c BBV);
•de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in BBV artikel 35, eerste lid, onder b (artikel 44 lid 1 d BBV).
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Uitgezonderd zijn voorschotbedragen ontvangen van de Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren, bedoeld in artikel 49, onderdeel b BBV (artikel 44 lid 2 BBV).
Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume (artikel 44 lid 3 BBV).
Bij het instellen van een voorziening worden de volgende criteria gehanteerd:
1een voorziening wordt ingesteld voor een concreet door de raad vast te stellen doel;
2het instellen van een voorziening dient met een raadsbesluit plaats te vinden.
In het raadsbesluit dient aangegeven te worden:
-Het specifieke doel van de voorziening;
-De voeding van de voorziening;
-De benodigde minimale en/of maximale omvang;
-Het bestedingsplan
Bij een onderhoudsvoorziening wordt de jaarlijkse storting bepaald aan de hand van een meerjarig beheerplan.
Indien bij het opstellen van de jaarrekening zich een financieel risico voordoet dat van invloed is op het getrouwe beeld van de jaarrekening, zal hiervoor een voorziening moeten worden getroffen en/of een extra dotatie moeten worden gedaan. In afwijking op bovenstaande, zal dit zonder besluitvorming van de raad plaatsvinden.
2.2.3 Mutaties van voorzieningen
Toevoegingen aan voorzieningen vinden plaats ten laste van de exploitatie. Onttrekkingen worden rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt en blijven buiten de exploitatie. Toevoegingen aan voorzieningen vereisen een besluit van de gemeenteraad.
Bij voorzieningen is bepaald dat ze, naar beste schatting, dekkend moeten zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. Het is dan ook niet toegestaan om rente toe te rekenen aan voorzieningen, wel mag er inflatiecorrectie op zowel toevoegingen als uitgaven worden toegepast. Mutaties in voorzieningen, wegens toevoegingen of door vrijval, vloeien dus voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau. Mutaties wegens verminderingen vloeien voort uit aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld.